Kaynak Kullanımı Rehberi: Formüller ve En İyi 8 İpucu
Kaynak kullanımı, ekibinizin mevcut zamanının ne kadarının gerçek işe ayrıldığını gösterir. Bunu doğru şekilde ayrıştırırsanız, bu işin ne kadarını gerçekten faturalandırabileceğinizi de gösterir.
Tamamen makul bir plana sahip bir projenin neden yine de geciktiğini açıklar. Bir kişi %130 kapasitedeydi, diğer iki kişi %40 kapasitedeydi ve ekip ortalaması her şeyin iyi olduğunu gösteriyordu.
Bu rehberde kullanımın ne anlama geldiği, kullanılmaya değer formüller ve zaman çizelgelerini bir gözetim çalışmasına dönüştürmeden sayılara göre nasıl hareket edileceği ele alınmaktadır.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kaynak Kullanımı Nedir?
Kaynak kullanımı, bir kaynağın belirli bir dönem boyunca mevcut kapasitesinin ne kadarının üretken işe ayrıldığını gösteren yüzdedir. Dijital proje ekiplerinde kaynak neredeyse her zaman insanlardan oluşur ve kapasite saat cinsinden ölçülür.
Örneğin, bir geliştiricinin bu hafta 32 kullanılabilir saati olduğunu (40 saatlik haftadan bir resmi tatilin çıkarılmasıyla) ve bunun 26 saatini proje çalışmasına kaydettiğini varsayalım. Kullanım oranı %81'dir.
Üç önemli not:
- Sözleşmede belirtilen saatler değil, kullanılabilir saatler: PTO'yu, resmi tatilleri ve kişinin projelere ayıramayacağı her türlü zamanı çıkarın. Bu adımı atlarsanız aralık ayında herkes yeterince kullanılmıyor gibi görünür.
- Belirli bir dönem: Tek bir hafta yanıltıcı olabilir. Bir ay veya çeyrek dönem size bir eğilim gösterir.
- “Üretken” kavramının üzerinde anlaşılmış bir anlamı: Çoğu ekip üretken işi faturalandırılabilir (faturalandırabileceğiniz müşteri işi) ve faturalandırılamaz (dahili projeler, sunum hazırlıkları, idari işler) olarak ayırır. Hangisini raporladığınıza karar verin; aksi takdirde iki kişi aynı zaman çizelgelerinden iki farklı sayı elde eder.
Ekipmanı, toplantı odalarını veya yazılım lisanslarını da aynı şekilde ölçebilirsiniz. Ancak bir proje yöneticisi için hem paranın hem de riskin bulunduğu yer, insan-saatleridir. Kullanım verileri, aşağıda ele alınan kaynak tahsisi kararlarını doğrudan besler.
Kullanım Oranı Nedir?
Kullanım oranı, raporladığınız sayıdır: üretken saatlerin kullanılabilir saatlere bölünmesiyle elde edilir ve yüzde olarak gösterilir. Kaynak kullanımı uygulamanın kendisidir, kullanım oranı ise bu uygulamanın ürettiği metriktir.
İki farklı biçimde hesaplanır ve ikisine de ihtiyacınız vardır:
- Toplam kullanım oranı: Tüm üretken saatler (faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz) ÷ kullanılabilir saatler. Bu, bir kişinin ne kadar meşgul olduğunu gösterir.
- Faturalandırılabilir kullanım oranı: Faturalandırılabilir saatler ÷ kullanılabilir saatler. Bu, zamanının ne kadarının gelire dönüştüğünü gösterir.
İkisi arasındaki fark, yararlı bilginin bulunduğu yerdir. Toplam kullanım oranı %95, faturalandırılabilir kullanım oranı %40 olan biri işini savsaklamıyordur. Muhtemelen dahili talepler, sunum çalışmaları veya kimsenin fatura kesmediği toplantılar arasında gömülüp kalmıştır.
“İyi” bir oranın ne olduğuna gelince: bu, role bağlıdır ve soru sormadan tek bir sayı veren herkes tahminde bulunuyordur. Aşağıdaki en iyi uygulamalar role göre hedef aralıkları içerir. Metrikle ilgili daha ayrıntılı bilgi için kullanım oranı rehberimize göz atın.
Kaynak Kullanımı Neden Önemlidir?
Kullanım, aksi takdirde kaçırılan teslim tarihleri veya istifa mektupları olarak ortaya çıkacak sorunlar için erken bir uyarıdır.
