Ekip Performansını Geliştirmek İçin 10 İş Birliği En İyi Uygulaması
Dünya Ekonomik Forumu, dünyanın yenilik yapmak ve büyümek için rekabetten iş birliğine doğru ilerlediğini söylüyor.
Değişimin hızı artıyor ve iş birliği; gelişmeleri takip etmek, yenilik yapmak ve müşteri deneyimine değer katmak isteyen dijital proje ekipleri için kilit öneme sahip. Etkili bir şekilde iş birliği yapabilmek, dijital kuruluşlar için kritik olacak; çünkü bu, kelimenin tam anlamıyla var olmak ya da yok olmak meselesi!
Etkili Ekip İş Birliği İçin En İyi 10 Uygulama
Miro'nun yapay zekâsına iş birliği için en iyi uygulamaları sorduğumda aldığım yanıt buydu. Gelin bunları daha pratik yollarla inceleyelim.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Ekip kurallarını belirleyin
Bir ekip tüzüğü ya da kurallar bütünü oluşturmak karmaşık bir iş olmak zorunda değil.
Örneğin, yakın zamanda bir BT ekibiyle stratejik planlama çalışması yaptım. Hem kişisel hem de mesleki yönleri kapsayan bir ekip kuralları çalışması şablonu bulduk. Her çalıştayda 15 dakikamızı yalnızca bu ekip alanını tamamlamaya ayırdık.
Bu etkinliği oturumlarımızın her birinde bir tanışma etkinliği olarak kullanabildik ve stratejik planlamamızın sonunda elimizde gösterebileceğimiz bir ekip tüzüğü de vardı—ekip üyeleri arasında yakınlık kurmak için ne harika bir yol!
2. Etkili ekip iş birliği araçlarına yatırım yapın
Uzaktan çalışan ekipler, herkesin gerçek zamanlı olarak birlikte çalışıp çalışmadığından bağımsız olarak etkili iş birliğini kolaylaştırmak için karmaşık bir dizi gereksinim doğurur. Uzaktaki proje ekibi ve/veya müşteri farklı zaman dilimleri arasında iş birliği yapıyorsa eş zamanlı olmayan şekilde çalışabilmeleri gerekebilir; bu da uzaktan iş birliği için gerekli olmayan başka bir karmaşıklık katmanını gerektirir.
Kullandığımız iletişim araçlarını ve ekip iş birliği araçlarını değerlendirmemiz gerekir—Slack, mesajlaşma, Microsoft Teams, Zoom, Asana ve Confluence'dan zaman dilimleri, dosya paylaşımı, görüntülü aramalar veya görüntülü konferanslar ve yüz yüze toplantılarla ilgili eş zamanlı ve eş zamanlı olmayan hususlara kadar her şey.
Gerçek şu ki tüm ekipler veya tüm etkileşimler için işe yarayacak tek bir kusursuz teknoloji yok. Ekiplerin farklı iş birliği araçlarını veya proje iş birliği yazılımlarını ve tekniklerini denemesi, ardından bunları yinelemesi gerekir. Ekibiniz Slack kullanıyorsa Slack ile entegre olan bir proje yönetimi yazılımını değerlendirin.
3. Saygılı olun
Bunu göstermenin en önemli yolunun, insanların zamanına saygı gösteren toplantılar yapmak olduğunu düşünüyorum. Zamanında başlayın, bir gündem hazırlayın ve zamanında bitirin! Bu basit görünebilir ancak bu ilkeleri uygulamayan toplantıların sayısını bilmiyorum bile.
Bir keresinde, geç kalmanın ya da gecikmenin hırsızlık olduğunu söyleyen bir meditasyon öğretmenim vardı! Ne de olsa gerçekten neyimiz var ve en sınırlı kaynağımız zaman.
4. Dinleyin ve sorular sorun
Kaç kez bir ya da iki kişi, unvanları veya kişilikleri nedeniyle toplantılara hâkim oluyor? İş birliğine dayalı bir ortamda herkesin sesinin duyulmasını sağlayacak teknikleri uygulamamız gerekir. Ne de olsa toplantıdalarsa onları bilgileri ve/veya uzmanlıkları için davet etmişizdir!
