Sessiz Proje Ekiplerini Konuşturacak 21 Sprint Retrospektifi Fikri

Parabol’ün ekiplerin daha iyi, daha demokratik ve daha kapsayıcı retrospektifler yürütmesine yardımcı olan etkinlikleri aracılığıyla, Scrum Master’lardan ve Ürün Sahiplerinden sıkça duyduğum ortak bir sorun şu: “ekibim retrospektiflerde gerçekten çok sessiz—onları nasıl konuşturabilirim?”

Kimse söz almadığında retrospektifler yalnızca sancılı olmakla kalmaz, aynı zamanda sürekli ekip iyileştirmesi yaratma amaçlarına da artık hizmet etmez.

Retrospektiflerde Ekibiniz Neden Sessiz?

Sprint retrospektifleri tuhaf toplantılardır; çünkü diğer toplantıların çoğundan farklı olarak retrospektifler, katılımcılardan kırılganlıklarını, zayıflıklarını, sorunlarını veya karşılaştıkları zorlukları paylaşmalarını ister.

Retrospektiflerden elde edilen içgörüleri bu kadar değerli kılan şey kırılganlık ve açıklıktır. Ancak bu durum, toplantılara katılmayı da zorlaştırır.

Daha sessiz bir ekibin retrospektiflerde söz almasını engelleyebilecek birkaç unsur vardır:

Ekip üyelerinin retrospektiflerde sessiz kalmasının çeşitli nedenleri olabilir.

• Misilleme korkusu: Bazen insanlar, ister bir hatayı sahiplenmek isterse yalnızca bir şeylerin ters gittiğini kabul etmek olsun, kırılgan davranırken kendilerini güvende hissetmezler. Özellikle yeni ekiplerde üyeler, başarısızlıklarının aleyhlerine kullanılabileceğinden endişe ettikleri için zorlanabilirler.
• Yargılanma korkusu: Herkes akranları tarafından saygı görmek ister. Bu nedenle bazı ekip üyeleri—özellikle de ekibe yeni katılanlar—sunacakları şeyin tartışılmaya değer olmadığını veya onları aptal gibi göstereceğini düşünebilir.
• Ne söyleyeceğini bilmeme: Çevik retrospektifler, öncelikle yöneticilere değil ekibe hizmet etmek üzere tasarlanmıştır. Ekip üyeleri toplantıya katacakları yeni bir şey olmadığını düşünebilir ve bu nedenle sessiz kalabilirler. Bunu, ekip üyelerinin retrospektif değerlendirmelerini yazarak katkıda bulunduklarını hissettikleri, ancak retrospektif sırasında bunları veya ele alınan konuyu sözlü olarak genişletme konusunda kendilerine güvenmedikleri durumlarda sıkça görüyorum.

Ekip üyelerinizden bazıları da spektrumun daha içe dönük tarafında olabilir. Durum buysa, daha fazla içe dönük dostu çevik toplantılar tasarlamak için işte bazı ipuçları.

Sessiz Retrospektifler Neden Kötüye İşarettir?

Çevik yöntemlerde retrospektifler ekip terapisi gibidir. Her 2 haftada bir bir araya gelir ve son iki haftayı değerlendirirsiniz. Terapi gibi retrospektiflerin amacı da tek bir seanstan sonra tüm yanıtlara sahip olmak değil, istikrarlı bir ilerleme kaydetmektir. Yavaş yavaş açılabilmeniz mümkün olmadıkça ilerlemek ve verimli toplantılar yapmak imkânsızdır.

Olumsuz duyguları içinizde biriktirmek gibi, sessiz retrospektifler de ekibinizin sağlığı için tehlikelidir. Sorunlar veya meseleler ortaya çıkarılmaz, tartışılmaz ve çözülmezse zehirleyici bir şekilde birikebilir.

Güçlü ve deneyimli ekipler sorunları tartışma konusunda daha özgüvenli olabilir, ancak yeni veya daha az deneyimli ekiplerin çeşitli korkular ya da güvensizlikler nedeniyle sorunları içselleştirme olasılığı daha yüksektir. İçine kapanan sessiz ekiplerde bu duygular, duyulmadıkları yönünde bir kızgınlığa dönüşebilir ve bu da psikolojik güvenliğe zarar verebilir.

