Sådan opbygger du langsigtet loyalitet med virtuelle kontraktansatte

Læs transskriptionen:

Vi prøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Bær over med eventuelle stavefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Galen Low: Gigøkonomien. På papiret er den en projektbaseret organisations drøm: Hent blot fjernarbejdende kontraktansatte ind, når du har brug for dem, og fortsæt derefter din glade gang. Men for mange projektledere kan en svingdør af fjernarbejdende kontraktansatte ligne mere en hovedpine end en fordel.

Først er der spørgsmålet om engagement: Hvordan kan jeg være sikker på, at denne person ikke forsvinder halvvejs gennem projektet? Så er der spørgsmålet om kompetencer: Hvordan vurderer jeg, om kvaliteten af deres arbejde er god nok, før det påvirker projektet? Og mere end noget andet er der spørgsmålet om kontinuitet: Hvad sker der, når vi begynder på næste fase af projektet, og den samme kontraktansatte ikke længere er tilgængelig?

Men hvad nu, hvis det slet ikke behøvede at være en svingdør? Hvad nu, hvis du kunne bruge dagens gigøkonomi til at opbygge et stabilt team af fjernarbejdende kontraktansatte, som bliver hos dig i årevis? Hvis du har haft svært ved at finde balancen mellem bekvemmeligheden ved fjernarbejdende kontraktansatte og fuldtidsansattes engagement, så lyt med.

Vi undersøger, hvordan du kan opbygge et loyalt team med høj performance ud fra en ellers forskelligartet og sammensat gruppe af fjernarbejdende kontraktansatte.

Hej allesammen, og tak fordi I lytter med. Jeg hedder Galen Low og kommer fra The Digital Project Manager. Vi er et fællesskab af digitale fagfolk med en mission om at hjælpe hinanden med at blive dygtigere, mere selvsikre og bedre forbundet, så vi kan øge værdien af projektledelse i en digital verden. Hvis du vil høre mere om det, kan du gå til thedigitalprojectmanager.com.

Okay, i dag taler vi om, hvordan du kan opbygge langsigtet loyalitet med et team af fjernarbejdende kontraktansatte for at skabe kontinuitet på tværs af dine projekter og måske endda opbygge en virksomhed omkring det. Med mig i dag har jeg Natasha Golinsky, som netop har gjort det som grundlægger og ledende teknisk projektleder hos On Purpose Projects.

Natasha, mange tak fordi du vil være med i dag.

Natasha Golinksy: Hej, og mange tak fordi du lod mig komme med i samtalen.

Galen Low: Jeg er så fascineret af at få nogle af dine historier frem, for du og jeg har talt sammen og vendt en masse ting. Din historie er fantastisk. Der er mindst fire episoder i den, som jeg gerne ville tale os igennem. Men den ene ting, der virkelig forbløffede mig – og uden at afsløre pointen – var, at du var i stand til grundlæggende at opbygge et lille digitalt bureau omkring et team af loyale og stabile fjernarbejdende kontraktansatte.

Det er det, jeg gerne ville dykke ned i i dag. Men jeg tænkte på, om du kunne dele lidt af den baggrundshistorie, du fortalte mig. Som jeg forstår det, er du lidt af en tilfældig iværksætter. Og du er ikke en person, der nødvendigvis betragter sig selv som digital ekspert. Så vil du fortælle vores lyttere lidt om, hvordan du startede On Purpose Projects, hvilke mennesker du hjælper, og hvilke projekter du påtager dig?

Natasha Golinksy: Helt sikkert. Jeg driver et webudviklingsbureau. Jeg har base i Vancouver i Canada, og jeg har drevet bureauet i omkring otte år. Og jeg har aldrig bygget en hjemmeside i hele mit liv, ikke én eneste gang. Jeg ved ikke engang, hvordan nogen på mit team rent faktisk gør det, de gør. Jeg var managementkonsulent, så min baggrund ligger helt og holdent inden for managementrådgivning og projektledelse.

Jeg husker, at jeg havde en klient, da jeg arbejdede i nonprofitsektoren, og han sagde til mig: "Hej, vi har brug for at opdatere vores hjemmeside. Kan du finde nogen, der kan hjælpe mig med det?" Og jeg sagde: "Ja, selvfølgelig." Så gik jeg på Upwork uden at tænke nærmere over det. Jeg hyrede en mand fra Bangladesh.

Jeg anede ikke, hvad jeg lavede, vel? Jeg var bare sådan: den billigste fyr, jeg ved det ikke. Jeg tror, det er sådan, alle gør, ikke? Heldigvis gik det godt, og vi endte med at lave hjemmesiden. Så sagde han: "Jeg har en partner, som bare gerne vil have lavet nogle ændringer. Kan din mand hjælpe med det?"

