Bütçe Sıkışıklığı: Sınırlı Fonlarla & Kool-Aid Bütçesiyle Şampanya Zevkleri
Bütçe Sıkışıklığı serisine hoş geldiniz. Devam eden bu seride proje bütçelerini ve tahminlerini ve bunlarla birlikte gelen zorlukları ele alıyoruz. Büyük ya da küçük, her bütçenin arkasında bir hikâye vardır ve kendi bütçe sorunlarınızı çözmenize yardımcı olmak için bu hikâyeleri sizinle paylaşıyoruz.
Bu sayımızda, topluluğumuzdaki topluluğun proje yöneticisi Christina Sookram'ın, tanınmış bir yazılım şirketinin projesi için neredeyse hiç fon olmaması durumunda nasıl bir çözüm bulduğunu ele alıyoruz. Proje, öğrenci geliştiricileri şirketin platformu için uygulamalar geliştirmeye teşvik etmeyi içeriyordu.
Editörümüzün Christina ile yaptığı röportaj burada: Bütçeye rağmen projeyi nasıl hayata geçirdiğini öğrenin ve paydaşlarınızla çalışma ve bütçeler konusunda gerçekçi beklentiler belirleme hakkındaki önemli çıkarımlarını keşfedin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bütçe ne kadardı?
Planlanan 18.000 $, sağlanan 4.000 $.
Proje neydi?
Üniversite ve yüksekokul öğrencileri, ürün ve içerik geliştirenler için henüz değerlendirilmemiş bir pazardır.
Yönettiğim proje, mobil uygulamalar geliştiren öğrenci geliştiricilerin sayısını artırmaya yönelik bir kampanyanın planlanmasını ve yürütülmesini içeriyordu. İçinde yer aldığım programın ortakları arasında birkaç yüksekokul ve üniversite bulunduğundan bu harika bir projeydi.
Bu ortaklarla etkileşim harikaydı. Ancak özellikle öğrenci geliştirici topluluğuyla daha önce hiç iletişim kurulmamış olması nedeniyle bu proje zorlu olacaktı. İlişki kurmak çok önemliydi. Daha fazla öğrenciyi mobil uygulamalar geliştirmeye teşvik etmenin bir yolu var mıydı?
O sırada parçası olduğum kuruluş, yazılım geliştiricilerin kendi platformları için uygulamalar geliştirmesine yönelik bir yarışma düzenliyordu.
Kuruluşum (özellikle de kuruluşun üst düzey yöneticilerinden biri) projenin sponsoruydu. Yarışmanın kazananları, yazılım geliştiricilere yönelik yıllık konferanslarında duyurulacaktı.
Harika bir eğitim ve ağ kurma etkinliği olduğundan, uygulamalarını platforma gönderen öğrencilere konferansa ücretsiz katılabilmeleri için kayıt kartları sağlanması fikri sponsora sunuldu.
Konferansta öğrenciler, yarışma ödüllerinin bir parçası olarak bir akıllı telefon ve tablet almaya hak kazanacaktı.
Zorluk neydi?
Karşılaştığımız en büyük zorluk bütçemizdi. Başka bir ifadeyle, en büyük zorluğumuz projeyi bir bütçeyi göz önünde bulundurarak planlamış olmamız, ancak planlamamız tamamlandıktan sonra bütçemizi büyük ölçüde azaltmamız gerektiğini öğrenmemizdi. Bu projeyi yürütmek için kullanabileceğimiz çok az, hatta hiç fonumuz yoktu.
Ne? Bütçe yok mu? Ne demek istiyorsunuz—bütçesiz nasıl proje yürütebilirsiniz?
İşte işlerin karmaşıklaştığı nokta burası. Parçası olduğum kuruluş, çok zorlu (ve kamuya açık) bir kurumsal yeniden yapılandırma programından geçiyordu. Kuruluş genelinde portföyler, programlar, projeler ve girişimler için ayrılan fonlar sınırlandırılıyor (veya tamamen kaldırılıyordu).
Bütçeyi oluştururken, bunu önceki yıldaki benzer bir projenin bütçesini temel alarak hazırladık. O zamanki seyahat maliyetlerine ve bazı kalemlerimizin maliyetlerine dayanarak, bize verilen kapsam için bütçenin yeterli ve gerçekçi olduğunu düşündük.