Retrospektiflerde açık iletişim önemlidir çünkü:

• Ekiplerin gelişebilmesi için dürüst bir tartışma gereklidir. Bu olmadan aynı sorunlarla tekrar tekrar karşılaşırsınız. Bu durum, ekip üyelerinin aynı sorunlar sürekli gündeme geldiği için retrospektiflerin sıkıcı olduğuna inanmaya başladığı bir kısır döngü yaratır.
• İletişim, ekip şeffaflığını ve açıklığını artırır. Ekipler yaptıkları işler hakkında birbirlerine karşı açık olabildiğinde, birlikte çalışırken de daha açık olma olasılıkları artar. Bu, bilgi silolarını ve gizli bilgileri önler.
• Öğrenmek korkulacak değil, kutlanacak bir şeye dönüşür. İyi bir retrospektif, ekipler için dönüştürücü bir deneyim olabilir; gizli içgörüleri ortaya çıkarır ve ileriye dönük cesur bir yol çizmelerine yardımcı olur. Ekibiniz birlikte ne kadar hızlı öğrenirse, o kadar hızlı büyür ve gelişirsiniz.

Retrospektiflerinizde Ekiplerin Konuşmasını Nasıl Sağlarsınız?

Bir retrospektif toplantısını kolaylaştırırken ekibin konuşmasını sağlamaktan sorumlu olduğunuzu hissetmeniz kolaydır. Ne de olsa konuşmayı yönlendirmek için oradasınız; öyle değil mi? Kolaylaştırıcılar, konuşmanın akışına yardımcı olmak için vardır. Konuşmayı yaratmak için değil.

Bir sonraki retrospektifinizde açık iletişimi teşvik etmek için yapabileceğiniz bazı pratik şeyler şunlardır.

Toplantıdan Önce

Ekiplerin açıklığı teşvik etmek için toplantıdan önce veya toplantı dışında yapabileceği pek çok şey vardır. Bunların çoğu, ekibinizin ve hatta belki de kuruluşunuzun genel kültürüyle ilgilidir. Toplantı başlamadan önce uygulanabilecek en önemli önerilerim şunlardır.

1.  Sahiplenme Kültürü Oluşturun

Bir kültürü bir gecede oluşturamazsınız, ancak onu güçlendirmeye yardımcı olacak beklentiler belirleyebilirsiniz. Retrospektifler öncelikle ekibe hizmet etmeli ve ekibin gelişmesine yardımcı olmalıdır. Bu nedenle retrospektiflerin ekibe hizmet ettiğini yinelemeyi ve retrospektifte yaşananların retrospektifte kalacağını açıkça belirterek misilleme korkusunu ortadan kaldırmayı düşünün.

2. Ekip İçin Beklentiler Belirleyin

Yeni ekipler ‘oyunun kurallarını’ bilmiyor olabilir ve kendilerinden ne beklendiği konusunda endişe duyabilir. Bazen yeni ekip üyeleri tam olarak ne üzerinde düşünmeleri gerektiğini veya bir retro değerlendirmesinin nasıl olması gerektiğini bilmez. Bu nedenle beklentileri belirleyin ve retro katılımcıları için bazı yararlı önerileri önceden paylaşarak herkesin nasıl katkıda bulunacağını bilmesini sağlayın.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Bire Bir Görüşmelerinizde Sorunların Hatalarını Ayıklayın

İnsanlar farklı şekillerde iletişim kurmayı ve etkileşimde bulunmayı sever. Retrospektiflerdeki ekip dinamiği konusunda endişeleriniz varsa ekip üyelerine bireysel olarak bu konuda ne hissettiklerini ve dinamiği iyileştirmek için ne yapabileceğinizi sormayı düşünün. Benzer temaların tekrar tekrar gündeme geldiğini görerek şaşırabilirsiniz; bu da sorunun çözümüne yardımcı olacak net bir yol sunar.

4. Eş Zamansız Değerlendirmeyi Teşvik Edin

Herkes, hazırlıksız yakalanıp son iki haftayı değerlendirmesi istendiğinde iyi çalışamaz. İçe dönük kişiler düşünmek için daha fazla zamana sahip olmaktan yararlanabilir.

