Gerçekçi Olmayan Proje Teslim Tarihleriyle Başa Çıkmak İçin 4 Strateji

Ekip liderliğini destekledim ve proje paydaşlarıyla yapılan zorlu görüşmelerde de bizzat yer aldım. Bu tür görüşmeler, gerçekçi olmayan proje teslim tarihine rağmen herkesin beklenen kalite seviyesine ulaşmak ve başarılı bir proje teslim etmek için ihtiyaç duyduğu şeylere sahip olmasını sağlar.

Bir Proje Teslim Tarihinin Gerçekçi Olup Olmadığı Nasıl Anlaşılır?

Proje teslim tarihleri bir görüş ve bakış açısı meselesidir ve müşteri belirli bir tarih için baskı yaptığında işin içinde birçok etken olabilir. 

Müşterinin zihninde bir teslim tarihi gerçekçi görünebilir; çünkü ürünü o nihai tarihe ulaştırma sürecinde gerçekleşmesi gereken her şeyi anlamıyor olabilir.

Şu adımlarla başlayın:

1. Geriye doğru bir çalışma gerçekleştirin. Zaman çizelgesinin gerçekçi olup olmadığını ve herhangi bir zaman kısıtlaması bulunup bulunmadığını başlangıçta belirlemek için tamamlanması gereken her adımı geriye doğru sıralayın.
2. Teslim tarihinin ardındaki motivasyonu anlayın. Bu girişimdeki temel etkenler veya kilometre taşları neler? Böylece işi bu süre içinde nasıl teslim edebileceğinizi daha iyi değerlendirebilirsiniz. İletilmemiş önemli bir iş ihtiyacı olabilir. Bu, belirlenen zaman aralığı içinde teslimat yapabilmek için kapsamdan nelerin çıkarılabileceğini, çıkarılabilecek bir şey olup olmadığını belirlemenize yardımcı olur.
3. Her bir görev için ihtiyaç duyduğunuz kaynakları belirleyin. Bu, daha fazla kaynak eklemeniz gerekip gerekmediğini belirlemenizi ve aynı zamanda başlangıçta atanan ekibin işi gerçekten tamamlayıp tamamlayamayacağını ve tükenmişliğin önlenip önlenemeyeceğini görmenizi sağlar.
4. Geriye doğru çalışma, kaynak planı ve proje planı için ikinci bir görüş alın. Tasarımcı veya geliştirici gibi biri, adımları atlayıp atlayamayacağınızı, bağımlılıkları kaldırıp kaldıramayacağınızı, tamamlamak için gereken süreyi kısaltıp kısaltamayacağınızı veya belirli aşamaları ya da çevik özellik setlerini eş zamanlı yürütüp yürütemeyeceğinizi daha iyi belirleyebilir.

Gerçekçi Olmayan Teslim Tarihleriyle Başa Çıkmak İçin 4 Strateji

Müşterinin ve proje ekibinin ihtiyaçlarına karşı empatiyi korurken geri adım atma ve duruşunuzu koruma iradenizi güçlendirecek bazı stratejilere göz atalım.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Süreci ve beklentileri belgeleyin

Yol boyunca her şeyi çözmeye çalışarak zaman kaybetmemek için son noktaya nasıl ulaşacağımızı herkesin anlamasını sağlamak isteriz. Teslim tarihini belirleyen olaylar veya koşullar üzerinde kontrolünüz olmadığını düşünebilirsiniz; ancak kontrol edebildiğiniz şey, o tarihe kadar teslimat yapmaya çalışırken izleyeceğiniz süreçtir.

Şunları yapın:

• Herkesin rolünü ve başlangıç toplantısında hem kendi iç ekibiniz hem de müşteri tarafındaki herkes için kendilerinden ne beklendiğini net bir şekilde tanımlayın. Teslim tarihine nasıl yetişeceğimiz konusunda onların da büyük bir rolü vardır. Bunun için RACI iyi bir başlangıç noktasıdır.
• Ekibin her aşamada nasıl ilerleyeceğini gösteren bir süreç haritası oluşturun.
• Tarihleri ve paydaşların sorumluluklarını içeren bir onay akışı oluşturun. Bu, her şeyin sizin ve ekibinizin üzerinize kalmaması için müşterinin sorumluluk almasını sağlar. Bu gerçekçi olmayan proje teslim tarihine ulaşmak için geri bildirim, onay ve ihtiyaç duyulabilecek diğer kaynaklar konusunda kendi taraflarında titiz davranmaları gerekir.
• Herkesin hangi bilgilerin nerede paylaşılacağını ve hangi konu için kime başvuracağını bilmesi adına bir iletişim planı oluşturacak kadar ileri gidebilirsiniz.