Jeg sagde: "Selvfølgelig." Og bogstaveligt talt inden for seks måneder var jeg ude af managementbranchen og inde i hjemmesideverdenen. Jeg har haft et team lige fra dag ét. Hvis jeg var med i Survivor for hjemmesider, ville jeg være den første, der røg ud af øen. Måske ville jeg ikke engang vide, hvor jeg skulle begynde, helt ærligt.

Jeg er bare så velsignet. Jeg har haft et fantastisk team, og det er helt sikkert dem, der får det til at ske.

Galen Low: Det elsker jeg. Og ved du hvad, jeg sætter pris på ved historien? Det er denne form for mod, men også en slags tilfældigt mod – et skuldertræk og et: "Nå, lad os prøve."

Der er så mange mennesker i vores fællesskab, som er projektledere og føler sig meget selvbevidste over, at de måske har et godt greb om, hvordan pølserne bliver lavet, når man bygger en hjemmeside eller en app eller en digital marketingkampagne, men de støder ind i barrieren: "Jeg ved ikke præcis, hvad der indgår i denne persons arbejde, og derfor føler jeg, at jeg er dårligere stillet."

Eller sådan som historien udviklede sig for dig, er det næsten det modsatte. Det er faktisk: "Ved du hvad? Jeg er nødt til at opbygge et team, fordi jeg ikke ved, hvordan man laver pølserne." Og derfor er jeg afhængig af dem.

Natasha Golinksy: Og ironien er, at mit team ikke er sådan et skabelonbaseret hjemmeside-team.

Vi laver skræddersyede løsninger. Hvis du har en hjemmeside og har brug for at integrere den med en eller anden form for kunstig intelligens eller få din løsning til at gøre noget bestemt, så er vi ikke et grundlæggende træk-og-slip-Elementor-hjemmesideteam. Vi er et team, der drømmer det, bygger det og får det til at fungere. Vi er utroligt tekniske. Hele mit team består af full-stack-udviklere.

Alt, hvad vi laver, er skræddersyet. Vi specialiserer os i komplekse tekniske løsninger og arbejder hele tiden med ting, hvor jeg sidder i salgssamtaler og bliver spurgt: "Hvordan gør I så det?" Og jeg svarer: "Det ved jeg ikke. Jeg har et team." De er hjernen i virksomheden. Og sådan er det stadig den dag i dag. Efterhånden som teknologien udvikler sig, bliver vores leverancer mere og mere tekniske.

Så jeg opgav at prøve at forstå det for mange år siden, for jeg tænkte: "Det kommer jeg aldrig til." Mit job er at holde mig i min bane. Jeg ved, hvad min bane er, og jeg lader dem blive i deres. Det fungerer. Det skaber en rigtig god teamdynamik.

Galen Low: Jeg vil gerne vende tilbage til de to ting, du sagde. For det første sagde du tekniske løsninger, og din oprindelige historie begyndte faktisk med: "Hej, jeg har brug for, at nogen bare løser denne ting, fikser denne hjemmeside."

Det lyder måske ikke som den vanskelige del for mange mennesker, men i min baggrund er det netop en vanskelig del. For du går ind i noget, hvor vi som projektledere og virksomhedsejere er på vores egen banehalvdel. Vi stoler på, at vores team gør noget, der indebærer at se på andre udvikleres kode og en anden teknisk arkitektur, som de ikke kender. At sætte sig ind i den og derefter lave ændringer, som faktisk er stabile, er en meget vanskelig opgave.

Laver I mange projektforbedringer?

Natasha Golinksy: Jeg vil sige, at 90 % af det, vi laver, handler om at arbejde på andres løsninger. Der er meget konkurrence i bureauverdenen inden for sidebyggere og visuelle redigeringsværktøjer. Jeg kender godt fagudtrykkene, men jeg ved ikke, hvordan det fungerer. Jeg kan tale sproget, ikke?

Men der er stor konkurrence i intervallet 40-50 dollar i timen. Der er mange, som siger, at de er webudviklere, men som bare ved, hvordan man laver et Divi- eller Elementor-site. De koder faktisk ikke. Alle på mit team kan for eksempel kode. Vi kan arbejde med alt fra Shopify til React, Laravel og skræddersyede CMS-systemer. De kan det hele.

Vi har folk, der arbejder med software, vi har lidt af det hele på teamet. Og mit team elsker virkelig vanskeligt og udfordrende arbejde. Vi har derfor skabt en niche for os selv, hvor vi er specialister i at reparere og færdiggøre. Vi overtager hele tiden hjemmesider, som er 90 % færdige, men hvor noget er galt, eller hvor nogen er blevet fyret.