İnsanların kendilerini hazır hissettiklerinde katkıda bulunmalarını teşvik etmek için çevrim içi retrospektif panonuzu sprintin başında açmayı deneyin. Bu, toplantıları içe dönük kişiler için daha kapsayıcı hâle getirmenin harika bir yoludur ve eş zamanlı çalışma sürenizin daha büyük bir bölümünü tartışmaya ayırmanıza yardımcı olabilir.

5. Psikolojik Güvenlik Üzerinde Çalışın

Psikolojik güvenlik, ekip üyelerinin birlikte oturup kendilerini açabilecek kadar rahat hissetmelerine yardımcı olur. Bu, yargılama ve suçlamanın olmadığı bir kültür oluşturarak inşa edilen uzun vadeli bir süreçtir.

Birlikte sosyal zaman planlayarak, toplantıdan önce bir oyun oynayarak veya tanışma sorusu sorarak psikolojik güvenliği desteklemeye yardımcı olabilirsiniz. bir bilgi yarışması oyunu gibi basit bir şey bile ekibinizin işe ve toplantılara başlamadan önce nasıl hissettiği konusunda büyük bir fark yaratabilir.

Psikolojik güvenlik oluşturmak her ekip için önemlidir, ancak katılımcıların her zaman uzak ekiplerde olduğu gibi güven oluşturmak ve güçlü kişilerarası bağlar kurmak için yeterli fırsata sahip olmadığı durumlarda özellikle gereklidir.

6. Retroları Yalnızca Davetle Katılım Sağlanan Toplantılar Hâline Getirin

Meraklı gözler retrospektiflerdeki açıklığa zarar verebilir; bu nedenle yalnızca ekibinizin ve toplantı kolaylaştırıcısının davet edildiğinden emin olun. Yönetimden veya kuruluşun diğer bölümlerinden biri katılmak isterse, katılımının ekibin psikolojik güvenliğine zarar verebileceğini açıklayın. Bu konuşmayı nasıl yöneteceğiniz konusunda endişeleriniz varsa, işte bazı öneriler.

7. Başlamadan Önce Temel Direktifi Okuyun

Norm Kerth’ün Retrospektif Baş İlkesi, retrospektifler için beklentileri belirleyen kullanışlı bir mantradır. Genellikle retrospektif kolaylaştırıcıları, ortamı oluşturmak için retrospektifin başında bunu okur. Baş İlke, retrospektiflerin yargılamadan uzak, güvenli bir alan olduğunu yineleyerek daha sessiz ekiplerin fikirlerini dile getirirken kendilerini daha güvende hissetmelerine yardımcı olabilir.

Toplantı Sırasında

Gün nihayet geldi. Ekibiniz 2 hafta veya daha uzun süredir yoğun bir şekilde çalışıyor. Nelerin iyi gittiğini ve nerelerde biraz iyileştirmenin faydalı olabileceğini değerlendirmek için sprint retrospektifinizi yapmanın zamanı geldi. Retrospektifiniz sırasında ekiplerin konuşmasını sağlamak için en iyi önerilerim şunlar.

8. Bir Buz Kırıcıyla Başlayın

Buz kırıcı sorular, toplantının başında herkese konuşma fırsatı verir. Bazen ilk kelimeyi söylemek en zor şeydir. Bu nedenle ekibin kendini açmasına ve birbirleriyle bağ kurmasına yardımcı olan eğlenceli bir soru sorarak bunu risksiz hâle getirin.

Uzaktan çalışan ekipler için bu, bağlantı kurmak adına özellikle değerli bir yöntem olabilir; çünkü birbirinizle bağlantı kurmak için aynı sayıda fırsatınız olmayabilir.

9. Açıklığı Teşvik Etmek İçin Anonim Tutun

Yeni bir ekibin birbirine karşı açık davranırken kendine güven duyması zaman alabilir. Bu nedenle ekip içinde misilleme veya yargılanma korkusunun üstesinden gelmek için tüm retrospektif değerlendirmelerini anonim hâle getirmeyi deneyin. Anonimlik, hiç kimsenin kendini gereğinden fazla açığa çıkmış hissetmemesini sağlayarak dürüst ve açık bir konuşma yürütmenin harika bir yoludur. Birçok çevrimiçi araç, bu konuda size yardımcı olmak için değerlendirmeleri varsayılan olarak anonim hâle getirir.

