Yumuşak Beceriler Proje Yönetiminde İş Bulmanıza Nasıl Yardımcı Olabilir?

Deşifreyi Okuyun:

Podcast'lerimizin deşifresini bir yazılım programı kullanarak hazırlamayı deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru olmadığı için lütfen olası yazım hatalarını mazur görün.

Michael Mordak: Merhaba, ben The Digital Project Manager'dan Michael. Bugünkü Üye Hikâyesi'ne hoş geldiniz! Günümüzde projelerde değişim yaratan ve mevcut paradigmaları sorgulayan en büyük ve en güçlü proje yöneticileri topluluğunu bir araya getirmeyi başardık. Bu topluluk, muhtemelen hayatlarıyla tamamen farklı bir şey yapmak isteyen insanlarla dolu.

Ancak hepimiz farklı geçmişlerden, görevlerden ve sektörlerden geliyor olsak da, çağrımızı proje adı verilen kaosu düzenlemekte bulduk. Kendimize özgü hikâyelerimiz; öğrendiğimiz dersler, geliştirdiğimiz beceriler ve yol boyunca tanıştığımız insanlar tarafından şekillendi. Bize katılmak veya üyelik hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, thedigitalprojectmanager.com/membership adresindeki web sitemize göz atın.

Bugün, değerli topluluk üyemiz ve dijital proje yöneticisi Ryan Gilbreath ile konuşuyoruz. Ryan da çoğumuz gibi kariyer olarak ne yapmak istediğini bilmiyordu. İşletme diploması, giriş seviyesinde bir müşteri deneyimi rolüne adım atmasını sağladı. Daha sonra görev değiştirme ve proje yönetimi ekibine koordinatör olarak destek olma fırsatı buldu.

Deneyim kazandıktan sonra bir ajans bünyesinde proje yöneticisi olarak çalışmaya başladı ve burada mesleğini geliştirmeyi sürdürdü. Ryan'ın dijital proje yöneticisi olarak yolculuğunu, rolünde başarılı olmak için ilgi alanlarından nasıl yararlandığını, yumuşak becerilerin önemini ve bu becerilerin koordinatörlükten proje yöneticiliğine yükselmenize nasıl yardımcı olabileceğini konuşacağız.

Ryan, bugün zaman ayırdığın ve bazı soruları yanıtlamak için burada olduğun için öncelikle sana teşekkür etmek istiyorum. Ancak doğrudan konuya girmek ve gençken planlarının ne olduğunu öğrenmek istiyorum. Hayalindeki iş neydi? Büyüdüğünde ne olmak istiyordun?

Ryan Gilbreath: Bu gerçekten iyi bir soru. Aslında bunu yazılı hâle getirdim. Yirmili yaşlarımın ortalarındayken, nereye gitmek istediğime dair öz farkındalığımı biraz artırmak için bu konuda bir çalışma yapmıştım. Ama çocukken belirgin biçimde arkeolog olmak istediğimi hatırlıyorum. Indiana Jones ve Mumya gibi filmleri izlediğim için bu meslek beni büyülüyordu. Ayrıca Mısır'a da ilgi duyuyordum.

Babam tarihe, özellikle Afrika tarihine ve Amerikan İç Savaşı tarihine çok meraklıydı; biraz rastlantısal bir kombinasyondu ama Mısır hakkında da birlikte konuşurduk. Oraya gidip keşfetme, kazı yapma ve potansiyel eserler, tabii ki mumyalar bulma düşüncesi beni çok meraklandırıyordu. Bu yüzden arkeoloji beni her zaman büyüledi. Genel olarak Mısır'a daima ilgi duydum.

Komik olan şu ki, merak etme ve yeni şeyler keşfetme becerisini işimde de kullandım. Çok meraklı biriyim. Kazmayı ve öğrenmeyi seviyorum. Bunun bir biçimini kesinlikle şu anda yaptığım işe taşıdım. Sonra üniversiteye başladığımda yapımcı olmak istedim. Yurt odamda ritimler üretmeyi çok sevdiğimi hatırlıyorum.

