Indvirkningen af tilbagevenden til kontoret på projektledere

De arbejdspladsdynamikker, der hele tiden udvikler sig, især i kølvandet på COVID-19-pandemien, har medført en række udfordringer og muligheder inden for projektledelse. Organisationer kæmper med spørgsmålet: Kan et krav om tilbagevenden til kontoret sameksistere med høj projektproduktivitet?

Galen Low har besøg af Karla Eidem, regional direktør (Nordamerika) hos Project Management Institute, for at kaste lys over dette komplekse spørgsmål.

Højdepunkter fra interviewet

• Fakta versus fiktion: Produktivitet og arbejdssted [01:33]
  • Fiktion: Arbejdsmiljøer med fysisk fremmøde er dokumenteret mere produktive.
  • Fakta: PMIs 2024-undersøgelse af fagets puls viser ingen væsentlig forskel i projekternes gennemførelsesgrad mellem arbejdsmiljøer med fysisk fremmøde, hybride arbejdsmiljøer og fjernarbejde.
    • Gennemførelsesgraden for alle tre modeller ligger inden for et snævert interval (73.2% – 74.6%).
• Overgangen til fjernarbejde: Udfordringer og tilpasninger [03:10]
  • Marts 2020: Ledelse af et krisestyringsmøde om udrulningen af en softwareimplementering på tværs af mere end 100 lokationer.
  • Overgang til fjernarbejde: Krævede et ændret tankesæt for at udnytte teknologien (chatfunktioner, SharePoint osv.) til fortsat samarbejde.
  • Ledelse af projektet med udrulning af COVID-19-vacciner – fremhævede betydningen af:
    • Fleksible arbejdsmodeller: Projektet krævede en kombination af fysisk fremmøde, hybridt arbejde og fjernarbejde.
    • Interessenthåndtering: Effektiv kommunikation med en stor og mangfoldig gruppe (200-250 kerneteammedlemmer, klinisk og ikke-klinisk personale samt ledelse) i en hybrid arbejdssituation.
    • Tilpasning af præsentationsstilen: Brug af visuelle elementer for at holde fjern­deltagere engagerede og sikre, at alle stemmer bliver hørt.
• Opbygning af et succesfuldt fjernprojektteam under en krise [08:20]
  • Start med det grundlæggende: Gå ikke ud fra, at alle forstår projektledelsesterminologi eller -processer.
  • Skab fælles forståelse og start projektet på ny: Forklar tydeligt roller, ansvarsområder og kommunikationsprotokoller, især når du arbejder med et nyt team.
  • Gennemsigtighed og tilgængelighed: Sørg for, at alle har adgang til nødvendige dokumenter og oplysninger før opstartsmøder.
  • Menneskelig kontakt: Tag dig tid til at opbygge en god relation til de enkelte teammedlemmer, også virtuelt. Tillid er afgørende for samarbejde på afstand.
  • Tilpasningsevne: Vær fleksibel, og undgå at påtvinge teamet rigide værktøjer eller processer, især under en krise.
  • Empati og teamstøtte: Anerkend udfordringerne ved fjernarbejde under en pandemi, og tilpas kommunikationen og arbejdstempoet derefter.
  • Agilt tankesæt: Tag en iterativ tilgang til dig, og vær parat til at justere planer og processer efter behov.
  • Fejr fremskridt: Anerkend milepæle og resultater for at fastholde teamets motivation.
• Tilbage til kontoret: Gyldige grunde og indsigter fra branchen [14:02]
  • Branchekrav: Visse brancher, såsom bygge- eller fremstillingsindustrien, nødvendiggør fysisk arbejde på grund af arbejdets karakter (f.eks. observation af fysiske processer).
  • Hybridmodel: Selv i brancher, der egner sig til fjernarbejde, er der situationer, hvor samarbejde med fysisk fremmøde er en fordel.
    • Eksempler:
      • Brainstormingsessioner
      • Kompleks problemløsning, der kræver diskussion i realtid
      • Observation af fysiske arbejdsgange for at identificere nuancer, der ikke fremgår af dokumentationen
  • Bevidsthed: Når der kræves tilstedeværelse på kontoret, bør projektledere have en klar begrundelse for, hvordan det vil bidrage til projektets succes.

