Zaman Takibi Neden Berbat (Ve Daha Az Berbat Hale Nasıl Getirilir)

Transkripti Okuyun:

Podcast'lerimizin transkripsiyonunu bir yazılım programı kullanarak deniyoruz. Bot her zaman %100 doğru olmadığı için lütfen yazım hatalarını mazur görün.

Kelsey Alpaio: Topluluk etkinlikleri serimize tekrar hoş geldiniz. Üyelerimizin The Digital Project Manager'a katkıda bulunan uzmanlarla etkileşim kurabilmesi için her ay bunun gibi oturumlar düzenliyoruz. Bugün bu daveti bülten abonelerimize ve daha geniş kitlemize de açtık. Hepiniz hoş geldiniz!

Benim adım Kelsey Alpaio. The Digital Project Manager'ın Genel Yayın Yönetmeniyim. Bahsettiğim gibi bu, üyelerimiz için düzenlediğimiz aylık oturumlar serisinin yalnızca bir parçası. Üyelerimiz ayrıca tüm eski oturum kayıtlarımıza, şablonlar, kaynaklar ve mini kurslardan oluşan kütüphanemize ve amiral gemisi sertifika kursumuz Dijital Proje Yönetiminde Ustalaşma için indirime erişebiliyor. Siz de bu eğlenceye thedigitalprojectmanager.com/membership adresinden katılabilirsiniz.

Bugünkü oturuma geçelim. Zaman takibinin neden berbat olduğuna ve onu nasıl daha az berbat hale getirebileceğimize odaklanıyoruz. Bugün bizimle birlikte oldukları için gerçekten şanslı olduğumuz, son derece heyecan verici bir konuşmacı grubumuz var.

İlk konuğumuz Marcel Petitpas. Marcel, ajans kârlılığı araçları ve yazılımları konusunda uzmanlaşmış Parakeeto'nun CEO'su ve kurucu ortağıdır. Yüzlerce ajansın doğru ölçümleri yapmasına ve hem verimliliklerini hem de kârlılıklarını artırmasına yardımcı oldu. Aynı zamanda çok satan bir yazar, halter ve biyolojik optimizasyon meraklısı ve yarı zamanlı arıcıdır.

Marcel, hoş geldin!

Marcel Petitpas: Merhaba. Beni davet ettiğiniz için teşekkür ederim. Floresan mavisi içeceğimi yudumlarken, bundan daha doğal bir şey olamaz.

Kelsey Alpaio: Oo!

Marcel Petitpas: Floresan içecekler.

Kelsey Alpaio: Mavi aromalı içeceklere bayılırım.

Marcel Petitpas: Evet, mavi aroma. Kesinlikle. Beni davet ettiğiniz için teşekkürler. Burada olduğum için heyecanlıyım.

Kelsey Alpaio: Ayrıca Kelly Vega da bizimle. Kelly, karmaşık dijital girişimleri hayata geçirme konusunda on yıllık deneyime sahip, deneyimli bir PMO ve program lideridir. Zaman takibi ve kaynak planlamasını stratejik biçimde kullanmasıyla tanınır; hızlı tempolu teknoloji ortamlarında netlik, hesap verebilirlik ve sonuç sağlayan yüksek performanslı ekipler ve süreçler oluşturur.

Kelly, hoş geldin!

Kelly Vega: Çok teşekkür ederim. Burada olmaktan çok mutluyum.

Kelsey Alpaio: Matthew Fox da bizimle. Matthew, ajansların ve teknoloji ekiplerinin zaman çizelgelerini, iletişimlerini ve kaynak yönetimini yalınlaştırmasına yardımcı olma konusunda derin deneyime sahip bir proje ve operasyon danışmanıdır. Zaman takip araçlarını yönetmekten ekipleri teslimat verimliliği konusunda koçluk yapmaya kadar, önemli olanı takip etmeye ve her saati değerlendirmeye pragmatik, gerçek dünya odaklı bir bakış getiriyor.

Matthew, hoş geldin!

Matthew Fox: Teşekkür ederim. Burada olduğum için çok heyecanlıyım; ayrıca Marcel'in halter deneyimini de merak ediyorum. Onun da halterci olduğunu bilmiyordum.

Kelsey Alpaio: Oo. Harika. Hadi konuya girelim. Zaman takibinin berbat olduğunu hepimiz biliyoruz. “Şimdiye kadarki en iyi şey” diye düşünseydiniz bu oturumda olmazdınız. Kesinlikle hayır. Ayrıca zaman takibinin ortadan kalkmayacağını da hepimiz biliyoruz. Birçoğumuz için müşterilerimize fatura kesme biçimimiz bu. Yaptığımız işi gerekçelendirme biçimimiz bu.

Kaynak planlamasıyla ilgili kararları bu şekilde alıyoruz ve bazılarımız için bunu yapmamız gerektiği söyleniyor. Bunu yapmaya devam edeceksek, kendimize ve ekiplerimize bu süreci daha az acı verici, hatta belki daha faydalı hale getirme borcumuz var. Bugün burada olmamızın nedeni bu. Öncelikle şu soruyu ele alarak başlamak istiyorum: Zaman takibi neden bu kadar berbat?

Ajans sahibi, proje yöneticisi ya da bireysel katkı sağlayan biri olmanız fark etmeksizin, bunun bir ölçüde işin içindeki herkes için can sıkıcı olduğunu düşünüyorum. Bu nedenle burada her birinin bakış açısını ele almak istiyorum. Marcel, bizi sen başlatır mısın? Ajans sahipleri ve liderler zaman takibi konusunda en çok neyi can sıkıcı buluyor?

Marcel Petitpas: Zaman takibinin berbat olmasıyla ilgili tartışmaların çoğu taktik sorunlara odaklanıyor. Ancak gerçek sorunların —ve burada konuştuğumuz her düzeyde bunun geçerli olduğunu gördüm— kültürel ve stratejik sorunlar olduğunu fark ettim. Liderlik düzeyinde konuşmaya genellikle başladığımız ilk nokta şu oluyor:

Hangi ölçümleri yapmaya çalıştığımız, bu ölçümleri nasıl tanımladığımız ve bu ölçümlerle ilgili hangi kararları aldığımız konusunda ortak bir anlayışımız bile yok. Bu zaman takip verilerini kullanmanın gerçek amacı ne?

Bu durum genellikle organizasyon içindeki teşviklerin uyumsuzluğu gibi pek çok belirti niteliğinde başka sorun yaratıyor. Ekibin bu zaman takip verileri etrafında olumsuz teşvikler olduğunu hissetmesi, liderlik ekibine karşı hoşnutsuzluk duyması, veriyi almak için ekibin peşine düşülmesi ve sürekli hatırlatma yapılması gibi bir tablo ortaya çıkıyor.

Verilerin temizliği veya eksiksizliğiyle ilgili zorluklar yaşanıyor; bu nedenle veriler aslında belirlenen hedeflere ulaşmaya yardımcı olamıyor.

Bu tür organizasyonel ve kültürel sorunlar, zaman takibinin problemli olmasıyla ilgili konuşulan diğer birçok şeyin temelinde yer alıyor.

Kelsey Alpaio: PM tarafında ise bu süreci genellikle sen uyguluyorsun Kelly. Proje yöneticileri bunda neyi can sıkıcı buluyor?

Kelly Vega: Bunun çoğunlukla şeffaflık eksikliğinden kaynaklanan bir direnç olduğunu düşünüyorum. Bir ekibe katıldığımda zaman takibi genellikle zaten mevcut oluyor; ancak ya bundan pek bir şey yapılmıyor ya da yapılanlar PM ekibine açıklanmıyor. Bence değerlendirmeyi yapıp “kullanım” tanımımız nedir, “faturalanabilir” ve “faturalanamaz” tanımlarımız nedir sorularının temelini oluşturmak gerekiyor.

Nasıl takip ediyoruz? Önce tüm temeli oluşturmak gerekiyor. Ardından bir ila üç ay içinde yeterli veriye sahip olup geriye bakmaya ve şöyle demeye başlayabiliyorsunuz: “Tamam, ortalama olarak bu kadar faturalanamaz zaman harcıyorsun.” Sonra PM hakkında konuşalım, çünkü burası gerçekten belirsiz olabilir.

