Bir Proje Yöneticisi Rolüne Yerleşmek Neden Giderek Zorlaşıyor?

Transkripti Okuyun:

Podcast’lerimizin transkripsiyonunu bir yazılım programı kullanarak deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru çalışmadığı için lütfen olası yazım hatalarını mazur görün.

Galen Low: Tanıdığım proje yöneticilerinden bazıları bu mesleğe tesadüfen adım attı. Doğru zamanda doğru yerdeydiler ve bir zorluğu fırsata dönüştürecek imkâna sahiptiler.

Tanıdığım diğer proje yöneticileri ise kurslara katılarak, sertifikalar alarak ve deneyim kazanmak için proje ekipleri içindeki başka rollerde çalışarak bu mesleği bilinçli bir şekilde seçti.

Tanıdığım proje yöneticilerinin geri kalanıysa... her ikisinin bir kombinasyonunu yaptı.

Peki önünüzdeki yol aptalca bir şans ile yıllarca süren çabanın birleşiminden ibaret gibi görünürken, proje yönetimi kariyerine nasıl adım atabilir veya mevcut kariyerinizi nasıl ilerletebilirsiniz?

Son zamanlarda proje yöneticisi olarak bir role yerleşmenin zorlaştığını düşünüyorsanız dinlemeye devam edin. Bugünlerde proje yöneticisi olarak iş bulmanın neden farklı olduğunu tartışacağız ve hayallerinizdeki şirketin dikkatini çekmek için en iyi ipuçlarımızı paylaşacağız.

Herkese merhaba, dinlediğiniz için teşekkürler. Ben Dijital Proje Yöneticisi’nden Galen Low. Biz, birbirimizin becerilerini geliştirmesine, özgüven kazanmasına ve bağlantılar kurmasına yardımcı olmayı; böylece dijital dünyada proje yönetiminin değerini artırmayı amaçlayan dijital profesyonellerden oluşan bir topluluğuz. Bunun hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz thedigitalprojectmanager.com adresine gidin.

Pekâlâ. Bugün proje yönetimindeki kariyer yolundan; iş arayanların neden bir proje yönetimi rolüne yerleşmekte zorlandığından, işverenlerin neden iyi proje yöneticilerini işe almakta zorlandığından ve proje yönetiminde sürdürülebilir ve tatmin edici bir kariyerin karmaşıklıklarıyla nasıl başa çıkabileceğinizden bahsediyoruz.

Bugün konuğum, deneyimli bir BT proje yönetimi danışmanı ve PMI sertifikalı eğitim kampı eğitmeni olan; aynı zamanda büyük bir çevrim içi proje yönetimi topluluğunda eş moderatörlük yapan Jeff Chamberlain.

Hoş geldin Jeff!

Jeff Chamberlain: Teşekkür ederim. Burada olmaktan mutluyum.

Galen Low: Konuya girmek için gerçekten sabırsızlanıyorum. Kariyerler topluluğumuzda her zaman gündeme geliyor ve dürüst olmak gerekirse her gün gelişiyor. Her gün daha zorlu hâle geliyor; bu yüzden bu konuyu derinlemesine ele almak için heyecanlıyım.

Ama önce geçmişinden biraz bahsedebilir misin? En başta proje yönetimine nasıl girdin?

Jeff Chamberlain: Elbette. Proje yönetimine yıllar önce büyük bir telekomünikasyon şirketinde çalışırken girdim.

Bir projede çalışıyordum; proje yöneticisi ortadan kayboldu, yeni bir işe geçti ve ben Microsoft ürün ailesine oldukça aşinaydım. O zamanki yöneticim, “Aranızda Microsoft Project’e aşina olan var mı?” diye sordu. Önünde Microsoft kelimesi olduğu için aşina olduğumu varsaydım ve “Ben aşinayım” dedim. Bunun üzerine proje yöneticisi olmam için gönüllü ilan edildim.

O zamanlar dizüstü bilgisayarıma yüklemem gereken 14 disket vardı. Microsoft’un sağladığı ve neredeyse şu kadar büyük olan bir kitap da elimdeydi. Programı çözebilmemin tek yolu buydu. Harika bir ekiple çalıştım. İşe koyulduk, çalışmayı tamamladık ve bu benim ateşle vaftizim oldu. Başlangıcım böyleydi.

