Hvordan en giftig arbejdsplads gjorde mig til en bedre projektleder

Læs transskriptionen:

Vi prøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Tilgiv venligst eventuelle stavefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Michael Mordak: Hej, det er Michael fra Den Digitale Projektleder, og velkommen til dagens medlemsportræt! Det er lykkedes os at samle den største og bedste gruppe af projektledere, som skaber forandringer og udfordrer de eksisterende paradigmer inden for projekter i dag. Det, jeg elsker ved dette fællesskab, er, at det er fyldt med mennesker, som sikkert oprindeligt ønskede at gøre noget helt andet med deres liv.

Men selvom vi alle kommer fra forskellige baggrunde, roller og brancher, fandt vi vores kald i at organisere det kaos, som projekter er. Vores unikke historier er blevet formet af de erfaringer, vi har gjort os, de færdigheder, vi har udviklet, og de mennesker, vi har mødt undervejs. Hvis du vil være med eller bare lære mere om medlemskab, kan du besøge vores hjemmeside på thedigitalprojectmanager.com/membership.

I dag taler vi med et værdsat medlem af fællesskabet og seniorprogramleder Karen Chong. Karen havde oprindeligt planlagt at forfølge en karriere inden for psykologi. Hun blev dog naturligt tiltrukket af arbejdet med at optimere processer. Det førte hende ind på en vej, hvor hun har kunnet kombinere sine evner til at organisere kaos og forstå adfærd, og hvor hun nu arbejder med ledelse af tværkulturelle teams. Vi skal høre om Karens rejse som digital projektleder, udfordringerne ved at arbejde i små teams, hvordan giftige virksomheder kan gøre dig til en bedre projektleder, og hvorfor det kan være bedst at gå til hvert projekt på en forskellig måde.

Så Karen, tusind tak. Det er så dejligt at se dig her. Jeg ved, at vores lyttere ikke kan se dig, men det er rart for mig at kunne se dig, mens vi taler sammen. Lad os springe direkte ud i det, for du har en meget spændende baggrund, og du får mulighed for at arbejde i meget internationale sammenhænge.

Du nævnte for mig, at du har arbejdet med mennesker fra alle mulige kulturer og håndteret sprogbarrierer på forskellige måder. Men før vi kommer ind på noget af det, vil jeg gerne vide, hvad du troede, du skulle være, da du blev voksen. Da du var yngre, hvilken slags drømmejob håbede du så en dag at få?

Karen Chong: Tak, fordi du vil have mig med, Michael. Jeg glæder mig meget til at dele mine erfaringer med vores medlemsfællesskab. Jeg tænkte tilbage på, hvad jeg gerne ville være, når jeg blev voksen. Og så gik det op for mig, at jeg egentlig kun har tænkt på én ting. Det skal tjene penge til mig, jeg skal ikke gå i skole for evigt for at kunne gøre det, og det skal være lovligt.

Jeg tror, det var de tre ting, jeg faktisk havde tænkt over. Bortset fra det har der aldrig rigtigt været et bestemt erhverv, som jeg følte stærkt nok for til at skrive det i en stil eller noget andet, vi blev bedt om. Så selv da jeg var lille, ville jeg bare gøre det, der skulle gøres.

Michael Mordak: Ja, det giver mening. Jeg er nysgerrig: Var der noget, du havde i tankerne, som du gerne ville gøre, men som blev udelukket på grund af en af de regler?

Karen Chong: Ja, jeg ville gerne arbejde med psykologi. Jeg overvejede psykologi i et stykke tid. Jeg fravalgte det på universitetet, fordi jeg ikke kunne lide at skrive opgaver, og der var mange opgaver at skrive. Og jeg tænkte, at hvis jeg skulle blive længere i uddannelsessystemet, eller hvis en bacheloruddannelse ikke var nok, og jeg skulle tage en kandidatuddannelse eller noget lignende, så ville det betyde, at jeg skulle blive længere i skolen. Og jeg tror, at der hvor jeg er nu, er jeg mere på marketingsiden af projektledelse, og det har noget med psykologi at gøre. Så det er nok den svageste forbindelse, jeg kan trække.