Genellikle faturalanamaz işlerde bu kadar zaman harcadığınızı gösteren eğilimler oluşturmaya başlayabilirsiniz. Şimdi de faturalanabilir işlerinizi konuşalım. İşler nasıl kapsamlandırıldı? Her şeyi, iş yükünüze göre haftanızın nasıl görünmesi gerektiğini gösteren yapı taşlarına ayırabilirsiniz.

Her hafta bu hedefe ulaşamayacağınızı bilerek onlara rehberlik edin. İşler zaman zaman artıp azalacak. Ancak bence en büyük sorun şu: “Bunu neden yapıyorum? Bu verilerle ne yapıyorsunuz?” Bu durum mikro yönetim gibi geliyor. Faturalandırmamıza yardımcı olmaktan çok gözetim gibi hissettiriyor.

Ama gerçek bu değil. Bu anlatıyı oluşturmalı, veri noktalarını düzenli olarak göstermeli ve bunları “Buradaki sorun ne?” yaklaşımından çok hesap verebilirlik ve ekip çalışması çerçevesinde değerlendirmeliyiz. Bu bir başarısızlık olarak değil, ne olursa olsun zaman takibinin insani bir yönü olduğu görülerek ele alınmalı.

Kelsey Alpaio: Kesinlikle. Peki ya bireysel katkı sağlayan, yani zamanını gerçekten takip eden kişi? Buradaki en yaygın itiraz nedir? Matthew, sen de katılabilir misin?

Matthew Fox: Burada birkaç noktaya değiniyoruz. Başta sözünü ettiğim genelci ve uzman tartışmasına giriyoruz. Bence PM'ler, zamanı nerede ve nasıl harcadığımız konusunda yönetimin baskısıyla karşılaşabiliyor.

Toplulukta, bunun operasyonlara geçişi bulanıklaştırdığına veya bu çizgiyi belirsizleştirdiğine dair pek çok paylaşım gördüm. Bireysel katkı sağlayan ya da sadece işi tamamlamaya çalışan kişi olarak bazen mikro yönetildiğinizi hissediyorsunuz. Bazen de yeterli dayanağı olmayan pek çok soru ortaya çıkıyor.

Marcel'in daha önce belirttiği gibi, bunun içine işlenmiş pek çok kültürel unsur var. Bir an için serbest çalışan bakış açısını ele alalım. Bir organizasyonun kültürüne aynı ölçüde bağlı değiliz. İçeri girip bir işi tamamlamaya çalışıyoruz. Kültürel sorunlar görürsek veya kontrolümüz dışındaki şeylerle karşılaşırsak, birdenbire ne olduğunu tespit edebildiğimiz ancak bununla ilgili hiçbir sorumluluk, hesap verebilirlik ya da tam zamanlı bir çalışanın sahip olabileceği doğrudan yönetim bağlantısına sahip olmadığımız çok rahatsız edici bir konuma düşüyoruz.

Bunun yanında ortaya çıkan genel bir hayal kırıklığı var. Çünkü proje yöneticileri olarak çoğu zaman bir şeyler raydan çıkmaya veya bozulmaya başladığında ilk savunma hattı olduğumuzu görüyoruz; ancak bunu gerçekten çözmek için gereken tüm araçlara veya desteğe çoğu zaman sahip olmuyoruz.

Sadece bunun gerçekleştiğini görüyoruz; ardından işlerin neden geciktiği konusunda suçlanıyoruz. Ekibin işleri neden tamamlayamadığı konusunda suçlanıyoruz. Zaman takibi, herkesin suçlu ilan etmeyi sevdiği unsurlardan biri olabiliyor ve bu nedenle çok ilginç bir dansa dönüşüyor.

Kelly Vega: Silah olarak kullanılıyor.

Matthew Fox: Çok hızlı bir şekilde böyle oluyor.

Kelly Vega: Bence müşterilerden gelen faturalandırma gürültüsü de var, eğer böyle bir şey mevcutsa. Bu bir baskı. Kârlılık konuşması var, bu da bir baskı. Kullanım oranı konuşması var, bu da bir baskı ve bütün bunlar çoğunlukla PM'lere yöneliyor: “Burada ne oluyor?”

Sonra ya çok fazla veriyle uğraşıp analiz felcine giriyoruz ya da veriler düzenli bir şekilde tutulup değerlendiriliyorsa, elimizdeki verilerle mümkün olan herhangi bir anlatıyı sunabiliyoruz.

Kelsey Alpaio: Kesinlikle. Zaman takibi hakkında kötü şeyler söylemeye devam etmeden önce, ona da hakkını vermek istiyorum; çünkü herkes ondan nefret etseydi ve tamamen işe yaramaz olsaydı artık yapmazdık, değil mi?

Peki zaman takibini önemsemeye değer kılan nedir? Onu berbat eden şeyleri düzeltmeye neden devam etmeliyiz? Marcel, önce bu soruyu sana yönelteyim.

Marcel Petitpas: Buna öncelikle liderlik perspektifinden yaklaşacağım. Kısa cevap şu: Zamanın nereye yatırıldığına dair bir modeliniz olmadan, tüm ajansın ötesinde herhangi bir şeyin ne kadar kârlı olduğunu anlayamazsınız.

Zaman takibini nasıl tanımladığımız konusuna mutlaka geleceğiz; ancak ben bunu ajanstaki zamanın nereye gittiğine dair bir modele sahip olmak olarak görüyorum. Bu mutlaka zaman çizelgeleri anlamına gelmez. Ancak biz hizmet tabanlı bir işletmeyiz ve gelir elde etmek için katlandığımız maliyetin büyük kısmı zamandır.

Ekibimizden toplu olarak satın aldığımız ve ideal olarak müşteriye kârla yeniden sattığımız zaman. Bunu yaptığımızda herkes kazanır. Çalışan bir iş sahibi olur, müşteri değer elde eder ve biz de kâr ederiz. Düzenleme budur. Bu zamanın nereye gittiğini anlamadan işleri tamamlamanın bize neye mal olduğunu gerçekten bilemeyiz.

Dolayısıyla müşterilerin, projelerin ve hizmet hatlarının ne kadar kârlı olduğunu anlayamayız. Bu da ekip dahil olmak üzere işletmedeki tüm paydaşlara karşı sorumluluğumuzu yerine getirme kabiliyetimizi ciddi biçimde sınırlar. Zaman takibinin arkasındaki amaç bu olmalı. Benim için, özellikle liderlik düzeyinde, en büyük neden bu.

Eminim diğer panelistlerimiz de bunun herkese sağladığı faydaları ele alacaktır.

Kelsey Alpaio: Evet. Kelly, sen devam etmek ister misin?

Kelly Vega: Kesinlikle. Marcel'in söylediklerine tamamen katılıyorum; ayrıca kapasite planlaması açısından da önemli. Zaman takibini yalnızca mevcut yangına müdahale etmek için değil, önceden plan yapmak için de kullanıyoruz.

Geçmişteki eğilimleri görebildiğimizde, ister bir teslimat, ister projedeki belirli bir disiplin veya aşama olsun, bunu zaman aralığı ve kaydedilen zamanla gruplayabiliyoruz. Bu da insanları nasıl kaynaklandırdığımızı, nasıl işe alım yaptığımızı ve insanların aşırı yüklenip yüklenmediğini görmemize yardımcı oluyor.

Birini işe alırsak, o iş yükünün nasıl görünmesi gerektiğini, belki o pozisyonda işe alınmış başka bir kişinin yaptıklarına bakarak değerlendirebiliyoruz. Bu tür teslimatlarda başlangıç, orta ve kıdemli seviyelerin çıktısı nasıl görünüyor? Daha büyük ekiplerle yapılan konuşmalarda bu konular ele alınabilir; ancak ekibiniz büyümeye başladığında, verilerinizin erkenden mevcut olması işe alım, ekibinizi değerlendirme ve bu yönde strateji oluşturma açısından yardımcı olur.

Kelsey Alpaio: Evet. Bunların hepsini sevdim. Matthew, eklemek istediğin bir şey var mı?