- Aşırı yüklenen kişiler bazı şeyleri gözden kaçırır: %100 veya üzerindeyken uzayan inceleme turu ya da bir salı gününü yiyip bitiren hata için boşluk kalmaz. Bir şeylerden ödün verilir ve bu genellikle kalite veya kişinin kendisidir.
- Tükenmişlik çalışan devrini artırır: Sürekli aşırı kullanım, iyi insanların sessizce LinkedIn profillerini güncellemeye başlamasına neden olur. Onların yerine yeni birini almak, fazla mesaiyle elde edilen tasarruftan çok daha pahalıya mal olur.
- Yetersiz kullanım da bir sorundur, sadece daha sessiz bir sorundur: Bir ay boyunca %40 seviyesinde kalan biri engellenmiş olabilir, gelen iş için becerileri uygun olmayabilir veya bu durum iş hattının zayıf olduğunun göstergesi olabilir. Bunların hiçbiri kendiliğinden düzelmez.
- Ortalamalar darboğazları gizler: %75 seviyesindeki bir ekipte bile her projenin bağlı olduğu, %120 seviyesinde çalışan bir kıdemli geliştirici bulunabilir. Bu sağlıklı bir ekip değildir. İyi bir PR ile gizlenmiş tek hata noktasıdır.
- Kâr marjının kaybolduğu yer burasıdır: Faturalandırılabilir kullanım düştüğünde, herkes kendini sonuna kadar çalışıyor hissetse bile kâr da düşer.
Her hafta kontrol edin, ancak eğilimlere göre harekete geçin. Yoğun geçen tek bir hafta lansmandır. Arka arkaya dört yoğun hafta ise bir personel planlama sorunudur.
Kaynak Tahsisi ve Kaynak Kullanımı
Tahsis plandır, kullanım ise gerçekte olandır. İkisine de ihtiyacınız vardır. Kullanım verisi olmadan tahsis tahminden ibarettir; tahsis olmadan kullanım ise düzeltmek için hiçbir aracınızın olmadığı bir soruna ilişkin rapordur.
| Kaynak tahsisi | Kaynak kullanımı | |
|---|---|---|
| Ne olduğu | İnsanları, ekipmanları ve malzemeleri belirli görevlere ve projelere atama | Bu kaynakların mevcut kapasitesinin ne kadarının gerçekten üretken çalışmaya ayrıldığını ölçme |
| Yanıtladığı soru | Ne işini kim, ne zaman yapıyor? | Zamanlarının ne kadarını gerçekten kullandık ve ne için kullandık? |
| Zamanlama | İleriye dönük, planlama sırasında belirlenir | Geriye dönük (gerçekleşenler) veya ileriye dönük (takvimden yapılan tahmin) |
| Girdiler | Kapsam, beceriler, uygunluk, son tarihler | Kaydedilen saatler, kullanılabilir saatler, faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz iş ayrımı |
| Çıktı | Kaynak planı, takvim, atama çizelgesi | Kişi, rol, ekip veya varlık başına kullanım oranı |
| Yaygın kullanım alanları | BT ve dijital projelerde personel planlaması, inşaatta ekip ve makinelerin programlanması, üretimde ekipmanların üretim hatlarına atanması | Ekiplerde tükenmişlik riskini belirleme, tesislerde ofis alanı ve toplantı odası kullanımını izleme, projelerde faturalandırılabilir kârlılığı kontrol etme |
| Örnek | Altı haftalık bir web sitesi yeniden yapımına iki geliştirici ve bir tasarımcı atama | Bu geliştiricilerden birinin haftada 52 saat, tasarımcının ise 18 saat kaydettiğini fark etme |
| Araçlar | Kaynak planlama ve kapasite planlama yazılımı | Zaman takibi ve kaynak yönetimi yazılımı |
Uygulamada bu ikisi bir döngü içinde ilerler. Kaynakları tahsis eder, kullanımı ölçer, 52 saat çalışan kişiyi bulur ve yeniden tahsis yaparsınız.
Temel Kaynak Kullanımı Metrikleri
Kullanım oranı başlıca sayıdır, ancak birkaç başka metrikle birlikte çok daha yararlı hâle gelir. Öncelikle izleyeceğim kaynak kullanımı metrikleri şunlardır:
- Kullanım oranı (toplam ve faturalandırılabilir): İnsanların ne kadar meşgul olduğu ve bu işin ne kadarının gelir getirdiği. Yukarıda ele alındı.
