Her Proje Yöneticisinin Denemesi Gereken 6 Oyunun Kurallarını Değiştiren Otomasyon
İletişimi Otomatikleştirin: Proje yöneticileri, otomatik yanıtlar sayesinde kişisel yaklaşımı korurken müşteri iletişiminin hızını artırabilir.
Güncellemeleri Kolaylaştırın: Yapay zekâ aracıları, teknik proje verilerini anlaşılır ve müşteriye yönelik güncellemelere dönüştürmek için kullanılabilir.
Verileri Temiz Tutun: Veri temizliğini otomatikleştirmek, müşteri ilişkileri yönetimi sistemlerindeki yanlış veya güncel olmayan bilgilerden kaynaklanan sorunları önleyebilir.
Devir Teslimlerini Verimli Hâle Getirin: Otomatik iş akışları, satış ve operasyon ekipleri arasındaki geçişleri kolaylaştırarak manuel veri girişini en aza indirebilir.
Karar Verme Sorumluluğu Önemlidir: Otomasyon rutin görevler için faydalıdır; ancak nihai karar verme sürecinde insan denetimi şarttır.
Proje yöneticileri artık ihtiyaç duydukları iş akışını yazılım sağlayıcılarının oluşturmasını beklemiyor. Günümüzde birçok proje yöneticisi, yoğun ve tekrarlayan işleri ortadan kaldırmak için API'leri, komut dosyalarını ve yapay zekâ aracılarının birlikte çalışmasını sağlayarak kendi sistemlerini oluşturuyor; bu sırada muhakeme gerektiren kararları ve nihai onayları kesin olarak insan kontrolünde tutuyor.
iş akışı otomasyonları dünyasının derinliklerinde çalışan tanıdığımız operasyon liderlerine şu soruyu sorduk: İş akışınıza entegre ettiğiniz en dönüştürücü otomasyon hangisiydi?
İşte işe yaradığını söyledikleri yöntemler ve otomasyon konusunda sınırı nerede çizdikleri.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kişisel Yaklaşımı (veya İşi) Kaybetmeden Müşteri İletişimini Otomatikleştirin
Birçok işletme, yeni bir potansiyel müşteriye ne kadar hızlı yanıt verdiğiyle ayakta kalır veya batar. Ancak bir insandan birkaç dakika içinde yanıt vermesini beklemek gerçekçi değildir. Otomasyon devreye girene kadar, yanıtları otomatik olarak taslak hâline getirmek ve hiçbir şeyi incelemeden göndermemek gerekir.
Müşteri iletişimini otomatikleştirmeye ilişkin tüm bu örnekler, otomasyonu hayata geçirmek için pahalı tek bir araca ihtiyacınız olmadığını gösteriyor. Otomasyonları mevcut araç setinizle çalışır hâle getirebilirsiniz.
Gönderilmeye Hazır E-posta Taslakları
Zion Foodtrucks'ın sahibi Jacob Varghese, gelen potansiyel müşteri taleplerini yönetmek için oluşturduğu işlem hattını şöyle anlattı: “Sistem şu şekilde çalışıyor: GitHub Actions'ta zamanlanmış bir görev çalışıyor; bu nedenle bulutta bulunuyor ve dizüstü bilgisayarım açık olsa da olmasa da çalışmaya devam ediyor. Her çalıştırmada bir Python komut dosyası, Microsoft Graph API aracılığıyla Outlook'tan yeni potansiyel müşteri e-postalarını alıyor, kişinin yazdıklarını okuyor ve Claude'a iletiyor. Claude, e-postanın bağlamına ve sorularına uygun, ayrıca kişinin hemen bir görüşme planlayabilmesi için bir Calendly bağlantısı içeren bir yanıt taslağı hazırlıyor. Bu taslak, okuyup göndermem için Outlook'uma gerçek bir taslak olarak geri geliyor.”
