Toplantı Yapmaktan Nasıl Kaçınılır: Zamanınızı Korumak İçin 5 Yol

Ben, dijital dünyada onlarca yıldır çalışan deneyimli bir proje yöneticisi Annie MacLeod'um. Kendini adamış bir içe dönük olarak, toplantılar konuya odaklanmadığı, sonuç alınmadığı ve zamanıma saygı gösterilmediği sürece (yani zamanında başlayıp zamanında bitmediği sürece) toplantıların büyük bir hayranı değilim! 

Bu doğrultuda, katılmanız gereken toplantıların sayısını azaltmada etkili olacak bir dizi strateji üzerine düşündüm! 

Proje Yönetiminde Neden Bu Kadar Çok Toplantı Var?

Miro AI'ya en sık yapılan proje toplantılarının hangileri olduğunu sorduğumda, şu zihin haritasını oluşturdu:

Google'a proje toplantılarını sorduğumda, PMI'ın proje yöneticilerinin zamanlarının %90'ını iletişime ayırdığını belirten bu makalesine rastladım. 

Bu oran fazla görünebilir, ancak bir düşünün. PM'ler olarak proje ekibi, müşteri, sponsor ve projelerimizin paydaşları arasındaki temel bağlantı noktasıyız. Bu grupların her biriyle sürekli iletişim kuruyor ve beklentileri dengelemeye çalışıyoruz. 

Zihin haritasından da görebileceğimiz gibi, sürekli toplantı yapma fırsatı bulunuyor!

İster projenin planlama aşamasındaki ilk dönemlerinde ister ilerlemenin izlendiği sonraki aşamalarda olsun, ekipten bilgi toplamak, bu bilgileri kilit paydaşlar için şekillendirmek, paydaşlardan geri bildirim almak ve ardından bunları proje ekibine aktarmak arasında sürekli bir bilgi alışverişi yaşanıyor. 

Önemli olduklarını görmek için bu başlıca toplantı gruplarının her birini inceleyelim. Ardından bunları ortadan kaldırmak veya en azından daha etkili hâle getirmek için bazı teknikler önereceğiz! 

Planlama Toplantıları

Planlama kapsamında dört farklı faaliyetimiz var: başlangıç toplantısı, kapsam, bütçe ve zaman çizelgesi. Özellikle dijital proje yöneticileri için tüm bu toplantıların aşağıdaki nedenlerle kritik olduğunu düşünüyorum:

Proje Başlangıç Toplantısı

Buradaki amaç, proje ekiplerimizi dayanıklı ve üretken hâle getirecek ilişkiler kurmaktır. İlişkiler ve ekip normları oluşturan bir toplantı veya daha doğrusu bir çalıştay (buna daha sonra değineceğiz) ya da bir ekip sözleşmesi, bir projenin doğru şekilde başlamasına büyük katkı sağlar!

Bu faaliyetler iyi yürütüldüğünde, proje teslimi ve değişim süreçlerindeki zorluklara dayanabilecek dirençli bir ekip oluşturur. 

Kapsam, Bütçe ve Zaman Çizelgesi

Bu toplantıların tümü, yalnızca kapsamın, bütçenin ve zaman çizelgesinin ne olduğunu anlamak için değil, aynı zamanda herkesin diğer kişilerin yaptığı işler arasındaki bağımlılıkları ve zaman çizelgesine yönelik riskleri anlamasını sağlamak için iş birliği yapmaya odaklanır. 

Toplantıları bu temel bağımlılıklara odaklamak, onları gerçekten etkili hâle getirecektir. Bir projenin bütçesi çoğu zaman bu çalışmanın sonucunda oluşturulabilir; bu da bütçeyle ilgili ayrı bir toplantı yapma gerekliliğini ortadan kaldırabileceğiniz anlamına gelir. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

İlerleme Toplantıları 

Zihin haritamızda ilerleme kapsamında üç farklı faaliyet bulunuyor: durum, inceleme ve geriye dönük değerlendirme. Bunlar, farklı paydaşlarımız arasındaki beklentileri yönettiğimizden emin olmak için özellikle önemli faaliyetlerdir.