Bunu arkadaşlarımla yapmayı da seviyordum. Ayrıca yeni bir şey yapma ve yaratıcı olma merakı gerçekten hoşuma gidiyordu. Bu yüzden küçük yaşta istediğim arkeologluk ile üniversite yıllarımda istediğim yapımcılık arasında, sevdiğim ve becerilerimin şu anda yaptığım işte nasıl ortaya çıktığını görmek ilginç.

Michael Mordak: Evet. Çünkü bunlar, özellikle proje yönetimiyle karşılaştırıldığında çok farklı işler gibi görünebilir. Ama arkeoloji ve tarih öncesi dönemden söz ettiğinde hemen bağlantılar kurmaya başladım. “Vay canına, bu aslında harika olurdu,” diye düşündüm. Çünkü bahsettiğin gibi arkeolojide bir şeylerin içine kazıyor ve keşfediyorsun. Birinin neden bir şey yaptığını veya gerçek hedeflerin ne olduğunu anlamaya çalışırken yüzeyde kalamazsın; doğru, gerçek yanıtlara ulaşman gerekir.

Dolayısıyla, altta yatan istek ve motivasyonları görme biçiminin bugün sahip olduğun işle hâlâ bağlantılı olduğunu gerçekten görebiliyorum. Bu çok ilginç. Arkeolojiden proje yöneticiliğine uzanan bu yolculuğu seviyorum; ancak belki bunun daha ayrıntılı yönlerine biraz daha girebiliriz.

Arkeolog olmayacağına, bunun yerine üretim alanında üniversiteye gideceğine karar verdiğin değişim ne zaman oldu?

Ryan Gilbreath: Evet. Komik olan şu ki, bu değişim biraz kendiliğinden gerçekleşti; çünkü çocukken kulağa havalı geliyordu. Ama aslında çocukça bir sebepti.

Çölde çok sıcak olmasını istemedim. Hepsi bu. Gerçekten kötüydü ve “Bilmiyorum, belki bunu yeniden düşünmeliyim,” diye düşündüm. Sonra ergenlik dönemime geldiğimde bando takımındaydım ve programdaydım; davul çalmayı gerçekten seviyordum. Vurmalı çalgılar çalıyordum ve davul çalmaktan büyük keyif alıyordum.

Özellikle bir davul çemberinin içinde olmayı seviyordum. Bu, hippilerin yaptığı bir davul çemberi değil; hepimizin prova yaptığı, anında bir ritim oluşturduğu ve her kişinin o melodiye, o tempoya katkıda bulunduğu bir davul grubuydu. Anlık yaratıcılık ve iş birliği gerçekten hoşuma gidiyordu.

Bunu özellikle vurgulamak istiyorum; çünkü bir grubun veya davul hattının parçası olduğunuzda, ortaya koyduğunuz iş birliğinin büyük bir anlamı vardır. Şarkının, melodinin ve temponun ortaya çıkması için herkesin kendi bölümünü çalması gerekir. Bugün bunu da görebiliyorum: Yapımcı olmak istemem ve arkeolojide derinlere inmek, şu anda yaptığım işle bir şekilde bağlantılı.

Şimdi bunlar hakkında konuşmak ilginç ama kariyerimde yaptığım işe nasıl dönüştüklerini görmek gerçekten şaşırtıcı. Beni buna çeken şeyin bu olduğunu söyleyebilirim.

Michael Mordak: Demek üretim alanında üniversiteye girmeni ve bunu sürdürmek istemeni sağlayan şey buydu. Sonra...

Ryan Gilbreath: Aslında komik olan şu: Üretim okumadım. İşletme yönetimi okudum.

Michael Mordak: Öyle mi?

Ryan Gilbreath: Evet. Bu oldukça genel bir bölümdü. Üniversitede ne yapmak istediğimi gerçekten bilmiyordum. Bu yüzden işletme diploması alırken “En azından bir işletme diplomam olacak,” diye düşündüm. Sonuçta bir işe yarar ve farklı alanlara uyarlanabilir diye düşünüyordum.