Det tekniske niveau, der kræves, ligger måske nu uden for det interne teams kompetencer eller noget i den stil. Så bliver vi hentet ind, og det er så risikabelt, farligt og problematisk. Jeg tænker: "Hvordan havnede jeg her? Hvordan skete det?" Vi arbejder i de vanskeligste udviklingsopgaver under de vanskeligste omstændigheder, og det kræver også en enorm følelsesmæssig intelligens, fordi klienten på det tidspunkt er skeptisk og rædselsslagen.

Du kommer ind efter bruddet og er den næste person. Det er utrolig svært. Folk sagde til mig: "Du har placeret dig selv i det nok mest udfordrende hjørne af webudvikling." Og jeg svarede: "Det har jeg aldrig tænkt på."

Jeg lukker bare det arbejde, som mit team gerne vil lave. Jeg siger: "Okay, folkens, hvis I vil lave det her i dag, så finder jeg noget." Jeg går ud og leder efter det, lukker aftalen og sælger den til dem. Så udfører de arbejdet. Jeg prøver egentlig bare at holde mit team tilfreds.

Galen Low: Det lyder som et af de programmer, hvor de viser enten Dirty Jobs eller hummerfiskere med meget farlige jobs. Det er opgaver, som ingen andre vil påtage sig.

Natasha Golinksy: Præcis.

Galen Low: Det gør markedet lidt mindre konkurrencepræget, men det er meget intenst og kræver en enorm indsats. Det lyder som den virksomhed, du har bygget, bare inden for hjemmesider.

Natasha Golinksy: Jeg havde en samtale forleden med en mand, der havde fået bygget to forskellige hjemmesider af to forskellige teams. Det var Laravel-hjemmesider eller noget i den stil, og de var virkelig vanskelige.

Man skal vide, hvad man laver, for at arbejde med en Laravel-hjemmeside. Det er ikke bare som WordPress, hvor man kan finde ud af det undervejs. Han spurgte: "Hvad laver I så?" Og jeg sagde: "Vi er lidt som en beredskabsstyrke."

Salgsprocessen kan være sådan: Du fortæller mig om dit hjemmesideproblem, og du spørger: "Hvordan gør I det?" Så siger jeg: "Det er et godt spørgsmål. Jeg er ikke selv udvikler, men jeg leder et full-stack-team. Jeg tager alle dine spørgsmål med tilbage til mit team, så finder vi ud af det for dig, og så vender jeg tilbage." Jeg er fuldstændig ærlig. Jeg er ikke den tekniske ekspert.

Jeg er projektlederen. Jeg er teamlederen. Jeg er supportpersonen, scrum masteren og facilitatoreren, men jeg er ikke talentet her. Jeg har aldrig ladet som om, jeg ved, hvad andre laver.

Galen Low: Helt ærligt, det er en del af det. Jeg føler, at så mange projektledere eller andre, der har direkte kontakt med klienter, især folk i kundeteams, føler et pres for at have svaret. Men det værste, man kan gøre, er at finde på noget.

Natasha Golinksy: Ja, jeg tror, jeg holdt op med det, fordi jeg prøvede, og jeg endte hele tiden med at sige noget, jeg ikke kunne stå inde for. De spørger: "Kan I gøre det?" Og jeg svarede: "Ja, selvfølgelig." Nu siger jeg: "Det ved jeg ikke endnu. Det er et godt spørgsmål. Lad mig tage det med til mit team, så vender jeg tilbage om et par timer."

Klienten vil bare have opgaven løst. De er ligeglade med, hvem der gør det. Jeg har arbejdet med det i otte år. Jeg er ACP, PMP og scrum master. Jeg ved, hvordan man leder et projekt, leder et team, organiserer, faciliterer og får tingene gjort. Jeg ved, hvordan man holder alle bolde i luften og sørger for, at alle er tilfredse. Det er min banehalvdel.

Nogle klienter er faktisk lettede. Især inden for teknologi oplever jeg, at mange lover mere, end de kan holde. De siger: "Ja, vi kan reparere det," og så ender mit team med at skulle reparere det, der blev ødelagt. Jeg siger bare: "Se, det er ikke min opgave på dette team." Og de svarer: "Fint."

Vi tager også høje priser. Vi er ikke på lavt niveau, og folk forstår det. De sætter pris på ærligheden.

Galen Low: Ved du, hvad jeg virkelig godt kan lide ved det? Du sagde ikke: "Mit job er at lede virksomhedens vision eller styre kunderelationerne." Du sagde: "Mit job er at holde folk tilfredse." Og jeg går ud fra, at det både betyder klienten og dit team.

Natasha Golinksy: Mit team kommer først. Teamet før klienten, hver gang.