Michael Mordak: Ja. Jeg ville faktisk til at sige det samme: Jeg tror, at en baggrund i psykologi giver dig en ret stor fordel, når det gælder projektledelse, fordi du for eksempel skal forstå, hvordan mennesker arbejder sammen, og hvordan de ikke arbejder sammen.

Og meget af det handler egentlig om psykologi og om at forstå adfærd og mennesker. Oplever du, at du bruger din baggrund i psykologi en hel del, når du arbejder på dine projekter?

Karen Chong: Absolut. Jeg synes, det hjælper mig med at sætte mig i den anden persons sted. Det kan være en kunde, det kan være en kollega, men jeg prøver at tænke over, hvad deres næste skridt bliver.

Og så kan jeg gætte på, hvordan de vil reagere på det, jeg er ved at fortælle dem, eller på det, de skal gøre, og på den måde formulere min anmodning eller min besked til dem anderledes. Hvis jeg ved, at jeg taler med en person, der har tendens til at reagere med det samme, så fortæller jeg det på den mest beroligende måde, det er muligt, lidt ligesom en læge, der skal fortælle dig, at du har nogle problemer.

Men hvis det er en person, der forstår tingene og gerne vil have alle oplysningerne, så forbereder jeg selvfølgelig alt på forhånd, før jeg fortæller dem noget eller henvender mig til dem.

Michael Mordak: Jeg vil gerne vide lidt mere: Du havde altså et ønske om at forfølge noget inden for psykologi, men du bevægede dig lidt væk fra det og gik en anden vej.

Kan du fortælle os lidt mere om din rejse, og hvordan du ved et tilfælde endte med at blive projektleder?

Karen Chong: Ja. Jeg tror, at alle mine jobs har handlet om koordinering og om at sikre, at de mennesker, der skal udføre deres arbejde eller træffe beslutninger, har det, de skal bruge for at kunne gøre deres arbejde. Det har altid været en slags understøttende rolle.

Og jeg tror, at det job, jeg havde, som mindede mest om programledelse eller projektledelse, var, da jeg var kundeansvarlig i et reklamebureau. Jeg fandt ud af, at jeg var mere tilbøjelig til at sikre, at alle vores kampagner blev gennemført ordentligt, og at alle vores projekter blev afsluttet ordentligt, end til at opbygge en relation til kunden.

Så jeg tror, det bare er min naturlige tilbøjelighed til at følge tingene til dørs, og at jeg går mere op i, at alt skal gøres rigtigt. Jeg tror, det var dér, jeg for alvor begyndte at have et job, der relaterede sig til det, og det var først ved den næste karrieremulighed, at min titel faktisk blev projektleder, nemlig projektleder for digital markedsføring i en finansiel institution.

Det var altså ret anderledes end et reklamebureau, men de færdigheder, der kræves, er de samme. Man skal have styr på tingene og kommunikere godt. Man skal sikre, at alt bliver gjort rigtigt, især i en finansiel institution, fordi der er mange regler. Også inden for marketing skal man kunne bestå enhver form for revision, hvis man skal ændre optegnelser, eller bare have styr på det hele, hvis noget bliver kontrolleret.

Michael Mordak: Ja, det giver rigtig god mening. Jeg vil gerne vende tilbage til den rolle, du havde før, i reklamebureauet. Oplevede du, at du fungerede som projektleder i din rolle som kundeansvarlig? Og var projektleder en rolle, der fandtes på bureauet, eller opfandt du den undervejs?

Karen Chong: Den fandtes ikke. Og på det tidspunkt var jeg ikke engang klar over, at kundeansvarlige og projektledere var to forskellige roller, fordi jeg gjorde begge dele. Så den fandtes bestemt ikke, men den kundeansvarlige skulle grundlæggende bare sikre, at kunderne var tilfredse, og at teamet leverede.