Üniversitedeyken yapımcılık gibi müzik sanatlarıyla gerçekten ilgilenmeye başladım. Üniversiteden mezun olduktan sonra bir süre bazı fırsatların peşinden gittim. New York'a gidip oradaki stüdyolarda çalışmak gibi hayallerim vardı. Ancak kendime şu soruyu sormam gerekti: Uzun vadede istediğim yaşam tarzı bu muydu?

Bu soru beni başka seçenekleri araştırmaya yöneltti ve sonunda teknoloji sektörüne girdim. Burada durayım.

Michael Mordak: Harika. Açıkçası, senin hikâyenle kendi yaşadıklarım arasında çok fazla benzerlik görüyorum. Sanırım birçok insan da böyledir. Lise sonrası üniversiteye gidiyorsun ve senin gibi ben de ne yapmak istediğimi hiç bilmiyordum.

Aynı düşünce sürecinden geçtim. “İşletme okuyayım; nasıl olsa istediğim her alana girebilirim,” diye düşündüm. Ticaret lisansını alırsam her alana yönelebilirdim; çünkü bölüm çok geneldi. Senin de söylediğin gibi sonunda bir fırsat bulabildin. Peki karşına çıkan ve seni bugünkü yönüne doğru gerçekten iten ilk fırsat neydi?

Ryan Gilbreath: Üniversiteden mezun olduğumda Capital One'da birkaç sözleşmeli iş buldum. Birinde teknik temsilci olarak çalışıyor, yeni bir banka gişesi entegrasyon yazılımı için araştırma yapıyor ve müşteri hizmetleri aramalarını yürütüyordum. Çok sayıda test ve araştırma gerçekleştiriyordum. Ancak Capital One'daki diğer sözleşmeli işimde proje koordinatörü olarak çalışmaya başlayınca “Bu ilginç görünüyor,” diye düşünmeye başladım.

Birkaç yıldır devam eden büyük bir kurumsal projeydi. Buradaki rolüm ekibe ve proje yöneticilerine destek olmak, ihtiyaç duydukları verilere, bilgilere ve kaynaklara sahip olduklarından emin olmaktı. Daha sonra Capital One'da kazandığım bu becerileri kullanarak bir ajans bünyesinde proje yöneticisi olarak çalışmaya başladım; bu rol daha sonra dijital proje yöneticiliğine dönüştü.

2010'ların ortalarında web proje yöneticisi olarak çalışmaya başladığımda bunun gerçekten harika olduğunu fark ettim. Küçük işletmeler için web siteleri ve web uygulamaları geliştiriyorduk. İşin hızlı temposu ve üç ila altı ay süren projeler beni çok motive etti. “İşe gir, işi tamamla ve çık,” düşüncesi bana uyuyordu.

Bir projeyle ilgili öğrenebildiğim her şeyi öğrenip sonraki projeye geçmek istiyordum. Bu beni gerçekten cezbetti.

Michael Mordak: Proje yöneticilerinin nasıl çalıştığını görerek bu işe dair biraz deneyim kazanmanı ve ardından bunu bir hedef hâline getirerek o yöne ilerlemeni seviyorum. Bu hikâyeyi sevmemin nedenlerinden biri de bunun, çocukken bildiğin tek bir hedefe doğru ilerlediğin ve yaptığın her şeyin o hedef etrafında şekillendiği hikâyelerden biri olmaması.

Daha çok olayları akışına bırakmak ve ilginç bulduğun şeylere yönelmek gibiydi. Bu bana hem ilham verici hem de biraz farklı geliyor.

Ryan Gilbreath: Evet. Bence bunun önemli bir parçası da şu: Üniversiteden mezun olduğunuzda bir hedefiniz ve varmak istediğiniz bir yer olur. Ancak bazen bir yön değişikliği yaşanabilir. Bu değişikliği kabul eder, başka bir şey bulursunuz ve kendiniz hakkında daha önce bilmediğiniz, aslında sizi heyecanlandıran yeni bir şey keşfedersiniz.

Kesinlikle bir yolculuk.

Michael Mordak: Geçiş ve değişim yaşadığın bu dönüm noktalarına daha açık olduğun için, belki de diğer insanların bulunduğu noktaya yetişmeye veya onların seviyesine çıkmaya çalıştığını mı düşünüyorsun?