Odaklanmamız gereken nokta, proje ilerlemesinde gerçekten toplantı gerektiren konuların (örneğin proje sonuçlarındaki değişiklikler, müşterilerden gelen değişiklik talepleri ve önemli kararlar) yalnızca bilgi raporlamaktan ayrılmasıdır. 

Bunlardan ikisinin azaltılabileceğini veya ortadan kaldırılabileceğini düşünüyorum: durum ve gözden geçirme.

Müşteri ve sponsor beklentileriyle uyumlu sonuçlara odaklanan sağlam bir görev yönetimi sisteminiz varsa toplantıları; zaman çizelgesi, kapsam ve bütçeyle ilgili sorunları iş birliği yaparak çözmeye veya değişiklik talepleri, risk yönetimi ve sorun çözümüyle ilgili kararlar almaya odaklayabilirsiniz. 

Retrospektifler, proje teslimimizi ve öğrenme süreçlerimizi sürekli olarak iyileştirmek için kritik öneme sahiptir! Bununla birlikte, fikirleri toplamak için eşzamansız beyin fırtınası yapabilir, ardından toplantı zamanımızı sorunların temel nedenine ulaşmaya ve öğrendiklerimiz doğrultusunda eylem planları geliştirmeye ayırabiliriz. 

Karar Alma Toplantıları

Karar alma toplantıları, iş birliğine dayalı karar alma yöntemini kullandığımızı ve bu nedenle bir toplantı gerektiğini varsayar.

Deneyimlerime göre gerçek şu ki birçok proje daha hiyerarşik bir yetki düzeyinde yürütülüyor; dolayısıyla bir toplantı gerekli olsa da yalnızca proje yöneticisi ile sponsor ve/veya müşterinin katılımı yeterli olabilir. 

Kararların alınmasının çok uzun sürmesine ve projemizi geciktirmesine izin vermemek kritik öneme sahiptir; ancak tüm proje ekibinin katıldığı bir toplantı yapmak gerekli olmayabilir. 

Bu toplantıların odaklı ve etkili olmasını sağlamak için kararın temel bileşenlerini incelemek isteyeceksiniz. Gerçekten bir karar alınabilmesi için bu toplantılarda farklı bilgi ve yetki düzeylerine sahip farklı kişilere ihtiyaç duyacaksınız. 

Şunları göz önünde bulundurun:

• Kararı çerçevelendirme: Karar verme yetkisine kim sahip? Bu karar proje faaliyetlerini, proje sonuçlarını, kuruluşun stratejik yönünü veya müşterilerimize sunduğumuz hizmeti etkiliyor mu? Bunların her biri için sürece dahil olması ve nihai kararı vermesi gereken kişiler birbirinden çok farklıdır.
• Alternatifleri değerlendirme: Uygulanabilir alternatiflerin neler olduğunu belirlemek için belirli bilgi kaynaklarına ihtiyaç duyabilirsiniz. Alternatifleri ayrıntılı olarak ele almak ve ardından sponsora veya müşteriye sunulacak bir öneri geliştirmek için ayrı bir toplantı yapılabilir. 
• Karar verme: kuruluş içindeki en uygun yöntemler ve yetki düzeyleri neler? Kararı vermek gerçekten proje sponsoruna veya müşteriye bağlıyken, yalnızca kararı almak için tüm proje ekibini davet etmeyin. 

İletişim Toplantıları

Daha önce belirttiğimiz gibi proje yöneticileri zamanlarının %90'ını iletişim kurarak geçirir; bu nedenle iletişim projemizin başarısı için kritik öneme sahiptir. Zihin haritası dört farklı iletişim türünü kapsar: paydaş güncellemeleri, ekip günlük toplantıları veya durum kontrolleri, müşteri toplantıları ve tedarikçi toplantıları. 