Galen Low: Proje yöneticisi olmaya devam etmene neden olacak kadar travmatik değilmiş demek.

Jeff Chamberlain: Hayır. İş hayatımda her zaman oldukça düzenliydim. Özel hayatımda belki o kadar değil, ama konu e-postaları veya kullanımı kolay araçları düzenlemek olduğunda her zaman kendi yöntemim vardı.

Bu yüzden en azından o zaman bana oldukça mantıklı bir adım gibi geldi. Daha sonra bu işi biraz daha profesyonel hâle getirdim. Teknik yazar olarak başladım; dolayısıyla dokümantasyon proje yönetiminde çok önemli. Şirkette yükseldikçe saha mühendisi ve ardından fiilî proje yöneticisi oldum.

Daha sonra bu alanda daha büyük roller üstlendim. Bir danışmanlık firmasında çalıştım, bir süre kendi danışmanlık şirketimi yönettim. Çok sayıda BT işi yaptım. Bir süre BT yöneticisi, ardından BT direktörü olarak görev yaptım ve bunlardan çok şey öğrendim. Şimdi ise bir proje yönetimi danışmanlık firmasında tam zamanlı proje yöneticisi olarak çalışıyorum.

Ayrıca PMI sertifikalı eğitim kampı eğitimleri veriyorum. Bu alanda deneyimliyim. Yakın zamanda onların vatandaş geliştirici programına da katıldım; buna ileride değinebiliriz. Bu tamamen farklı bir konu.

Galen Low: Ne çok şey var. Proje yönetimine o klasik yuvarlanarak giriş yapmanı seviyorum. Bazen proje yönetiminin sizi bulduğunu düşünüyorum.

Jeff Chamberlain: Gerçekten de öyle. Artık proje yönetimi için eğitim programları var; bu alanda diploma alabiliyor ve işe başlayabiliyorsunuz. Bu da kötü bir yöntem değil. Ancak çoğu zaman proje yönetiminin içinde kendini bulan organik insanların bu alanda çok başarılı olduğunu görüyorum.

Ben üniversitedeyken, 1980’lerde ve 1990’larda, bu konu resmî olarak öğretilmiyordu. “Büyüyünce proje yöneticisi olacağım” denilen bir şey değildi. Bilgisayar bilimi, matematik ve mühendislik vardı. Ben kesinlikle farklı bir yol izledim.

Galen Low: Çok ilginç.

Teknik yazarlık geçmişini seviyorum. Bence haklısın; proje yöneticisinin beceri setine karışan bazı sosyal beceriler var ve bunları ele alacağız.

Jeff Chamberlain: Yazmayı bilmiyorsanız bu işte uzun süre yaşayamazsınız. Bunu çocuklarım da dâhil olmak üzere herkese sürekli söylüyorum.

Yazarken, hatta e-postalarda ve “gayriresmî iletişimde” bile mesajlaşma dilini ve kısaltmaları kullanma alışkanlığınız varsa bu, iş hayatınıza taşınacak kötü bir alışkanlıktır. İnsanlara bunu yapmamalarını söylüyorum. Bir proje yöneticisinin geliştirmesi gereken becerilerden biri yazmaktır ve bu, bu roldeki başarının anahtarıdır.

Galen Low: İşte ilk ipucu bu. Koçluktan bahsettin. Seninle ilgili bildiğim diğer şey, proje yönetimine ve proje yönetimi kariyerlerine odaklanan gerçekten büyük bir çevrim içi topluluğun eş moderatörü olman. Ayrıca zamanını gönüllü olarak ayırdığını ve özellikle sektöre girmeye çalışan kişilerle bire bir koçluk yaptığını söyledin.

Peki tesadüfen girdiğin bu mesleğe katkıda bulunmayı senin için bu kadar önemli kılan ne?

Jeff Chamberlain: Proje yöneticisi olarak yetiştiğim dönemde piyasada gerçekten iki uygulama vardı. Mühendislik ve inşaat alanı için Prosci vardı; sonra Microsoft Project ve Excel vardı.

