Kaynak Kullanımı Rehberi: Formüller ve En İyi 8 İpucu

Kaynak Kullanımı Nedir?

Kaynak kullanımı, belirli bir dönem boyunca bir kaynağın kullanılabilir kapasitesinin üretken işe ayrılan yüzdesidir. Dijital proje ekiplerinde kaynak neredeyse her zaman insanlardır ve kapasite saat cinsinden ölçülür.

Örneğin, bir geliştiricinin bu hafta 32 kullanılabilir saati olduğunu (40 saatlik haftadan bir resmî tatil çıkarıldığında) ve bunun 26 saatini proje işlerine kaydettiğini varsayalım. Kullanım oranı %81'dir.

Üç önemli not:

• Sözleşmedeki saatler değil, kullanılabilir saatler: Ücretli izinleri, resmî tatilleri ve kişinin projelere ayıramayacağı her türlü zamanı çıkarın. Bu adımı atlarsanız aralık ayında herkes yeterince kullanılmıyor gibi görünür.
• Sabit bir dönem: Tek bir hafta gürültülüdür. Bir ay veya çeyrek dönem size bir eğilim gösterir.
• "Üretken" kavramının üzerinde anlaşılmış bir anlamı: Çoğu ekip üretken işi faturalandırılabilir (fatura kesebileceğiniz müşteri işi) ve faturalandırılamaz (dahili projeler, teklifler, idari işler) olarak ayırır. Hangisini raporladığınıza karar verin; yoksa iki kişi aynı zaman çizelgelerinden iki farklı sayı elde eder.

Ekipmanları, toplantı odalarını veya yazılım lisanslarını da aynı şekilde ölçebilirsiniz. Ancak bir proje yöneticisi için hem paranın hem de riskin bulunduğu yer, insan-saatleridir. Kullanım verileri doğrudan aşağıda ele alınan kaynak tahsisi kararlarını besler.

Kullanım Oranı Nedir?

Kullanım oranı, raporladığınız sayıdır: üretken saatlerin kullanılabilir saatlere bölünmesiyle elde edilir ve yüzde olarak gösterilir. Kaynak kullanımı uygulamanın kendisidir, kullanım oranı ise bu uygulamanın ürettiği metriktir.

İki farklı türü vardır ve ikisini de kullanmak istersiniz:

• Toplam kullanım oranı: Tüm üretken saatler (faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz) ÷ kullanılabilir saatler. Bu, bir kişinin ne kadar meşgul olduğunu gösterir.
• Faturalandırılabilir kullanım oranı: Faturalandırılabilir saatler ÷ kullanılabilir saatler. Bu, zamanının ne kadarının gelire dönüştüğünü gösterir.

İkisi arasındaki fark, faydalı bilgilerin bulunduğu yerdir. Toplam kullanım oranı %95, ancak faturalandırılabilir kullanım oranı %40 olan biri işi savsaklamıyor. Muhtemelen dahili taleplere, teklif çalışmalarına veya kimsenin faturalandırmadığı toplantılara gömülmüştür.

"İyi" bir oranın ne olduğuna gelince: bu, role bağlıdır ve sormadan tek bir sayı veren herkes tahminde bulunuyordur. Aşağıdaki en iyi uygulamalar role göre hedef aralıkları içermektedir. Metriğin kendisini daha ayrıntılı incelemek için kullanım oranı rehberimize bakın.

Kaynak Kullanımı Neden Önemlidir?

Kullanım, aksi takdirde kaçırılan teslim tarihleri veya istifa mektupları olarak ortaya çıkacak sorunlar için erken bir uyarıdır.