Yoksa hızlıca uyum sağlayabildiğini ve bunun genel tabloda büyük bir etkisi olmadığını mı düşünüyorsun?

Ryan Gilbreath: İyi bir soru. Kariyerimin başlarında bazen yetişmem gerektiğini hissettiğim kesinlikle oldu. Çünkü büyük bir şirket olan Capital One gibi bir kurumda proje yöneticisi olarak çalıştığınızda, harfiyen uymanız gereken birçok prosedür, standart ve yöntem vardır. Özellikle 2010'da, üniversiteden mezun olduğum dönemde, fazla esneklik bulunmazdı.

O dönemde Çevik yaklaşım, özellikle Capital One'da, henüz büyük bir konu değildi; çoğunlukla Şelale yöntemi kullanılıyordu. Proje koordinatörü olarak projeleri Şelale yöntemiyle yönetmedim ama birçok projenin bu şekilde yönetildiğini gördüm. Daha fazla deneyim kazandıkça bir ajansta çalışmaya başladım ve Çevik yaklaşım ile farklı bir çerçevede çalışmayı öğrendim.

Dolayısıyla öğrenmem ve yetişmem gereken bir dönem oldu. Eminim birçok proje yöneticisi ve dijital proje yöneticisi becerilerini güncel tutmak için YouTube'u düzenli olarak takip ediyor, tüm kaynaklarından yararlanıyor. Bunu söylemekten utanmıyorum: Bazen ne hakkında konuştuğumu biliyormuş gibi görünmek için bunları yapıyordum. Proje yöneticileri olarak sahip olduğumuz en güzel şeylerden biri, öğrendiğimiz şeyleri gerçek zamanlı olarak uygulama fırsatları bulmamızdır.

Bunu yapmak için bir fırsat yaratmalı ve işe yarayacağına güvenmeliyiz. Aynı zamanda bunun beraberinde başarısızlık getirebileceğini ve bunun sorun olmadığını anlamalıyız. Başarısızlıkta yanlış olan bir şey yoktur; yeter ki ondan ders çıkarın. Değerli içgörüler ve bilgiler kazanabilir, bunları bir sonraki projenize taşıyabilirsiniz.

Michael Mordak: Bunun harika bir nokta olduğunu düşünüyorum. Çünkü bana ulaşan ve yayınlarımızı okumalarının, topluluğa katılmalarının, örneğin Slack kanalını takip etmelerinin veya oradaki kaynaklardan içgörü edinmelerinin nedenlerinden birinin, öğrendiklerini çalışma arkadaşlarına ya da işlerine taşıyabilmek olduğunu söyleyen insanlar oldu.

Böylece yaptıkları iş hakkında daha fazla bilgi sahibiymiş gibi görünebiliyorlar. Her şeyi tek başlarına deneme yanılma yoluyla çözmeye çalışmak yerine, ortak bilgi birikiminden yararlanıyorlar.

Ryan Gilbreath: Evet, bu gerçekten önemli. Bu alanda benden daha fazla deneyime sahip birçok proje yöneticisini dinliyorum. Proje yönetimi hâlâ gelişen bir uygulama. Ajans ortamında çalışırken öğrendiğim şeylerden biri, Çevik yaklaşımın kulağa harika gelmesine rağmen her projede işe yaramadığıdır. Çünkü Scrum'ın ne anlama geldiğini anlamayan müşterilerle karşılaşabiliyorsunuz.

Onlar sadece “Beni dinleyin, gereksinimlerimi alın ve ürünümü geliştirin,” diyorlar. “Sizin tarafınızda ürün sahibi olacaksınız ve üründen sorumlu olacaksınız. İş paydaşı olacaksınız,” dediğinizde “Bu ne demek?” diye soruyorlar. Bu süreçte onları eğitmeniz gerekiyor. Çoğu zaman öğrenmeye istekliler, ancak bunu gerçekten benimsemek için gereken niyete ve bağlılığa sahipler mi? Her zaman değil.