10. Bir Anketle Etkileşimi Kolaylaştırın

Bir ankette oy kullanmak kolaydır ve konuşmayı başlatmanın harika bir yoludur. Toplantı kolaylaştırıcısı olarak bu, kimin ne düşündüğünü görmenize ve genellikle bir konuşma başlatmak için sorabileceğiniz açık uçlu sorular yerine hedefe yönelik takip soruları sormanıza olanak tanır.

Örneğin, bir süreç sorununun nasıl iyileştirilebileceğine ilişkin iki seçenek varsa bunları hızlı bir ankette sunun. Hangi kişinin hangi seçeneği tercih ettiğini görün ve konuşmayı buradan başlatın. Planlama pokerinde veya çevik tahminlemede olduğu gibi, üçüncü bir yol bulmaya ya da mevcut seçeneklerden biri üzerinde uzlaşmaya zaman ayırabilirsiniz.

11. Ekip Sahipliği Oluşturmak İçin Kolaylaştırıcı Rolünü Dönüşümlü Olarak Verin

Ekibiniz içinde kolaylaştırıcı rolünü dönüşümlü olarak vermeyi deneyin. Bu, sessiz bir retrospektifi kolaylaştırmanın ne kadar zor olabileceği konusunda tüm ekipte empati oluşmasına yardımcı olur.

İşlerin ters gitmesinden endişeleniyorsanız, ilk kez kolaylaştırıcılık yapacak kişiler için işin bir kısmını üstlenen bir çevrimiçi araç kullanmayı deneyin. Kolaylaştırıcıyı retrospektif şablonunu seçmeye teşvik ederek ekip retrospektifinin sahiplenilmesini sağlayabilirsiniz.

12. Değerlendirmeler İçin Hedefler Belirleyin veya Zamanlayıcı Kullanın

Retrospektif değerlendirmelerini yazma sürecine yeterince katılım sağlamakta zorlanıyorsanız ekip için hedefler belirlemeyi deneyin. Örneğin: “Bu retrospektifte her ekip arkadaşından en az 5 değerlendirme görmeyi çok isterim”. Katılımcıların yazmaya yaklaşık ne kadar zaman ayırmaları gerektiğini bilmeleri için değerlendirme eklerken bir zamanlayıcı kullanmayı da deneyebilirsiniz.

13. Daha Kaliteli Değerlendirmeleri Tetiklemek İçin Ortamı Hazırlayın

Ne olduğunu hatırlayamıyorsanız geçmiş sprint üzerine düşünmek zordur. Bu nedenle retrospektifiniz için ortamı hazırlamanın değerini küçümsemeyin.

Jira’yı, Confluence’ı, GitHub’ı veya işlerinizi düzenlediğiniz herhangi bir yeri açmayı ve sprintte nelerin tamamlandığıyla nelerin hâlâ beklemede olduğuna dair hızlı bir genel bakış sunmayı deneyin. Bu, sprint içeriğinin akılda tutulmasına yardımcı olur ve yakın zamanda yaşanan olayların retrospektiflerinizi çarpıtmasını da önler.

Jira için ek ipuçlarına ve püf noktalarına buradan ulaşın ve Jira ile entegre proje yönetimi yazılımına göz atın.

14. Konuşmayı Teşvik Etmek İçin Daha Küçük Gruplara Ayrılın

Konular üzerinde anlamlı tartışmalar yürütmekte zorlanıyorsanız retrospektifi, belirli sorunları tartışacak, çözümler üretecek ve sonuçları paylaşacak daha küçük insan gruplarına ayırmayı düşünün.

Dezavantajı, konuşmanın şeffaflığının bir kısmını kaybetmenizdir. Ancak avantajı, birlikte çalışan 2 kişi bir sonuçla geri dönmeleri gerektiğini bildiğinde muhtemelen daha fazla katılım sağlanmasıdır. Daha derin bir tartışmayı başlatmak için iyi bir yol olabilir.