Galen Low: Netop. Og det bringer os direkte til pointen: Så vidt jeg forstår, har du nu haft det samme team af fjernarbejdende kontraktansatte i omkring otte år. Det er ikke almindeligt i de kredse, jeg færdes i. Normalt er det en svingdør.

Selv bureauer, der prøver at fastholde fuldtidsansatte, kan ikke forhindre døren i at dreje. Alligevel gør du det, som de fleste i en gigøkonomi ville bygge omkring en svingdør: Gå på Upwork, find en person til en opgave i nogle dage, og send dem så videre.

Du gjorde det modsatte. Når du ser tilbage, hvordan opbyggede du den slags loyalitet med den slags teamsammensætning?

Natasha Golinksy: Det er et godt spørgsmål. Manden, der designede mit logo på dag ét, er stadig min ledende webdesigner. Det er fantastisk, og jeg har aldrig haft nogen, der har sagt op.

Jeg har fyret folk, men ingen har sagt op. Jeg har haft det samme team. Jeg har haft den samme virtuelle assistent i fem år. Jeg er så utrolig velsignet og taknemmelig. Den første mand, jeg talte om, og som jeg hyrede, arbejder stadig sammen med os. Det er mit kerneteam på fem personer, som kun arbejder for mig.

Jeg henter enkelte personer ind til bestemte ting. Jeg har for eksempel ikke en fast grafisk designer eller en fast JavaScript-udvikler. Jeg har indkøbsfolk, som jeg ikke har brug for hver dag. Mit job er derfor at sikre, at de har arbejde, kan lide deres arbejde og er tilfredse.

Jeg tænker meget over, hvordan jeg har gjort mig fortjent til den loyalitet. Vi har været igennem vanskelige økonomiske tider sammen. En dårlig klient kan ødelægge et teams moral. Vi har oplevet meget sammen. Og én ting, jeg altid er meget bevidst om, er, at de ikke er mine ansatte. Vi har ikke et samlet kontorteam.

Vi arbejder alle på afstand. Jeg er nødt til at gøre mig fortjent til deres loyalitet. Jeg forventer den ikke. Hver dag kan de gå et andet sted hen. De er ikke under kontrakt. De er freelancere. De er ikke canadiere, så jeg kan ikke tilbyde dem et job i Canada. Derfor er jeg meget bevidst om at kende deres mål og sikre, at de opnår deres egne mål gennem arbejdet med mig.

Jeg vil have, at det at arbejde sammen med mig er den bedste del af deres arbejdsdag. Jeg vil have, at de har lyst til at arbejde her, er glade for at arbejde her og føler sig styrket i samarbejdet med mig.

Jeg har en person på teamet, der gerne vil lære, hvordan kunstig intelligens integreres med hjemmesider. Det er meget aktuelt lige nu. Vi havde en rolig uge, så jeg spurgte ham: "Vil du finde et kursus? Jeg betaler halvdelen." Og han sagde: "Ja, selvfølgelig."

Det er også en glæde i mit liv at arbejde sammen med dem. Jeg elsker dem. Jeg er så taknemmelig for at få lov til at være deres leder, og jeg tager det ikke let eller for givet, at de kan gå når som helst.

Jeg prøver hver dag at møde dem med kærlighed, respekt, professionalisme, taknemmelighed, venlighed og følelsesmæssig intelligens. Når noget går galt, sørger jeg for at være på deres side.

Jeg tror, svaret er, at jeg fra øjeblik til øjeblik er bevidst om enhver interaktion med dem, så de har lyst til at være der. Jeg kender hver person og ved, hvad der driver dem. Nogle er drevet af bestemte ting, og andre motiveres af noget andet.

Nogle vil gerne have meget kommunikation, opfølgninger og daglige scrum-møder. Andre siger: "Jeg vil ikke tale med dig. Lad mig bare passe mit arbejde. En besked på Slack én gang om dagen er fint." Og jeg siger: "Fint. Du er glad, jeg er glad, alle er glade."

Vi arbejder meget efter Scrum-princippet, hvor vi alle taler med klienten. Det er ikke kun mig. Derfor skal mit tekniske team ikke kun have fremragende tekniske kompetencer, men også gode menneskelige kompetencer. Det er sjældent.

Jeg ser på, hvordan de interagerer med klienten, og på deres venlighed, tålmodighed og medfølelse. Jeg forstår, hvor det kommer fra. Jeg behandler dem med tålmodighed, generøsitet og omsorg, og det giver de videre.

Galen Low: Det elsker jeg. Der er så meget, jeg gerne vil udfolde, for en af de store ting, du sagde tidligere, var, at du gør dig fortjent til deres loyalitet.