Tüm bu kitleler iletişim kurmak için uygun olsa da toplantıları azaltmak adına, bilgilendirme yerine danışma amacı taşıyan iletişime odaklanmak isteriz. Onları yalnızca bilgilendiriyorsak toplantı yapılması gerekmez—sırf toplantı yapmak için durum güncelleme toplantıları düzenlemeyin! 

Paydaşları bilgilendirirken video güncellemeleri, durum raporlarını, proje panoları gibi görsel araçları veya seçtiğimiz görev yönetimi aracımızın salt okunur görünümlerini kullanabiliriz. Bu yöntemleri kullanırken, bu kitlelerin her birinden geri bildirim alabileceğiniz bir yönteminiz olduğundan emin olmayı unutmayın. 

Videonuza yorum yapmalarına, bir durum raporuna yanıt göndermelerine ve proje panonuz veya görev yönetimi öğeleriniz hakkında yorum yapmalarına izin verin. Takip edin ve onların sürece dahil olmasını sağlayın; her geri bildirim, bu paydaşların beklentilerinin karşılanıp karşılanmadığına ilişkin içgörüler elde etmek için bir fırsattır. 

Toplantı Yapmaktan Kaçınmanın 5 Yolu (& Mevcut Toplantıları Daha Etkili Hale Getirme)

Bir numaralı strateji, mümkün olan her yerde gereksiz toplantıları ortadan kaldırmaktır. Bir toplantıyı ortadan kaldıramıyorsanız eşzamansız iletişim gibi toplantılara alternatifler arayın.

Toplantıyı yapmak zorundaysanız en azından etkili olduğundan emin olmak istersiniz. Bir toplantı yapmanız gerekiyorsa sonuç aldığınızdan ve insanların zamanına saygı gösterdiğinizden emin olalım. 

1. Takviminizde rutinler ve çalışma zamanı için bloklar oluşturun

Toplantılardan kaçınmanın en iyi yolu müsait olmamaktır! En azından bu, insanların haftanıza talep edilmemiş toplantılar eklemesini önler ve o toplantı hakkında iki kez düşünmelerini sağlayabilir—‘doğru’ kişiler katılamadığında toplantının gerçekten gerekli olup olmadığını yeniden değerlendirirler. 

Ayrıca toplantıları programınıza yerleştirebilen Calendly gibi tehlikeli uygulamaları kontrol etmeyi unutmayın. Dış müşterilere karşı duyarlı olmak harikadır, ancak bu durum işi gerçekten tamamlamanın pahasına olmamalıdır. 

Takviminizi bloklarken kullanabileceğiniz birkaç başka ipucu ve püf noktası:

• “Başlangıç süresine” derin çalışma süresine ek olarak yer ayırdığınızdan emin olun. Çoğu zaman bir şey inşa ederken veya oluştururken başlamadan önce kendimizi sürece kaptırmak ya da zihnimizi tazelemek için zamana ihtiyaç duyarız. Bu, üzerinde en son çalıştığınızda nerede kaldığınızı gözden geçirmeniz için de zaman tanır. 
• Sonlandırma süresi için de zaman ayırın. Çalışma bloğunuzu bitirdiğinizde, işe yeniden başladığınızda atacağınız sonraki adımların neler olduğunu düşünün. Yapışkan bir nota kısa bir özet yazın veya ayrıntıları takvim etkinliğinize ekleyin. Bu, bir dahaki sefere hızlıca başlamanıza yardımcı olur. 
• Kuruluş genelinde haftada bir veya iki yarım gün için toplantısız bir kural uygulamayı düşünün. Bunu düzenli olarak yaparak insanlar bir ritim yakalayacak ve toplantı planlamadan önce iki kez düşünmeye başlayacaktır. Ayrıca yarım gün, günlük müşteri taleplerini veya ekip acil durumlarını aksatmayacak kadar kısa bir süredir.
• Dinlenme zamanını planlayın. İster temiz hava almak için kişisel zaman, ister birkaç yoga esneme hareketi ya da kısa bir yürüyüş olsun, bunları takviminize ekleyin! Öz bakımımızı yönetmez ve bu konuda proaktif davranmazsak üretken veya sağlıklı olamayız. 