2. Kaynakları artırın veya projenin kapsamını azaltın.

Ekibe bir ya da iki kişi daha katmak, bu teslim tarihine yetişmek için tam olarak ihtiyacınız olan şey olabilir. Tüm proje süresi boyunca veya belirli aşamalarda projede yer alabilecek başka kişileri belirlemek için kaynak yöneticinizle birlikte çalışın. Birlikten kuvvet doğar 😁

Önemli not

Devam eden bir aşama sırasında yeni kaynaklar dahil ediliyorsa, bu kaynakların tüm bilgileri önceden devralmış olduğundan ve tamamlamaları gereken görevlerde ilk günden başlayabileceklerinden emin olun.

Ayrıca, kapsamı daraltmak için satış temsilciniz ve müşteriyle birlikte çalışın. Bu, SOW'un bir MVP sürümü olabilir veya müşterinin, lansman tarihine kadar tamamlanması zorunlu olmayan daha düşük öncelikli özellikleri azaltması gerekebilir. Karar verilen duruma bağlı olarak bunun maliyet artışı ya da düşüşüyle sonuçlanacağını ( proje yönetimi üçgeni uyarınca) unutmayın; bu nedenle bu konuyu müşterinizle görüşmeniz gerekecektir.

3. İş planının sıkı yönetimi

Sıkı teslim tarihlerine uymak için her şeyin kontrolünüz altında olması ve müşteri de dahil olmak üzere ekipteki herkesin de aynı durumda olduğundan emin olmanız gerekir. Gerçekçi olmayan teslim tarihleri, iş yüklerini etkili bir şekilde dengelemek için sağlam birden çok projeyi yönetme stratejileri uygulanarak hafifletilebilir.

Aşağıdakileri haftada birkaç kez yapmak, zamanında ilerlemenize yardımcı olacaktır:

• Günlük durum toplantıları: Bunlara müşteri de katılabilir; böylece gerçek zamanlı ve sık sık geri bildirim alırsınız. Bu, ekibinizin karşılaşacağı veya sizin ortadan kaldırmanız gerekecek engellerin azalması anlamına gelir.
• Zaman çizelgesi incelemeleri: Gerekirse bilgisayarınızın arka planı yapın! Zaman çizelgesine sürekli başvurmanız ve ileriyi gözden geçirmeniz çok önemlidir; böylece riski azaltabilir ve ekibinizin görevlerini gereken sürede tamamlamasını engelleyecek olası bariyerleri ortadan kaldırma konusunda proaktif davranabilirsiniz.
• Süreç kontrolleri: Ekibin proje sürecinde nasıl ilerlediğini en az haftada bir kontrol edin. Bu, bariyerleri kısa bir süre içinde düzeltilemeyecek veya kaçınılamayacak kadar zor hale gelmeden önce ortadan kaldırmanıza da olanak tanır.
• En önemsiz görevi bile tahmin edin: Bu, zaman çizelgenizi tehlike bölgesine sürükleyebilecek en küçük şeyin bile ayrıntılı ve gerçekçi bir görünümünü elde etmenizi sağlar. Proje yönetimi araçları bu tahmin ve izleme sürecinde değerli olabilir.

4. İletişim kurun, iletişim kurun, iletişim kurun!

Bu konu son derece önemlidir. Ekip üyelerinizi ve müşterilerinizi dırdır ediyormuşsunuz gibi hissediyorsanız, doğru yapıyorsunuz demektir. Gereğinden fazla iletişim kurarak kendinizi rahatsız olduğunuz bir konuma zorlayın. 

Herkesin aşağıdakilere sahip olmasını sağlamanın tek yolu budur:

• Verimli çalışmak için ihtiyaç duyduğu şeylere sahip olması
• Riskleri ve engelleri yakından takip etmesi
• Sorumlu olduğu konulardan hesap verebilir olması. Buna müşteri de dahildir. Proje planının başında karar verdiğiniz teslimatlara sizin ve ekibinizin yine de bağlı kalmasını beklerken gecikmelere veya kapsam değişikliklerine neden olamaz.
• Zaman çizelgesi, planın neden bu şekilde düzenlendiği ve onu kısaltmanın riskleri hakkında sürekli konuşması. Bu konu hakkında ne kadar çok konuşursanız, müşterinin ve proje ekibinin bunu benimsemesi, anlaması ve öncelik haline getirmesi o kadar olasıdır.