Ne yazık ki Excel bir proje yönetimi aracı değil. Bu işi Excel’le yapmak gerçekten zor. Formülleri çözmem, yalnızca temel matematiği değil, Excel’e bunu nasıl yaptıracağımı da anlamam gerekiyordu. Bunu daha önce yaptıysanız, kafanızı duvara vurmaktan daha kolay olmadığını bilirsiniz.

Benim yapmaya çalıştığım şey, bunun yalnızca küçük bir örneği; buna katkıda bulunmak diyorum. İnsanların o erişilmesi zor işi yapmak zorunda kalmasını istemiyorum. Rolü daha kolay yerine getirebilmelerini istiyorum. Eğer bunu, ben bunu yaptığımda elimi yaktığımı ve sizin bunu yapmamanız gerektiğini söyleyerek sağlayabilirsem, bunu yapmak isterim.

İnsanların dersleri öğrenmesi gerekir ve bazı dersler zor yoldan öğrenilir. Ancak bana göre katkıda bulunmak, dışarıda yüksek becerilere sahip bir iş gücü olması demektir. Bu kişileri ben, şirketim veya başka şirketler işe alabilir ve rolün gereklerini doğru şekilde yerine getirmelerine yardımcı olabilir.

Bir diğer konu da proje yönetimine başladığım dönemde bu alanın kurumsal dünyada kamu sektöründeki kadar kabul görmemesiydi. Proje yönetimi uzun zamandır var, ama kurumsal dünyada daha az tercih ediliyordu. Bir genel gider işlevi olarak görülüyordu.

Uzun vadede para kazandırsa bile para maliyeti yaratıyordu ve bunu anlatmak zordu. İnsanların anlamasını sağlamaya çalıştığım temel konulardan biri bu: Proje yöneticisiyseniz ve yılda 50.000, 100.000 ya da 150.000 dolar kazanıyorsanız, şirkete maliyet yaratıyorsunuz. Şirkete tasarruf ettirdiğiniz her doları gösterebilir ve bunu iletişim kurarak anlatabilirseniz bu bir kazanımdır.

Benim dönemimde şirketleri proje yönetimi yapmaya, hele ki tam zamanlı bir proje yöneticisi işe almaya ikna etmek zordu. İnsanların bunu anlamasını ve bu sularda başarıyla ilerlemesini ne kadar çok sağlayabilirsem, sektörün tamamı için o kadar iyi olur.

Ticari dünyadaki PMO’lar yeni bir şey değil, ancak benim başladığımdan beri, son 20-25 yılda daha yaygın hâle geldiler. Başkalarının da bu dünyanın parçası olması harika; bu nedenle katkıda bulunmayı seviyorum.

Galen Low: Çok ilginç. Felsefi olarak gerçekten aynı noktadayız. Söylediklerine tamamen katılıyorum. Her şeyi kendi başınıza çözmek, ilerledikçe öğrenmek ve her şeyi zor yoldan öğrenmek bu kadar zor olmamalı. Bazı şeyleri deneyim yoluyla öğrenmek önemli, elbette eliniz yanacak; ama her seferinde yanması gerekmiyor.

Bilginin evrimi böyle bir şey. Proje yönetimi sonsuza dek var olmuş olabilir, ancak insanların bunu uzun süre öğrenme biçimi bir projeye liderlik etmek için gönüllü ilan edilmek, ellerini yakmak, başka bir şeyde de ellerini yakmak ve o erişilmesi zor işi yapmaya çalışmak oldu.

Bu yol böyleydi ve artık ortada çok fazla bilgi var.

Jeff Chamberlain: Evet. Bence birçok insan bilgi paylaşmakta zorlanıyor. Bana göre bunun sorunu şu: Her şeyi kendinize saklayıp işlerin gelişmesini bekleyemezsiniz.

Ben oldukça açık sözlü ve doğrudan biriyim. Birinin zorlandığını veya bir şeyi doğru yapmadığını görürsem bunu söylerim. Bu konuda oldukça doğrudan davranırım. Bazen iyi karşılanmaz, ama dürüstlük en iyi politikadır. Proje yöneticileri olarak kalın bir deriye sahip olmayı öğrenirsiniz.

