Brug projektets omfangsbeskrivelser til at redde dig selv (med Robyn Birkedal)

Læs transskriptionen:

Vi afprøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Tilgiv venligst eventuelle slåfejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Ben Aston:

Du sidder nervøst med telefonen i hånden og koldsveden løber. Kunden er vred. De truer i telefonen med at lukke projektet og ikke betale for arbejdet. Og indtil videre er alt gået rigtig godt. De var helt afslappede, og det var du også. De ville have deres website redesignet. Det lød enkelt. Og du gjorde dig ikke rigtig den ulejlighed at skrive noget ned, fordi det bare føltes, som om alle forstod det. Alle var afslappede, og nu er de ikke længere afslappede. Det, de faktisk troede, de fik, var et nyt brand oven på det redesignede website. Nu har du ondt i maven, fordi du ved, at du har ødelagt det her. Intet blev skrevet ned, og det er deres ord mod dine. Jeg bliver helt stresset af at sige det her. Så hvis du vil have meget mindre stress, så lyt videre til denne podcast for at opdage, hvorfor omfangsbeskrivelser er så vigtige, hvordan du skriver dem, og hvordan du bruger dem i dit projekt.

Tak, fordi du lytter med. Jeg er Ben Aston, grundlægger af The Digital Project Manager. Velkommen til DPM-podcasten. Vi har som mission at hjælpe projektledere med at få succes og hjælpe mennesker, der leder projekter, med at levere bedre. Vi er her for at hjælpe dig med at tage dine projektkompetencer til det næste niveau. Besøg thedigitalprojectmanager.com for at lære mere om den træning og de ressourcer, vi tilbyder gennem medlemskab. Denne podcast præsenteres af Clarizen, den førende software til virksomhedsprojekt- og porteføljestyring. Besøg Clarizen.com for at få mere at vide.

I dag har jeg Robyn med. Robyn er en af vores faste DPM-eksperter. Hun bor bekvemt lige nede ad vejen fra mig. Hun kan lide emojis, at lave lister og hvalpe. Hun er uddannet kok, men blev projektleder og har mere end ti års erfaring med projektledelse i bureauer og nystartede virksomheder. Hun er også snart mere tilgængelig til freelancearbejde. Så hvis du leder efter en freelanceprojektleder, kan du finde hende på LinkedIn. Robyn, mange tak, fordi du vil være med i dag.

Robyn Birkedal:

Hej Ben. Det er altid dejligt at være sammen med dig.

Ben Aston:

Jeg vil faktisk begynde med at vende tilbage til det med lister og hvalpe. Har du lavet listen i dag?

Robyn Birkedal:

Det har jeg. Jeg har faktisk én liste over dagens vigtigste mål, én liste i min planlægger og også min Google Kalender. Så åbenbart har jeg brug for tre forskellige lister på ethvert tidspunkt. Og det, du ikke kan se bag mig, er min væg med post-it-noter.

Ben Aston:

Det er altså bagkataloget over lister.

Robyn Birkedal:

Ting i forskellige kategorier, som jeg prøver at opnå personligt og professionelt, eller bare forskellige indholdsidéer til dig.

Ben Aston:

Har du også en hvalp hos dig?

Robyn Birkedal:

Ja, jeg har min otteårige hvalp. Jeg elsker selvfølgelig hunde meget mere end katte. Emojis føles mindre entusiastiske for mig for tiden, men jeg tror, det var det ansigt.

Ben Aston:

Jeg var også sådan sidste år.

Robyn Birkedal:

Det ved jeg ikke.

Ben Aston:

Lister er tydeligvis en stor ting for dig. Du finder dem inspirerende. Men jeg er nysgerrig efter at vide, hvor du selv finder inspiration. Hvad læser du? Hvad forbruger du lige nu for at blive inspireret?

Robyn Birkedal:

Det er et godt spørgsmål. Jeg føler, at jeg kunne tale i 30 minutter om det. The Digital Project Manager er naturligvis en konstant inspirationskilde. Jeg tog en kort pause fra at være så involveret i Slack-fællesskabet, og nu hvor jeg er tilbage, har jeg savnet mange af mine venner derinde. Det har været en stor glæde. Lokalt får jeg også inspiration fra mine venner og mit fællesskab. Jeg vil gerne fremhæve en fantastisk gruppe i Portland, som jeg har været involveret i gennem årene: PDXWIT, som står for Portland Women in Technology. Jeg sætter virkelig pris på det fællesskab, der arrangerer veltilrettelagte arrangementer om kompetenceudvikling, mentorordninger og adgang til job. De har lært mig meget om mangfoldighed og inklusion. Jeg opfordrer jer alle til at skabe noget lignende eller besøge pdxwit.org.

Ben Aston:

Det er fedt. Hvad prøver du at blive bedre til? Vi har alle lidt mere tid til rådighed for tiden. Hvad inspirerer dig, og hvad har du lyst til at gøre? Arbejder du på en ny hobby, lærer du et nyt programmeringssprog eller dykker du ned i noget andet?