Bir Proje Teslim Tarihi Tamamen İmkânsızsa Ne Yapmalı?

Soruları sordunuz, süreci ve zaman çizelgelerini yeniden düzenlediniz; ancak belirlenen teslimatların teslim tarihine kadar tamamlanmasını hâlâ sağlayamıyorsunuz. Zaman yönetiminde bir sihirbazsınız, ancak geriye kalan tek şey, bunun neden imkânsız olduğu ve bu sonuca varmak için neler yaptığınız hakkında müşteriyle zor bir konuşma yapmaktır.

Sadece hayır deyin.

Evet, az önce bunu söyledim. Hayır dememize izin verilmediğini düşünüyoruz; ancak yüksek kaliteli bir ürün teslim etmenin değerini temel alabilirsek bu, herkese büyük ölçüde zaman, para ve stres kazandırabilir. Fakat bunu yapabilmek için uygulamaya ayıracak zamana sahip olmamız gerekir. 

Gerçekçi olmayan beklentiler ve gerçekçi olmayan zaman çizelgeleri, sadece hayır demeye kıyasla çok daha fazla projenin başarısız olmasına neden olan soruna yol açar (başarısızlıktan nasıl kaçınacağınızı buradan öğrenin). Bunun ilk tercihiniz olduğunu söylemiyorum; ancak gerçekçi olmayan proje teslim tarihleri için diğer stratejiler üzerinde çalışırken bunu aklınızın bir köşesinde tutmanız gereken bir konudur.

Proje Yönetimi Üçgeni

Proje yönetimi üçgeni, kaliteli bir çıktı sunmak için bir proje kapsamında zamanın, kapsamın ve maliyetin dengelenmesi gerektiğini belirtir. Bekledikleri kaliteyi sunmanın gereklilikleri konusunda uzmanlığınıza değer vermiyorsa, müşteri kuruluşunuz için uygun olmayabilir.

Ya da vermek istediğiniz mesajı anlatmak için demir üçgeni (iyi, hızlı ve ucuz sütunlarıyla) kullanabilirsiniz.

İyi bir ürünü hızlı istiyorsanız ucuz olmayacaktır. Ucuz bir ürünü hızlı istiyorsanız kaliteli olmayacaktır.

Sahip olabileceğiniz yetki miktarı nedeniyle bu stratejinin bazı istisnaları olduğunu anlıyorum; ancak ekibinizin savunucusu olun ve bu gerçekçi olmayan teslim tarihleriyle projeler üstlenmeye devam etmenin neden uygun olmadığını yönetime açıklayın.

Yolun Yarısındasınız

Elbette hiç kimse bu durumda olmayı sevmez, ancak hepimiz kariyerimizin bir noktasında bu durumu yaşadık ya da yaşayacağız. Bu deneyimden ders çıkarırız ve bu bizi daha iyi PM'ler yapar. Müşterilerimizle gerçekçi olmayan proje tamamlanma tarihleri ve karşı koymamız gerekebilecek diğer konular hakkında zor konuşmalar yapma konusunda daha yetkin hale geliriz. Birisi kapsam kaymasından mı bahsetti?

Bu makaledeki her şey, zaten sahip olduğunuz becerileri geliştirmenizle ilgili; yani yolun yarısındasınız!

Çalıştığınız yerde gerçekçi olmayan proje zaman çizelgeleriyle satılan projelerle karşılaşıyor veya sürekli olarak kaçırılan teslim tarihleri yaşıyorsanız, bunu bir endişe olarak gündeme getirip nasıl önlenebileceğini araştırmak isteyebilirsiniz. 

Satış sürecinin bir parçası olmayı isteyin. Bu, bir zaman çizelgesi uzmanının teslim tarihlerini (ve kapsam yönetimini) proaktif bir şekilde değerlendirmesini sağlayacaktır; böylece proje kazanılıp başlatıldığında daha az stres yaşar ve hepiniz rollerinizi kolaylıkla yerine getirebilirsiniz.

Daha fazla proje yönetimi stratejisini burada bulabilirsiniz; ayrıca proje yönetiminin inceliklerine giren daha fazla nasıl yapılır kılavuzu için The Digital Project Manager bültenine abone olmayı unutmayın.