İşe yeni başladığınızda çoğu insanda bu özellik bulunmaz. Akran koçluğu yapan biri olarak onlara bu konuda yardımcı olmanız gerekir. Yüzlerine yumruk yemelerini veya başarısız olmalarını önlemeniz gerekir; proje yönetimi aslında başarısızlıkla dolu bir roldür. Gerçekten öyle. Sadece başarısızlıkların çok büyük olmasını engellemeye çalışırız.

Yumuşak bir şekilde başarısız olmaya çalışırız. Yeni bir proje yöneticisinin bunu öğrenmesine yardımcı olabilirseniz bu daha da iyidir. Benim görmek istediğim şey de şu: Bir kişi “Bu iyi sonuçlanmadı, artık bunu yapmayacağım” diyebilsin. Birine öğretmenin en iyi yolu budur.

Galen Low: Kesinlikle. Bu tür bir dayanıklılık faktörünü seviyorum. Proje yöneticisinin rolüyle de örtüşüyor. Evet, genellikle bir maliyetiz ve değerimizi nereye gidersek gidelim savunmaya çalışmak biraz hassas bir konu. Başarısızlık ve başarı arasındaki çizgide yürümek zorundayız, çünkü hiçbir proje kusursuz ilerlemez.

Her zaman birkaç başarısızlıkla doludur. Bu gerçekten zor.

Jeff Chamberlain: İyi projeler de kötü projeler kadar sorunsuz ilerlemeyebilir. İyi proje ile kötü proje arasında bu açıdan ayrım yapamazsınız. Deneyimli proje yöneticisi, iyi gitmeyen kötü bir projeyi nasıl iyi hâle getireceğini bilen kişidir.

Bazen de iyi giden ama bazı sorunlar yaşayan bir projeye biraz rehberlik etmek için geri çekilmeniz gerekir. Bu da sorun değildir. Rolü yerine getirme biçiminiz budur.

Galen Low: Komik bir denge, değil mi? Eğitimde ve bu rolün çektiği kişiliklerde bile çıtanın mükemmellik olmasını istiyoruz.

Hepimiz bunun için çabalıyoruz, oysa gerçek şu ki eğitimde bize “İşte projenizi kusursuz şekilde yürütmenin yolu” deniyor. Gerçekte ise senin de söylediğin gibi hiçbir proje kusursuz ilerlemez. İyi gidenler bile kusursuz değildir.

Jeff Chamberlain: Eskiden birlikte çalıştığım bir adamın söylediği ve bende iz bırakan bir söz vardı: “Mükemmelin iyinin düşmanı olmasına izin verme.”

Bunun gibi sözler ve moda ifadelerle doluyuz, ama bu söz gerçekten bende karşılık buluyor. Buna altın kaplama ya da her ne diyorsanız, bazen müşteri X’in parasını ödüyorsa ona X artı 10 vermeyin.

Daha fazlasını istiyorsa bunun için ödeme yapmaya hazırdır. Onun zamanını, parasını ve emeğini korumak istersiniz. Dolayısıyla mükemmelin veya harikanın iyinin düşmanı olmasına izin vermeyin. Nasıl ifade etmek isterseniz isteyin, işe yarıyor.

Galen Low: Gerçekten ilginç. Ben de tamamen aynı fikirdeyim. Neredeyse o dürtüye direnmeniz gerekiyor.

Bu rolde konuştuğum insanların çoğunda, gerçekten çok iyi bir iş yapmak istedikleri için altın kaplama yapma dürtüsüne direnmeleri gerektiğini görüyorum.

Jeff Chamberlain: Geliştiriciler bunu yapar, mimarlar yapar, inşaat mühendisleri yapar. “Şunu kare yerine kemer hâline getirsem ne güzel olur” derler. Bu sektöre özgü değildir.

Proje yöneticileri de böyle düşünür. “Bu bütçeyi yüzde 10 veya yüzde 2 aşmak yerine bütçenin altında tutabilirsem mükemmel olur.” Her zaman bunu yapamazsınız. Bununla çalışın.

Galen Low: Kısıtlarla ilgili. Proje yönetimini uzun süredir yaptığından bahsettin.

Proje yönetiminin kendisi uzun zamandır var. Ancak özellikle dijital ve BT alanlarında proje yöneticisinin rolünün, örneğin on yıl öncekiyle aynı olduğunu düşünüyor musun? Aynı kalan ve değişen şeyler neler?