- Tahmini kullanım: Gelecek haftalar için planlanan saatler ÷ kullanılabilir saatler. Bu, sorundan sonra değil, sorun ortaya çıkmadan önce harekete geçmenizi sağlayan tek metrik sürümüdür.
- Efor sapması: Görev, kişi veya proje başına tahmini saatler ile gerçekleşen saatler arasındaki fark. Sapma sürekli olarak pozitifse sorun çalışanlarınız değil, tahminlerinizdir.
- Maliyet sapması: Bütçelenen maliyet ile gerçekleşen maliyet arasındaki fark. Kullanım saatlerinin nereye gittiğini, maliyet sapması ise bunun bütçeyi nasıl etkilediğini gösterir.
- Uyumlanma hızı: Yeni işe alınan bir kişinin veya projeye yeni katılan birinin hedeflenen kullanım oranına ulaşmasının ne kadar sürdüğü. İşe alıştırma planlarının gerçekçi kalmasını sağlar. Kaynak planı ne kadar güven verici görünürse görünsün, hiç kimse ilk haftada tam hıza ulaşamaz.
Kaynak Kullanımı Nasıl Hesaplanır?
Hesap yaklaşık otuz saniye sürer. Güvenebileceğiniz girdileri elde etmek daha uzun sürer; bu nedenle bu adımların çoğu formülden önce gerçekleşir.
1. Ne Ölçtüğünüzü Belirleyin
Bireyleri, bir rolü, bir ekibi veya bir departmanı seçin. Ekip sayıları bu kişilerden oluştuğu için bireylerle başlayın. Ekipmanları veya alanları da izliyorsanız bunları ayrı ölçün. Bir toplantı odasının kullanımını bir tasarımcının kullanımıyla birleştirmek, bunlardan hiçbiri hakkında size bir şey söylemez.
2. Dönemi Belirleyin ve Kullanılabilir Saatleri Tanımlayın
Operasyonel kararlar için haftalık, raporlama için aylık veya üç aylık sayıları kullanın. Ardından kullanılabilir saatleri doğru şekilde hesaplayın:
Kullanılabilir saatler = Sözleşmedeki saatler − Ücretli izin − Resmî tatiller
Bir resmî tatilin bulunduğu 40 saatlik bir hafta, 32 kullanılabilir saat sağlar. Ayrıca düzenli iç toplantıların (tüm ekip toplantıları, bire bir görüşmeler, eğitim) kullanılabilir saatlerden düşülüp düşülmeyeceğine veya faturalandırılamaz çalışma olarak sayılıp sayılmayacağına karar verin. İkisinden biri işe yarar. Üç aylık dönem ortasında bunlar arasında geçiş yapmak ise işe yaramaz.
3. Güvenebileceğiniz Zaman Verilerini Edinin
Kaydedilen saatleri, en azından faturalandırılabilir veya faturalandırılamaz olarak etiketlenmiş şekilde zaman takip yazılımınızdan alın. Kullanım raporlamasının çoğunun sessizce çöktüğü adım budur. Cuma öğleden sonra hafızadan doldurulan zaman çizelgeleri, günde şüphe uyandıracak kadar düzenli bir şekilde 8 saat gösterme eğilimindedir.
Birkaç şey yardımcı olur:
- Kayıt tutmayı hızlandırın: Bir zamanlayıcı veya takvim entegrasyonu her zaman bir formdan daha etkilidir.
- Kategorileri az tutun: İnsanlara faturalandırılamayan on iki kod verirseniz, sadece ilkini seçerler.
- Verilerin ne amaçla kullanıldığını açıklayın: İnsanlar bunun performanslarını değerlendirmek için kullanılacağından şüphelenirse, verileri olduğundan yüksek gösterirler.
4. Formülleri Uygulayın
Sorunuza yanıt veren oranı seçin. Çoğu ekibin ilk üçüne, ajansların ise beşinin tamamına ihtiyacı vardır.