Projeyi planladığımız bütçeyle yürütmemize izin verileceğini varsaydık. Başlangıçta projenin bütçesi şöyleydi:
| Kalem | Maliyet | Yorum/Notlar |
|---|---|---|
| Öğrenci Geliştirici Konferansı kayıt kartları | 5 kart x 900 $ = 4.500 $ | Öğrencileri geliştirme yapmaya teşvik etmek için bir konferansa giriş kartları verilecekti |
| Geliştirici konferansındaki sergi standı | 2.000 $ | Standı ve promosyon ürünlerini içerir |
| Ödüller için tabletler ve akıllı telefonlar | 5.000 $ | Kullanılan donanım cihazlarının dahili maliyetleri (harici perakende fiyatları değil) |
| 2 personelin San Francisco'daki geliştirici konferansına seyahati | 6.000 $ | Uçuş, otel ve kara ulaşımını içerir |
| Acil durum rezervi | 500 $ | Çünkü bir bütçede her zaman bir tampon bulunmalıdır |
| Toplam | 18.000 $ | Fiyatlar/maliyetler, projenin başlatıldığı ve planlandığı yaklaşık 2010 yılına aittir |
Yeniden yapılandırma sürecinden geçen ve maliyetleri ortadan kaldırmaya çalışan bir şirket için 18.000 $ oldukça büyük bir miktardır. Bu bütçeyi azaltmamız ve gerekli olmayan tüm kalemleri ortadan kaldırmamız istendi.
Bütçe zaten yalın olduğundan (ve proje ekibinin görüşüne göre gerçekçi olduğundan), endişelerimi sponsorumuza ilettim. Onlar da daha geniş programımızdaki projeler için diğer operasyonel maliyetleri azaltma baskısını hissediyordu. Endişemizi anlamalarına rağmen ekibi yenilikçi çözümler aramaya teşvik ettiler.
Çözümünüz neydi?
Zor zamanlar çaresiz önlemler gerektirir. Bu durumda, sponsor ve paydaşlarımızdan kurum içi destek alıp alamayacağımızı görmek için ‘yalvar, ödünç al veya çal’ stratejisini benimsemeye karar verdik.
Unutmayın, proje paydaşları projenizden olumlu veya olumsuz etkilenir. Projenin başarılı olduğunu görmekle ilgilenirler. Bu nedenle proje yöneticileri paydaşlarıyla iletişim kurmaktan ve yardımcı olup olamayacaklarını sormaktan çekinmemelidir.
Projeyi planlarken veya teslim ederken nasıl yaratıcı olmanız gerekti?
‘Yalvar, ödünç al ve çal’ stratejisi teoride kulağa hoş gelebilir, ancak çoğumuz bunun profesyonel bir çalışma ortamında uygulanacak harika bir fikir olmadığını muhtemelen kabul edebiliriz.
Bir proje yöneticisi, ekibine ve kuruluş içindeki diğer kişilere etik davranmaları konusunda örnek olmalıdır. Benzer şekilde, ilişkilere zarar verebilecek ve güvensizlik yaratabilecek davranış ve faaliyetlerden muhtemelen kaçınılmalıdır.
İşte bu noktada bir proje yöneticisinin, karşılıklı fayda sağlamak için başkalarını sahip oldukları bir şeyden vazgeçmeye ikna etmeye yönelik diplomatik müzakere becerilerine ve başkalarını ikna etme yeteneğine güvenmesi gerekir.
Bunu yapmak için, hangi paydaşların ihtiyacım olan şeylere sahip olduğunu ve onların yararı karşılığında ne verebileceğimi belirlemem gerekiyordu (en az miktarda para harcarken).
Bütçeme dayanarak, paydaşlarla yapılacak toplantılara hazırlanmak için aşağıdaki matrisi oluşturdum:
| Neye ihtiyacım var? | Kimde var? (Hangi paydaşla iletişime geçilmeli?) | Ne sunabilirim? | Paydaş nasıl fayda sağlar? |
|---|---|---|---|
| Öğrenciler için konferans kayıt geçişleri | Etkinlik Ekibi | Profesörleri/eğitmenleri, öğrencileriyle birlikte konferansa tam kayıt ücreti üzerinden katılmaya teşvik etmeye çalışmak | Etkinlik ekibi hâlâ etkinlik için kayıt yaptıran kişiler kazanır. Okullardan birkaç profesörün katılma olasılığı |
| Konferans Sergi Standı | Satış ve Pazarlama Ekibi | Tam bir standa mutlaka ihtiyaç yok (öğrencileri/fakülte üyelerini daha büyük sergiye çekmek için daha büyük bir sergi içindeki bir masa yeterli olur) | Ana sergi standına genel ziyaretçi trafiğinde artış ve bazı maliyetlerin paylaşılması |
| Tabletler ve akıllı telefonlar | Geliştirici Deneyimi Ekibi | Platform için mobil uygulamalar oluşturmak üzere donanımı kullanacak kendini adamış geliştiriciler (öğrenciler) | Platform için daha fazla mobil uygulama ve yeni, kullanılmamış bir geliştirici topluluğuna erişim |
| Personel Seyahat Masrafları | Sponsor | Personel üyeleri gerektiğinde diğer görevlerde yardımcı olabilir/Etkinlik Ekibi'ni destekleyebilir | Konferansta sahada sağlanan ek yardım, yerel geçici personel işe alma ihtiyacını azaltır |
| Acil Durum Fonu | Sponsor | Karşılığında sunulabilecek gerçekten hiçbir şey yok. Bu, gerektiğinde kullanılması gereken bir kalemdir | Değişiklik talebini incelemek için sponsorun sürece dahil olmasını ortadan kaldırır (sponsorun zamanından tasarruf sağlar) |
Bu matrisle donanmış olarak, her bir paydaş grubuyla toplantılar ayarladım ve ihtiyaç duyduğumuz kalemleri bize ücretsiz sağlayıp sağlayamayacaklarını (veya bütçemizi azaltmak için maliyetleri bizimle paylaşıp paylaşamayacaklarını) sordum.