Matthew Fox: Marcel ve Kelly'nin değindiği noktaları çok beğendim. Bir başka ilginç konu daha var. Bu, geçmişte iş analisti olduğum günlere uzanıyor. Bence proje yöneticileri çoğu zaman kapsam tartışmasını kavrayamıyor veya bu tartışmaya geç katılıyor. Ya da en sevmediğimiz kişi olan kapsam kaymasıyla karşılaşıyor.

Zaman takibinin ortaya çıkarabileceği ilginç şeylerden biri de şu: Bir şeyin daha büyük veya daha karmaşık olacağını düşündüğümüzde, belki de aslında daha basit olduğu ya da tam tersinin gerçekleştiği durumlar. Panelistler olarak perde arkasında konuştuğumuz ve bence PM'ler için yaygın bir zorluk olan bir konu daha var: gereksiz özellik ekleme.

Geliştiricilerin harika fikirleri olmasını ve güzel sistemler oluşturmak istemelerini seviyorum. Ancak özellikle bugünün ortamında çoğu zaman buna ihtiyacımız yok. Zaman takibi, bu tartışmayı yeniden başlatmanın veya bilgiyi ortaya çıkarmanın yollarından biri olabilir. Zaman takibi göstergelerden biridir; ancak bence konuşmayı başlatmamıza yardımcı olur.

Böylece ister müşteriye ister ekibe dönüp konuşmamız gereksin, en azından bizi ileriye taşıyacak bazı bilgilere sahip oluruz.

Kelsey Alpaio: Evet, kesinlikle. Zaman takibini doğru yapmanın elbette pek çok avantajı var; ancak yanlış yapmanın da birçok yolu bulunuyor.

Burada bazı zaman takibi korku hikâyelerine girmek istiyorum. Geçmişte gördüğünüz veya ilgilendiğiniz gerçekten kötü zaman takibi kurulumları nelerdi? Bunları düzeltmek için ne yaptınız veya geriye dönüp baktığınızda, ele alış biçiminizle ilgili neyi değiştirirdiniz?

Kelly, burada anlatacak iyi hikâyelerin olduğunu biliyorum. Önce sen katılmak ister misin?

Kelly Vega: Zaman takibini nasıl yaptığınız ve nasıl ayrıştırdığınız konusunda çok fazla ayrıntıya sahip olma kategorisinde de, fazlasıyla genel olma kategorisinde de pek çok hikâyem var. Beş dakikalık aralıklarınız olabilir, projeye göre belirlenmiş kategorileriniz olabilir ve ardından kayıt yaptığınız teslimatlar olabilir.

Bu sorun olmayabilir. Belki bir ihtiyaç ve denge vardır. Ancak diğer tarafta, her şeyin fazlasıyla genel olduğu ve herkesin sadece bir dökme alanı olarak kullandığı durumlar var. Bu nedenle kendinize şu soruları sormalısınız: Her birine ne kadar yönetim zamanı harcanıyor? Daha genel olan için daha az, daha ayrıntılı olan için daha fazla mı, yoksa tam tersi mi?

Bu senaryoların her biriyle karşılaştım. Aslında faturalardaki kalemler nedeniyle ne görmek istedikleri konusunda farklı tepkiler veren müşterilerim oldu. Bu durumlarda PM açısından “Daha fazla ayrıntı istiyoruz. Buna ne kadar zaman harcıyorsunuz?” anlamına geliyor. Sonra da ayrıştırılmış tüm görevlere bakıyorlar.

Kendi veri yönetimimiz açısından şirketinizde neye ihtiyacınız olduğunu ve ekibiniz için neyin işe yaradığını tanımlayın. Kullanım oranımız var, bunu şöyle takip ediyoruz diyerek piyasada bulunan varsayılan bir temelden yararlanabilirsiniz; ancak teslimatlarınız, aşamalarınız, zaman ve malzeme esaslı ya da sabit ücretli işleriniz için gerçekten neye ihtiyacınız olduğunu bulmalısınız.

Ekibiniz ne yapacak şekilde en iyi yapılandırılmış? Ölçeği biraz büyütmeniz gerekiyorsa bunu kendiniz için belirleyin veya yeniden değerlendirin.

Kelsey Alpaio: Evet, bunu sevdim. Marcel, peki ya sen? Gördüğün zaman takibi kurulumları nelerdi ve bunları düzeltmek için ne yaptın?

Marcel Petitpas: Taktik düzeyde karşılaştığımız en yaygın sorun, Kelly'nin tarif ettiği şeyin aynısı: Organizasyonun hedeflerini gerçekten yerine getirmek için gereken ayrıntı düzeyiyle, proje yönetimi veya zaman takip sisteminde ulaşılmaya çalışılan ayrıntı düzeyi arasında büyük bir kopukluk olması.

Buna mükemmel bir örnek şu: “Yanıtlamanız gereken en önemli soru nedir?” diye soruyoruz. “Müşteri bazında kârlılığı bilmek istiyoruz” diyorlar. Sonra bir zaman kaydını girerken; alt görevi, görev içindeki teslimatı, kilometre taşını, müşteriyi ve aşamayı takip ederken zaman kaydına eklemeye çalıştığınız 19 farklı veri noktası ortaya çıkıyor.

Ardından zaman takibi uyum oranınızın neden %25 olduğunu merak ediyorsunuz. Çünkü ekibinizin her zaman kaydı girdiğinde 17 karar vermesi gerekiyor. Bu çok fazla sürtünme yaratıyor. Karmaşıklık ve sürtünme düzeyiyle elde edeceğiniz uyum arasında doğrudan bir ilişki var.

Bu nedenle zaman takibi kurulumlarını radikal biçimde basitleştirmek, uyum açısından karşılaştığımız en yaygın konu. PM'ler için özellikle vurgulamaya değer başka bir incelik de şu: Zaman takibini proje yönetimi aracında tutmak bazen iyi olabilir; ancak bazen bu doğru tercih değildir.

Verimsiz bile olabilir. Bunun nedeni, liderlik perspektifinden veri şemasının nasıl görünmesi gerektiğiyle ilgili farklı gereksinimleriniz varsa ve bunu proje yönetimi aracına bağlarsanız, taraflardan birinin taviz vermesi gereken bir durumla karşılaşabilmenizdir.

Genellikle proje yönetimi aracının yapısı zaman takip verilerinin yapısını belirlemeye başlar. Bu iki unsuru birbirinden ayırmak, her iki tarafa da ihtiyaç duyduğu özgürlüğü verir. PMO'nun kilometre taşlarını, aşamaları, görev listelerini, adlandırma kurallarını ve etiketleri nasıl oluşturacağı konusunda çok esnek olmasını sağlar.

Bu unsurların çoğunu yapılandırılmamış bırakabilirler. Basit bir köprünüz veya veri temizleme sürecinizde kullanabileceğiniz bazı mantıksal ifadeler olduğu sürece, zaman takibi ile proje yönetimini birbirinden ayırabilirsiniz. Bunları her zaman bir arada tutmak daha iyi değildir; bu nedenle bu da önemli bir noktadır.

Ancak gördüğümüz en büyük sorunların hepsi kültüreldi. Genellikle organizasyon teşviklerinde ciddi bir dengesizlik vardı. Kullanım oranına aşırı odaklanıyorlardı. Bu nedenle doğruluk ve kültür sorunları ortaya çıkıyordu; insanlar, yapılacak müşteri işi ne kadar olursa olsun sürekli meşguldü.

Ya da tam tersine, proje bütçeleri konusunda cezalandırıcı davranıyorlardı. İnsanlar tamamen iş yükü altında olup hafta sonları çalışsa bile bir şekilde bütçeyi asla aşmıyorlardı. Bana göre ele almamız gereken en büyük sorun bu. Uygulamayla ilgili taktik sorunlardan çok daha zor.

Kelly Vega: Evet. Zaman takibi, ancak onu mantıklı hale getirdiğimiz anda anlamlı olur. Bunun anlatılması ve açıklanması gerekir. Bunu sevdim.

Kelsey Alpaio: Matthew, sohbette PM araçlarının zaman takibinde iyi iş çıkarmadığından bahsettiğini görüyorum. Bu konu hakkında biraz daha konuşabilir veya iyi iş çıkarmadığını gördüğün sistemler hakkında biraz daha bilgi verebilir misin?