2. Bilgi paylaşımı ve eşzamansız iletişim için videoyu kullanın

3M tarafından yapılan araştırma, bilgileri görsel olarak metne kıyasla 60.000 kat daha hızlı işleyebildiğimizi ortaya koymuştur. Görseller eşzamanlı olarak işlenirken işitsel bilgiler doğrusal biçimde işlenir; bu da işitsel bilgileri metinden bile daha yavaş hâle getirir. 

Ayrıca, nüfusun %65'i görsel öğrenicidir. Bu, büyük miktarlarda bilgiyi durmadan aktaran kurumsal sunumların yalnızca son derece sıkıcı olmasının değil, PowerPoint'in dünyayı ele geçirmesinin nedenini de büyük ölçüde açıklıyor! Şüpheciyseniz şunu deneyin: 

Bununla birlikte, bilgileri önemli proje kitlelerine ulaştırmanız gerekir. Proje durum raporlarını veya güncellemelerini düşünün. Bunları görsel hâle getirmenin ve paydaşların kendi zaman planlarına ve hızlarına göre tüketebilmesi için kaydetmenin yollarını bulmanızı önemle tavsiye ederim. Şu iki görseli düşünün: 

Karşılaştırın

Hangisini daha bilgilendirici buluyorsunuz? İlk raporu proje durumunu anlatarak 3-5 dakikalık kısa bir videoya dönüştürseydiniz, yalnızca çok daha fazla bilginin aktarılmasını sağlamakla kalmaz, bilgilerin daha iyi anlaşılmasını ve akılda tutulmasını da sağlayabilirdiniz. 

İnsanların bilgilerle ilgili soruları, yorumları veya endişeleri olması ihtimaline karşı geri bildirim döngüleri eklediğinizden emin olmayı unutmayın. Bu, bir videoya yapılan yorumlar veya bir Miro panosundaki açıklamalar olabilir.

Yaratıcı olun, ancak bu adımı atlamayın! Ayrıca bu yorumları takip etmeyi de unutmayın. Bunlar, paydaşlarınızın beklentilerini yönetmek için önemli anlardır. 

3. Her zaman bir toplantı gündeminiz olsun

Bir toplantıya ihtiyacınız olduğunu nereden bilebilirsiniz ki? İnsanlar çok sık, yalnızca yapabildikleri için veya bir fikri ortaya atmak için toplantı düzenliyor.

Açık bir gündem oluşturma sürecinden geçerseniz bir toplantının gerçekten gerekli olup olmadığını, kimlerin katılması gerektiğini ve arzu edilen sonucun ne olduğunu doğrulayabilirsiniz. 

Bu düşünme çalışmasından geçmenin bir toplantı ihtiyacını ortadan kaldırdığı kaç kez oldu sayamam; bunun nedeni genellikle toplantıyı gerçekten gerçekleştirmek için doğru bilgilere sahip olmamamızdı. 

Şu formatı kullanıyorum:

• Amaç: Toplantının amacı nedir?
• Süreç: Toplantının sonucuna ulaşmak için kullanacağımız süreç veya iş akışı nedir?
• Kazanım: Toplantının sonucu nedir? Neyi başarmaya çalışıyoruz? 

Bu yöntem, kazanımla başlayıp geriye doğru ilerlediğinizde en etkili şekilde çalışır. Katılımcılarınızı arzu edilen sonuca ulaşmaları için nasıl yönlendireceksiniz? 

Ayrıca, gündeminizi zaman bloklarına ayırdığınızdan emin olun. Her gündem maddesinin ne kadar zaman alacağını belirleyin ve toplantınızın başlangıç ve bitiş saatlerini buna göre ayarlayın.

İnsanların zamanına saygı duyan verimli toplantılar düzenlediğiniz konusunda itibar kazanmaktan daha güçlü bir şey yoktur! 