Robyn Birkedal:

Jeg har ikke arbejdet med Drupal i omkring syv år, så jeg er ved at indhente, hvor det står nu. Uden for det tænker jeg på at tage forskellige certificeringer, måske min PMP eller en anden certificering. Jeg undersøger, om det er noget, jeg vil gøre fremover, så jeg bliver mere bekendt med de metoder i stedet for bare at fortsætte som hidtil.

Ben Aston:

Held og lykke med det. Er der andet, du for nylig har opdaget, som gør dit liv bedre og bringer et smil frem?

Robyn Birkedal:

Jeg har virkelig nydt at arbejde hjemmefra. I baggrunden sætter jeg en kanal på YouTube TV til, som jeg abonnerer på. Det er en surfkanal. Jeg bor i Portland, og det tager halvanden time at komme til stranden. Jeg surfer ikke og ved ikke noget om surfing, men jeg har virkelig nydt at se det. Nu er jeg blevet optaget af forskellige surfere som Andy Irons og Kelly Slater. Det er det mærkeligste nye, der gør mit liv bedre.

Ben Aston:

Hvem er din yndlingssurfer?

Robyn Birkedal:

Helt sikkert Kelly Slater.

Ben Aston:

Lad os vende tilbage til det alvorlige emne og tale om omfangsbeskrivelser. Projekter går galt, der opstår misforståelser, og omfangsbeskrivelser kan redde os. Har du nogle skrækhistorier om ikke at have omfangsbeskrivelser? Hvorfor interesserer de dig?

Robyn Birkedal:

Omfangsbeskrivelser er ekstremt vigtige, fordi de sikrer, at dit team og din kunde har en klar forståelse af de overordnede krav. De definerer i sidste ende, hvordan projektet kan mislykkes, og hvordan det skal håndteres. Det, vi forsøger at beskytte os imod, er konflikter med kunden eller det interne team samt manglende fælles retning og eventuelle juridiske problemer.

Ben Aston:

Vi forsøger altså at præcisere og samle forståelsen. Omfangsbeskrivelser er gode til at nedskrive denne fælles forståelse. Nogle gange tænker vi, at alle er på samme side, men det kan faktisk være værre, når man er venner, fordi alle antager, at de andre forstår hinanden. Ord som “opdatere” eller “forny” kan være meget tvetydige. Omfangsbeskrivelsen reducerer tvetydigheden og gør de grå områder mere klare.

Robyn Birkedal:

Selv efter ti år i branchen ændrer terminologien sig hele tiden. Før vi taler om, hvad en omfangsbeskrivelse er, vil jeg sige, at det er en undervurderet del af rollen. Det er den tørreste del af arbejdet og ofte den sværeste del at få projektet i gang med. Ingen vil tage ejerskab for den. Men personligt elsker jeg det, fordi den tid, man bruger i begyndelsen, sikrer en mere effektiv fremtid for projektet.

Ben Aston:

Hvad er en omfangsbeskrivelse helt grundlæggende?

Robyn Birkedal:

Det er en måde at beskrive det arbejde, man er blevet enige om at levere. Den beskriver projektets grundlæggende begrænsninger. Vi taler om, hvad der bliver leveret, hvad der ikke bliver leveret, hvilke antagelser der gælder, og hvilke yderligere præciseringer der er nødvendige.

Ben Aston:

Vi bruger altså omfangsbeskrivelser til at beskrive og nedskrive arbejdet. Vi siger: Det her gør vi, og det her gør vi ikke. Hvis vi ikke kan definere det præcist, kan vi i det mindste beskrive den proces, vi vil følge for at nå resultatet.

Robyn Birkedal:

Der findes ikke én skabelon, som alle projektledere skal følge. Hver virksomhed, hvert projekt og hvert program er forskelligt. Det, vi søger, er konsekvens, så du beskytter dig selv, dit team og virksomhedens initiativ.

Ben Aston:

Hvordan skriver du en god omfangsbeskrivelse?

Robyn Birkedal:

Jeg er ikke advokat og giver ikke formel juridisk rådgivning. Jeg taler ud fra mine egne erfaringer. Jeg bruger normalt skabeloner fra mit interne team og gemmer tidligere arbejdsbeskrivelser, så jeg kan se, hvordan jeg tidligere har formuleret beskrivelser af brandingprojekter, digitale projekter, fornyelser og redesigns. The Digital Project Manager er også en god ressource, og der findes en nyttig artikel om, hvordan man skriver en arbejdsbeskrivelse, med en skabelon.

Ben Aston:

Det er vigtigt at opbygge et bibliotek af omfangsbeskrivelser, som kan reduceres, genbruges og tilpasses. Mange parametre går igen: antal koncepter, antal korrekturrunder, kundens feedbackproces og de endelige leverancer. Når man producerer samme type leverancer gennem samme proces, kan beskrivelserne ofte genbruges.