Jeff Chamberlain: Şeyler ne kadar değişirse değişsin, aynı kalırlar. Her zaman yeni terimler ortaya çıkarıyoruz. 1980’lerde toplam kalite yönetimi vardı. 1990’larda ISO’ya geçtik. Şu anda ise proje yönetiminin değiştiği bir dünyadayız ve burada Çevik yaklaşım var. Bir kuruluş buna Saf Çevik diyebilir.

Bir başkası Çevik Hibrit diyebilir. “Yüzde 100 Çevik’im” demek gerçekten zor. Bu sorun değil, çünkü PMI’ın Çevik Hibrit ortam olarak adlandırdığı yöntemde bunu yapmanın yolları var. Gördüğüm en büyük değişiklik bu ve sektör için harika bir şey. Beş yıl önce büyük bir hayranı değildim.

On yıl önce de büyük bir hayranı değildim. Ancak biraz okudukça ve uyguladıkça, yinelemenin iyi bir iş çıkarmak için kullanılabileceğini fark ediyorsunuz. Bir çevik koçun bana çevikliğin kapsam kayması için mükemmel bir yöntem olduğunu göstermesine kadar bunu anlamamıştım.

“Mükemmel” derken, kapsam kayması için tasarlanmış bir ortam olduğunu kastediyorum. Düşündüğünüzde Çevik yaklaşım tam olarak budur: yineleme, değişim ve bu değişimlere uyum sağlama. Bu nedenle proje yönetimindeki en büyük değişikliğin bu olduğunu düşünüyorum. Bu yaklaşım, şu anda birçok şeyin kontrol edildiği yazılım tasarımı için özellikle uygun.

Proje yönetimi hakkında değişmeyen şeyin öngörücü proje yönetimi dünyası olduğunu düşünüyorum. Birçok kişi buna Şelale diyor, ancak öngörücü yaklaşım söz konusu olduğunda bu doğru bir yöntem tanımı değil.

Şelale, bir görevin durduğu ve ardından diğer görevin başladığı yaklaşımdır. Tasarımla başlar, ardından geliştirme ve uygulama görevine geçersiniz. Öngörücü yaklaşım ise kritik yolu ve bunun üzerindeki görevleri yöneten kişilerin bulunduğu, eski usul şelale yaklaşımına daha yakındır.

Paydaş yönetimi, bütçe ve diğer bütün konularla ilgilenmeniz gerekir. Bunun birçok sektörde aynı kaldığını düşünüyorum. Bir köprüyü yinelemeli bir şekilde inşa edemezsiniz. Köprüyü inşa etmeniz gerekir. Yarıya geldiğinizde “Keşke bu köprü şunu yapan köprülerden biri olsaydı” diyemezsiniz.

Planınızı değiştiremezsiniz. Bir ev inşa etmek de aynı şekildedir. İyi bir değişiklik yönetimi süreciniz olmalıdır.

Kapsam kaymasının 1.0 sürümünü etkilemesine izin veremezsiniz. Bu dünyada buna ihtiyaç var. Değişmeyen şeyler bunlar. Ancak söylediğim gibi proje yönetiminin Çevik kısmı konusunda birçok kişi oldukça heyecanlı.

Bir proje yöneticisi olarak rollerimden biri, paydaşlara Çevik yaklaşımın nerede uygun olduğunu, nerede başarılı olacağını ve nerede uygun bir yöntem olmadığını anlatmaktır. Neden uygun olmadığını da açıklamak gerekir. Proje yönetiminde çok fazla trend yoktur, ama bu onlardan biridir.

Bunun etrafında harika araçlar geliştiriliyor ve ben bunların çoğunu kullandım. Ancak açıkçası nerede uygulanabileceklerini anlamanız gerekir. Tıpkı diğer araç setlerinde olduğu gibi.

Galen Low: Çok önemli bir noktaya değindin. On yıl öncesine dönsek, bu çok uzun bir süre değil, ama o zamanlar Çevik yaklaşım bir rakip olarak ortaya çıkıyor ve ileride işleri yapmanın tek yolu olacakmış gibi görünüyordu.

Bugün ise hibrit yöntemlerin kabul edildiği ve bilindiği bir alandayız. Verilere baktığımızda birçok kişinin işleri hibrit bir biçimde yürüttüğünü görüyoruz. Haklısın; hâlâ öngörücü yöntemlere ihtiyaç duyan sektörler ve projeler var.