Bu, aynı anda tek bir konuşma yapılmasını gerektiren ekip kurallarını uygulamak kadar basit olabilir ya da sessiz beyin fırtınası oturumları gibi teknikler kullanılabilir.
5. Farklı bakış açılarına açık olun
Bu, farklı departmanların ve ekiplerin temsil edilmesinden farklı düşünme biçimlerinin ve beceri setlerinin kullanılmasına kadar her şeyi kapsayabilir. Geri bildirim almak, bilgi paylaşmak veya ortak hedeflerine ulaşmak için grubu sürece dahil etmek istiyorsanız iş birliği sırasında bu son derece önemlidir.
Örneğin, yeni bir projeye yönelik çözümler geliştirmek veya bir sorunu çözmek için düzenlenen bir toplantıda, çözümlerin gerçekten sorunu ele alacağından ve uygulanabilir olacağından emin olmak için farklı bakış açılarına yer verilmelidir.
Bunun için temel yaklaşımlar, etkilenen her alandan bir kişiyi davet ettiğinizden emin olmak veya toplantının küçük alt gruplarının sorunu çözmek için birlikte çalışmasını ve ardından gruba sunum yapmasını sağlamak olabilir.
6. Yapıcı geri bildirim sağlayın
İster beyin fırtınası, ister birlikte oluşturma, karar verme veya başka etkinlikler olsun, iş birliği yapılırken insanların tutkusu iletişime yardımcı olabilir veya iletişimi engelleyebilir! Buradaki en iyi uygulamalar, toplantı kurallarından (ör. beyin fırtınasında kötü fikir yoktur) “hayır” yerine “evet, ama” diyerek yanıt vermek gibi ekip kurallarına kadar uzanır.
7. Gerçekçi teslim tarihleri belirleyin
Üretken ekip çalışmasının anahtarı, ekip hedeflerini açıkça ortaya koyan ve daha da önemlisi tamamlanması için bir son tarih belirleyen bir eylem planı (sorumlulukları devretme) oluşturmaktır.
Belirsiz bir tarihle büyük bir vizyon belirleme tuzağına düşmemek önemlidir (ör. 4. çeyreğe kadar bir strateji geliştirmek). Bunu belirli bir zaman dilimi içinde spesifik ve uygulanabilir hâle getirmek, teslim tarihlerini karşılamak için kanıtlanmış bir stratejidir (ör. stratejinin taslağı, iki hafta sonraki bir sonraki proje toplantımızda ekip tarafından incelenmeye hazır olacaktır).
8. Görevlere öncelik verin
Hızlı tempolu kuruluşlarımızda hem projelerimizin içinde hem de çevresinde işler sürekli değişir. Başarılı ekipler yalnızca iş akışları içindeki görevlere öncelik vermekle kalmaz, mevcut öncelikleri düzenli olarak yeniden değerlendirir ve bunların hâlâ kapsam dahilinde olduğundan ve değer sunduğundan emin olur. İş birliğine dayalı çalışmalarda, etkinlikleri bırakmak da eklemek kadar önemlidir. Unutmayın: Her şey öncelik olduğunda hiçbir şey öncelik değildir.
9. Düzenli toplantılar planlayın
Ekip toplantıları, proje ekibinin bir ritim yakalamasına gerçekten yardımcı olabilir. Toplantı gündemi, tüm ekip düzenli bir ritme alıştıkça toplantıları daha verimli hâle getirme avantajı sağlar. Proje ekibi liderlerinin haftalık kontrol için standart bir gündem oluşturmalarını öneriyorum. Önerdiğim gündem şöyle:
Haftalık Ekip Kontrolü Gündem Şablonu
- Önemli tarihlerimizle ilgili herhangi bir sorun var mı?
- Girdilerimizle ilgili herhangi bir sorun var mı—gecikmeler veya alınan girdilerin kalitesi?
- Çıktılarımızla ilgili herhangi bir sorun var mı—gecikmeler veya kalite?
- Bu sorunları nasıl çözeriz?