| Oran | Size ne anlatır? | Formül |
|---|---|---|
| Faturalandırılabilir kapasite kullanımı | Müşteriye faturalandırılabilir işlerde geçirilen kullanılabilir zamanın payı | Faturalandırılabilir saatler ÷ Kullanılabilir saatler × 100 |
| Toplam kapasite kullanımı | Bir kişinin faturalandırılabilir olsun ya da olmasın ne kadar meşgul olduğu | (Faturalandırılabilir saatler + Faturalandırılamayan üretken saatler) ÷ Kullanılabilir saatler × 100 |
| Ekip (kapasite) kullanımı | Tüm ekip genelindeki kapasite kullanımı | Toplam ekip üretken saatleri ÷ Toplam ekip kullanılabilir saatleri × 100 |
| Başabaş kapasite kullanımı | Mevcut ücretinizle maliyetleri karşılamak ve hedef kâra ulaşmak için gereken minimum faturalandırılabilir kapasite kullanımı | (Kaynak maliyetleri + Genel giderler + Hedef kâr) ÷ (Faturalandırılabilir ücret × Kullanılabilir saatler) × 100 |
| Gerekli faturalandırılabilir ücret | Gerçekçi bir kapasite kullanımıyla hedef kâra ulaşmak için gereken saatlik ücret | (Kaynak maliyetleri + Genel giderler + Hedef kâr) ÷ (Kullanılabilir saatler × Hedef kapasite kullanımı) |
Uygulamalı örnek: Bir geliştiricinin 32 kullanılabilir saati, 26 faturalandırılabilir saati ve 4 saatlik iç çalışması vardır. Bu, %81 faturalandırılabilir kapasite kullanımı ve %94 toplam kapasite kullanımı anlamına gelir.
Başabaş noktası için 8,000 $ maaş maliyeti, 2,000 $ genel gider, 2,000 $ kâr hedefi, 150 kullanılabilir saat ve 100 $ saatlik ücret bulunan bir ayı ele alalım. Başabaş kapasite kullanımı 12,000 $ ÷ (100 $ × 150) = %80'dir. Bu rol için %75 kapasite kullanımı daha gerçekçiyse, gerekli ücret 12,000 $ ÷ (150 × 0.75) ≈ saat başına 107 $ olur.
İpucu: Ekip kapasite kullanımını bireysel yüzdelerin ortalamasını alarak değil, toplam saatlerden hesaplayın. Ortalama almak, %100 çalışan yarı zamanlı bir kişiye tam zamanlı çalışan biriyle aynı ağırlığı verir ve ekip değerini çarpıtır.
5. Sonuçları Sadece Raporlamayın, Yorumlayın
Her kişiyi rolünün hedefiyle karşılaştırın ve tek bir hafta yerine dört ila altı haftalık verilere bakın. Bunlar, üzerine harekete geçmeye değer kalıplardır:
- Toplam yüksek, faturalandırılabilir düşük: İç işler bir kişinin üzerinde birikiyor. Bunların ne olduğunu ve kimin gönderdiğini öğrenin.
- Sürekli olarak %100'ün üzerinde: Kayıt altına alınmamış fazla mesai yapıyorlar ya da kimsenin harekete geçmediği fazla mesaiyi kaydetmişler. Proje bitene kadar beklemeyin, şimdi dengeleyin.
- Sürekli olarak düşük: Önlerinin tıkanıp tıkanmadığını, projeler arasında olup olmadıklarını veya yeteneklerinin proje hattındaki işler için uygun olup olmadığını kontrol edin.
- Herkesin oranı yüksek, ancak hiçbir iş daha hızlı tamamlanmıyor: Ya tahminler hatalıdır ya da bağlam değiştirmek saatleri tüketiyordur.
Son olarak, gerçekleşenleri planladıklarınızla karşılaştırın. İkisi arasındaki fark, planlamanızın alabileceği en dürüst geri bildirimdir. Bir sonraki projede kaynak tahsisini optimize etmek için bunu kullanın.
Kaynak Kullanımını İyileştirmek İçin 8 En İyi Uygulama
Formüller işin kolay kısmıdır. Sayılara anlam kazandıran alışkanlıklar şunlardır.
1. Rollere Göre Hedefler Belirleyin
Tek bir %80 hedefi, proje yöneticilerinize uygulayana kadar düzenli görünür. Haftalarının yarısını, kimsenin faturalandırmadığı müşteri görüşmelerinde, durum güncellemelerinde ve paydaşlarla koordinasyonda geçirirler. PM'lerin binadaki en yoğun kişiler oldukları halde “düşük” %55 faturalandırılabilir oran nedeniyle işaretlendiğini gördüm.
Bunlar makul başlangıç noktalarıdır. Bunları iş modelinize göre uyarlayın.
| Rol | Faturalandırılabilir Kapasite Kullanımı Hedefi |
|---|---|
| Uzmanlar (geliştiriciler, tasarımcılar, yazarlar) | 75–85% |
| Proje ve müşteri yöneticileri | 50–70% |
| Ekip liderleri ve direktörler | 30–50% |
2. %100'e Değil, %80'e Göre Plan Yapın
Birinin haftasını planlarken kullanılabilir saatlerinin yaklaşık %80'ini doldururum. Diğer %20 boş zaman değildir. “Beş dakikalık kısa bir soru”, ek revizyon turu ve üretimdeki hata orada ortaya çıkar. Birini %100 oranında planlarsanız, kimseye söylemeden fazla mesai planlamış olursunuz.