Projeyi zamanında ve bütçe dahilinde tamamladınız mı?
Birleşmiş Milletler Genel Sekreteri olmasam da, proje yöneticisi olarak paydaşlardan ihtiyacımız olan şeyleri ücretsiz sağlamaya çalışmalarını istemek ve onları ikna etmek için diplomatik etkileme becerilerimi kullanmam gerekti.
Bu aynı zamanda müzakere becerilerimin yanı sıra diğer proje yöneticileri için önemli becerileri de gerektiriyordu—dinleme ve empati.
Paydaş ekiplerinin her biriyle ayrı ayrı görüşerek hedefleri hakkında daha fazla bilgi edinmeyi başardım ve hepimizin ortak olarak sahip olduğu tek hedef, platformdaki mobil uygulama geliştiricilerinin sayısını artırmak istememizdi.
Ekibim kullanılmamış bir pazara (öğrenciler) ve etkileyicilere (yüksekokul/üniversite eğitmenleri) erişebiliyordu. Paydaşlarımızla görüştükten sonra bütçemizi şu seviyeye düşürmeyi başardık:
| Kalem | Başlangıç Bütçesi | Güncellenmiş Bütçe | Yorum/Notlar |
|---|---|---|---|
| Öğrenci Geliştirici Konferansı kayıt geçişleri | 5 geçiş x her biri $900 = $4,500 | $0 | 5 öğrenci için konferans geçişleri Etkinlik Ekibi tarafından sağlandı |
| Geliştirici konferansındaki sergi standı | $2,000 | $500 | Satış ve Pazarlama Ekibi bize ana sergide biraz yer sağlayabildi. $500, promosyon ürünleri maliyetini karşılıyor. |
| Ödüller için tabletler ve akıllı telefonlar | $5,000 | $0 | Geliştirici Deneyimi ekibi, öğrencilerin geliştirme ve test için donanıma ihtiyaç duyduğu konusunda hemfikir olduğundan donanımı nezaketle bağışladı. |
| San Francisco'daki geliştirici konferansına 2 personelin seyahati | $6,000 | $3,000 | Sponsor, personel üyelerinden birinin masraflarını karşılamak için ek finansman sağlamayı kabul etti; bu da seyahat bütçesinin azaltılmasına yardımcı oldu |
| Acil durum rezervi tutarı | $500 | $500 | Acil durum rezervi tutarı korundu |
| Toplam | $18,000 | $4,000 | $14,000 maliyet tasarrufu (%78 civarında maliyet azalması) |
Bütçemizi 0 $ seviyesine düşüremedik, ancak yalnızca paydaşlarımızla konuşarak %78 oranında bir azaltma sağlamak kesinlikle yardımcı oldu.
Ayrıca Etkinlikler Ekibi ile iletişime geçerek, herhangi bir kolej veya üniversitenin bir grup öğrenci ve eğitmen göndermek istemesi durumunda kayıt indirimi almayı başardık (bu da öğretim üyelerinin daha fazla öğrenciyi teşvik etmesi için bir motivasyon oldu).
Projeyi, bazı harika sonuçlarla zamanında tamamlayabildik (öğrenciler tarafından geliştirilen uygulamalar gibi somut sonuçların yanı sıra öğrencilere ağ oluşturma fırsatları sunmak gibi somut olmayan sonuçlar da elde ettik).
Projenin sizi geceleri uyanık tutan herhangi bir bölümü veya belirli zorlukları oldu mu?
Evet! Projenin tamamı! 😑
Daha spesifik olarak, kuruluş önemli ölçüde küçülürken, bir işletmeyi büyütmeyi ve kullanılmamış bir pazarla bağlantı kurmayı amaçlayan böyle bir projeyi yürütmek zordu.
Sponsorlarımız projeye bağlı kalmaya devam etse de kuruluştaki başka ve daha kıdemli birinin bu projenin öncelik olmadığını kolayca kararlaştırıp projeyi iptal edebileceğinin farkındaydık.