Robyn Birkedal:

Her er fem ting, du kan gøre for at beskytte dig selv:

1. Definér hvorfor.

Jeg kalder normalt denne del for oversigten. Den definerer arbejdet, hvorfor projektet eller programmet findes, hvorfor det sker, og hvad det skal opnå. Den skal være kort og præcis og fungere som den værdi, resten af arbejdet kan måles op imod.

2. Beskriv godkendelsesprocessen.

Beskriv, hvornår kunden skal give feedback, hvem der giver den, og hvordan den skal leveres. Tal med kunden om feedback og godkendelser mundtligt, og sørg derefter for at have det på skrift i omfangsbeskrivelsen.

3. Identificér leverancerne.

Dette er ofte den største del af omfangsbeskrivelsen. Den skal angive præcist, hvad folk får, hvornår de får det, og hvordan de får det. Vær tydelig om korrekturrunder, indhold, migrering, hosting, konfiguration, kvalitetssikring, billedrettigheder og lancering.

4. Definér, hvad der er inkluderet, og hvad der ikke er inkluderet.

Beskriv afhængigheder og antagelser. Beskriv også udelukkelser eller det, der ligger uden for projektets omfang. Det kan være yderligere lanceringer, dokumentation, hosting, skrifttypelicenser, stilguider eller andre ting, kunden måske tror er inkluderet.

5. Lav en matrix for omfangsbeskrivelsen.

En matrix kan hjælpe med at holde styr på leverancerne under projektet. På den måde behøver du ikke gennemgå versionshistorik, filer, Slack, e-mails eller kode for at finde ud af, hvad der blev aftalt.

Ben Aston:

Det vigtige er at bruge omfangsbeskrivelsen som et levende dokument gennem hele projektet. Når leverancerne sættes ind i en matrix, kan du følge udviklingen og minde kunden eller interessenterne om, at dokumentet bruges aktivt.

Robyn Birkedal:

Du behøver ikke altid dele matrixen direkte med kunden. Nogle gange opbevarer jeg den internt i projektets filstruktur. Men hvis der opstår uenighed, har jeg alle de nødvendige ressourcer klar til at håndtere problemet uden at bruge flere timer på at lede efter oplysninger.

Ben Aston:

Hvad er de største udfordringer?

Robyn Birkedal:

Man skal være fleksibel og behandle hvert projekt individuelt. Det, der ikke har fungeret for mig, er blindt at følge den samme skabelon hver gang. Kunder befinder sig på forskellige niveauer og ønsker forskellige måder at arbejde på. Samtidig skal man være konsekvent omkring det, man faktisk accepterer at levere.

Ben Aston:

En anden udfordring er at beslutte, hvor specifik man skal være, når man endnu ikke ved præcis, hvad man skal levere. Det kan være fristende at love X, Y og Z i begyndelsen, men efter opdagelses- eller designfasen kan det vise sig, at Z er unødvendigt eller for dyrt. Derfor bør man tænke på sin planlægningshorisont og opdele arbejdet i realistiske faser.

Robyn Birkedal:

En anden udfordring opstår, når kunden godkender omfangsbeskrivelsen uden at have involveret alle interessenter. En mundtlig gennemgang og en fælles afstemningssession kan være meget nyttig.

Ben Aston:

Formålet er ikke at skabe et juridisk dokument, som nogen senere skal fortolke i retten. Formålet er at skabe fælles forventninger. Vi forsøger ikke at snyde kunden, men at sikre, at alle forstår, hvad der er aftalt, så leverancerne kan skabe et tilfredsstillende resultat.

Robyn Birkedal:

Der er ikke noget bedre end følelsen af at kunne kopiere en omfangsbeskrivelse direkte ind i et juridisk bindende dokument og vide, at kunden og de interne parter er på linje.

Ben Aston:

Lad os skabe fælles retning. Robyn, mange tak, fordi du ville være med i dag.

Robyn Birkedal:

Tak, fordi jeg måtte være med.

Ben Aston:

Hvilke tips og tricks har du til omfangsbeskrivelser og arbejdsbeskrivelser? Hvor placerer du dine beskrivelser, hvordan producerer du dem, og hvad fungerer eller fungerer ikke? Fortæl os om dine fejl og erfaringer i kommentarerne. Hvis du vil lære mere og komme foran i dit arbejde, kan du blive medlem af vores fællesskab med DPM-medlemskab på thedigitalprojectmanager.com/membership. Her får du adgang til vores Slack-team, sparring, mentorordninger, skabeloner, workshops, åbne kontortider, spørgesessioner, e-bøger og meget mere. Hvis du kunne lide det, du hørte i dag, så abonnér og hold kontakten på thedigitalprojectmanager.com. Indtil næste gang: Mange tak, fordi du lyttede.