Matthew Fox: ClickUp gibi araçlarla aşk-nefret ilişkisi yaşıyorum. Her şeyi yapmaya çalışması harika; ancak sonunda çoğu şeyi oldukça iyi, bazı şeyleri ise korkunç derecede kötü yapıyor. Liderlikte de şu tür bir yanılgı oluşuyor: “Aracı satın aldık, artık her şeyi aracın yapması gerekir.”

Tahmin yapmalı, zaman takibi yapmalı, her şeyi yapmalı. Sonra PM olarak aracı gerçekten kullanmak için girdiğimde, “Beni işin %50 ila %75'i kadar ilerletti; şimdi ihtiyacım olan bilgiyi elde etmek için tüm bu arka plan hesaplamalarını yapmam gerekiyor” diyorum.

Harvest gibi araçlarla da aşk-nefret ilişkim var. Harvest ve Forecast gibi araçların zaman takibinde harika iş çıkardığını düşünüyorum. Sonra raporlamaya geçiyorsunuz ve kullanıcı arayüzü çok hızlı biçimde yetersiz kalıyor. Tüm bu araçları işi tamamlamak için nasıl kullanmamız gerektiği gerçekten hayal kırıklığı yaratıyor.

Günün sonunda PM olarak bazen eğilime biraz karşı çıkıyorum; çünkü bazen süreçle o kadar ilgilenmiyorum. Araçta her şeyi kusursuz biçimde kurmakla da her zaman ilgilenmiyorum. Müşterilerle veya ne gerekiyorsa onunla işleri tamamlamayı ve bunu mümkün olduğunca hızlı yapmayı önemsiyorum.

Araçlar ek iş yaratıyor veya daha önce içinde bu kadar zaman geçirmemiz gerekmeyen işler yaratıyor. Sohbetteki bazı yorumlara bakılırsa, Forecast'e girip her şeyi kusursuz hale getirmeye çalışıyoruz. Sonra liderlikten “Bu bilgiyi nerede bulabilirim?” sorusunu alıyoruz.

Onları tekrar araca yönlendiriyoruz. Yani yatırım yapmalarını sağladığımız araçları nasıl kullanacaklarını onlar bile anlamıyor. Bu nedenle garip bir dans yaşanıyor. Burada mükemmel bir cevabım yok. Keşke olsaydı. Sanırım bunu şu şekilde özetleyebilirim: Örneğin yapay zekâ ve mevcut araçlarla çok fazla vaat alıyoruz.

Manuel müdahalenin artık var olmayacağı bir dünyanın olduğunu düşünmüyorum. PM olarak her zaman yapmamız gereken bazı manuel işler olacak. Yönetimin araçlara bakıp bunlardan kararlar çıkarmaya çalışacağını ve bunun başkalarının söylediklerini tamamlayan bir eğitim boyutu gerektireceğini düşünüyorum.

Bu, yapbozun yalnızca bir parçası. Bu konu hakkında uzun süre konuşabilirim; çünkü çok fazla hayal kırıklığı ve zorlu konuşma yaşadım. Yakınız, ancak araçlar henüz o noktada değil.

Kelsey Alpaio: Marcel, sesini açtığını görüyorum. Katılabilirsin.

Marcel Petitpas: Bu konuda uzun bir söyleve dönüşmemesi için elimden geleni yapacağım; ancak Matt'in söylediği çok önemli.

Birçok kişinin düştüğünü gördüğüm tuzak şu: İşin gerçekleştiği ve verilerin oluşturulduğu yerin, tüm raporlamanın da yapılması gereken yer olduğuna inanmak. Proje yönetimi ve zaman takip araçlarını, hatta PSA'ları hem iş yönetimi hem de raporlama yapmaları için kullanmaya çalışırsanız her seferinde başarısız olursunuz.

Bunun temel nedeni, aslında hiçbir zaman doğru olmayan bir varsayıma dayanmasıdır: Veriler temiz olacaktır. Veriler temiz olmayacak. Hiçbir zaman temiz olmadı ve olmayacak. İnsanlar hata yapacak. Girdilerde bir şekilde kusursuz uyum elde etseniz bile organizasyonunuz değişecek.

Bu departmanı yeniden adlandıracaksınız, yeni hizmetler satmaya başlayacaksınız, işleri yapılandırma biçiminizi değiştireceksiniz. Müşterilerin yapılandırılma biçimindeki adlandırma kuralını değiştireceksiniz. Bu nedenle her zaman bir ETL veya ELT süreci kullanmanız gerekeceğini varsayın.

Verileri mevcut olduğu tüm farklı yerlerden çıkaracaksınız ve bu yerler sürekli değişecek. “Görev, insanların tasarım kelimesini söylemek için kullandığı 18 farklı addan birine sahipse tasarım zamanıdır” gibi mantık ifadeleri yazmanız gerekecek. Ancak bundan sonra son 20 web sitesinde ne kadar tasarım zamanı harcadığımızı gösteren raporu çalıştırabileceksiniz.

Bunu her zaman yapmak zorunda olacağınızı kabul edin. Nasıl ki defter tutma işinizi her zaman bir muhasebecinin yapması gerekiyor. Yapay zekâ bu işlere ayırdığınız zamanı ciddi biçimde azaltacak; ancak ne yazık ki bağlam ve insan yargısı hâlâ gerekli olacak.

Finans alanında bu süreci bir insanın sonsuza kadar yaptığını ve onu hâlâ ortadan kaldıramadığımızı düşünün. Finans verilerinin operasyon verilerinden ne kadar daha temiz olduğunu da düşünün. Operasyon verilerinin %100'ünü insanlar oluşturuyor. Finans verilerinin %0'ını insanlar oluşturuyor; buna rağmen doğru olmadan önce onları temizlemesi için hâlâ bir insana ihtiyaç duyuyoruz.

Bu nedenle PM'lerin, yalnızca hayal kırıklığına uğramalarına neden olacak şu inançtan kurtulmasını umuyorum: Tüm bunların otomatik olduğu, verilerin temiz şekilde geldiği, raporu çalıştırdığınızda her şeyin harika olduğu bir dünya varmış gibi düşünmek.

Bu gerçekleşmeyecek. Bu yüzden bunu elde etmeye çalışmayı bırakın.

Kelly Vega: Buna katılmamak mümkün değil. Teknoloji perspektifinden, işin büyük ölçüde Atlassian JIRA'da yapıldığı veya kaydedildiği bir ortamdan geldiğim için şunu söyleyebilirim: Bu ekipler için zaman takibi JIRA'nın kendi içinde zorunlu tutulduğunda, Tempo veya benzeri araçlarla gece ve gündüz kadar büyük bir fark gördüm.

Evet, PM'lerin yönetebileceği araçlar var. Evet, API'ler mevcut olabilir ve zaman takibinin tek bir düzenli yerde tutulmasına yardımcı olabilirsiniz. Ancak bu örnekte bir geliştiricinin iki yerde birden veya yalnızca PM aracında oturum açıp işini yaptığı araçta oturum açmaması söz konusu olduğunda, ekibiniz için neyin en iyi olduğuna göre esnek davranmanız gerekir.

Teknoloji açısından, iş büyük ölçüde Atlassian JIRA gibi bir yerde yapılıyorsa zamanın da orada takip edilmesini gönülden tavsiye ederim.

Kelsey Alpaio: Evet, kesinlikle. Bir sonraki sorum hâlâ bu araçlarla ilgili; ancak yapay zekâdan nasıl etkilenecekleri ve nasıl değişecekleri üzerine. Birkaçınız ortaya çıkan yapay zekâ çözümlerinden ve bunun ekipler ile özellikle zaman takibi açısından ne anlama geleceğinden bahsettiniz. Bunu biraz daha derinlemesine ele almak istiyorum.

Yapay zekâ bu sürece yaklaşımımızı hangi şekillerde değiştirecek? Marcel, önce sen katılmak ister misin?

Marcel Petitpas: Elbette. Parakeeto'da pek çok müşteriyle çalışırken sahada gördüklerimizi paylaşmaktan mutluluk duyarım. Onlarla çalışmamızın büyük bir bölümü, raporlama açısından istedikleri sonuçları elde etmelerine yardımcı olacak proje zamanı ve insan verileri için bir sistem kurmakla ilgili.