Du tager den ikke for givet. Mange ville nok gøre det modsatte og sige: "Her er jeg på Upwork. Det kan næsten blive et fuldtidsjob for dig. Du bliver en del af familien." Men du gør det modsatte. Du siger: "Jeg ved, at du kan gå når som helst. Det er en del af friheden ved det, du laver. Derfor vil jeg hver dag gøre mig fortjent til din loyalitet ved at respektere dine mål og hjælpe dig med at nå dem."

Natasha Golinksy: Jeg ser på det som noget, der sker fra øjeblik til øjeblik. Vi taler sammen på Slack hele dagen. Vi er ikke et mødeteam; vi er meget Slack-drevne. Jeg har aldrig mødt de fleste af dem personligt.

Min assistent får nogle gange migræne og skriver: "Det er jeg virkelig ked af, men jeg har ondt i hovedet." Så svarer jeg: "Gå du bare. Vi taler sammen onsdag. Der er ikke noget, der haster. Tag resten af dagen fri."

Det handler om den personlige side. En af mine tekniske ledere og jeg har arbejdet sammen hver dag i fem år. Han er utrolig dygtig, og jeg føler mig beæret over overhovedet at kende ham.

Da jeg mødte ham, var han backend-udvikler. Han havde aldrig rigtigt bygget en hjemmeside før og havde aldrig bygget frontend-delen af en hjemmeside. Jeg lukkede et stort projekt, en e-handelsomlægning til omkring 60.000 dollar, som han ikke rigtigt havde prøvet før. Jeg spurgte ham, hvad han tænkte, og han sagde: "Jeg tror, jeg kan gøre det." Så sagde jeg: "Okay, lad os gøre det." Og han leverede fantastisk.

Alle, der arbejder for mig, lavede ikke nødvendigvis det, de laver i dag, da de begyndte. Min webdesigner var ingeniør og havde bare et bijob. Nu arbejder han fuldtid med UI/UX. For otte år siden var han maskiningeniør, men jeg kunne lide ham og syntes, hans arbejde var godt. Gennem arbejdet med mig har han udviklet sine kompetencer.

Når man opbygger et team, er kompetencer en del af det, men man ansætter efter karakter og indstilling. Kompetencer kan trænes og udvikles. Du kan ikke gøre en person uden teknisk baggrund til tekniker, men hvis du møder en, der er venlig, intelligent, hårdtarbejdende, detaljeorienteret og god til at kommunikere, kan du udvikle deres kompetencer.

Jeg ser altid på mit team ud fra spørgsmålet: Hvordan kan jeg hjælpe dem med at udvikle sig i deres karriere? Jeg har ingen garanti for, at de bliver. Men hvis jeg giver dem så meget værdi ved at være på dette team, vil de forhåbentlig ikke have lyst til at gå.

Jeg betaler dem alle mere, end de fleste udviklere tjener, hvor de bor. Jeg betaler nordamerikanske lønninger til brasilianske udviklere. At de bor i Brasilien, betyder ikke, at jeg skal betale dem 25 % af det, jeg ellers ville betale. Det ville ikke være fair. Det er måske ikke den bedste forretningsmodel, men det er en del af loyaliteten.

Galen Low: Det siger meget. Jeg har arbejdet i mange organisationer, hvor outsourcing og nearshoring er en kompliceret balance. Strategien virker ofte mere udnyttende end som et partnerskab: billigere ressourcer, og så må vi se, hvordan kvaliteten bliver.

Du kommer fra et helt andet sted. Det handler mindre om billig arbejdskraft og mere om at finde gode mennesker, uanset hvor i verden de befinder sig, og udvikle dem.

Jeg ville gerne spørge lidt ind til din udvælgelsesproces. Hvad ser du efter, når du leder efter nye mennesker?

Natasha Golinksy: Det første, jeg ser efter, er kommunikation. Jeg har været selvstændig i 20 år og har altid haft en assistent eller lignende. Jeg ved, at jeg har brug for meget kommunikation. Jeg kan ikke arbejde i blinde.

Når jeg får en ny klient, er den største klage inden for webudvikling dårlig kommunikation. Jeg forstår det godt. Når man koder, designer eller udvikler, vil man ikke tjekke Slack hver time. Man vil bare passe sit arbejde.

Men jeg har brug for at vide, hvad der foregår. Hvis en klient skriver til mig og beder om en opdatering, skal du sætte en notifikation på din telefon og tjekke Slack hver 90. minut. Jeg vil ikke arbejde i mørke i to dage.

Jeg havde en person på mit team, der gerne ville have lønforhøjelse. Jeg ville gerne give ham den, men hans kommunikation var blevet sjusket, og svartiderne var for lange. Han er meget indadvendt og kan ikke lide smalltalk, og det respekterer jeg. Men det forstyrrede min rytme som projektleder, fordi jeg ikke kunne holde styr på tingene, hvis jeg ikke vidste, hvor vi var.