3. Yalnızca Gerçekleşenleri Değil, Tahmini Kullanımı da Takip Edin
Gerçekleşen veriler, birinin geçen ay aşırı yük altında çalıştığını gösterir; ancak bunu gördüğünüzde zaten iş işten geçmiştir. Her pazartesi, önümüzdeki iki ila dört haftaya ait planlanan saatleri kontrol ederim. İşleri sonradan bunun için özür dilemek yerine yeniden düzenlemek için hâlâ zaman olan dönem budur.
4. Ekip Ortalamasından Önce Bireylere Bakın
Ekip ortalaması, gösterge tablosundaki en az işe yarayan sayıdır. Kişilere göre, en yüksekten başlayarak sıralama yaparım. Listenin en üstündeki kişi, genellikle her projenin zor sorunları sessizce yönlendirdiği kişidir. Bu da onu hem darboğazınız hem de kaybetme riskinizin en yüksek olduğu kişi hâline getirir.
5. Sayıya Güvenmeden Önce Paydayı Düzeltin
Araştırmam istenen "kullanım sorunlarının" çoğunun aslında matematik sorunları olduğu ortaya çıktı. PTO hesaptan çıkarılmamış, yarı zamanlı çalışanlar tam zamanlı sayılmış ya da iç toplantılar bir rapora dâhil edilip diğerinden çıkarılmıştı. Kullanılabilir saatlerin nasıl tanımlanacağı konusunda anlaşın, bunu bir kez yazılı hâle getirin ve her yerde aynı şekilde kullanın.
6. Kullanımı Performans Puanına Dönüştürmeyin
Verilerinizi bozmanın en hızlı yolu, onları performans değerlendirmelerine dâhil etmektir. İnsanlar kısa sürede duruma uyum sağlar: saatler şişirilir, faturalandırılamayan işler faturalandırılabilir olarak kodlanır ve raporlarınız kurguya dönüşür. Sayıları hüküm vermek yerine, "%110'dasın, üzerinden hangi işi alabiliriz?" gibi personel planlaması görüşmelerini başlatmak için kullanırım.
7. Düşük Kullanımı Doldurulması Gereken Bir Açık Değil, Bir Sinyal Olarak Görün
Bir kişi birkaç hafta boyunca %40 seviyesinde kaldığında, içgüdüsel olarak ona yapacak bir iş bulmak istersiniz. Önce nedenini sorun. İş, müşteri nedeniyle mi beklemede, satış fırsatları hattı mı zayıf, yoksa gelen işler kişinin becerileriyle uyuşmuyor mu? Her nedenin farklı bir çözümü vardır (önündeki engeli kaldırmak, satış yapmak, eğitim vermek veya farklı beceriler kazandırmak); angarya işler bunların hiçbirini çözmez.
8. Her Projeden Sonra Tahminleri Gerçekleşenlerle Karşılaştırın
Bir ekip projenin tamamı boyunca %100'ün üzerinde çalışıyorsa, sorun genellikle çalışanlarda değildir. Sorun tahmindedir. Her projeden sonra, aşamalara göre tahmini ve gerçekleşen saatleri karşılaştıran hızlı bir kaynak analizi yaparım. İki veya üç proje sonra, ekibinizin hangi aşamalarda sürekli eksik tahminde bulunduğunu bilirsiniz. Benim için bu, her seferinde QA ve müşteriden gelen son geri bildirim turudur.
Doğru Kaynak Yönetimi Yazılımını Seçme
Hâlâ her cuma bir elektronik tabloda kullanım raporları oluşturuyorsanız, özel bir araç size o öğleden sonrayı geri kazandırır. Ancak yanlış araç, angarya işleri yalnızca başka bir yere taşır.
Tek bir tanıtım toplantısı bile planlamadan önce, kaynak yönetimi yazılımının nasıl seçileceğine ilişkin kılavuzumuzu okuyun. Bu kılavuzda önemli özellikler, proje yönetimi aracınızın yerleşik kaynak planlama özelliklerinin ne zaman yeterli olduğu ve ekibinizin gerçekten kullandığı bir aracın görmezden geldiği daha iyi bir araçtan neden üstün olduğu ele alınır.