İlk olarak, bence önemli bir fikir olan başlangıçtaki zaman takibi tanımıma dönmek istiyorum: Amaç zaman çizelgelerini doldurmak değil. Zaman takibi özünde bu değildir. Amaç, zamanın nereye gittiğine dair doğru bir model oluşturmaktır. Doğru olması için kesin olması gerekmez.

Bu göreceli bir kavramdır. Örneğin bir projede zaman takibiniz üç saat hatalıysa bu doğru mudur? Duruma bağlıdır. Proje yalnızca üç saat sürdüyse, bu zaman takibi verisinin etrafında %100'lük bir hata payı olduğu anlamına gelir. Ancak proje 3.000 saat sürdüyse bu tamamen önemsizdir.

Bu nedenle bunun önemli bir fikir olduğunu düşünüyorum. Bu düşünceden hareketle ortaya çıkan teknolojilerin çoğu bizi zaman takibinin tamamen diğer tarafına, yani merkezi zaman takibi dediğimiz şeye taşıyor. Buna kaynak planı tabanlı zaman takibi de diyebiliriz.

Ekibin bireysel katkı sağlayan üyelerinin merkezi olmayan bir yöntemle her hafta zaman çizelgesi doldurması yerine, yalnızca bir kaynak planı oluşturuyorsunuz. Güçlü bir PMO'nuz varsa ve insanları tam gün, yarım gün veya aynı iş için birkaç gün boyunca tahsis edebiliyorsanız, bu işi herkes adına yapmak proje yöneticisi için çok daha yönetilebilir hale geliyor.

Üstelik PM, organizasyonda zaman takibi konusunda heyecanlanması en muhtemel kişidir. Bu nedenle yöntem iyi çalışıyor. Zaman takibi yapmadığını söyleyerek övünen birçok büyük şirketin aslında yaptığı şey de bu. Sadece zaman çizelgesi kullanmıyorlar; ancak havalı görünmek ve yetenek çekmek için zaman takibi yapmadıklarını söylemeyi tercih ediyorlar.

Bunun tam olarak böyle olmadığı, ancak bugün teknolojiyle çok daha uygulanabilir hale gelen pek çok yaklaşım daha var. Bir sonraki yaklaşım, kaynak planının yönlendirdiği zaman takibi. Bu yöntemde bireysel katkı sağlayan kişi düzeltmeler yapmak için hâlâ giriş yapıyor; ancak kendisine tahsis edilen işler önceden dolduruluyor. Burada da yalnızca önemli farklılıkları yakalamaya çalışıyoruz.

Şimdi daha da iyi hale gelen yaklaşımın destekli zaman takibi olduğunu düşünüyorum. Bilgisayarınızda çalışan, ne yaptığınızı izleyen, proje yönetimi araçlarıyla nasıl etkileşim kurduğunuzu, e-posta gönderdiğinizi ve işler üzerinde çalıştığınızı takip eden aracılar var. Mem buna iyi bir örnek.

Bu bilgiler tamamen özeldir. İşvereninizle paylaşılmaz. Ekran görüntüsü almaz ve mahremiyetinizi ihlal etmez. Diğer araçlar da mevcut; ancak ben şahsen onları pek sevmiyorum. Bu araçların amacı, zaman harcadığınız tüm işleri takip etmenize yardımcı olmak ve zaman çizelgelerini doldururken yaşanan sürtünmenin büyük bölümünü ortadan kaldırmaktır.

Bunları takvim yönetimi araçlarıyla ve kaynak planı bilgisi kullanan araçlarla birleştirebilirsiniz. Hatta artık Slack'e bağlanan ve bir PM gibi sizinle konuşan aracılı sohbet botları da görüyoruz. Örneğin “Merhaba Matt, bugün üç projede planlandığını gördüm. Bunlarda ne kadar zaman harcadın?” diye soruyor. Siz de “Bunda şu kadar, bunda bu kadar harcadım; bu iş beklediğimden biraz uzun sürdü” diyorsunuz ve zaman çizelgeleriniz dolduruluyor.

Bu tür teknoloji giderek çok daha iyi hale geliyor. Bence şu anda zaman çizelgelerine sıkışmış olan pek çok kişinin, bildiğimiz klasik zaman çizelgelerinden uzaklaşıp destekli veya önceden doldurulmuş bu tür zaman yönetimi uygulamalarına geçmesine yardımcı olacak.

Matthew Fox: Yapay zekâyla birlikte pek çok şey geliyor ve bunun potansiyel olarak son derece dönüştürücü olduğunu düşünüyorum; ancak henüz bilmiyoruz. Marcel, aracılı takip hakkında konuşurken bir kâbus senaryom var. Birden fazla işletme sahibinin “Geri dönüp bu kişinin tüm zamanını nerede harcadığını görmek istiyorum. Bence bir yerlerde zamanını boşa harcıyor” dediğini duydum.

Bu, değerli bir aracın silah olarak kullanılmasını daha da güçlendiriyor. Neredeyse masamın altına saklanmak veya odadan kaçmak istiyorum. Masaüstünde çalışabilecek bir şey varsa ya da aracın adını unuttum ama daha önce zaman takip etmemizi sağlayan harici bir cihaz kullandıysam, bu ilginç olabilir.

Bunun zamanında veya başka bir cihaz olduğunu söylemek isterim. Ancak başka bir ilginç konu daha var ve sohbette birkaç kişi buna değindi: Yaptığımız işlerin ne kadarı metalaşıyor? Yapay zekâya bu açıdan bakmak gerçekten ilginç.

Geliştiricilerin bu konuda korku yaşadığını biliyorum. Tasarım tarafında da bazı endişeler var. PM açısından, bir araç işin çoğunu yapıyorsa veya bilgi üretiyorsa, bunun tahminleri değiştirdiğini düşünüyorum. Zamanı nasıl harcadığımızı değiştiriyor. Yatırım yapacağımız alanları değiştiriyor.

İnsanlar olarak cevaplara sahip olmak istiyoruz; ancak toz duman yatışana kadar bir süre cevap olmayacağını düşünüyorum. Rol melezleşmesinin yaşandığını biliyorum. Yapay zekânın konuşmayı değiştirdiği pek çok alan var.

Yine de şu an bunun boş vaatlerden ibaret olduğunu düşünüyorum. Gerçekten kavrayabilmemiz için en az altı ay ila bir yıl daha geçmesi muhtemel. Küçük ajanslar bununla ne yapacaklarını anlamaya çalışıyor. Büyük ajanslara ise adını vermeyeceğim şirketler tarafından yapay zekânın her şeyi devrim niteliğinde değiştireceği satılıyor.

Sonra bu büyük danışmanlık şirketlerinin, gerçekte vaat edilen değeri sağlamayan şeyleri uygulamaya koyması altı ay ila bir yıl sürüyor. Bu baskı sahiplik tarafından geliyorsa ve bu yapay zekâ araçlarının bir şeyler yapması gerektiği söyleniyorsa, PM olarak buna itiraz etmeniz bence gayet normal.

Merak ediyorsanız araştırın ve ne olduğunu anlamaya çalışın. ClickUp gibi araçlar sisteme yapay zekâ entegre ediyor; ancak henüz gerçekte ne yaptığını bilmiyoruz. Elde ettiğimiz üretkenlik kazanımlarının ne olduğunu henüz bilmiyoruz.

Kelsey Alpaio: Kelly, seni gördüm. Yapay zekâ tozunun ne zaman yatışacağından emin olmadığını söylemiştin. Bundan biraz daha bahseder misin?

Kelly Vega: Yapay zekânın sürtünmeyi azalttığını ve azaltmaya devam edeceğini düşünüyorum; ancak projede kaydedilen bir saatin projenin gidişatını nerede değiştirdiği gibi konuları asla hikâyeleştiremeyecek.

Yapay zekâ bazı şeyleri otomatikleştirecek; ancak güven sorunlarını artırmaması için sistemin korunması ve kontrol edilmesi gerekiyor. Birilerinin bunu izlemesi ve ardından verilerin ne söylediğini anlatması gerekiyor. Üretkenliğin yalnızca çalışılan saatlerden değil, bu saatler içinde ne yaptığınızdan oluştuğu bir döneme giriyoruz.