WhatsApp Mesajlarını Takipte Tutmak
Bir emlak ajansı sahibi olan Walid Chaya, maliyetli bir gecikmenin ardından aynı sonuca vardı. “Bir gün WhatsApp üzerinden bir müşteri geldi. Mesajı gördüm ama hemen yanıt vermek istemedim. Yaklaşık iki saat geçti ve ona bir mesaj gönderdim. Bu müşterinin bana söyledikleri karşısında şoke oldum: Çoktan bir mülk bulmuştu. İki saat içinde! İletişimi keyfî bir nedenle geciktirdim ve o çoktan işini halletmişti. O zaman amacın, mesajı gördüğüm anda daha hızlı yanıt vermek olmadığını fark ettim; çünkü sonuçta ben de insanım. Amaç, bunu otomatik hâle getirmek.”
Bunu nasıl basitçe yaptığını şöyle açıkladı: “Kullandığım tüm sosyal ağları, yani bu durumda Meta'nın işlettiği WhatsApp, Instagram ve Facebook'u, bir araya getirdim. Bunları bir API ve bir LLM ile birbirine bağladım ve hepsini bir takvime entegre ettim.”
Bir gün WhatsApp üzerinden bir müşteri geldi. Mesajı gördüm ama hemen yanıt vermek istemedim. Yaklaşık iki saat geçti ve ona bir mesaj gönderdim. Bu müşterinin bana söyledikleri karşısında şoke oldum: Çoktan bir mülk bulmuştu.
Aciliyet Düzeyine Göre Düzenlenmiş İletişim
The Monterey Company'nin sahibi Eric Turney, tipik bir gelen kutusunun dışında ortaya çıkan fırsatları yakalamak için bir sistem oluşturdu: “F5Bot ve Google Alerts, yeni bahsetmeleri ve ilgili tartışmaları e-posta yoluyla gönderiyor. Bu fırsatlar; konu başlığının URL'si, ürün kategorisi, alıcının sorusu, aciliyet düzeyi ve durum bilgileriyle birlikte ortak bir Google E-Tablosu'na ekleniyor. Ardından ChatGPT, tartışmayı özetlemeye ve ilk taslağı hazırlamaya yardımcı oluyor. Bir kişi her yanıtı doğruluk, üslup ve yanıt vermenin gerçekten faydalı olup olmayacağı açısından inceliyor.”
Dağınık Proje Verilerini Müşteriye Sunulmaya Hazır Güncellemelere Dönüştürün
Müşterileri projenin ilerleyişi hakkında güncel tutmak, çoğu zaman yarım düzine araçtan durum bilgilerini alıp teknik olmayan kişilerin gerçekten okuyabileceği bir şeye dönüştürmeyi gerektirir.
Robot Heart Studios'un kurucusu Jeremy Belcher, bunu kendisi için verileri toplayıp çeviren bir yapay zekâ aracısı oluşturarak çözdü. “Otomatikleştirdiğim şey, sürüm notunun tamamıydı. Linear'daki hafta boyunca tamamlanan işleri alan, bunları birleştirilen GitHub PR'ları ile karşılaştıran, Slack'i, e-postaları ve görüşme kayıtlarımı kontrol eden, ardından sade bir dille müşteriye yönelik bir sürüm notu taslağı hazırlayıp müşteri portalına yazan bir yapay zekâ aracısı (bir Claude becerisi) oluşturdum. Ben başlatıyorum, o taslağı hazırlıyor; ben de inceleyip yayınlıyorum.”
Bir yapay zekâ ajanı (bir Claude becerisi) oluşturdum; Linear’dan haftanın tamamlanan işlerini çekiyor, bunları birleştirilmiş GitHub PR’larıyla karşılaştırıyor, Slack, E-posta ve arama kayıtlarımı kontrol ediyor, ardından müşteriye yönelik bir sürüm notu taslağı hazırlıyor.
Ayrıca araç setini nasıl birbirine bağladığını da anlattı: “Linear'ın API'si iş ve döngü verilerini sağlıyor, GitHub birleştirme geçmişini sunuyor, e-posta için Google'ı, bağlam için Slack ve Granola MCP'lerini kullanıyorum; ortadaki Claude ajanı ise geliştirici dilini bir müşterinin gerçekten okuyabileceği bir şeye dönüştürüyor.”