Bir süre önce şunu öğrendim: Scrum sertifikası alabilir, bu süreçleri uygulamaya koyabilirim. Ancak katı davranıp herkesi bunları uygulamaya zorlayacaksam, bu bana göre Çevik olmak değildir; özellikle de bir ajans ortamında.

İnsanlarla bulundukları noktada buluşmam gerekiyor. Her şey iş birliğiyle ilgili. İnsanlarla iş birliği yapabilmeli ve onlarla mümkün olan en iyi sonucu elde edebilmeliyim. Bu, karşılıklı bir alışveriştir.

Michael Mordak: Bunu, bahsettiğin vurmalı çalgıcı deneyimine bağlayabiliriz, değil mi? Herkesi bir araya getirmek ve birlikte ilerlemek için iş birliği yapabilmemiz gerekiyor.

Ryan Gilbreath: İyi bir nokta.

Michael Mordak: Evet, gerçekten iyi bir nokta.

Geçmiş deneyimlerin ve önceki ilgi alanlarından taşıdığın şeyler hakkında biraz konuştuk. Ancak gözden kaçırdığımız, önceki iş deneyimlerinden veya başka şeylerden proje yöneticiliği rolüne geçerken sana avantaj sağlayan ve vurgulamak istediğin başka alanlar var mı?

Ryan Gilbreath: İyi bir soru ve bundan da bahsetmek istiyorum. Bunu gündeme getirdiğin için teşekkürler. Bence bir proje yöneticisi olarak güçlü yönlerimden biri, insanların yanımda rahat hissetmelerini ve bana karşı açık davranabilmelerini sağlamam. Bunu her zaman fark etmişimdir.

İnsanlarla iletişim kurabilmek, onlara benimle bir konu veya projedeki bir sorun hakkında rahatça konuşabilecekleri alanı tanımak. Bunu kullanıyorum ve bu beceriye sahip olduğum için minnettarım; çünkü kariyerimde bana yardımcı oldu. Ayrıca bunu geliştirmek için de çaba gösterdim. Ne zaman kullanacağımı ve kendimi ne zaman ortaya koyacağımı öğrenmek de bunun bir parçasıydı.

Bu durum günümüzde, özellikle iş yerinde daha özgün olmakla da bağlantılı. Kendim olarak davranmak, bu rolde başarılı olmama yardımcı olan önemli unsurlardan biri. Özgün olmak, insanlarla iyi iletişim kurmak ve yanımda rahat hissetmelerini sağlamak kariyerimde bana çok yardımcı oldu.

Ayrıca sormak istediğin başka bir soru vardı; aslında o soruya gelmişken, hangi şeyleri öğrenmiş veya daha iyi geliştirmiş olmayı dilediğini sormuştun, değil mi?

Michael Mordak: Evet.

Ryan Gilbreath: Bu konuda kendimle ilgili öğrendiğim şeylerden biri şu: Proje yöneticilerinin çok analitik, fazla konuşmayan, utangaç veya ayrıntılara ve politikalara fazlasıyla odaklanan kişiler olduğu yönünde bir kalıp yargı var. Bunun bir kısmı doğru. Ancak uzmanlaşmayı ve gerçekten çok iyi olmayı dilediğim, fakat geliştirmek için biraz daha fazla çalışma gerektiren alan kaynak yönetimi ve mali tahminlerdir.

Sayılarımın doğru olduğundan emin olmak için daha fazla çalışmam gerekiyor. Bu da daha fazla zaman, deneme yanılma ve rakamlarımı kontrol etme anlamına geliyor. Bunun benim en güçlü olduğum alan olmadığını söyleyebilirim. Ancak zaman içinde araçlardan ve zamandan yararlanmayı, tahminlerimi hazırlarken yeterli süre ayırmayı öğrendim.

Planlama yapmak, bunun farkında olmak ve bir rapor sunduğunuzda iyi bir rapor hazırlamak için zaman ve enerji ayırdığınızdan emin olmak gerekiyor. Bu nedenle, bu alan sizin her zaman güçlü olduğunuz bir beceri değilse, proje yöneticileri için tavsiyem araçları kullanmanız, sahip olduğunuz zamanı doğru değerlendirmeniz ve sizin için neyin işe yaradığını bulmanızdır. Öz farkındalığınızı geliştirin.