Så det er også i høj grad en projektleders rolle. På det tidspunkt var der kun én person til det, og bureauet var også et mindre kontor under et større Omnicom-bureau. Vi havde derfor ikke råd til at have én person til hver rolle, og det var derfor.

Michael Mordak: Ja, det er så almindeligt. Jeg hører folk tale om det hele tiden i fællesskabets diskussioner: at det ville være dejligt at have én person til at varetage projektlederrollen og én person til at varetage rollen som kundeansvarlig.

Men realistisk set, når det kommer til stykket, især i mindre teams, har man én person, der varetager alle disse forskellige roller. Og i dit tilfælde forstod du måske ikke engang, at du udfyldte flere roller.

Karen Chong: Nej, det forstod jeg bestemt ikke.

Michael Mordak: Det er godt, at det lykkedes. Og da du så kom til den finansielle institution, kunne du faktisk få projektleder ind i din titel og samtidig få en tydeligere identitet knyttet til stillingen.

Jeg vil også gerne høre, da du kom ind i denne projektlederrolle – jeg ved, at du nævnte, at du havde en naturlig tilbøjelighed til at organisere mennesker og ting og sikre, at alt fulgte en tidsplan. Var der andre måder, andre færdigheder eller begreber, som du tog med dig fra tidligere erfaringer, og som gav dig en fordel, da du begyndte med projektledelse?

Karen Chong: Jeg tror, at alle roller hjælper en person med at samle erfaring op undervejs. Men jeg vil sige, at den erfaring, der hjalp mig mest, faktisk kom fra en meget giftig virksomhed. Med det mener jeg, at alt blev mødt med et nej eller noget negativt. Det var et miljø med et meget lukket tankesæt. Og jeg tror, det hjalp mig med at forudse enhver modstand og være klar til enten at forsvare sagen eller lære, hvordan man arbejder sammen med de mennesker, der siger nej.

Og jeg lærte også tingene på den hårde måde ved at være i det miljø. Hvis jeg for eksempel skulle implementere en ny praksis, nye ændringer eller nye procedurer, skulle jeg tale med de mennesker, der blev påvirket af det. I stedet for bare at rulle noget ud burde jeg enten have brainstormet med dem eller i det mindste lufte idéen og forstå, hvordan de ville blive påvirket, og hvordan vi kunne gøre det bedre. For jeg arbejdede grundlæggende kun sammen med virksomhedens direktør.

Vi brainstormede noget, fandt frem til denne nye praksis, som vi mente ville gøre vores projekter bedre, og rullede den ud. Og det næste, jeg vidste, var, at en person prikkede mig på skulderen. Hans ører var helt røde, fordi han var så vred, da han læste e-mailen. Hvis jeg i stedet havde talt med de forskellige områder og forstået, at vi gerne ville gøre dette –

Hvad havde vi så brug for som støtte til det? Der var forskellige, faktisk fem forskellige områder i virksomheden. Den var ikke så stor, men selv i en lille virksomhed gør alle alting. Hvis vi skulle håndhæve noget nyt, var folk allerede booket 150 %. Der var virkelig ikke tid til at imødekomme det.

Så jeg tror bare, at den naturlige erfaring og det at være i et meget hårdt miljø hjalp mig med at skærpe mine færdigheder.

Michael Mordak: Jeg synes faktisk også, at meget af det, du siger, taler direkte ind i forståelsen af forandringsledelse og af, hvordan man identificerer de mennesker, man har brug for at tale med. Og igen vender vi tilbage til idéen om psykologi, men også til at forstå, hvordan de vil reagere i de situationer, og hvordan de vil have det med det.

Det er virkelig interessant. Jeg elsker den måde, du fik det hele til at hænge sammen på. Jeg vil også gerne høre: Det var altså områder, hvor du kunne tage færdigheder og ting, du havde lært gennem årene, med dig. Men da du kom ind i rollen som projektleder, hvor forstod eller indså du, at du stadig havde brug for at opkvalificere dig?

Hvor var de områder, hvor du manglede noget og vidste, at du stadig skulle arbejde med det for virkelig at kunne gøre en forskel?