15. Daha Derin Düşünmeyi Teşvik Etmek İçin “Neden” Diye Sorun

Neden, retrospektiflerde gereğinden az değerlendirilen ve kullanılan bir sorudur. Birinin neden belirli bir şekilde hissettiğini veya bir şeyin neden yanlış gittiğini sormak, daha derin bir düşünüm sürecini tetiklemeye yardımcı olabilir. Bir sorunun temel nedenine ulaşmak istiyorsanız Beş Neden yaklaşımını bile deneyebilirsiniz.

16. Oyun Oynayarak Eğlenceli Hâle Getirin

Oyun etkinlikleri, konuşmaların riskini azaltma, insanların kendilerini açmalarına yardımcı olma ve retrospektiflerin daha az ciddi hissettirmesini sağlama eğilimindedir. Ayrıca insanların sözlü olmayan bir şekilde katkıda bulunmasına da yardımcı olurlar. Dolayısıyla sorun insanların konuşmasını sağlamaksa, onların başka bir şekilde etkileşime girebileceği bir alan oluşturmak, görüş almak için gerçekten işe yarayan bir yöntemdir.

Ekip oluşturma oyunları olarak veya bir retrospektif formatı şeklinde kullanılabilen yörüngedeki gezegenler oyununu öneriyorum. Birçok retrospektif oyunu çevrim içi oynanır; bu nedenle uzaktan çalışan ekipler veya sanal katılımcıların yer aldığı toplantılar için idealdir.

17. Sessizliğin Tadını Çıkarın

Toplantı kolaylaştırıcısı olduğunuzda, sessizlikleri doldurmaktan sorumlu olduğunuzu düşünmeniz kolaydır. Ancak sessizlik kötü bir şey değildir. Bazen o birkaç saniyelik ekstra sessizlik, ekip üyelerinin katkıda bulunmaya teşvik edilmesi için tam da ihtiyaç duyduğu şeydir.

Retrospektiflerin, ekip üyeleri daha iyiye nasıl ulaşacaklarını veya süreç sorunlarını nasıl çözeceklerini düşünürken çok fazla yorumlayıcı çalışma içerdiğini unutmayın; bu nedenle sessizlik her zaman ilgisizlik anlamına gelmez. İnsanlar yalnızca düşünüyor veya konuşmaya hazırlanıyor olabilir. Bu birkaç saniyelik ekstra sessizliği tanımak, ekibin ihtiyaç duyduğu şey olabilir.

Retrospektif Sonrası

Retrospektif sona erdiğinde işin de bittiğini düşünmeniz anlaşılabilir. Ancak öğrenilenleri pekiştirmek, geri bildirim almak ve bir sonraki retrospektifinizin daha da iyi olmasını sağlamak için yapılacak daha çok iş vardır. Retrospektifinizin sonunda deneyebileceğiniz birkaç şey şunlardır.

18. Retrospektifiniz Üzerine Bir Retrospektif Düzenleyin

Retrospektifiniz üzerine bir retrospektif düzenlemek, toplantının geliştirilebileceği bazı yönleri teşhis etmenize yardımcı olabilir. Ekiplerin retrospektifleri hakkında ne hissettiklerini ve neleri geliştireceklerini sorun; ayrıca retrospektiflerinizi daha iyi hâle getirmeye yardımcı olabilecek bazı deneyler önermelerini isteyin.

19. Olumlu Davranışları Pekiştirin

Retrospektifiniz sona erdiğinde, söz alan ekip üyelerini ve retrospektiflerin iyi geçtiği durumları takdir eden olumlu geri bildirimler verin. Ortaya çıkan yararlı içgörülere odaklanmayı ve çok katkıda bulunan ekip üyelerini takdir etmeyi düşünün. Ekip üyeleriniz topluluk içinde övgü almaktan rahatsız oluyorsa, katkıları için herkese teşekkür etmeniz yeterlidir.