Projeleri yönetmek, birçok proje yöneticisinin kariyerinin bir noktasında karşılaştığı sınırlı bütçe ve kaynaklarla çalışmanın bir gerçeğidir; ancak olası bir iptal tehdidiyle karşı karşıyayken projeyi yürütmeye çalışmak oldukça farklıdır.
Aynı şekilde, paydaşların projemizin faydalarını göremeyeceği ve sonuç olarak herhangi bir destek sağlamayacağı korkusu da her zaman vardı. Her zaman yardım istemelisiniz, ancak insanların bunu sağlayacağının garantisi yoktur.
Geriye dönüp baktığınızda, projenin kısıtlarını değiştirmek dışında farklı yapacağınız bir şey var mı?
Geriye dönüp baktığımda, sponsorlarımızla proje için gerçekte ne kadar paramız ve desteğimiz olduğu konusunda daha açık sözlü bir konuşma yapmam gerektiğini düşünüyorum. Bu projeyi çok az kaynakla tamamlamamız gerekiyorsa, proje aslında işletme için bir öncelik miydi?
Projenin nasıl ilerlediğiyle ilgili herhangi bir pişmanlığınız var mı?
Hiç yok. Çok zor koşullar altında yapmamız gerekeni yaptık ve bazı mükemmel sonuçlar elde etmeyi başardık.
İşletmenin, benim ve proje ekibimin hiçbir etkisinin olmadığı bir yeniden yapılanma sürecinden geçmesi talihsizlikti, ancak yine de hedeflerimize ulaşabildik.
Ayrıca paydaşlarımızla iletişim kurmamız gerektiğinden, sonunda arkadaşlıklara dönüşen güçlü ilişkiler de kurmamız gerekti. Bu proje hakkında kesinlikle pişman olmadığım bir şey.
Bu tür bir zorlukla başa çıkmada en etkili metodolojiler & araçlar nelerdir?
Paydaşlarımızla iletişim kurmamız gerektiğinden, paydaş katılım planımız (özellikle paydaş kayıt listemiz ve RACI çizelgemiz) çok işimize yaradı. Aynı şekilde, çevik bir zihniyete sahip olmak ve değişime açık olmak da bu projeyi başarıyla teslim etmenin anahtarıydı.
Buna ek olarak, perde arkasında önemli bir unsur daha var: finansal takip özellikli proje yönetimi yazılımı. Bütçeyi yönetmek çoğunlukla bütçeyi sürekli güncellemek ve nasıl ilerleyeceğinize dair kararlar almakla ilgilidir. QuickBooks ile entegre olan proje yönetimi yazılımı gibi bir yazılımı veya bunun özel bir sürümünü kullanmak, beklenmedik kısıtlarla karşılaşıldığında finansal takibi kolaylaştırmaya ve bütçede gerçek zamanlı düzenlemeler yapılmasını sağlamaya yardımcı olabilir.
Aynı sorunla karşılaşan başka bir PM'ye ne tavsiye ederdiniz?
Benzer bir durumla karşı karşıya olan diğer proje yöneticilerine vereceğim iki tavsiye şunlar:
1. Yardım istemekten korkmayın
Paydaşlarımıza bize yardımcı olup olamayacaklarını sormayı göze aldık. Kolayca hayır diyebilirlerdi.
Tam olarak ne istediğinizi hazırlamak için önceden biraz çalışma yapmak ve biri size “bunun bana ne faydası var?” diye sorduğunda vereceğiniz iyi bir yanıtın olması, projeniz için normalde elde edemeyeceğiniz şeyleri elde etmenize büyük ölçüde yardımcı olacaktır. Sormadıkça bilemezsiniz.
2. Bütçe beklentileri hakkında sponsorunuzla dürüst bir konuşma yapın
Kool-Aid bütçesiyle şampanya bekleyemezsiniz. Benzer şekilde sponsor ve diğer paydaşlar, yeterli kaynak mevcut değilse bir projenin yürütülmesini ve hedeflerine ulaşmasını bekleyemez. Sponsorunuz ek destek sağlayabilir (veya başkalarından yardım isteyebilir).
En kötü senaryoda sponsorunuz, mevcut kaynaklarla projenin gerçekleştirilemeyeceğine karar verebilir ve proje daha başlamadan iptal edebilir. Bu ne kadar sert görünse de en azından siz ve proje ekibiniz, elinizde ne olduğunu, hangi desteğe sahip olduğunuzu ve projenizin önceliğini bileceksiniz.
Kendi çetrefilli bütçe durumunuzu paylaşmak ister misiniz? Editörle buradan iletişime geçin.
Proje bütçeleri ve tahminleri hakkında buradan daha fazla bilgi edinin.