• Aşırı yüklenen kişiler bazı şeyleri gözden kaçırır: %100 veya üzerindeyken uzayan inceleme turu ya da bir salı gününü yiyip bitiren hata için boşluk kalmaz. Bir şeylerden ödün verilir ve bu genellikle kalite veya kişinin kendisidir.
• Tükenmişlik çalışan devrini artırır: Sürekli aşırı kullanım, iyi insanların sessizce LinkedIn profillerini güncellemelerine neden olur. Onların yerine birini almak, fazla mesainin sağladığı tasarruftan çok daha pahalıya mal olur.
• Yetersiz kullanım da bir sorundur, yalnızca daha sessiz bir sorundur: Bir ay boyunca %40 seviyesinde kalan biri engellenmiştir, gelen iş için becerileri uygun değildir veya bu durum iş hattının zayıf olduğuna işaret eder. Bunların hiçbiri kendiliğinden düzelmez.
• Ortalamalar darboğazları gizler: %75 seviyesindeki bir ekipte bile her projenin bağlı olduğu bir kıdemli geliştirici %120 seviyesinde olabilir. Bu sağlıklı bir ekip değildir. İyi bir tanıtım çalışmasıyla gizlenmiş tek hata noktasıdır.
• Kâr marjının kaybolduğu yer burasıdır: Faturalandırılabilir kullanım düştüğünde, herkes kendini sonuna kadar çalışıyor hissetse bile kâr da düşer.

Haftalık olarak kontrol edin, ancak eğilimlere göre harekete geçin. Tek bir yoğun hafta bir lansmandır. Arka arkaya dört yoğun hafta ise bir personel planlama sorunudur.

Kaynak Tahsisi ve Kaynak Kullanımı

Tahsis plandır, kullanım ise gerçekte yaşananlardır. İkisine de ihtiyacınız vardır. Kullanım verisi olmadan tahsis tahminden ibarettir; tahsis olmadan kullanım ise düzeltmek için hiçbir aracınızın bulunmadığı bir sorun hakkında hazırlanmış rapordur.

	Kaynak tahsisi	Kaynak kullanımı
Nedir	İnsanları, ekipmanları ve malzemeleri belirli görev ve projelere atamak	Bu kaynakların kullanılabilir kapasitesinin ne kadarının gerçekten üretken çalışmaya ayrıldığını ölçmek
Yanıtladığı soru	Kim ne yapıyor ve ne zaman?	Zamanlarının ne kadarını gerçekten kullandık ve ne için?
Zamanlama	Planlama sırasında belirlenir ve geleceğe yöneliktir	Geçmişe dönüktür (gerçekleşenler) veya geleceğe yöneliktir (takvimden alınan tahmin)
Girdiler	Kapsam, beceriler, uygunluk, son tarihler	Kaydedilen saatler, kullanılabilir saatler, faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz çalışma ayrımı
Çıktı	Kaynak planı, takvim, atama tablosu	Kişi, rol, ekip veya varlık başına kullanım oranı
Yaygın kullanım alanları	BT ve dijital projeler için personel planlamak, inşaatta ekipleri ve makineleri programlamak, üretimde ekipmanları üretim hatlarına atamak	Ekiplerde tükenmişlik riskini belirlemek, tesislerde ofis alanı ve toplantı odası kullanımını izlemek, projelerde faturalandırılabilir kârlılığı kontrol etmek
Örnek	Altı haftalık bir web sitesi yenileme projesine iki geliştirici ve bir tasarımcı atamak	Bu geliştiricilerden birinin haftada 52 saat, tasarımcının ise 18 saat kaydettiğini tespit etmek
Araçlar	Kaynak planlama ve kapasite planlama yazılımı	Zaman takibi ve kaynak yönetimi yazılımı

Uygulamada bu ikisi bir döngü içinde çalışır. Kaynakları tahsis eder, kullanımı ölçer, 52 saat çalışan kişiyi bulur ve yeniden tahsis yaparsınız.

Temel Kaynak Kullanımı Metrikleri

Kullanım oranı başlıca sayıdır, ancak birkaç başka metrikle birlikte değerlendirildiğinde çok daha anlamlı hale gelir. Öncelikle takip edeceğim kaynak kullanımı metrikleri şunlardır:

• Kullanım oranı (toplam ve faturalandırılabilir): İnsanların ne kadar meşgul olduğu ve bu çalışmanın ne kadarının gelir sağladığı. Yukarıda ele alındı.
• Tahmini kullanım: Önümüzdeki haftalar için planlanan saatler ÷ kullanılabilir saatler. Bu, sorundan sonra değil, sorun ortaya çıkmadan önce harekete geçmenizi sağlayan tek metrik sürümüdür.
• Efor sapması: Görev, kişi veya proje başına tahmini saatler ile gerçekleşen saatler arasındaki fark. Sapma sürekli olarak pozitifse sorun çalışanlarınız değil, tahminlerinizdir.
• Maliyet sapması: Bütçelenen maliyet ile gerçekleşen maliyet arasındaki fark. Kullanım, saatlerin nereye gittiğini gösterir; maliyet sapması ise bunun bütçeyi nasıl etkilediğini gösterir.
• Uyumlanma hızı: Yeni bir çalışanın veya projeye yeni katılan birinin hedef kullanım oranına ulaşmasının ne kadar sürdüğü. Bu, işe alıştırma planlarının gerçekçi kalmasını sağlar. Kaynak planı ne kadar güven verici görünürse görünsün, hiç kimse ilk haftada tam hızına ulaşamaz.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kaynak Kullanımı Nasıl Hesaplanır?

Hesaplama yaklaşık otuz saniye sürer. Güvenebileceğiniz girdileri elde etmek daha uzun sürer; bu nedenle bu adımların çoğu formülden önce gerçekleşir.

1. Neyi Ölçtüğünüzü Belirleyin

Bireyleri, bir rolü, ekibi veya departmanı seçin. Ekip sayıları bireylerden oluştuğu için bireylerle başlayın. Ekipmanları veya alanları da takip ediyorsanız bunları ayrı ölçün. Bir toplantı odasının kullanımını bir tasarımcının kullanımıyla birleştirmek ikisi hakkında da hiçbir şey söylemez.

2. Dönemi Belirleyin ve Kullanılabilir Saatleri Tanımlayın

Operasyonel kararlar için haftalık sayıları, raporlama için ise aylık veya üç aylık sayıları kullanın. Ardından kullanılabilir saatleri doğru şekilde hesaplayın:

Kullanılabilir saatler = Sözleşmedeki saatler − PTO − Resmî tatiller

Bir resmî tatilin bulunduğu 40 saatlik bir hafta size 32 kullanılabilir saat bırakır. Ayrıca düzenli iç çalışmanın (tüm ekip toplantıları, bire bir görüşmeler, eğitim) kullanılabilir saatlerden düşülüp düşülmeyeceğine veya faturalandırılamaz çalışma olarak sayılıp sayılmayacağına karar verin. Her iki yaklaşım da işe yarar. Ancak çeyreğin ortasında bu yaklaşımlar arasında geçiş yapmak işe yaramaz.

3. Güvenebileceğiniz Zaman Verilerini Edinin

Kaydedilen saatleri zaman takip yazılımınızdan alın ve bunları en azından faturalandırılabilir veya faturalandırılamaz olarak etiketleyin. Çoğu kullanım raporunun sessizce çöktüğü adım budur. Cuma öğleden sonra hafızadan doldurulan zaman çizelgeleri, günde şüphe uyandıracak kadar düzenli biçimde 8 saat gösterme eğilimindedir.

Birkaç şey yardımcı olur:

• Kaydı hızlı yapın: Bir zamanlayıcı veya takvim entegrasyonu her zaman bir formdan daha etkilidir.
• Kategorileri sınırlı tutun: İnsanlara faturalandırılamayan on iki kod verirseniz, yalnızca ilkini seçerler.
• Verilerin ne amaçla kullanıldığını belirtin: İnsanlar bunun performanslarını ölçmek için kullanılacağından şüphelenirse, verileri olduğundan yüksek gösterirler.

4. Formülleri Uygulayın

Sorunuza yanıt veren oranı seçin. Çoğu ekibin ilk üçüne, ajansların ise beşinin tamamına ihtiyacı vardır.

Oran	Size ne anlatır?	Formül
Faturalandırılabilir kullanım	Müşteriye faturalandırılabilir işlerde geçirilen kullanılabilir zamanın oranı	Faturalandırılabilir saatler ÷ Kullanılabilir saatler × 100
Toplam kullanım	Bir kişinin faturalandırılabilir olsun veya olmasın ne kadar meşgul olduğu	(Faturalandırılabilir saatler + Faturalandırılamayan üretken saatler) ÷ Kullanılabilir saatler × 100
Ekip (kapasite) kullanımı	Tüm ekip genelindeki kullanım	Toplam ekip üretken saatleri ÷ Toplam ekip kullanılabilir saatleri × 100
Başabaş kullanım oranı	Mevcut ücretinizle maliyetleri karşılamak ve hedef kâra ulaşmak için gereken asgari faturalandırılabilir kullanım oranı	(Kaynak maliyetleri + Genel giderler + Hedef kâr) ÷ (Faturalandırılabilir ücret × Kullanılabilir saatler) × 100
Gerekli faturalandırılabilir ücret	Gerçekçi bir kullanım oranıyla hedef kâra ulaşmak için gereken saatlik ücret	(Kaynak maliyetleri + Genel giderler + Hedef kâr) ÷ (Kullanılabilir saatler × Hedef kullanım oranı)