Jeg sagde: "Hvis du forbedrer kommunikationen, giver jeg dig lønforhøjelsen. Lad os prøve i 60 eller 90 dage." Det gjorde han, og han fik lønforhøjelsen.

Mit vigtigste kriterium er, at man skal være en lydhør, præcis og tålmodig kommunikator. Jeg havde også en meget dygtig mand med stort ego. Når jeg bad om ændringer, blev han meget vred. Jeg sagde: "Din kode er fantastisk, men kommunikationen fungerer ikke." Så fyrede jeg ham. Et år senere kom han tilbage, og jeg fyrede ham igen.

Jeg vil hellere have en fremragende kommunikator med svagere kodning, for kodningen kan forbedres. Som projektleder er det vigtigt, at de respekterer og forstår min rolle på teamet.

På Upwork har vi en succesrate på 100 % og 105 femstjernede anmeldelser. Vi er virkelig gode til det, vi laver. Men jeg er ansigtet udadtil. Mit team ved, at det er mig, der tager ansvaret, hvis noget går galt. Derfor bakker de mig op, og jeg bakker dem op.

Jeg vil aldrig kaste mit team under bussen. Vi kan miste et stort projekt, men jeg vil stadig stå ved mit team. De ved, at jeg gør det, og derfor leverer de deres bedste arbejde.

Alle får en prøveopgave. Jeg ser på, hvordan de taler med mig, om de er organiserede, og om de kommunikerer godt. Hvis der går ni timer uden en opdatering, selvom jeg bad om en for otte timer siden, er samarbejdet slut.

Jeg vurderer også personligheden. Jeg skal virkelig kunne lide dem som mennesker, for man er meget sammen og taler meget sammen. Kompetencer og kode kommer faktisk nederst, fordi det kan forbedres. Det vigtigste er, om de passer til teamet og dynamikken med mig og min form for kaos.

Galen Low: Jeg kan virkelig godt lide prøveperioden. Mange siger, at man skal vurdere kommunikationsevner i en jobsamtale, men i en jobsamtale viser alle den perfekte version af sig selv. Et prøveprojekt viser i stedet, hvordan samarbejdet rent faktisk fungerer.

Jeg vil også gerne vende tilbage til, at de stiller hinanden spørgsmål. De arbejder alle på afstand, du har kun mødt én person fysisk, og de er ikke fuldtidsansatte. Men jeg får indtryk af, at de i høj grad føler sig som et team. Er det rigtigt?

Natasha Golinksy: Ja, præcis. Det har jeg nærmest skabt som standard, fordi de ved, at jeg ikke ved det.

Det har faktisk været en fordel. I de første fem år følte jeg mig ofte flov, når jeg deltog i bureauarrangementer eller mastermind-grupper, fordi de fleste bureauejere selv er avancerede designere eller udviklere.

Jeg arbejder med salg og ledelse. Mit team ved, at jeg ikke ved noget om teknologi, hosting, DNS-konfiguration eller problemer med CPanel-login. På Slack ser jeg dem tale sammen og løse problemer.

Når de har brug for, at jeg taler med klienten, tager de mig med. De fleste på mit team er brasilianske. Det var ikke planlagt, det udviklede sig bare sådan. De taler portugisisk. Min bogholder bor i Venezuela og taler ikke engelsk, men jeg taler spansk, så vi kan arbejde sammen uden problemer.

De taler med hinanden ved hjælp af Google Translate. Det er smukt. De har skabt en kultur indbyrdes. Hvis nogen har travlt, kan en anden træde til. Vi arbejder meget efter principperne fra Agile, Scrum og Kanban med et tværfunktionelt team.

Hvis nogen er syge, kan vi flytte en anden ind. Der er ikke noget ego omkring: "Det er mit arbejde." De ved, at andre har dækket for dem før.

Jeg elsker Scrum-filosofien om at lade teamet gøre deres arbejde, selvorganisere sig og håndtere tingene selv. Ingen voksne ønsker at blive behandlet som tiårige. Vi vil alle gerne træffe vores egne beslutninger og finde kreative løsninger. Jeg giver dem plads til at gøre det. Nogle gange begår de fejl, men det er en del af det.

Galen Low: Jeg elsker den tillid og den psykologiske tryghed, den skaber. Man kan sige, at man er syg, blive støttet af sine kolleger, og fejl vil ske, men I arbejder jer igennem dem.

Det lyder, som om det fungerer rigtig godt, men du må have mødt udfordringer undervejs. Hvilke store udfordringer har du mødt ved at pleje dette fjernteam gennem alle disse år, og hvordan håndterer du dem?