4. Toplantıda doğru kişilerin bulunduğundan emin olun

Bu, toplantıları azaltmanın veya ortadan kaldırmanın bir yoludur. Doğru kişiler katılmadan bir toplantı yapmanın anlamı yoktur; ayrıca katkı sağlamadığınız toplantılara katılmanız istendiğinde bu durum daha da can sıkıcı olur! 

Kimlerin toplantıda bulunması gerektiğini belirlemeye yardımcı olmak için, ele aldığımız gibi gündeminizi oluşturun ve ardından bir toplantı yapma nedenini belirleyin. Bu, orada bulunması gereken kişilere odaklanmanıza gerçekten yardımcı olabilir. 

Kullandığım ve projelere uygulanabilecek dört toplantı türü şunlardır: 

• Birlikte oluşturma: Genellikle bağımlılıkları, kaynak planlarını ve risk azaltma yöntemlerini belirlemek için yapılır; bu toplantılar çoğunlukla beyin fırtınası etkinliklerini içerir 
• Karar verme: Bir proje kapsam bildirimi geliştirmek veya bir proje değişikliğiyle devam edip etmeyeceğine karar vermek için yapılır; bu toplantılarda doğru yetkiye sahip kişilerin bulunduğundan emin olmanız gerekir
• İlişkiler kurma: Bundan daha önce proje başlangıç toplantıları bağlamında bahsetmiştik; ancak bu durum diğer toplantılar için de geçerli olabilir ve başarılı olmak için empati haritalama gibi etkinlikler gerektirir
• Bir sorunu çözme: Genellikle bir değişiklik talebini ele almayı veya zaman, kapsam ya da bütçeyle ilgili bir proje sorununu çözme planını belirlemeyi içerir. Bu, biraz yaratıcılığa ve karar verme becerisine sahip katılımcılara ihtiyacınız olduğu anlamına gelebilir—bunlar her zaman aynı kişiler değildir! 

Amacın açık olması, doğru kişilerin toplantıda bulunmasını sağlayabilir ve gündeminizi netleştirmenize de yardımcı olabilir. Ayrıca, tek bir toplantıya çok fazla farklı amaç dahil etmemeyi unutmayın—tüm içeriği kısa ve öz bir sürede asla tamamlayamazsınız. 

5. Sonuç almak için toplantıları atölyelere dönüştürün

Yukarıda bir gündem oluşturduğumuzdan ve bu gündemin bir parçasının süreç olduğundan bahsettik. İstenen sonuca ulaşmak için süreci düşünmek, toplantıyı bir atölye olarak yeniden çerçevelememizi sağlar. 

Atölyeleri kullanırsak toplantılarımız daha işbirlikçi ve daha etkili olur. İnsanlar, sonuç elde edilmesini sağlayan bir şeye katkıda bulunma fırsatına sahip olduklarında toplantılara katılmaktan rahatsız olmazlar! 

Atölyelerimizin uygulamalı ve etkileşimli olmasını istiyoruz; bunu gerçekleştirmek için de uygun şekilde hazırlandığımızdan emin olmamız gerekir. Hazırlayabileceğiniz temel atölye etkinlikleri şunları içerebilir: 

Proje Başlangıç Atölyesi

• Önceki bir projeden çıkarılan dersleri gözden geçirmek ve her ders için ekibin başarıları nasıl tekrarlayacağını veya sorunları nasıl azaltacağını beyin fırtınası yoluyla belirlemek. 
• Proje boyunca ekip üyelerinin beklentilerini belirleyecek bir ekip sözleşmesi veya proje normları geliştirmek; ayrıca üyeler arasındaki sorunların çözümü ve birbirlerini destekleyecek kaynaklar için standartlar oluşturmak üzere işbirliği yapmak. Geçmişte kullandığım harika bir şablon burada yer alıyor. 