Belcher, çıktının tutarlılığının zamandan tasarruf kadar önemli olduğunu belirtti: “Bu beceri sürüm denetimi altında, dolayısıyla her cuma formatı yeniden icat etmek yerine her hafta aynı şekilde çalışıyor.”
CRM ve Görev Verilerini Temiz ve Kendini Günceller Durumda Tutun
Kirli veriler, çoğu ekibin fark ettiğinden daha fazla projeyi sessizce baltalıyor ve bazı uygulayıcılar yalnızca bunun üzerine raporlama yapmak yerine temizleme işleminin kendisini de otomatikleştirdi.
Kendini Güncelleyen Müşteri Verileri
Peak Time Pickleball Genel Müdürü Justin DeBron, sürükle ve bırak otomasyon araçlarını tamamen atlayarak otomatik bir zamanlamayla çalışan küçük bir özel betik kullandı: "Kodsuz ara katman yazılımlarını bilerek kullanmadım. Bu, cron tetikleyicisiyle zamanlanmış bir GitHub Actions iş akışı olarak çalışan bir Python betiği. HubSpot'taki her segment artık elle oluşturulmak yerine kendini güncelliyor. İş ayrıca veri sorunlarını da kendi başına ortaya çıkarıyor. İlk temiz çalıştırmada, ekibimin düzeltmesi için e-posta adresi olmayan 259 kişiyle birkaç yazım hatası içeren adresi işaretledi."
HubSpot’taki her segment artık elle oluşturulmak yerine kendini güncelliyor. İş ayrıca veri sorunlarını da kendi başına ortaya çıkarıyor.
Otomatik Satış → Operasyon Devirleri
Jabwewed Kurucusu Hamza Amir, satış ve operasyon arasındaki devri otomatikleştirerek işe alım görevlerinin artık birinin bunları oluşturmayı hatırlamasına bağlı olmamasını sağladı: “Bir tedarikçinin durumu Make.com'daki HubSpot'ta güncellendiğinde otomatik olarak tetiklenen bir iş akışı oluşturdum. HubSpot kaydından doğrudan alınan, önceden doldurulmuş alanlarla ClickUp'ta yapılandırılmış bir işe alım görevi oluşturuyor — tedarikçi adı, kategori, iletişim bilgileri, öncelik seviyesi — böylece hiçbir şeyin elle yeniden girilmesi gerekmiyor.”
Otomasyon Nerede Durmalı, Karar Verme Yetkisi Nerede Devreye Girmeli?
Görüştüğümüz hemen her uygulayıcı, otomasyon ne kadar yetenekli hâle gelirse gelsin, neyin otomatikleştirileceği ile neyin bir kişide kalacağı arasında kesin bir çizgi çekti.
Hire Overseas CEO'su Philip Ruffini bize kuralının şu olduğunu söyledi: “Hazırlık ve angarya işleri otomatikleştirin, ilk yüzde 80'lik kısmı yapay zekâya bırakın. Son yüzde 20'de ve gerçek son görüşmede bir insan bulunsun. Kararı asla otomatikleştirmiyoruz; yalnızca karara götüren her şeyi otomatikleştiriyoruz.”
SEOTakeoff Kurucusu Graham Mann, aynı ilkeyi otomasyonu yalnızca etkileyici olmaktan çıkarıp gerçekten faydalı kılan unsurlar üzerinden açıkladı: “Kuralım şu: Sıralama, özetleme ve yönlendirmeyi otomatikleştirin; ancak değerlendirmeyi, önceliklendirmeyi ve onayları bir kişide bırakın. Otomasyonun proje yöneticilerinin iş yapmasına yardımcı olduğu, insanların yönetmek zorunda kalacağı ikinci bir sistem oluşturmadığı nokta genellikle burasıdır.”
Proje yöneticileri için gerçek fırsat da burada: baştan sona kendi kendine çalışan sistemler kurmak değil, önemli kararları size ileten sistemler kurmak.
Bunun gibi daha fazla içgörü mü istiyorsunuz? Daha fazla uzmanla görüşmek için ücretsiz bir DPM hesabı oluşturun.