Örnek: Bir geliştiricinin 32 kullanılabilir saati, 26 faturalandırılabilir saati ve 4 saatlik iç işi var. Bu, %81 faturalandırılabilir kullanım ve %94 toplam kullanım anlamına gelir.

Başabaş noktası için 8.000 $ maaş maliyeti, 2.000 $ genel gider, 2.000 $ kâr hedefi, 150 kullanılabilir saat ve 100 $ saatlik ücret bulunan bir ayı ele alalım. Başabaş kullanım oranı 12.000 $ ÷ (100 $ × 150) = %80'dir. Bu rol için %75 kullanım oranı daha gerçekçiyse, gereken ücret 12.000 $ ÷ (150 × 0,75) ≈ saat başına 107 $ olur.

İpucu: Ekip kullanımını, bireysel yüzdelerin ortalamasını alarak değil, toplam saatler üzerinden hesaplayın. Ortalama almak, %100 çalışan yarı zamanlı bir kişiye tam zamanlı çalışanla aynı ağırlığı verir ve ekip değerini çarpıtır.

5. Sonuçları Yalnızca Raporlamayın, Yorumlayın

Her kişiyi rolü için belirlenen hedefle karşılaştırın ve tek bir hafta yerine dört ila altı haftalık verilere bakın. Bunlar harekete geçmeye değer kalıplardır:

• Toplam yüksek, faturalandırılabilir oran düşük: İç işler tek bir kişinin üzerinde birikiyor. Bunların ne olduğunu ve kimin gönderdiğini öğrenin.
• Sürekli olarak %100'ün üzerinde: Kayıt altına alınmamış fazla mesai yapıyorlar veya kimsenin harekete geçmediği fazla mesaileri kaydetmişler. Proje bitene kadar beklemeyin, şimdi yeniden dengeleyin.
• Sürekli olarak düşük: Önlerinin kesilip kesilmediğini, projeler arasında olup olmadıklarını veya devam eden işler için becerilerinin uygun olup olmadığını kontrol edin.
• Herkesin oranı yüksek, ancak hiçbir iş daha hızlı tamamlanmıyor: Ya tahminler hatalıdır ya da bağlam değiştirmek saatleri tüketiyordur.

Son olarak, gerçekleşenleri planladıklarınızla karşılaştırın. İkisi arasındaki fark, planlamanızın alabileceği en dürüst geri bildirimdir. Bir sonraki projede kaynak tahsisini optimize etmek için bunu kullanın.

Kaynak Kullanımını İyileştirmek İçin En İyi 8 Uygulama

Formüller kolay kısımdır. Sayıların anlamlı olmasını sağlayan alışkanlıklar ise şunlardır.

1. Hedefleri Role Göre Belirleyin

Tek bir %80 hedefi, proje yöneticilerinize uygulayana kadar düzenli görünür. Proje yöneticileri haftalarının yarısını, kimsenin faturalandırmadığı müşteri görüşmeleri, durum güncellemeleri ve paydaşlarla koordinasyon işleriyle geçirir. Faturalandırılabilir oranları "düşük" olduğu için işaretlenen, oysa binadaki en yoğun kişiler olan proje yöneticileri gördüm.

Bunlar makul başlangıç noktalarıdır. Hedefleri iş modelinize göre ayarlayın.

Rol	Faturalandırılabilir Kullanım Hedefi
Uzmanlar (geliştiriciler, tasarımcılar, yazarlar)	%75–85
Proje ve müşteri yöneticileri	%50–70
Ekip liderleri ve direktörler	%30–50

2. %100'e Değil, %80'e Göre Planlayın

Birinin haftasını planlarken kullanılabilir saatlerinin yaklaşık %80'ini doldururum. Kalan %20 boş zaman değildir. "Hızlıca soracağım beş dakikalık soru", ek revizyon turu ve üretim hatası bu aralığa sığar. Birini %100 dolulukla planlarsanız, kimseye söylemeden fazla mesai planlamış olursunuz.

