5 tips til håndtering af flere projekter
Galen Low får selskab af Elizabeth Harrin – en prisvindende blogger og forfatter til flere bøger om projekt- og forandringsledelse – for at gennemgå de fem tips til effektiv håndtering af flere projekter, så du kan holde op med at ofre dine aftener og weekender.
Højdepunkter fra interviewet
- Elizabeth har altid elsket at skrive, og dengang fandtes der ingen hjemmesider eller blogs, som talte om kvinders erfaringer med rollen. Der var magasiner, konferencer og hjemmesider, men de fleste forfatternavne og bidragydere var mænd. Men det var ikke Elizabeths erfaring: Det team, hun arbejdede i, bestod af mindst 50 % kvinder, sandsynligvis mere. [2:33]
- Elizabeth startede sin blog, Rebellens guide til projektledelse (tidligere kendt som Guiden til projektledelse for kvinder), som en måde at skabe et sted, hvor hun kunne tale om sit arbejde og projektlederrollen. [3:17]
- Elizabeth sammensætter et 6-måneders forløb om emnet håndtering af flere projekter, fordi det var det, hun mente, folk ønskede. [5:27]
- Elizabeth delte 5 tips til ikke bare at holde hovedet oven vande, men faktisk trives, når man håndterer flere projekter. [8:54]
- Tip nr. 1: Planlæg efter milepæle, og læg dem oven på hinanden.
- Tip nr. 2: Vær opmærksom på håndtering af afhængigheder.
- Tip nr. 3: Etabler styring af flere projekter.
- Tip nr. 4: Etabler håndtering af flere interessenter og kommunikation.
- Tip nr. 5: Håndter din egen tid effektivt.
- Planlæg efter milepæle, og læg dem oven på hinanden: Når du har mange projekter, er det svært at holde styr på alle detaljerne mellem 5-6 tidsplaner, så planlægning efter milepæle hjælper dig med at se det større billede. Du har stadig brug for detaljerede tidsplaner, men når du ser på milepælene for alle projekterne, bliver det lettere at styre din tid, fordi du kan se de kritiske trin og det, der kommer. [10:00]
- Du er nødt til at holde projekterne fleksible. Alle projekter vil ændre sig, så du er nødt til at være opmærksom på, hvornår det sker. [14:31]
Hvis du kan integrere arbejdet med den måde, du gerne vil leve på, det, der er vigtigt for dig, og dine værdier, så bliver du ganske enkelt gladere.
Elizabeth Harrin
- Den mest almindelige oversete afhængighed ved håndtering af flere projekter er ressourcer. [17:55]
Det er virkelig vigtigt at have overblik over de ressourcer, du booker til dit projekt, eller som du har brug for skal bidrage til dit arbejde.
Elizabeth Harrin
- Næsten 70 % af respondenterne sagde, at deres projekter havde afhængigheder af andre menneskers projekter, og det er vanskeligt. Når du er afhængig af andre projektledere, er der meget mere kommunikation, forhandling og koordinering, der skal til for at sikre, at både dit projekt og deres projekt stadig overholder alle de forventede deadlines. [19:07]
- Ikke at arbejde i siloer som projektleder og at tale meget med kolleger, PMO’er og linjeledere for fageksperter er nogle af de metoder, Elizabeth bruger til at koordinere forudgående afhængigheder på tværs af projekter. [19:59]
- Elizabeths foretrukne projektafængigheder er IT-projekterne, som f.eks. netværksopgraderinger, der skal gennemføres, eller installation af udstyr, der kun har brug for wifi, hvorefter man opdager, at wifi-signalet ikke er stærkt nok i området. Understøttende arbejder er ofte det, der bliver glemt. [25:00]
Styring er det proceslag, der handler om kontrol af et projekt.