- Temel neden
- Çözüm değerlendirmesi
- Eylem planı
- İletişim planı
- Bu hafta neler teslim edildi—başarıyı kutlayın!
Standart bir gündeme sahip olmak, ekibinizin düzenli bir ritim yakalamasını sağlayacak ve ekip toplantıya hazırlıklı gelecektir.
Ayrıca bu ritme alıştıkça toplantıyı kısaltmak için daha verimli hâle getirebilecek veya odağı sorun çözmeye çevirebileceksiniz—bunların her ikisi de insanların zamanına saygı gösterir!
10. Sorumlulukları devredin
Tüm grubun dahil olmasına gerek olmayan belirli bir soruna yönelik çözümler geliştirmek için değerli toplantı zamanını harcamayın. Ekipleri birbirinden yalıtılmış birimler hâline getirmeyi önermiyorum, ancak herkesin her şeye dahil olması gerekmez.
Örneğin, bir yazılımı veya web sitesini kullanıma sunmaya yönelik girişimler üzerinde iş birliği yapıyorsanız, farklı yönlerden sorumlu grupların planın kendi bölümlerini hazırlayıp gruba sunmasını sağlayın.
Kendi alanlarında uzmandırlar—bu uzmanlıktan yararlanın ve ardından planın birden çok yönünü birleştirmek için ekibin iş birliği yapmasını sağlayın.
İş Birliğinin Önündeki 4 Yaygın Engel
Artık ekibinizin iş birliğini artırmak için ne yapmanız gerektiğini anladığımıza göre, iş birliğinizi sabote edebilecek hangi unsurlara dikkat etmeliyiz? İlk dört maddem şunlar olurdu:
- Egolar: Daha önce rekabet hakkında yaptığımız konuşmayı hatırlayın? İnsanların egoları veya rekabetçi eğilimleri engel oluyorsa toplantı normları ve ekip sözleşmeleri oluşturmayı deneyin.
- Toplantı yoğunluğu: İnsanlar toplantıdan toplantıya, oradan da başka bir toplantıya geçerken yaratıcı olmak ve iş birliği yapmak gerçekten zordur! Toplantılar arasında molalar için zaman planlayın ve temel iş birliği etkinliğinden önce yaratıcı düşünmeyi teşvik etmek için bazı tanışma etkinlikleri düzenleyin.
- Güven eksikliği: Bazı şirket kültürlerinde hâlâ rekabetçi bir ortam vardır ve katı bir hiyerarşi ile yetki düzeyleri bulunabilir. Bu durum iş yerinde iş birliğini ve yaratıcılığı sekteye uğratabilir. Bu durumda, tehdit edici olmayan etkinliklerle bir iş birliği kültürünü teşvik edin ve bunu proje ekibiniz içinde geliştirin. Bazı eğlenceli ekip oluşturma etkinliklerini ve geriye dönük değerlendirmeleri deneyin ve bunları geliştirin!
- Zayıf iletişim: İş birliğine dayalı ekiplerle çalışırken daha fazla iletişim her zaman daha az iletişimden iyidir. İşlevler arası ekiplerde iletişim becerilerinin farklılık göstermesi kaçınılmazdır; bu nedenle etkili ekip iletişiminin nasıl olması gerektiğine ilişkin normlar ve süreçler oluşturmak en iyisidir. Bazı ekipler iletişimi geliştirmek, çatışmaları çözmek ve farklı gruplar içinde uyumlu bir şekilde çalışmak için pratik çerçeveler öğreten iş birliği kurslarına kaydolmaktan yararlanır.
Sırada Ne Var?
İşlevler arası iş birliği için bu en iyi uygulamaların ekibinizin çabalarından daha fazla verim almanıza yardımcı olacağını umuyorum! Toplantı yoğunluğu, egoların ilgi görmek için mücadele ettiği toplantılar veya projenizde genel bir güven eksikliği yaşıyorsanız daha başarılı bir iş birliği başlatmak için bu tekniklerden birini kullanmayı deneyin.
Daha fazla harika proje içgörüsü için Dijital Proje Yöneticisi bültenine abone olun!