Buradan anladığım şu: Yöntem konusundaki esneklik, bu işlere nasıl yaklaştığımız ve yöntemleri nasıl birleştirdiğimiz önemli. Bir kampa katılıp bir ders kitabını inançla takip etmek yerine, projemizin başarılı olması için doğru yolu bulmaya odaklanıyoruz.

Bu gerçekten ilginç.

Jeff Chamberlain: Çevik Hibrit yaklaşımın var olma nedeni bu. Birlikte çalışmak zorundayız. Eski usul yöntemleri tercih eden ve işleri belirli bir şekilde yönetmek isteyen insanlar var. Yinelemeli yöntemi anlayan insanlar da var. Kesinlikle bir karışım söz konusu.

Ben 2011 civarında sertifikalı bir Scrum yöneticisi oldum, çünkü bir müşterim bunu istemişti. Kursa katıldıkça yöntemi ve faydalarını anladım ve bununla birkaç proje yaptık. Kötü değildi. Başta büyük bir hayranı değildim. Ancak yıllar sonra bir PMI konferansına katıldım ve birisi bana neden sevdiğini anlatıyordu.

Bu kişi aynı zamanda bir çevik koç ve Scrum yöneticisiydi. Bana yaklaşımı anlattı ve sanki zihnim açıldı. Benim için gerçekten ufuk açıcıydı. O zaman bunun araç çantamda bir yeri olduğunu ve gerektiğinde kullanacağımı anlamaya başladım.

Galen Low: Bunu seviyorum. Değer konusuna dönmek istiyorum. Daha önce proje yöneticilerinin biraz yokuş yukarı mücadele ettiğinden bahsetmiştik. Bir maliyet merkeziyiz. Bir kuruluşa nasıl tasarruf sağladığımız veya para kazandırdığımız her zaman açık olmayabiliyor. Sence bu değişti mi?

İnsanlar proje yönetiminin değerini daha fazla anlamaya başladı mı? Özellikle proje yöneticisi olmayan herhangi birine Çevik nedir diye sorduğunuzda bunu bilmesi bile bir şey ifade ediyor. Bizim değerimize ilişkin algı değişiyor mu?

Jeff Chamberlain: Kesinlikle. Bu role ilk başladığımda farklı geçmişlerden gelen proje yöneticileri vardı ve bunlar genellikle mühendislerdi. Düzenli, insanlarla iyi iletişim kuran kişiler projeleri yönetiyordu. Bugün ise PMO’ları yapılandırmış şirketler var.

Hatta yapılandırılmış PMO’ları olan şirketler var. Bir şirketin BT PMO’su olduğunu, bunun içinde mühendislik PMO’su ve finans PMO’su bulunduğunu biliyorum. Değeri o kadar iyi anladılar ki, belirli alanlarda uzmanlaşmış kişileri istiyorlar.

Finans PMO’sunda muhasebeyi anlamanızı, defterlerinin nasıl yapılandırıldığını ve faturalarını nasıl ödediklerini bilmenizi istiyorlar. Mühendislikte ise teknik proje yöneticileri, yaptıkları teknik işlerde eğitim almış kişiler tercih ediliyor. Bu büyük bir değişim ve artık proje yönetimi için zaman ayırıyoruz. Ben başladığımda kesinlikle bir genel giderdi.

Çalıştığım bir danışmanlık firması proje bedelinin yüzde 20’sini proje yönetimi için faturalandırıyordu. Müşteri bunu ödemek istemezse kendi proje yönetimi hizmetlerini sağlayacağını belirten bir belge imzalatıyorduk. Ben de o projelerde çalışmıyordum.

Bu projeler bütçeyi ve süreyi aşardı. Zamanla bazı müşteriler bunu kabul etti; bazıları ise bunun iş yapmanın maliyeti olduğunu zaten anlamıştı. Soruna kısa cevap vermek gerekirse, evet, değişti. Değer boyutu değişti.

Galen Low: Müşterilere sunduğun bu seçeneği seviyorum. “Elbette, bu projeyi proje yöneticisi olmadan yürütelim veya kendi proje yöneticinizi getirin” diyorsunuz. Sonra verileri karşılaştırabiliyorsunuz ve sonuç oldukça ikna edici oluyor.