Şirketlerin yapay zekâyla ilgili “Yapay zekâ varken bu kaliteli işi nasıl yapacaksınız? Sizin yapamadığınız neyi yapacak?” dediğini gördük. Zaman takibi açısından buna “Tamam, sonra ne olacak?” diye karşılık verebiliriz. Kontrol edilmezse ne olacak?

Günün sonunda bunların hepsi istemlerden oluşuyor ve kendisine verilen verilere dayanarak veri besliyor. Peki biz insanlar olarak buna ne ekleyebiliriz? Lüks insan etkileşiminin bir lüks haline geldiğinden bahsettik. Bence yapay zekânın zaman takibindeki sürtünmenin bir kısmını ortadan kaldıracağı ve bize gerçekte neler olduğunu anlatma fırsatı vereceği başka bir alan da bu.

Kelsey Alpaio: Evet, kesinlikle. Tamam, sorularınıza geçelim. Bethan'ın bu ilk sorusu, özellikle yaptıklarımızı otomatik olarak takip eden yapay zekâ dünyasında, tüm bunların güven unsuruna geri dönüyor. Bethan soruyor: Müşterilerimize zaman kayıtlarına göre fatura kesmemiz gerekiyor.

İnsanlar bunu yapmaktan nefret ediyor. Kültürümüze zarar veriyor ve mikro yönetim gibi hissettiriyor. İnsanların her hareketini takip ediyormuşuz gibi hissettirmeden doğru faturalandırmayı nasıl sağlayabiliriz?

Matthew Fox: İlginç bir soru. Ajanslar için müşterilerin ayrıntılı zaman takibi istemesiyle birkaç kez karşılaştım; harcanan saatleri ve yapılan işleri gösteren bir hesap tablosu istiyorlar.

Bunu dengeleme biçimim şu: Bilgileri ekipten alıp müşteriye göndermeden önce düzenliyorum. Burada sayılarla oynadığımı düşünmeyin. Yaptığım şey, bunları anlamlı kategorilere ayırmak. Ardından ekibe bu bilgiyi neden kullandığımızı açıklayarak onları rahatlatmaya çalışıyorum. Bu durum güven sorunlarına yol açabilir.

Ayrıca yönetime dönüp personelle olanlar arasında tampon görevi görüyor ve onları savunuyorum. Bir şey biraz uzun sürdüyse veya düşündüğümüz yönden biraz saptıysak ne olacağını anlamamız gerekiyor. Bazen bu, organizasyonun içerideki saatleri üstlenmesi anlamına gelebilir; ancak Marcel'in bundan kaçınmak konusunda bazı harika fikirleri olduğuna eminim.

Bunun ötesinde, bence konu gerçekten bir güven sorununa dönüyor. Ekibe neden ve ne yaptığımızı açıklamak, PM'in bilgiyi doğrudan müşteriye vermek yerine gerçekten ele alması ve müşteriye iletmeden önce üzerinde çalışması gerekiyor.

Örneğin Harvest'tan bilgi alıp bir hesap tablosuna aktarır, sonra bunu düzenler veya birlikte üzerinde çalışırdım. Böylece müşteriye anlatıyı doğru şekilde sunardık. Ardından herhangi bir endişe ortaya çıkarsa yönetimle birlikte çalışırdık.

Marcel Petitpas: Sadece şunu ekleyeyim: Bu organizasyonda konuşmanın müşterilere fatura kesmeye ve zaman takibini müşteri faturalandırması için kullanmaya odaklandığı anlaşılıyor; sorun da bu. Devam eden tek konuşma buysa elbette süreç berbat olur, kültür kötüleşir ve insanlar bundan hoşlanmaz.

Bu nedenle soracağım soru şu: İdeal olarak bu veriler hakkında yapılması gereken diğer konuşmalara da dahil oluyorlar mı? Kaynakları iyi yönetiyor ve insanların aşırı çalışıp tükenmediğinden emin oluyor muyuz? Ekibi uygun şekilde kadrolandırıyor muyuz ki işten çıkarmalara başvurmak zorunda kalmayalım?

Bir müşteri geri çekildiğinde veya bir teklif talebini kaçırdığımızda, bu veriler hakkında meraka dayalı konuşmalar yapıyor muyuz? Ekiple oturup “İşte raydan çıkan bir proje. Bundan ne öğrenebiliriz? Kapsamlandırma sürecinde neyi yanlış yaptık? Sürecimizde sizin işinizi zorlaştıran bir şey mi var?” diyor muyuz? Veriler hakkında asla cezalandırıcı konuşmalar yapmıyor muyuz?

Burada satır aralarını oldukça fazla okuyorum; ancak aldığım his şu: Zaman için faturalandırma yapmak zorunda olduğunuzda bu ilk öncelik oluyor, çünkü kelimenin tam anlamıyla sahip olduğunuz bir gereklilik. Buna rağmen bunun ötesine bakıp daha bütünsel bir konuşma yürütmemiz önemli.

Böylece ekip, faturalandırma modeliniz ne olursa olsun geçerli olması gereken zaman takibinin gerçek nedenlerini anlayabilir.

Kelly Vega: Bu bağı kurmanın çok önemli olduğunu düşünüyorum. Elbette PM ekibini yönetici kararları ve toplantılarda olan her şey hakkında bilgilendirmiyorsunuz; ancak bir proje, disiplin veya genel kullanım oranıyla ilgili kârlılık anlatısını aktarabilirsiniz.

Ben genellikle ayda bir PM'lerle konuşup “Tamam, işler nasıl gidiyor?” diyorum. İşlerin yavaşladığını biliyorum; ancak Black Friday ve Siber Pazartesi'yi yeni geride bıraktık. Piyasada pek çok sözleşme var. Eğilimleri görüyoruz ve biliyoruz; PM grubu olarak bunları dile getirebiliriz.

Bire bir görüşmelerde konu kullanım oranı veya zaman takibiyle ilgiliyse “Hangi sorularınız var? Bu mantıklı mı? Haksız olduğunu düşündüğünüz bir baskı hissediyor musunuz?” diye sorabilirsiniz. Onlar da “Evet, 20 projedeyim ve her yönde koşturduğum için hâlâ kullanım oranına ulaşamıyorum” diyebilir.

O zaman bu anlatıyı oluşturalım. Çalışmalarını daha fazla odaklanacak şekilde azaltalım ve sonucu görelim veya durumu olduğu gibi anlatalım. Bunu yönetici ekibine götürüp “Kullanım oranlarına ulaşmak istiyorlar. Öncelikle bunun neden gerçekleşmediğini açıklayayım. Hedefleriniz neler? Buradaki asıl öncelik ne?” diyebilirim.

Kârlılık mı, kullanım oranı mı? Yönetici ekibinden bunu öğrenin ve anlatıyı doğru şekilde aktarabilmeleri için soruyu yanıtlayabildiklerinden emin olun. Bence iki taraf da varsayımlar yapıyor; bu genellikle böyle olur. Zaman çizelgeleri söz konusu olduğunda bilgilerin yeterince paylaşılmadığını düşünüyorum. Bunu yapmak büyük fark yaratabilir.

Evet. Kullanım oranı nasıl tanımlanıyor? Bu çok önemli. Bu retorik bir soruydu, değil mi?

Marcel Petitpas: Cevap şu: Organizasyonda bunu tanımlamanın yedi farklı yolu var; ancak hiç kimse bu konuda anlaşamadığını bilmiyor.

Kelly Vega: Buna inanıyorum.

Kelsey Alpaio: Evet, kesinlikle. Bir sonraki soru, sanırım senin, Marcel'in söylediğin noktaya geri dönüyor: Veriler asla temiz olmayacak.

Kusursuz olmayacak. Ancak sohbetten, bu verilerin mantık kullanılarak nasıl temizleneceğiyle ilgili birkaç soru aldık. Marcel, burada devreye girip bazı tavsiyeler vermek ister misin?

Marcel Petitpas: Bu konu hakkında kavramsal düzeyde konuşacağım ve herkesin anlayabileceği çok pratik bir örnekle somutlaştırmaya çalışacağım.