Michael Mordak: Evet, bence bu gerçekten ilginç. Söylediğin şey, aslında yanında getirdiğin yumuşak becerilere sahip olduğun: İnsanların sana yaklaşmasını kolaylaştırmak, güvenli alanlar oluşturmak ve onlara karşı sabırlı olmak. Buna karşılık, planlama ve bütçe oluşturma gibi teknik veya sert beceriler olarak adlandırabileceğimiz alanlarda kendini geliştirmen gerekiyor.

Ancak merak ediyorum: Sence bu daha ideal bir yol muydu? Yoksa başlangıçta hem sert hem de yumuşak becerilere sahip olmayı mı dilerdin?

Ryan Gilbreath: İyi bir soru. Gerçekten iyi bir soru.

Evet ve hayır derdim. Başlangıçta beni fırsatlara taşıyan şey yumuşak becerilerimdi. Bu beceriler sayesinde işe dahil olabiliyor, öğrenebiliyor, uyum sağlayabiliyor ve hızlı düşünebiliyordum. Eğer sadece sert becerilerle gelip yumuşak becerilere sahip olmasaydım, akılda kalıcı biri olamazdım.

Bu yüzden cevabım hem evet hem hayır. Artık neredeyse on yıldır bu alanda çalışıyorum ve bu becerileri geliştirebildim. Planlama, kaynak yönetimi ve bütçeleme artık bana doğal geliyor. Ancak bu noktaya gelmek zaman aldı.

Yani evet, sert becerilerimi kariyerimin başlarında biraz daha erken mükemmelleştirmiş olmayı dilerdim. Aynı zamanda yumuşak becerilerimin doğal olarak gelişmiş olmasına da minnettarım. Bu becerileri geliştirebildim ve bunlara zaman ayırdım.

Michael Mordak: Bu harika bir nokta. Bunu ifade etme biçimini seviyorum. Daha konuşmak istediğim çok şey var. Bu harika bir sohbetti. Ne yazık ki zamanımız doldu; gerçekten çok hızlı geçti.

Ancak bugün geldiğin ve hikâyeni, deneyimini paylaştığın için sana teşekkür etmek istiyorum Ryan. Belki taraflı ve bencilce konuşuyorum ama bence insanların duyması gereken bazı şeyleri paylaşman onlara gerçekten yardımcı olacak.

Her şeyi ilk günden itibaren çözmüş olmak zorunda değiliz ve uyum sağlayabilmek sorun değil. Bazen yetişmeniz gerektiğini hissetmeniz de sorun değil; çünkü kaynaklar mevcut. İster topluluktan yararlanmak, ister bir sertifika almak, isterse deneme yanılma yoluyla öğrenmek olsun, yetişmenize yardımcı olacak kaynaklar var.

Her şey için teşekkürler.

Ryan Gilbreath: Bir şey daha ekleyebilirsem... Evet. Söylediğin noktaya katılıyorum: Kendinize karşı da anlayışlı olun. DPM'e girerken birçok beceri ve farklı deneyimle geldiğinizi bilin. Bazen bu becerileri geliştirmek için yeterli zamanınız olmayabilir; ancak kendinize biraz hoşgörü gösterin. Nerede olduğunuzu ve hangi alanlarda gelişmeniz gerektiğini bilin ve sürece bağlı kalın.

Michael Mordak: Harika bir tavsiye. Bunu paylaştığın için çok teşekkürler.

Ryan Gilbreath: Kesinlikle Michael. Teşekkür ederim.

Michael Mordak: Ryan ile gerçekleştirdiğimiz Üye Hikâyesi'ni dinlediğiniz için teşekkürler. Sizinle paylaşacağı çok daha fazla bilgi ve içgörü var. Bu nedenle tüm dijital proje yöneticileri topluluğumuzla birlikte Slack kanalımızda bizimle sohbet etmeye gelin. Üyelik hakkında daha fazla bilgiyi thedigitalprojectmanager.com/membership adresindeki web sitemizde bulabilirsiniz.

Bir sonraki bölüme kadar, dinlediğiniz için teşekkürler.