Elizabeth Harrin
- Styring af flere projekter i praksis handler om at kombinere styringstilgange, hvor det giver mening: at lave én projektrapport til en sponsor, når du leder 2 projekter for den pågældende person. At kombinere styringsmøder og have dage med styregruppemøder, hvor projektledere kommer og går, hvis du arbejder i en PMO. [28:36]
- Et godt eksempel på en styringsmodel for flere projekter: At kunne kombinere rapporter. Interessenterne kan lide det, fordi der er færre dokumenter, og det føles mindre bureaukratisk for dem. [33:40]
Hvis vi kan give indtryk af, at projektledelsesprocessen er enkel og smidig og samtidig egnet til formålet og stadig understøtter processen, så er det en god ting.
Elizabeth Harrin
- Et dårligt eksempel på en styringsmodel for flere projekter: Hvis du kombinerer alt, og det føles småt og ineffektivt og går imod alle politikkerne og det, din PMO ville være tilfreds med, så føles det, som om du skærer for mange hjørner. [34:10]
- Styring handler egentlig bare om at sikre, at projektet gør det rigtige med det rette tilsyn. Opret en styregruppe eller projektbestyrelse, sørg for, at der er regelmæssige og gennemsigtige rapporter, gå efter en kultur præget af ærlighed, og undgå vandmelonprojekter. [35:03]
Styring handler blot om at fortælle sandheden om status for dit projekt og bede om hjælp, når du har brug for det, samt om at have den ramme på plads, så folk er der for at hjælpe dig.
Elizabeth Harrin
- At styre tingene og håndtere din kommunikation og interessentinddragelse på en sammenhængende måde på tværs af alle dine projekter hænger også tæt sammen med at håndtere din styring på en sammenhængende måde. [37:26]
- Næsten 30 % af projektlederne kombinerer ikke projektmøder, selv når det giver mening at gøre det. [37:37]
- Nogle eksempler på kommunikation med flere interessenter er: at kombinere projektstyregrupper og at kombinere møder. [41:50]
- Elizabeth fortæller en historie om kommunikation, der gik skævt. [43:35]
Effektiv tidsstyring betyder, at man arbejder smart og ikke er bange for at bryde reglerne.
Elizabeth Harrin
- Elizabeth fortæller, hvordan en projektleder kan undgå at arbejde lange dage og bringe ofre i sit privatliv. Det hjalp hende med at holde op med at være så følelsesmæssigt involveret i sit arbejde og med at erkende, hvilken livsfase man befinder sig i, at have en exitstrategi på plads. [48:25]
- Nogle af Elizabeths bedste tidsstyringstips til hverdagen er: at planlægge e-mails, gøre mindre, planlægge måltider og bruge mindre tid på sociale medier. [53:26]
Mød vores gæst
Elizabeth er en prisvindende blogger og forfatter til flere bøger om projekt- og forandringsledelse, hvoraf flere nu findes i efterfølgende udgaver. Genveje til succes: Projektledelse i den virkelige verden var nomineret til priserne for årets ledelsesbog i 2014.
Ud over at være mentor, undervise og skrive holder Elizabeth oplæg om interessentinddragelse, karrierer inden for projektledelse og produktivitet ved arrangementer over hele verden – ofte via interaktive onlinesessioner, men også fysisk. Hun har holdt oplæg for APM og PMI, IPMA Young Crew og været gæsteforelæser på universiteter i Storbritannien, USA og Belgien.
Hun bidrager også til en række andre initiativer, blandt andet som medlem af det rådgivende udvalg for RISE-programmet »Ressourcebevidst og synlig« på Liverpool John Moores University.
For mig handler styring på tværs af flere projekter om at kombinere projektrapporter, kombinere styregrupper og sikre, at hvis du taler med projektsponsorer, så taler du om alle dine projekter på samme tid.
Elizabeth Harrin
Ressourcer fra denne episode:
- Bliv medlem af Digital Project Manager-fællesskabet
- Tilmeld dig nyhedsbrevet for at få vores nyeste artikler og podcasts
- Følg Elizabeth på LinkedIn og Instagram
- Se Elizabeths websted
- Læs mere om Rebels guide til projektledelse
- Se Elizabeths bog: Håndtering af flere projekter
Relaterede artikler og podcasts:
Læs transskriptionen:
Vi prøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Tilgiv venligst eventuelle stavefejl, da robotten ikke er korrekt 100 % af tiden.