Natasha Golinksy: Under covid havde vi af en eller anden grund tre meget vanskelige klienter i træk. Vi ved alle, hvordan det føles, når man har en klient, der ikke vil lade en give op. En af dem var meget ondskabsfuld, kaldte os ting og truede med at sagsøge os. Det var ekstremt og er aldrig sket hverken før eller siden.

Min tekniske leder gjorde sit bedste for at mægle. Klienten nægtede at betale, før problemet var løst, men det kunne ikke løses på grund af den måde, hjemmesiden var bygget på. Den skulle bygges om. Klienten truede med at sagsøge mig, og mit team var bange for, at han ville blive sagsøgt, fordi problemet ikke kunne løses.

Til sidst sagde jeg til klienten: "Behold pengene. Vi kan ikke løse dette under de givne omstændigheder. Hvis du vil have et nyt team ind, hjælper vi gerne med at overdrage projektet." Vi gik fra pengene, og jeg tilbød at betale min medarbejder for hans tid. Han sagde nej: "Du bliver ikke betalt, og jeg bliver ikke betalt."

Det var skadeskontrol. Vi måtte stå sammen. Jeg kunne have været vred på ham, men min prioritet var at beskytte ham og hans følelsesmæssige helbred. Jeg tog konsekvenserne over for klienten.

Det samme gælder, når nogen begår en fejl eller overskrider en deadline. Jeg må ikke overføre klientens vrede til mit team. Måske er det moderinstinktet i mig. Jeg har tre børn, og jeg vil beskytte deres helbred og fornuft.

Vi har en regel på teamet: Ingen arbejder gratis. Jeg er meget optaget af at styre opgaveudvidelse. Hvis et projekt ikke føles rigtigt, siger vi nej.

Men loyalitet betyder ikke, at jeg støtter nogen blindt. Jeg hyrede engang en person for hurtigt. Tre klienter opsagde samarbejdet på grund af hans dårlige arbejde. Vi har en regel om tre advarsler. Hvis du ikke udfører dit arbejde og ikke retter op på det, er samarbejdet slut.

Jeg fortæller dem reglerne, når jeg ansætter dem, så det kommer ikke som en overraskelse. Det er en del af grunden til, at vi kan opretholde en høj arbejdskvalitet. Jeg fyrer folk, der leverer dårligt arbejde.

Galen Low: Der er to ting på hver sin side af sagen. På den ene side den psykologiske tryghed og tillid, du har opbygget. På den anden side, at de er kontraktansatte og forventer at blive betalt. De har derfor en reel indflydelse på beslutningerne.

Fejl, der slipper gennem kvalitetssikringen, rammer dig direkte, fordi de når klienten, og klienten vender tilbage til dig. Det skaber hurtige beslutninger: Vi kan ikke løse problemet, så vi må gå væk fra det. Vi træffer beslutningen sammen.

Natasha Golinksy: En ting, jeg gør, som jeg synes er fair, er, at de selv laver alle estimaterne. Mit job på teamet er økonomistyring og marketing. Jeg skal sørge for, at de har arbejde.

Når jeg modtager en opgavebeskrivelse, sender jeg den til dem. Jeg spørger, om de har spørgsmål, før de laver estimatet. Jeg sender deres spørgsmål til klienten. Derefter estimerer de arbejdet og lægger 10 % til som margin mod opgaveudvidelse.

De skriver selv tidsplanen og timeantallet. Hvis jeg lukker opgaven, hænger de på estimatet. Hvis de siger otte timer, og det tager 15, er det deres ansvar. Jeg satte ikke tiden. Selvfølgelig er der undtagelser, hvis der opstår uforudsete tekniske problemer, men som udgangspunkt ejer de deres estimat.

Jeg lavede selv estimater det første år og tog fejl. Udviklerne sagde, at noget tog 22 timers arbejde, selvom jeg havde solgt det som 10 timer. Jeg måtte selv betale forskellen. Nu ved de det bedre end mig, og jeg giver dem mulighed for at sige fra, før jeg sender tilbuddet. Når de har godkendt det, holder vi os til det.

Galen Low: Det skaber ejerskab og ansvar, som driver og motiverer et selvstyrende team. De overtager ikke bare en opgave og udfører den som en del af et ni-til-fem-job. Det er deres projekt.

Natasha Golinksy: Jeg tror, jeg gjorde det på den måde, fordi jeg i begyndelsen selv gættede og tog fejl. Nu har vi et system til at afgøre, om en fast pris eller timebetaling giver mening, samt hvordan risiko og belønning skal fordeles.

Hvis de siger otte timer, og jeg sælger otte timer, holder de sig til otte. De ved, at en ændring påvirker mig og vores omdømme. Deres evne til at udføre arbejdet påvirker min mulighed for at lukke mere arbejde og holde dem beskæftiget.