Karen Chong: Jeg tror, det handlede om at formalisere min metode. Det var først, tror jeg to jobs efter min rolle som projektleder for digital markedsføring, at jeg tog kurser i projektledelse og til sidst blev certificeret.

Jeg tror, certificeringen mest handler om at have titlen, men det var selve kurset, jeg tog, der fik mig til at indse: De ting, jeg har gjort alle disse år, er faktisk en rigtig proces. Det gav mig en idé om og lærte mig, hvordan jeg kunne gøre det mere konsekvent hver gang, fordi jeg for eksempel ved, at jeg skal planlægge en tidslinje. Men jeg kan bruge disse input, så min tidslinje bliver mere præcis eller mere realistisk.

Og så handlede det om at forstå, hvilken proces jeg kunne følge for at foretage ændringer, så jeg ikke bare skubbede det ud, fordi webdesignerne havde brug for flere dage, tror jeg. Så jeg synes, det hjalp meget at få fastlagt det, jeg allerede vidste, men som jeg bare gjorde, fordi det føltes som det rigtige at gøre. Og det er især i større organisationer, at det virkelig kommer til sin ret. Hvis man er i en meget lille startup med for eksempel fem personer, bliver den slags skubbet til side.

Michael Mordak: Nej, det er fantastisk. Jeg synes, det er en rigtig god indsigt. Og så vil jeg vende tilbage til noget, du nævnte, nemlig at bruge de ting, du har lært, uanset om det var færdigheder, du havde med dig, eller områder, hvor du kunne opkvalificere dig og arbejde med ting, da du først var kommet ind i rollen.

Jeg vil gerne vide, hvordan du anvender de ting, og det, jeg gerne vil høre fra dig, er, hvordan du bruger de naturlige færdigheder og begreber, du havde lært fra tidligere roller. Og også de områder, du kunne arbejde med, efter du kom ind i rollen.

Jeg vil gerne høre, hvordan du samler de ting, og hvordan du ændrer digital projektledelse. Men jeg går ud fra, at spørgsmålet er, om du føler, at du faktisk ændrer digital projektledelse, eller om der er noget, du gør anderledes end de almindelige projektledermetoder og den almindelige måde at gøre tingene på i din virksomhed lige nu?

Karen Chong: Ja. Jeg tror måske, at i stedet for at sige, at jeg ændrer digital projektledelse, handler det bare om at ændre tingene. Ja, jeg ved ikke. Vi kan måske også overveje, hvordan vi formulerer det lidt bedre.

Michael Mordak: Jeg tror egentlig, spørgsmålet er, om der er nogle processer, du udfører anderledes, måske på en måde, der afviger fra normen, baseret på ting, du har lært af tidligere erfaringer?

Karen Chong: Jeg tror, det handler om at tilpasse standarden, altså at tilpasse sig dem, man arbejder sammen med, og teamkulturen. Det er nok det, jeg gør lidt anderledes. Jeg starter ikke hvert eneste projekt på præcis samme måde. Jeg bruger den samme skabelon til at lave præsentationen til projektopstarten, men bortset fra det afhænger alt af, hvem teamet er, hvad projektet handler om, og hvem der skal deltage i opstarten.

Så jeg tilpasser det, og det samme gælder, hvordan jeg interagerer med teamet. Det afhænger både af projekttyperne og af personlighederne i teamet, om et dagligt statusmøde er nyttigt, eller om man kan se, at folk frygter det daglige statusmøde, og at det ikke rigtig skaber værdi. Så jeg tror, at den tilgang er lidt anderledes.

Nogle projektledere gør måske altid præcis det samme. Det er rart, at det er konsekvent, men hvis det er en konsekvent metode med forskellige deltagere, fungerer det måske eller måske ikke fint. Hvis man oplærer virksomheden til at følge dette præcis hver gang og ønsker, at alt skal være konsekvent i alle projekter, så kan jeg være nødt til at gøre tingene på en mindre tilpasset måde. Men så længe det overordnede er konsekvent, og måden, man udfører sin dagligdag på, er det, tror jeg, at jeg griber hvert projekt forskelligt an.

