Kötü Toplantıların İyi Projeleri Aksatmasını Nasıl Önlersiniz? (Hive’dan John Furneaux ile)
Galen Low, John Furneaux ile birlikte, projelerinde her seferinde ilerleme kaydedebilmek için toplantıların nasıl verimli, iş birliğine dayalı ve anlaşılır tutulacağına dair John’un yakın zamanda yayımladığı makaleyi konuşuyor.
Röportajdan Öne Çıkanlar:
- John Furneaux, Hive’ın kurucu ortağı ve CEO’sudur. Uber, Starbucks, WeWork, IBM ve daha birçok marka tarafından kullanılan yapay zekâ tabanlı bir proje yönetimi aracı geliştiren, iş birliğine odaklı bir şirket. [0:23]
- Cambridge Üniversitesinden Matematik ve Hukuk alanında yüksek lisans derecesine sahip. Uçak kullanabiliyor. East Village’da düzenli olarak bisiklete biniyor ve ürününü geliştirebilmek için özellikle kendi kendine kod yazmayı öğrendi. [0:35]
- Bazıları onun saf iradenin temsilcisi olduğunu, bazıları ise düzen bozucu olduğunu söylüyor; ancak her şeyden önce o, kendisini takım çalışmasına tutkuyla bağlı biri olarak tanımlayan, iş birliği kültürü ve etkili toplantı yönetimi konusunda son derece tutkulu bir ekip çalışması meraklısı. [0:45]
- The Digital Project Manager’da yayımlanan ve başlığı Kötü Toplantılar İyi Bir Projeyi Nasıl Öldürebilir? olan son makalesi hakkında konuşacaklar; ayrıca toplantıları nasıl daha az zaman kaybettiren ve projelerimiz için daha fazla iş birliğini mümkün kılan bir itici güç hâline getirebileceğimizi genel hatlarıyla ele alacaklar. [0:56]
- John, insan psikolojisine ve daha özel olarak insanların birlikte nasıl çalıştığına takıntılı. Hukuku çok ilginç buldu çünkü insanlar arasındaki anlaşmazlıkları çözmemize yardımcı oluyor. Ayrıca araçların en temel düzeyde bir ekibin birlikte daha fazlasını başarmasına nasıl yardımcı olabileceğine de takıntılı. [1:54]
- John, Vezir Gambiti dizisini izledi ve satranca ilgi duyuyor.
- Hive’da amaçları sahnenin merkezindeki kişi olmak değil. Amaçları, oyuncuların parlayabilmesi için sahnedeki her şeyin hazır olduğundan emin olan siyah kıyafetli kadın ve erkekler olmak. [8:32]
- Hive size asla güzel bir grafik hazırlamaz; bu sizin işinizdir. Hive, bunun müşterinize sorunsuz bir şekilde ulaşmasını, onaylanmasının son derece kolay olmasını ve yaptığınızı yöneticinize söylemenize hiç gerek kalmamasını sağlayabilir; çünkü bunları sizin için zaten halletmiştir. [9:33]
İşimizi gerektiği gibi yaparsak, gününüzün mümkün olduğunca büyük bir bölümünü sevdiğiniz ve gerçekten yetenekli olduğunuz şeyleri yaparak geçirirsiniz.
John Furneaux
- Kuruluşun bugün karşı karşıya olduğu zorluk kültürdür. [11:04]
- Kültürümüz için önemli olan ritüellere iki örnek verilebilir. İlki, John’a David Politis adlı bir adam tarafından öğretildi. David, BetterCloud adlı harika bir şirketi yönetiyor. Bunlara Kullanıcı Kılavuzları adını veriyorlar. [12:46]
- Hive’da kişisel olarak yaptıkları ikinci şey ise cuma günleri Mutlu Hive adını verdikleri bir etkinlik düzenlemeleri. Tüm şirket Zoom üzerinden katılıyor. [13:50]
- Hive’ın ilk yatırımcılarından biri, Rembrandt Venture Partners’tan Michael Scott Owen. [15:07]
Kendi kendinize asla hepimizin aynı olmaya çalıştığını ya da herkes için doğru yöntemin ne olduğunu düşünmemelisiniz. İnsanların makineler gibi olmadığını ve birbirlerinden neden farklı olduklarını kabul etmeli, başarılı olmak için bunu her zaman aklınızın bir köşesinde tutmalısınız.
JOHN FURNEAUX
- John, başarılı proje yönetimi açısından toplantının ne kadar önemli olduğunu fark edememişti. Bunun gözle görülür hâle gelmesinin nedeni, kötü bir Zoom toplantısının bir şekilde yüz yüze yapılan bir toplantıdan bile daha kötü olması. [18:13]
- İyi bir toplantının temel unsurları: İlki katılımcılardır. İkincisi amaçtır ve üçüncüsü de dünya üzerinde bir şeyin değişip değişmediğidir. [22:13]
- Düzenli olarak tekrarlanan toplantılar her zaman en kötüsüdür. Çünkü bu şeyler bir bakıma ölümsüzdür. Dönüp dururlar. [23:40]
Toplantının amacı projedeki işlerin önündeki engelleri kaldırmaktır. Tıkanmış işleri bulmalı ve bunların önündeki engelleri nasıl kaldıracağınız hakkında konuşmalısınız.