Galen Low: Jeg elsker det økosystem. Alle er afhængige af hinanden for at nå et mål, og kombinationen af god kommunikation og en bevidst tilgang til at opbygge loyalitet begge veje ser ud til at fungere.

Natasha Golinksy: Jeg er meget taknemmelig. Jeg føler mig beæret over at få lov til at være deres leder.

Galen Low: Lad mig afslutte med ét spørgsmål. Hvis nogen i dag gerne vil starte et lille digitalt bureau med hjemmesidebyggeri, skræddersyede integrationer og problemløsning, hvilket råd vil du give dem? Bør de efterligne det, du har gjort?

Natasha Golinksy: Det er et meget konkurrencepræget felt. Du skal elske det, du laver, fordi det er kompliceret. Teknologien ændrer sig hele tiden, og du skal være omstillingsparat og fleksibel.

Jeg elsker grundlæggende at hjælpe mennesker med at slippe for byrden ved tekniske problemer. Jeg elsker den lettelse, klienten føler, når de siger: "Du er den femte person, der har forsøgt at løse det," og vi løser det på en time efter seks måneder.

Hvis du ikke kan lide det, er det for svært. Du skal ville det, fordi du virkelig elsker arbejdet – ikke fordi du tror, det er trendy, eller fordi du har bygget en Facebook-side og tænker, at du kan starte et marketingbureau.

Alle er dygtige på et vist niveau, så du skal gøre det, fordi du har lyst. Gør det ikke, fordi du tror, det er en god forretningsidé. Gør det, fordi du oprigtigt nyder selve arbejdet og at opbygge teams. Du kan ikke gøre det alene.

Galen Low: Hvad med den fjernbaserede organisering? Hvis nogen starter, men siger: "Jeg kan ikke arbejde på afstand. Jeg har ikke nok indsigt og stoler ikke nok på det. Jeg vil ansætte lokale folk." Hvilket råd vil du give?

Natasha Golinksy: Jeg har altid arbejdet på afstand. Da covid ramte, tænkte jeg: "Covid? Hvad mener du? Jeg har levet i karantæne i 20 år." Jeg har altid kunnet lide at arbejde, når mine børn var i skole, og jeg ville ikke skulle køre et sted hen.

Personligt kan jeg ikke forestille mig at arbejde med et samlet kontorteam. Med Slack og Zoom gør det ingen forskel. Det tvinger dig som leder til at blive en bedre kommunikator, fordi du ikke har kropssprog eller underforstået kommunikation. Du skriver på Slack.

Jeg tror faktisk, at et samlet kontorteam ville spilde mere tid end et fjernteam, fordi der er så meget smalltalk. Der er ingen faste omkostninger. Alle arbejder hjemmefra i deres egen tidszone og efter deres egen tidsplan. Så længe I er enige om tidsplanerne og har tilstrækkeligt overlap, fungerer det.

Galen Low: Måske vender det tilbage til det, du sagde før: Du skal elske det, du laver, både når det gælder leveringen af arbejdet og den måde, du organiserer arbejdet og kommunikerer med teamet på. Hvis du helst vil lede et team, der sidder samlet fysisk, skal du måske ikke forsøge at opbygge et fjernteam af kontraktansatte.

Men hvis det falder dig naturligt at arbejde på afstand, og det er din præference, kan det sagtens lade sig gøre. Hvorfor stopper vi ikke her?

Natasha, mange tak for dine indsigter i dag og for at dele dine historier. Det var en stor fornøjelse at have dig med. Jeg håber, vores lyttere har lært en masse. Vi vil meget gerne have dig tilbage.

Natasha Golinksy: Mange tak. Det var en fornøjelse. Hvis jeg kan hjælpe nogen eller besvare spørgsmål, må de endelig sende dem til mig.

Galen Low: Hvordan kan folk komme i kontakt med dig?

Natasha Golinksy: Jeg har netop oprettet en LinkedIn-side om virtuelle teams, fordi jeg ofte bliver spurgt om det. LinkedIn er nok den bedste måde at finde mig på. Jeg overvejer også at skabe noget indhold om emnet, for jeg bliver ofte spurgt, og selvom jeg ikke kan kode, kan jeg tale om dette.

Galen Low: Jeg indsætter et link til din LinkedIn-profil i shownoterne nedenfor for alle, der er interesserede i at kontakte Natasha.

Som altid kan du deltage i en samtale med over tusind ligesindede mestre inden for projektledelse ved at blive en del af vores fællesskab. Gå til thedigitalprojectmanager.com/membership for at læse mere. Hvis du kunne lide det, du hørte i dag, så abonnér og hold kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Indtil næste gang: Tak fordi du lyttede.