Michael Mordak: Det er fantastisk. Det giver rigtig god mening, og jeg kan tydeligt høre, hvordan det hænger sammen med din baggrund i psykologi: Du forstår og ved, at mennesker vil tage imod og modtage information forskelligt. Derfor kan du hurtigt tilpasse og skræddersy tingene til det team og det projekt, du arbejder med. Jeg synes, det giver rigtig god mening.

Og det er en virkelig fin tilgang. Fantastisk. Inden vi afslutter, ville jeg bare give dig mulighed for at dele nogle spændende resultater, du har opnået i din rolle for nylig. Hvad er det mest spændende, du arbejder på lige nu, eller er der noget, du har leveret for nylig?

Karen Chong: Ja. Jeg har arbejdet på dette interne implementeringsprojekt siden begyndelsen af året.

Det skulle efter planen være lanceret nytår, vil jeg sige, og jeg lancerede det så i begyndelsen af oktober. Fordi det er et internt projekt, lægger virksomheden mere vægt på at gøre det rigtigt end på blot at overholde en deadline. Det var rigtig godt, fordi der havde været nogle interne ændringer. Kort sagt handler det faktisk om styring af kontraktens livscyklus.

Og fordi vi har interne ændringer i arbejdsgangene, er vi nødt til at ændre implementeringen, så den stadig opfylder virksomhedens behov. Så jeg synes, det var en rigtig god beslutning at prioritere og gøre det rigtigt og gøre det nyttigt i stedet for bare at overholde en deadline. Og vi er allerede tre uger inde i udrulningen. Brugerne virker tilfredse. Der er selvfølgelig problemer, der skal løses, men vi har fundet en god rytme, så virksomheden faktisk kan tage et værktøj i brug, der hjælper os med at strømline en meget manuel proces. Så jeg synes, det var en sejr.

Michael Mordak: Det er fantastisk. Det er så spændende. Det er altid en sejr, når man endelig leverer. Jeg vil også kalde det det færdige produkt. Selvfølgelig er der altid gentagelser og ting, der kan forbedres, og fejl, der skal rettes, men det er en stor sejr at få det leveret, selv hvis det er lidt forsinket. Det er fantastisk. Jeg er glad for, at det lykkedes.

Der er faktisk én ting mere, jeg gerne vil spørge ind til, før vi slutter, for du nævnte, at du har en meget unik baggrund med arbejde i internationale sammenhænge. Jeg spekulerede på, om den rolle, du har nu, er en rolle, hvor du arbejder med mennesker fra forskellige kulturer eller taler forskellige sprog. Okay, så har dette projekt altså skullet håndtere det interne projekt, mens du kommunikerede med mennesker, der måske ikke taler det samme sprog eller har de samme værdier med sig?

Karen Chong: Det projekt, jeg nævnte, var hovedsageligt kun i USA, men det er de andre projekter, jeg arbejder på lige nu. I min virksomhed har vi kolleger i Australien, New Zealand, Colombia, Israel, Canada og USA. Så vi taler om rigtig mange forskellige befolkningsgrupper. Og selv i USA alene har man alle mulige mennesker med forskellige baggrunde.

De kan være – det handler heller ikke kun om kultur, men også om det fagområde, de arbejder inden for. Kombinationen af de to ting træner virkelig en i at kommunikere effektivt med forskellige parter. Lidt om mig selv: Jeg voksede op i San Francisco, men blev født i Hongkong. Siden flyttede jeg til Japan, og jeg har også boet i Hongkong.

Og jeg flyttede tilbage til San Francisco, og nu er jeg i London i Storbritannien. Så jeg har boet og arbejdet sammen med mange forskellige mennesker. Og nogle kulturer har en lav kontekst, mens andre har en høj kontekst. I nogle kulturer betyder det ikke så meget; det handler mindre om etnicitet og mere om, hvordan deres hjerne fungerer. Man behøver ikke skære alt ud i pap, så længe det er tydeligt.