JOHN FURNEAUX
- Bir toplantı mini bir proje olarak görülmeli ise planlamamız, uygulamamız ve gözden geçirmemiz gerekir. [26:08]
- Toplantı öncesi için iki önemli şey vardır. Diğer her şeyi berbat edebilirsiniz, ancak gündemi ve katılımcı listesini doğru hazırlarsanız bu toplantıyı yöneten insanların %75’inden daha iyi iş çıkarırsınız. [26:31]
- Toplantıdaki herkesin katkıda bulunma fırsatına sahip olduğundan emin olmak. John’un özellikle önerdiği bir teknik, katılımcılara isimleriyle hitap etmektir. [29:12]
- Kolay bir gündem, kolay bir katılımcı listesi, toplantıyı kolayca kaydetmek, herkesin katkısını kolayca almak, sonrasında bunları onlara kolayca göstermek ve herkesin yapacağını söylediği şeyi yaptığından kolayca emin olmak; Hive’ın sunmaya çalıştığı üç temel unsur bunlardır. [30:30]
Gruplar, tek başına çalışan bireylere kıyasla genellikle daha yavaş performans gösterir.
JOHN FURNEAUX
- Toplantıdan önce ön çalışmaların tamamlanması önemlidir; böylece kendimizi tüm grubun hızında ilerlemeye zorladığımızda bunu buna ihtiyaç duyduğumuz için yapmış oluruz. [34:09]
- John’un deneyimine göre gerçekten başarılı olan şey, yaptığı işin herkesin önünde masaya konulacağını bilmenin yarattığı hafif sosyal baskıdır. [34:41]
- John, Birleşik Krallık’ta bir danışmanlık şirketi olan Capgemini‘de çalıştı; burada kendisine tasarım yürütmeyi ve harika bir toplantı düzenlemeyi öğrettiler. Capgemini’deki insanların muhtemelen en iyi yaptığı şeylerden biri de harika uygulama programları yürütmek ve etkili toplantılar için gerçekleri bir araya getirmektir. [44:25]
- İş birliği açısından John, ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu’nun verimlilik araştırmalarına bakarsanız, savaş sonrası 1953’ten bu yana aslında çok az ilerleme kaydedildiğine inanıyor. John, bunun nedenlerinden birinin iş birliğinin çok fazla kesintiye yol açması olduğuna inanıyordu. [48:32]
Konuk Biyografisi:
John Furneaux, Hive‘ı CEO ve kurucu ortak olarak yönetmektedir; Cambridge Üniversitesi’nden Matematik ve Hukuk alanında yüksek lisans derecesine sahiptir ve hevesli bir pilot ve bisikletçidir. Kariyerine Fortune 500 şirketlerine strateji danışmanlığı yaparak başlayan John, ekiplerin etkili bir şekilde birlikte çalışmaya çalışırken karşılaştıkları ciddi zorlukları gördü. Bu deneyim, kariyeri boyunca ekiplerin hedeflerine verimli bir şekilde ulaşmak için kullandıkları araçlar üzerinde uzmanlaşmasına vesile oldu. Birleşik Krallık Eğitim Bakanlığı için Sharepoint’in ülke çapındaki uygulamasına liderlik ettikten sonra John, danışmanlık dünyasından ayrılarak küçük bir Birleşik Krallık iş birliği platformu olan Huddle‘a 12. çalışan olarak katıldı.
John, ön saflarda çalışmaya başladıktan sonra Huddle, Seri D yatırım turuna kadar büyüyerek Avrupa’nın en büyük iş birliği platformu olurken Küresel Müşteri Başarısı ekibinin liderliğine yükseldi ve ABD ile Birleşik Krallık’ta geniş bir uzman ekibi kurdu. Ekip iş birliği alanındaki büyük ve yakın bir fırsattan yararlanan John, kendi kendine kod yazmayı öğrendi ve bir iş birliği merkezi ile proje yönetimi aracı olan Hive’ın ilk sürümünü 2015’te geliştirdi. Hive artık ABD’de 50’den fazla çalışanın ve yurt dışında da birkaç çalışanın bulunduğu bir şirkete dönüştü; müşteri listesinde Starbucks, Google, EA ve Toyota yer alıyor.
İyi yönetilen bir toplantı, kültürünüzün hâlihazırda iyi ya da kötü olmasından bağımsız olarak daha etkili olacaktır.
JOHN FURNEAUX
Bu bölümdeki kaynaklar:
- Digital Project Manager Topluluğuna Katılın
- Hive’a göz atın
- Huddle’a göz atın
- John ile LinkedIn üzerinden bağlantı kurun
- John’u Twitter‘da takip edin
- Huddle’ı Twitter‘da takip edin
İlgili makaleler ve podcast’ler:
- Podcast hakkında
- Proje başlangıç toplantılarının nasıl yürütüleceğini açıklayan makale: nihai rehber
- Proje Yönetimi Çözümleri ile Ekip İş Birliğini Geliştirin
- yeni proje yöneticilerinin ilk günden başarılı olmaları için ipuçları videosu
- paydaş dinamiklerini yönetme: toplantı stratejisi neden önemlidir hakkında podcast
Transkripti Okuyun:
Podcast bölümlerimizin transkripsiyonunu bir yazılım programı kullanarak deniyoruz. Lütfen bazı yazım hatalarını mazur görün; bot her zaman yüzde 100 doğru çalışmıyor.