Jeff Chamberlain: Benzer projeler yapıyorsanız bu oldukça netleşiyor. Örneğin kurumsal bir araç uyguluyorsanız, geçen yıl aynı sürümle, aynı büyüklükteki başka bir müşteride ne yaptığımızı, bunun ne kadar sürdüğünü ve ne kadar tasarruf sağlamayı beklediğimizi gösterebiliriz.

Aksi hâlde bu parayı kendiniz harcamak zorunda kalırsınız.

Galen Low: Değindiğin ve çok ilginç bulduğum başka bir konu da uzmanlaşmayla ilgiliydi. Bir proje yöneticisi olarak işin finans projesindeyse finans kayıtlarının nasıl tutulduğunu bilmen bekleniyor.

Sadece Gantt şemasına veya ürün iş listesine bakmıyorsun. Bu projenin işletmede hangi rolü oynadığını da anlaman gerekiyor. İşin parçası olmanız ve işletmeyi ilerletmeniz bekleniyor; yalnızca projenizde artımlı çalışmalar yapmanız değil.

Bunu biraz daha sonra ele alacağız, ama bu yaklaşım gerçekten yerinde. Proje yönetimi eğitimi almakla sınırlı değil; bundan fazlası var.

Jeff Chamberlain: Biraz tartışmalı bir konu. Proje yönetiminde her şey tartışmaya açık; her yerde dram var. Ancak gerçek şu ki iki kamp var.

Köprü inşa etme projesini yönetmek için köprü inşa eden biri olmanız gerekmez. Yazılım parçası geliştirmek için yazılım mühendisi olmanız gerekmez. Bu konuda belirli ölçüde hemfikirim. Ancak odak noktası olan bir kişinin bulunmasının faydalı olduğunu da düşünüyorum.

Kesinlikle yardımcı olur. Bunu yeniden ele alalım.

Galen Low: Bunu yeniden ele alalım. Kariyer koçluğu yaptığını biliyorum. Proje yöneticisi olarak kariyerine başlamak isteyen veya proje yönetiminde kariyer yapmayı düşünen, ancak başlamakta zorlanan birçok kişiyle konuşuyorsun.

Bugün proje yönetimi rolleri arayan iş arayanların karşılaştığını gördüğün en büyük zorluk nedir? Bunun üstesinden gelmek için ne önerirsin?

Jeff Chamberlain: İki tür koçluk yapıyorum. Birincisinde proje yönetimi deneyimi olan ve bir sonraki adıma geçmek, yani proje yönetimi profesyoneli olarak sertifika almak isteyen kişilere yardımcı oluyorum.

PMI için çalışmıyorum; sertifikalı bir eğitmenim. İnsanlara bireysel koçluk yaptığımda PMI temsilcisi olarak hareket etmiyorum. Ancak sertifika sınavına girme aşamasına gelmek oldukça karmaşık bir süreç. Başvuru ile başlıyor.

İnsanlara deneyimlerini incelemelerinde yardımcı oluyor ve geçmişlerinde nelere bakmaları gerektiğini anlatıyorum. PMBOK 6 buna iyi bir örnek. On bilgi alanına bakıyoruz. Bu kategorilerin hangilerinde çalıştıklarını buluyoruz. Sonra yaptıkları projeler hakkında konuşuyoruz ve başvuru yapmalarına yardımcı oluyorum.

Sınavla bağlantılı bir çalışma yöntemi uyguluyorum. Piyasada gerçekten iyi materyaller var. Udemy’de sınava hazırlık eğitimi alabilir veya Rita Mulcahy kitaplarına bakabilirsiniz. Kendisi uzun yıllar proje yöneticilerine eğitim verdi. Artık hayatta değil, ancak şirketi hâlâ faaliyet gösteriyor. Aynı yöntemleri kullanarak insanları sınava hazırlıyorlar.

Diğer yaptığım şey ise, role girmek isteyen bir kişi için en zor işin özgeçmişini biçimlendirmek olduğunu söylemek. Yeni başlayan biri olsanız bile proje yönetimi özgeçmişi yazmak, geliştirici veya muhasebeci özgeçmişi yazmaktan çok farklıdır.