Ud over at kunne udføre noget arbejde online kræver visse brancher fysisk tilstedeværelse, fordi ikke alle opgaver kan løses på afstand. Hvis du skal arbejde efter en hybrid model og møde ind på kontoret, er det afgørende at have et klart formål. Hvis du sikrer, at din planlægning af projektet er gennemtænkt og målrettet, øger du chancerne for, at projektet lykkes.

Karla Eidem

• Almindelige fejl i krav om tilbagevenden til kontoret [18:34]
  • Vildledende begrundelser: Ledere kan presse på for fysisk fremmøde baseret på en opfattelse af, at fjernarbejde er ineffektivt, på trods af data, der tyder på sammenlignelige projektresultater på tværs af fjernarbejde, hybridarbejde og fysisk fremmøde.
  • Manglende fleksibilitet: En tilgang, hvor den samme løsning anvendes på alle, i forhold til arbejdsstedet kan være skadelig. Forskellige projekter og teams kan have gavn af fjernarbejde, hybridarbejde eller fysisk fremmøde.
  • Ignorering af teamets input: Organisationer bør give projektteams mulighed for at vælge de arbejdsmetoder (agile, prædiktive, hybride), der bedst passer til projektets behov.
  • Projektledelse i en hybrid verden:
    • Omfavn agilitet – Den mest effektive tilgang tager højde for et projekts specifikke krav og tilpasser metoderne derefter (f.eks. en kombination af agile og prædiktive metoder).
    • Fokusér på resultater, ikke placering – Projektsucces bør måles på resultaterne, ikke på hvor arbejdet udføres.
    • Kommunikation er afgørende – Projektledere spiller en central rolle i at fremme kommunikationen og sikre, at alle parter forstår den valgte tilgang og dens fordele.
    • Projektledere som historiefortællere – Det er afgørende effektivt at kommunikere værdien af projektledelse og slå til lyd for fleksible, resultatorienterede tilgange.

Et krav om at vende tilbage til arbejdet for at opnå bedre samarbejde eller innovation er måske ikke den rigtige tilgang for projektprofessionelle. Organisationer bør evaluere, hvordan projekter ledes, og forstå, at der ikke findes én løsning, der passer til alle situationer. Fleksibilitet er afgørende; man kan ikke være rigid i sin tilgang.