More Articles

• Yapay Zekâ Destekli Proje Yöneticisi ve Eğitimci, Projelerin İşleyişini Temelden Değiştiren Basit Bir Yapay Zekâ İş Akışını Paylaşıyor
• İnsan Proje Yöneticilerinizi Yapay Zekâ Ajanlarıyla Değiştirmenin 3 Alternatifi
• Asla Vazgeçmeyeceğim Tek Proje Yönetimi Aracı
• 2026’da Okunacak En İyi 18 Proje Yönetimi Bülteni
• 14 Proje Yönetimi Yazılımının Günümüz PM’leri İçin Avantajları & Dezavantajları

Kapsam ve Zaman Çizelgesi Planlaması

Proje ekiplerinin yalnızca projenin kapsamını değil, ekip içindeki karşılıklı bağımlılıkları da anlaması kritik öneme sahiptir. Bununla ilgili yardımcı olabilecek iki atölye etkinliği buldum: 

• Proje çıktılarını beyin fırtınası yoluyla belirlemek, ardından gruplandırmak ve
• Karşılıklı bağımlılıkları anlamak için geriye doğru bir plan oluşturmak.

Burada, 2. Adım ve 3. Adım'da bu iki etkinliğin atölye formatında nasıl yapılacağını gösteren bir şablon yer alıyor. 

Ayrıca, atölyelerin iki saatten uzun sürmemesi gerektiğini unutmayın—bu, denenmiş ve doğrulanmış bir kısıtlama ya da genel kuraldır. Bundan daha uzun süre boyunca önemli miktarda enerji ayırmak neredeyse imkânsızdır—grubun enerjisinin düştüğünü hissedebilirsiniz. 

Son olarak, toplantılarınızı yalnızca eylem maddeleriyle özetlemeyi değil, toplantının sonucunu da iletmeyi unutmayın. 

Daha Az Toplantının 3 Faydası

Daha az toplantı yapmak istememizin nedenlerini hatırlayalım! İşte en önemli üç neden:

• Daha fazla üretkenlik: yapmamız gereken işi üretmek ve kaliteli çıktıya odaklanabilmek zorunda olacağız
• Kuruluş için genel olarak daha düşük maliyet: toplantılar maliyetlidir; hazırlık süresi ve toplantıya katılan her bir kişinin maliyeti
• Daha iyi iş-yaşam dengesi: insanlar daha üretken ve daha az hayal kırıklığına uğramış olduklarında işleri ve kuruluşları hakkında kendilerini daha iyi hissederler

Daha Az Toplantıyla Dışarı Çıkın ve Harika Bir Yaz Geçirin! 

Son bir tavsiye: her şeyi bir anda yapmaya çalışmayın! Hiçbir kuruluş tüm bu fikirleri aynı anda hayata geçiremez. Kuruluşunuzdaki en büyük sorunun nerede olduğunu değerlendirin ve uygulamak için bir veya iki strateji seçin, ardından geri bildirim alın! 

Dijital proje yöneticilerinin başarılı olduğu bir konu da geriye dönük değerlendirmeler yapmaktır! Bir sonraki toplantınız için böyle bir değerlendirme yapın, ardından bu stratejilerden bazılarını seçin veya ekibin başka fikirler üretmesini sağlayın. 

Ayrıca, bu stratejilerden bazılarının (özellikle toplantısız yarım günlerin) yönetici desteği gerektireceğini unutmayın—bu bile başlı başına bir proje olabilir! 🙂

Size, 2023 sonbaharında yeniden başlayacak olan etkili toplantı gündemleri oluşturma pratiği yapma fırsatı sunacak bir ücretsiz atölye çalışması düzenliyorum. Ancak yine de yukarıdaki gündem şablonuyla başlayıp denemenizi öneririm.

En büyük proje toplantısı zorluklarınızın neler olduğunu duymak isterim! Aşağıya yorum bırakın; size yardımcı olmak için DPM şablonları, içerikleri veya atölye çalışmaları üzerinde birlikte çalışabiliriz!

Bu kaynaklardan haberdar olmak için Dijital Proje Yöneticisi bültenine abone olmayı unutmayın.