20. Eylem Maddelerini Özenle Takip Edin

Ekipler, sağladıkları değeri görebildiklerinde retrospektiflere daha fazla katılır. Her 2 haftada bir toplantıya gidip işle ilgili konuşuyor ancak hiçbir şey olmuyorsa, bu sizin için değerli değildir. Fakat ekip üyeleri eylem maddelerini takip eder, çalışmalarındaki sürtüşmenin ortadan kalktığını ve süreçlerin iyileştiğini görebilirse, değeri fark etmek daha kolay olur.

Bunu egzersiz yapmak veya kilo vermek gibi düşünün. Çok çalışıp sonuçları görmezseniz bırakma olasılığınız daha yüksektir. Ancak erken ve anlamlı bir ilerleme görebilirseniz, bunun değerini fark etme ve devam etme olasılığınız artar.

21. Bir Sonraki Retrospektifi Ekip Takvimine Ekleyin

Sürekli iyileştirme, artık sürekli olmadığında başarısız olur. Bu nedenle retrospektifleri düzenli olarak gerçekleştirerek disiplinli olmak önemlidir. Ekiplerin birbirlerine açılmak için daha fazla fırsatı olduğunda, bu giderek kolaylaşır. Bunu bir süredir yapmadıysanız, kendinizi ortaya koymak ve savunmasızlığınızı göstermek daha zor olabilir.

Düzenli retrospektif alışkanlığını başlatmakta zorlanıyorsanız, yinelenen hatırlatıcılar göndermek, retrospektifleri dokunulmaz hâle getirmek ve bir retrospektif alışkanlığını sprint incelemesi gibi mevcut başka bir alışkanlığın üzerine eklemek de dâhil olmak üzere deneyebileceğiniz birkaç ipucu ve yöntem vardır. Unutmayın, her 2 haftalık sprint dönemi için yaklaşık bir saatlik retrospektif zamanı ayırmalısınız.

Ekibinizin Konuşmasını Sağlayan Retrospektifler

Retrospektifleri kolaylaştırmak, özellikle yeni ekiplerle, her zaman kolay bir iş değildir. Toplantı katılımcıları söz almak istese bile bilgileri bir araya getirmek ve ekibin desteğini alan net sonraki adımlar belirlemek zor olabilir. Ancak ekibiniz söz almak konusunda kendine güvenmiyorsa, bunlar endişelerinizin en küçüğüdür.

Retrospektif katılımcıları söz almak konusunda çekingen hissedebilir veya misilleme ya da yargılanma korkusu yaşayabilir. Söyleyecek bir şey bulamıyor ya da katkıda bulunacak hiçbir şeyleri olmadığını düşünüyor olabilirler. Ayrıca ekibinizdeki her kişi için durum farklı olabilir.

Ancak işin özüne geldiğimizde, ekibinizin retrospektiflerde daha fazla konuşmasını sağlamak üç temel şeyi yapmakla ilgilidir:

• Toplantıların değer sağladığından emin olmak; böylece herkes retrospektiflerin neden önemli olduğunu ve bunlardan ne elde ettiğini anlar.

• Retrospektifleri olumlu duygularla ilişkilendirmek, çünkü ekip üyeleri retrospektifler eğlenceli olduğunda ve ekipte gelişim sağladığında bunlara katılmak ister.
• İnsanların kendilerini ifade ederken güvende hissetmelerine yardımcı olmak, çünkü herkes diğerleri kadar hızlı açılmaz veya aynı şekilde iletişim kurmayı tercih etmez. Bazı insanlar düşünmek için eşzamansız olarak daha fazla zaman ayırmayı ya da konuşmak yerine yazılı iletişimi veya emojileri kullanmayı tercih eder.

Bu blogdaki fikirler ve stratejiler, ister uzaktan retrospektifler ister yüz yüze retrospektifler yürütüyor olun, tam olarak bunu yapmanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır.

Bu nedenle bir sonraki retrospektifinizden önce bu stratejilerden bazılarını uygulamaya koyun. Yalnızca bir veya ikisini deneyin ve nereye varacağınızı görün. İşler yolunda gitmiyorsa geri bildirim toplayın, yineleyin ve işleri daha da iyi hâle getirmek için ekibin görüşlerini alın.

Hâlâ zorlanıyorsanız her zaman sessiz bir retrospektif deneyebilirsiniz!

Bunun gibi daha fazla blog yazısı için The Digital Project Manager bültenine abone olun.