Andre gange er man virkelig nødt til at give dem en trinvis forklaring, for at de kan besvare ens spørgsmål på den måde, man stiller det. Det hjalp mig med at holde tingene enkle, for det skader ikke, hvis ens sætninger er enkle. Hvis man forsøger at overbevise en interessent, er det selvfølgelig noget andet.

Men hvis man forsøger at formidle, at dette er resultatet af mødet, og at det er det, folk skal gøre, så synes jeg, det er bedre at holde det enkelt. Som projektleder er kommunikation afgørende for vores succes. Man skal tale med udviklere, og man taler måske også med ledende direktører. Det er altså meget forskellige roller, og informationsniveauet, man giver dem, er helt forskelligt.

Og det at have erfaring med at tale med forskellige mennesker fra forskellige kulturer i forskellige sammenhænge. Hvis man sammenligner en udvikler fra Colombia med en bager fra Japan, der arbejder i New York, taler man helt forskelligt til de to personer. Ingen ved med det samme, hvordan man skal tale med mennesker, medmindre man er lingvist og taler virkelig godt med mennesker fra forskellige kulturer over hele verden.

Men det handler om at opfange signaler og måske bare observere de første par gange, man interagerer med dem, og se, hvordan de reagerer. Eller hvis man stiller dem et spørgsmål, og de svarer på noget, man ikke spurgte om, så skal man ikke bare gentage præcis det samme.

Det, jeg gør, er at spørge om noget lidt andet for at forstå, hvorfor de svarede mig på den måde. Og så går det nogle gange op for mig: Nå, han troede, jeg sagde dette ord. Men nej, det var noget andet. Så prøver jeg at uddybe det, jeg spurgte om, i stedet for at gentage spørgsmålet på præcis samme måde. Ellers fortsætter forvirringen bare.

Michael Mordak: Det er fantastisk. Jeg sætter virkelig pris på det. Så det, jeg har fået ud af det, er, at hvis vi har nogen, der arbejder med et internationalt team eller med mennesker på tværs af forskellige kulturer, så vil du være en fantastisk ressource. Måske kan jeg sende dem videre til dig, hvis de har spørgsmål om, hvordan de bedst kommunikerer på tværs af deres forskellige teams.

Karen Chong: Ja. Jeg kan måske ikke give dem færdige handlingsplaner, men jeg kan hjælpe dem med at forstå, at i stedet for at sige det på denne måde kan man skære halvdelen af ordene væk og stadig mene det samme.

Michael Mordak: Og det er fantastisk. Ja, virkelig godt. Jeg er glad for, at vi kunne dele det. Jeg vil bare gerne takke dig endnu en gang, fordi du tog dig tid i løbet af din dag.

Jeg ved, at klokken er lidt senere hos dig i London lige nu. Så jeg sætter pris på, at du mødtes med mig efter arbejdstid, så vi kunne tale lidt om dine erfaringer og det, du har lært, og give folk mulighed for at lære dig bedre at kende og vide, at de kan henvende sig til dig i fællesskabet, hvis de har spørgsmål om disse ting.

Jeg sætter virkelig også pris på alle de indsigter, du deler. Det er fantastisk. Så tak, fordi du er så hjælpsom en person i fællesskabet, deler din viden og også tog dig tid i dag. Det sætter jeg pris på.

Karen Chong: Tusind tak, fordi jeg måtte være med. Jeg elsker at dele mine erfaringer med fællesskabet.

Michael Mordak: Det er fantastisk. Okay, vi tales ved på Slack.

Tak, fordi du lyttede til vores medlemsportræt med Karen. Hun har så meget mere viden og indsigt at dele med dig, så kom og tal med os i Slack-kanalen sammen med hele vores fællesskab af digitale projektledere. Du kan læse mere om medlemskab på vores hjemmeside på thedigitalprojectmanager.com/membership.

Indtil næste gang, tak fordi du lyttede.