Bu, veri yönetiminde en iyi uygulamadır. Büyük bir organizasyona giderseniz genellikle veri operasyonları ekibi adı verilen, tamamen bu işe ayrılmış bir ekip görürsünüz. Mühendisler ve veri bilimcileri vardır ve bu ekip için milyonlarca dolar harcarlar. Tüm işleri farklı yerlerden veri almak, temizlemek ve insanlar için raporlar oluşturmaktır.

Herkesin yıllardır yeterince yatırım yapmadığı bir alanın hâlâ bu olması ilginç. Ancak artık yapay zekâ gündemde olduğuna göre işletmelerin veri operasyonları borçlarını kapattığını duyuyoruz. Artık daha önce hiç olmadığı kadar çok veriye daha düşük maliyetle erişebildiğimiz için küçük işletmelerdeki işlevsizlikleri öğreniyoruz.

Temel fikir, ETL çerçevesini izlemektir. Bu, çıkarma, dönüştürme ve yükleme anlamına gelir. Bunu pratikte çoğumuz için şöyle yapıyoruz: Harvest, ClickUp ve QuickBooks'taki tüm verileri bir hesap tablosuna çekiyoruz.

Sonra başlangıçta bir mantık ifadesi yazıyoruz. Örneğin müşteri adı şu şekilde veya bu şekilde yazılıyorsa, raporları çalıştırmak için kullandığımız tek müşteri adı sürümüne normalleştir. Aşamada bu altı etiketten biri varsa bunu şu etikete normalleştir. Projede müşteri adı ajansımızsa zamanı faturalanamaz olarak işaretle.

Bu önemli bir konu. Proje yönetimi veya zaman takip aracında faturalanabilir olarak tanımlanan şey neredeyse hiçbir zaman doğru olmuyor. Bu nedenle tüm müşterilerimiz için faturalanabilir ve faturalanamaz zamanı tanımlamak üzere mantık ifadeleri kullanıyoruz; çünkü bunu aracın içinde tanımlamaya çalışmak gerçekten uygulanabilir değil.

Bununla ilgili hiçbir zaman iyi bir uyum elde edemezsiniz. Bizim için basit mantık ifadesi şu: Müşterinin adı bizsek faturalanabilir değildir. Hepsi bu. Konu kapanmıştır. Çok basit.

Üst düzeyde fikir bu. Bunu yapmak için kullanabileceğiniz bazı araçlar da var. OpenRefine açık kaynaklı bir araç ve bunların çoğunu yapma gücü veriyor.

Ayrıca yapay zekâyı bu iş akışına eklemenize yardımcı olan bazı heyecan verici araçlar ortaya çıkıyor. Hepimizin yaptığı bir şey bu; ancak bu süreci öğrenmenin ve resmi bir sürecin parçası olarak ele almanın sizi güçlendireceğini, daha verimli hale getirmenize ve umarız çok daha iyi veriler elde etmenize yardımcı olacağını düşünüyorum.

Kelsey Alpaio: Sohbette bir takip sorusu var: Bu işlem Excel'de mi yoksa Google E-Tablolar'da mı yapılıyor?

Marcel Petitpas: Biz bunu yapmamıza yardımcı olan eksiksiz bir teknoloji platformu oluşturduk. Operasyon verileri için bir tür QuickBooks gibi; ancak birçok kişi için evet, bunu Google E-Tablolar'da, Excel tablosunda, Airtable'da, bir veri gölünde, Google Data Studio'da veya bir tür veri işleme aracında yapabilirsiniz.

Ancak evet, genellikle çoğumuz bir hesap tablosuyla başlıyoruz ve bu ifadeleri formül olarak oraya yazıyoruz. Gemini ve ChatGPT'nin çok karmaşık formüller yazmak için inanılmaz bir yöntem olduğunu da söyleyeyim. Teknik beceriye sahip olmasanız bile formülün ne yapmasını istediğinizi anlatmanız yeterli.

Ardından size bir hücreye yapıştırabileceğiniz bir formül veriyor ve bir anda 10.000 satırlık zaman takip veriniz istediğiniz işlemi gerçekleştiriyor. Küçük bir ipucu: ChatGPT sizi oldukça ileri götürebilir.

Kelsey Alpaio: Harika. Sohbette ekibinizi zamanlarını daha sık takip etmeye teşvik etmekle ilgili pek çok soru var.

Ekibimin zamanlarını daha sık kaydetmesini nasıl sağlayabilirim? Ekibimin yarısı takip ediyor, diğer yarısı etmiyor. Bunu daha zamanında yapmalarını nasıl sağlayabilirim? Kelly, bu konuda düşüncelerin var mı?

Kelly Vega: Bundan bahsetmiştim. Başlangıç için varsayılan yapı taşları oluşturabilirsiniz; çünkü boş bir zaman çizelgesine bakmanın hepimizin varoluş sancısı olduğunu düşünüyorum.

Benim yaptığım şey, insanların zamanlarına veya kendi zamanıma geriye dönük bakmak. Her zaman faturalanamaz tipik bir zaman dilimini ayırarak başlıyorum: “Her gün şu kadar yönetim işi yapıyorum.” Böylece ortalama olarak ne kadar zaman harcandığına dair bir temel oluşturabiliyorum. Projelerinizde bu zaman artıp azalacak.

Ancak örneğin bu projede %20 PM zamanı harcıyorsanız bunu ayırın. Her PM için bir çerçeve oluşturun veya bunu bir egzersiz olarak denemelerini teşvik edin. Hepimizin dünyadaki tüm zamana sahip olmadığını biliyorum; ancak bu onlara bir temel sağlayacaktır.

Kullandığınız aracın nasıl göründüğünü bilmiyorum; ancak Tempo içinde zamanı önceden oluşturduğumuzu ve insanların yalnızca kontrol edebildiğini biliyorum. Yine de dikkatli olun, çünkü otomasyonla birlikte süreç biraz fazla kolaylaşabilir. Bence sıkıntı her zaman var olacak.

Konuşmayı açık ve şeffaf tutmak önemli. Konuşmanın bunu daha az acı verici hale getirmede büyük fark yarattığını düşünüyorum. Bu konuda gerçekçi olun: “Ben de bunu yaşadım.” Diğer taraftan hissettiğiniz baskıyı her zaman onlara aktarmayın. Bunun böyle olmadığını söylemiyorum; ancak çoğu zaman böyle oluyor.

Biraz sadeleştirmeye çalışın. “Elimizden geleni yapıyoruz. Bunu nasıl kolaylaştırabiliriz?” Onlara neyin işleri kolaylaştıracağını sorun. Takip yöntemlerinin nasıl farklı olduğunu konuşturmalarını sağlayın.

Ben her gün yapan biriyim; öyle olmak zorundayım. Yoksa bir ay geriden gelen biri oluyorum. Arası yok.

Kelsey Alpaio: Evet, kesinlikle. Matthew, sohbette bununla ilgili yorum yaptığını görüyorum. Sen de katılmak ister misin?

Matthew Fox: Bu konuda gidip geliyorum. Sahipler, insanların zamanlarını takip etmemesi gerçeği karşısında hayal kırıklığına uğradıkları ve öfkelendikleri için cezalandırmak istiyor. Gidip onlarla konuşmam gerekiyor.

Bu, parmakla gösterme egzersizine dönüşüyor. Havuç mu sopa mı? İnsanları havuçla ödüllendirmek mi daha iyi, yoksa sopayı kullanmak mı? Bence şirket politikası açısından bu kabul edilebilir. Ayrıca bu, Marcel'in konuşmamızın başlarında değindiği bir noktaya dönüyor: Kültürel olarak insanlar neden zaman takibi yaptıklarını anlamıyor olabilir.

Birlikte çalıştığımız, özellikle geliştirme alanındaki birçok kişinin neden veya nasıl zaman takibinin mantıklı olmadığını anlamakta zorlandığını düşünüyorum. Bunun nedeni belirli bir eğilimde olmaları olabilir; hangi eğilim olduğunu söylemeyeceğim. Bu durum bir zorluk yaratabilir.

Bunu kültürel değerlerle, şirket değerleriyle veya şirketin DNA'sının bir parçası olan bir şeyle ilişkilendirmenin bir yolu varsa, bunun önemli olduğunu düşünüyorum. Zamanı yaptığımız her şeyi analiz etmek için takip etmiyoruz. Zamanı, ödeme almazsak veya zamanı takip etmezsek ne olacağını bildiğimiz için takip ediyoruz.