3. Yalnızca Gerçekleşenleri Değil, Tahmini Kullanım Oranını İzleyin

Gerçekleşenler, birinin geçen ay aşırı yüklendiğini gösterir; ancak o noktada zaten aşırı yüklenmiştir. Her pazartesi, önümüzdeki iki ila dört hafta için planlanan saatleri kontrol ederim. İşleri yeniden dağıtmak için hâlâ zaman varken bunu yapmak, sonrasında özür dilemekten daha iyidir.

4. Ekip Ortalamasından Önce Bireylere Bakın

Ekip ortalaması, gösterge tablosundaki en az faydalı sayıdır. Kişilere göre, en yüksekten başlayarak sıralarım. En üstteki isim genellikle her projenin zor sorunlarını fark ettirmeden yönlendirdiği kişidir. Bu da onu hem darboğazınız hem de kaybetme riskinizin en yüksek olduğu kişi yapar.

5. Sayıya Güvenmeden Önce Paydayı Düzeltin

İncelemem istenen "kullanım oranı sorunlarının" çoğunun aslında matematik sorunları olduğu ortaya çıktı. PTO çıkarılmamış, yarı zamanlı çalışanlar tam zamanlı sayılmış veya iç toplantılar bir rapora dâhil edilip diğerinden çıkarılmıştı. Kullanılabilir saatlerin nasıl tanımlanacağı konusunda anlaşın, bunu bir kez yazılı hâle getirin ve her yerde kullanın.

6. Kullanım Oranını Performans Puanına Dönüştürmeyin

Verilerinizi mahvetmenin en hızlı yolu, onları performans değerlendirmelerine dâhil etmektir. İnsanlar bunu çabucak öğrenir: saatler şişirilir, faturalandırılamayan işler faturalandırılabilir olarak kodlanır ve raporlarınız kurmacaya dönüşür. Sayıları hüküm vermek yerine, "%110'dasın, üzerinden hangi işleri alabiliriz?" gibi personel planlaması görüşmelerini başlatmak için kullanırım.

7. Düşük Kullanım Oranını Doldurulacak Bir Açık Değil, Bir Sinyal Olarak Görün

Bir kişi birkaç hafta boyunca %40 seviyesinde kaldığında, ilk içgüdü ona yapacak bir şey bulmaktır. Önce nedenini sorun. İş müşteri nedeniyle mi tıkanmış, satış hattı mı zayıf, yoksa gelen işler becerileriyle mi örtüşmüyor? Her nedenin farklı bir çözümü vardır (engeli kaldırma, satış, eğitim veya farklı beceriler kazandırma); angarya işlerin hiçbiri bu sorunları çözmez.

8. Her Projeden Sonra Tahminleri Gerçekleşenlerle Karşılaştırın

Bir ekip tüm proje boyunca %100'ün üzerinde çalışıyorsa, sorun genellikle çalışanlarda değildir. Sorun tahmindedir. Her projeden sonra, aşamalara göre tahmini ve gerçekleşen saatleri karşılaştıran hızlı bir kaynak analizi yaparım. İki veya üç proje sonra, ekibinizin hangi aşamalarda sürekli düşük tahminde bulunduğunu bilirsiniz. Benim için bu her seferinde QA ve müşterinin geri bildirimlerinin son turudur.

Doğru Kaynak Yönetimi Yazılımını Seçme

Hâlâ her cuma bir elektronik tabloda kullanım oranı raporları oluşturuyorsanız, özel bir araç size o öğleden sonrayı geri kazandırır. Ancak yanlış araç, angarya işleri yalnızca başka bir yere taşır.

Tek bir demo bile planlamadan önce kaynak yönetimi yazılımının nasıl seçileceğine ilişkin kılavuzumuzu okuyun. Bu kılavuzda önemli özellikler, proje yönetimi aracınızın yerleşik kaynak planlama özelliklerinin ne zaman yeterli olduğu ve ekibinizin gerçekten kullandığı bir aracın görmezden geldiği daha iyi bir araçtan neden üstün olduğu ele alınıyor.