Karla Eidem

• Vigtige datapunkter til måling af projektresultater i et hybridt arbejdsmiljø [22:37]
  • Projektresultat: Fokuser på at opnå en gennemførelsesgrad inden for intervallet 73-74 %, uanset arbejdssted (fjernarbejde, hybridt arbejde eller fysisk fremmøde).
  • Medarbejdernes holdning: Tag medarbejdernes præferencer for fleksible arbejdsmodeller i betragtning, når der træffes beslutninger om politikker for arbejdssted.
  • Styrkelse af projektledere: Giv projektledere ressourcer og støtte, såsom mentorordninger, uddannelse og programmer for mental sundhed, for at forbedre projektresultaterne. Organisationer, der tilbyder mindst tre af disse støttemuligheder, oplever en stigning på 8,3 % i projektresultater.
• Fjernarbejde & hybridt arbejde: Ikke en ny tendens [27:30]
  • Fjernarbejde og hybride arbejdsmodeller har eksisteret i årtier.
    • Eksempel: Fjernarbejde for kontorer i Storbritannien, mens man var bosat i Filippinerne i begyndelsen af 2000’erne.
  • Fokuser på tilpasningsevne og samarbejde, ikke på placering.
    • Projektsucces kan opnås, uanset hvor teammedlemmerne fysisk befinder sig.
    • Stærke projektledelseskompetencer og effektiv kommunikation er afgørende.
  • Projektledere spiller en central rolle i at understøtte vellykket hybridt arbejde.
    • Ansvarsområder omfatter:
      • Identificering og håndtering af videnshuller (f.eks. ledelse af hybride teams).
      • Fastlæggelse af klare forventninger og grundregler for samarbejde på afstand.
      • Anvendelse af forskellige kompetencer (kommunikation, ledelse og forretningsforståelse) til at løse problemer og tilpasse sig nye situationer.
  • Tilgangen, der passer til alt, fungerer ikke.
    • Organisationer og projektledere bør være åbne over for at finde kreative løsninger til forskellige projektbehov og teamdynamikker.
    • Eksempel: Tilpasning af et workshopformat, så det passer til et team, der udelukkende arbejder på afstand.
• Når projektledere udelukkes fra beslutninger om tilbagevenden til kontoret [32:14]
  • Se udelukkelsen som en mulighed for at udvikle nye kompetencer.
  • Søg proaktivt efter ressourcer, der kan opkvalificere dig.
    • Eksempler:
      • Project Management Institute (PMI)-fællesskabet (445.000 medlemmer alene i Nordamerika)
      • Podcasts om relevante emner (f.eks. hvordan neurovidenskab påvirker projekter)
  • Vær fortaler for din rolle og dens betydning for projektsucces.
    • Se efter muligheder for at præsentere din ekspertise og dine indsigter for beslutningstagere.
• Fremtidens projektledelse: Kompetencer og tilpasningsevne [34:26]
  • Projektledelse som kernekompetence: Projektledelseskompetencer bliver stadig mere værdifulde på tværs af alle erhverv og brancher.
  • Overførbare kompetencer: Selv personer, der ikke er udnævnt til projektledere, kan drage fordel af projektledelsesmetoder (f.eks. kompetencetrekanten).
  • Efterspørgsel efter projektledere: Ifølge LinkedIn er projektledelse blandt de 10 mest efterspurgte kompetencer i 2024.
  • PMI udvider sin rækkevidde: PMI fremmer aktivt projektledelse på nye områder, såsom de kreative brancher (f.eks. ved at deltage i Cannes Lions International Festival of Creativity).
  • Projektledelse: En universel ramme: Projektledelse tilbyder en struktureret tilgang til planlægning og gennemførelse af projekter af enhver art (fra personlige forehavender til professionelle opgaver).

Mød vores gæst

Karla Eidem, PMP®, er administrerende direktør for PMI’s nordamerikanske region. Med en strategisk tilgang, stærke lederevner og et stort engagement i fællesskabet står hun i spidsen for udformningen og gennemførelsen af den regionale strategi, udvider PMIs indvirkning på organisationer, enkeltpersoner og fællesskaber for at maksimere projektsucces og skabe en bedre verden.

Før sin rolle som regional administrerende direktør var Karla regional driftschef for PMI i Nordamerika. I denne rolle spillede hun en central rolle i udviklingen og gennemførelsen af strategiske initiativer, der skulle udvide PMIs rækkevidde og styrke dens indvirkning på fagfællesskabet og afdelingsfællesskabet i USA, Canada og Caribien. Hun deltog også i utallige foredrag, medieinteraktioner og mentorforløb, hvor hun delte indsigter, der gav genlyd hos enkeltpersoner og organisationer i hele regionen, styrkede fællesskabsfølelsen og fremmede en kultur med løbende forbedringer.

Det er lige så vigtigt, at projektledere er dygtige historiefortællere. Vi skal fremhæve værdien af projektledelse i stedet for udelukkende at fokusere på én tilgang. Det er en udfordring for både projektledere og organisationer.

Karla Eidem

Ressourcer fra denne episode:

• Bliv medlem af Digital Project Manager-fællesskabet
• Tilmeld dig nyhedsbrevet for at få vores seneste artikler og podcasts
• Kom i kontakt med Karla på LinkedIn
• Se Project Management Institute

Relaterede artikler og podcasts:

• Om podcasten
• Sådan bliver du mere produktiv på arbejdet uden anstrengelser
• De 4 bedste produktivitetstips, vi har lært af førende ledere
• Sådan forbedrer du arbejdsgangens effektivitet & tips til at øge produktiviteten
• 5 teambuildingaktiviteter, der fremmer harmoni og produktivitet
• Fremkomsten af produktivitetsparanoia i USA, og hvordan du håndterer den
• Sådan gjorde en giftig arbejdsplads mig til en bedre projektleder