Çoğu zaman insanlara bunu neden yaptığımızı açıklamaya ve bunun neden zor olduğunu veya önlerinde neyin engel oluşturduğunu konuşmaya dönmek gerekiyor. Bazen Kelly'nin daha önce bahsettiği gibi, fazla tahsis edilmişlerdir ve gün içinde zaman takip etmeye vakitleri yoktur. Başka her şeyi yapmakla o kadar meşguldürler ki zaman takibi akıllarından çıkar.

Bunun arkasında pek çok şey olabilir.

Marcel Petitpas: Tüm bunlara şunu ekleyeceğim: Matthew ve Kelly'nin söylediklerine katılıyorum. Süreçten mümkün olduğunca fazla sürtünmeyi kaldırmak gibi bahsedilen tüm taktiklere de katılıyorum.

Ancak deneyimlerime dayanarak en önemli şeyin döngüyü kapatmak olduğunu söyleyebilirim. Bununla kastettiğim, verilerinin karar almayı nasıl etkilediğini onlara gerçekten göstermek ve onlarla bu konuşmayı yapmak.

Bu, temel bir insan psikolojisi ilkesi. Eğlenceli olmamasına rağmen dişlerimizi fırçalamamızın bir nedeni var. Kimse sevmediği halde spor salonuna gitmemizin ve brokoli yememizin bir nedeni var. Bunları yapmanın bize nasıl fayda sağladığını anlıyoruz.

Bu nedenle zaman takibiyle ilgili psikolojiyi değiştirebilirseniz, sürecin berbat olmasına gösterilen tolerans artar. Bunu yapmazsanız, sürecin berbatlığını azaltmanın hiçbir düzeyi bu temel sorunu çözmeyecektir.

Başlangıç noktası burası olmalı. Bunun için en sevdiğim yöntemlerden biri şu: Bu verinin kötü olduğunu bildiğinizde ekiple konuşmak için oturup bunu bilmiyormuş gibi davranırsınız.

“Tanrım arkadaşlar, bu inanılmaz. Müşterilerimiz çok memnun. Tüm projelerimiz bütçenin çok altında ve gelecek ay iki katı kadar müşteri alabiliriz; ek personel almamız bile gerekmez” dersiniz.

Bir anda ekip “Bir saniye, zamanımızın tamamı sistemde olmayabilir; bu gerçekten doğru değil” diyecektir. Siz de “Bunu söylediğinize çok sevindim. Sizi aşırı kaynaklandırmaktan nefret ederdim. Ne kadar meşgul olduğunuzu gerçekten anlamamın nedeni bu; böyle bir hata yapmadığımızdan emin olmamız gerekiyor” diyebilirsiniz.

Sonraki ay birdenbire tüm projeler bütçeyi aşar; çünkü “Eyvah, tüm zamanımızı sisteme girmemiz gerekiyor” diye düşünürler. Sonra diğer konuşmayı yaparsınız: “Projelerimizi gerçekten düşük tahmin ediyoruz. İşleri daha verimli hale nasıl getireceğimizi düşünmeliyiz. Bunları daha hızlı tamamlamak için ne yapabiliriz?”

Dengeli bir konuşma yürüttüğünüz ve “Bana bunun olduğunu söylerseniz, vermem gereken karar türü bu” dediğiniz sürece, birkaç döngüden sonra davranışların değişmeye başladığını görürsünüz. Ancak bu döngü kapanana kadar ekip kendi haline bırakılırsa yaşananlarla ilgili kendi hikâyesini oluşturacaktır ve bu iyi bir hikâye olmayacaktır.

Kelsey Alpaio: Evet, kesinlikle. Bununla ilgili başka bir soru daha var: “Bunu hep böyle yaptık” zihniyetini nasıl aşarsınız? Organizasyonunuzun zaman takibine yaklaşımını değiştirmeye çalışıyorsanız bunu aşmanın yolları nelerdir?

Matthew Fox: Bu konuya ne kadar çok eğilirsem, pek çok şeyin kültürle başlayıp kültürle bittiğini o kadar çok düşünüyorum.

Umarım adını doğru söylerim; Chicago'dan Gustavo adında, Kültürel Sıfırlama adını verdiği bir şey oluşturan bir kişi var. Kültürel bir harita da mevcut. Bu konuda pek çok araştırma yaptı. Bence bunun ajanslar ve diğer organizasyonlar açısından gösterdiği şey şu: Her şey iyi niyetlerle başlıyor.

Bir şey yapmak isteyen gerçekten teknik bir kişiyle veya tasarım odaklı biriyle başlıyor. Genellikle çok fazla alan uzmanlığı olan; ancak iyi yöneticilik veya liderlik becerilerine sahip olmayan kişilerle başlıyor. Bazen bu iki konuda da kötüler, yalnızca alan becerileri çok iyi.

Bu nedenle proje yöneticileri olarak yaptığımız gibi “Zamanı düzenleyelim, tüm bunları bir araya getirelim” diye düşünmüyor veya bakmıyorlar.

İdeal olarak yukarıdan ve aşağıdan başlarsınız. Liderlik, ekibe bunun neden önemli olduğunu açıklar; proje yöneticileri de bunu destekler. Bunun bire bir görüşmeler, genel duyurular veya başka yollarla yapılması mümkün.

Örneğin Slack kullanan bazı organizasyonlar var. “Zamanınızı zaman çizelgelerinize girin, zamanı tahmine ekleyin” şeklinde hatırlatmalar gönderebilirsiniz. İnsanları teşvik etmenin başka yolları da olabilir. Örneğin bunu yapan herkese 50 dolarlık hediye kartı vermek.

Liderler bunu yapmak istemeyebilir. Ancak içeride gerçekten çok fazla dirençle karşılaşıyorsanız veya bunu daha önce yapmadıysanız, insanları ikna etmek için sahaya çıkmanız gerekir. Neden yaptığımızı anlamalarına yardımcı olun ve endişelerini konuşun.

Harvest'ta herkesin görevlere not eklemesini zorunlu tutmayı denedim; ancak bu iyi bir fikir değildi. Herkese “Bunu yapmak istememizden değil, yapmak zorunda olduğumuzdan yapıyoruz” diye açıkladım.

Hemen itiraz geldi. Bu gerçek zamanlı bir geri bildirimdi. İşe yaramadı, bu yüzden kapattık. Esnek bir zihniyete sahip olmak ve ekiple karşılıklı çalışmak gerekiyor. Uzun süre konuştum; diğer panelistlerin de söyleyecekleri olup olmadığını merak ediyorum.

Marcel Petitpas: Sohbete arkadaşım Carson'ın bir uygulamasını ekledim.

Adı TimeJam. Slack'e bağlanıyor, işlevler arası ekipleri takımlara ayırıyor ve zaman takibi uyumu etrafında küçük bir rekabet oluşturuyor. Müşterilerinin çoğu teşvikler kullanıyor. Hediye kartı, izin günü veya benzeri bir ödül veriyorlar.

Biz buna ortam temelli hesap verebilirlik diyoruz. Her gün genel bir Slack kanalında paylaşım yapılıyor. Zaman takibinde uyumlu değilseniz herkes bunu görüyor ve biraz mahcubiyet yaşıyorsunuz. Kullanıldığı birçok organizasyonda oldukça etkili.

Yine, uyumu artırmaya çalışırken cezalandırmaya dayalı bir ölçütten çok teşvik niteliğinde.

Kelsey Alpaio: Buna bayıldım. Çok, çok eğlenceli. Ne yazık ki süremiz doldu; ancak panelistlerimize çok teşekkür ederim. Çok keyifliydi. Uzmanlığınızı bugün bizimle paylaştığınız için teşekkürler. Herkese günün geri kalanında iyi vakitler.

Bugünkü Retro'nun sonuna geldik. Bir bölümü asla kaçırmamak için programı takip ettiğinizden emin olun. Konuşmayı, konuyu gerçekten anlayan 1.000'den fazla proje yönetimi profesyonelinden oluşan toplulukla sürdürmek isterseniz thedpm.com/membership adresinden bize katılın. Dinlediğiniz için teşekkürler!