Bir geliştirici “Web geliştirme yaptım, şu işleri yapan uygulamalar geliştirdim ve şu dillere aşinayım” diyebilir. Proje yöneticisi ise kanıt sunmalıdır. Beceri setimin ne olduğunu, bunları nasıl ölçtüğümü ve sonuçların ne olduğunu göstermeliyim. Yaptığım şey şu sonucu doğurdu. Yüzde, para ve zaman meselesi.

Size yüzde olarak para kazandırdım, gerçek anlamda para kazandırdım ve zaman kazandırdım. Özgeçmişinizi yazarken perakende sektöründe çalışmış olabilirsiniz. “Proje yöneticisi olmak istiyorum” demek zor olabilir. Ancak perakende sektörünün zor olduğunu anlatabilirim.

Kuruluşunuzda bir stok sistemi kurmuş olabilirsiniz. Günün sonunda her ürünü tek tek saymak yerine tam zamanında teslimat yöntemine geçmiş olabilirsiniz. Bu sizin yaptığınız bir projedir. Bunu yalnızca başvurunuzda değil, özgeçmişinizde de anlatabilirsiniz.

Çoğu insan için en büyük engel özgeçmiştir. Birisi bana gelip 300 özgeçmiş gönderdiğini ve hiç görüşmeye çağrılmadığını söylediğinde, sorunun özgeçmiş olduğunu söylerim. Yüzde 99 ihtimalle sorun özgeçmiştir.

İnsanlar özgeçmişlerini paylaşır ve topluluk çok aktiftir. Birçoğumuz işten çıkarıldık; proje temelli çalışıyoruz. Ben şahsen yaklaşık dört kez işten çıkarıldım. Bu olabilir. Ancak iyi bir proje yöneticisiyseniz ve iyi bir özgeçmişiniz varsa oldukça hızlı bir şekilde iş bulabilirsiniz.

Son iş değiştirdiğimde yaklaşık 30 gün içinde işe alındım. Daha doğrusu işe alınmam 30 gün sürmedi; özgeçmiş gönderdim ve 30 gün sonra işe başladım. Bunun iki veya üç haftası işe alıştırma süreciydi.

İnsanlar kariyer merkezinin özgeçmişlerini hazırladığını ve iyi bir özgeçmişe sahip olduklarını düşünüyor. Başvuru takip sistemleri uyguladım ve bunların kurulmasına yardımcı oldum. Fotoğraf, sekiz farklı renk, üç farklı yazı tipi, semboller ve çizgilerle dolu bir özgeçmiş yüklerseniz bunun okunmayacağını biliyorum.

Özgeçmişinizi basit, 1980’lerden kalma bir tarayıcının okuyabileceği bir hâle getirirseniz işe alım yöneticisine ulaşmanız çok daha kolay olur. Bu yüzden sektörün büyük sorunlarından biri, insanları bu ilk engelin üzerinden geçirmektir.

Galen Low: Burada çok iyi noktalar var. PMP sınavına hazırlanma konusundan bahsederken birçok kişinin yeterli proje deneyimine sahip olmadığını söylediğini duyuyorum. Bu bir kısır döngü gibi geliyor.

Ama perakende sektöründe çalışırken de proje deneyimi kazanabileceğinizi söyledin. Bu deneyim, proje yönetimine veya projelere maruz kalma olarak değerlendirilebilir.

Ayrıca ölçümler ve yarattığımız etki de önemli. Eskiden özgeçmişlerimiz iş tanımı gibi görünüyordu. “Projeleri zamanında ve bütçe dâhilinde yürüttüm” diyorduk. Bu sıkıcı.

Jeff Chamberlain: Evet. “Bir işe ihtiyacım var” demiş oluyorsunuz.

Galen Low: Aynen öyle. Proje yöneticisinin zihniyetinde etkiyi ölçmek yoktu. Projeyle hangi göstergenin değiştiğini, hangi temel performans göstergelerini kaydetmem gerektiğini düşünmüyorduk.

Jeff Chamberlain: Bu, yapılandırılmış bir biçimde problem çözmektir ve çoğu insan bunu böyle düşünmez.

Projeler, bir müşterinin yeni bir yazılım istemesiyle başlar. Bunu bir problem çözme süreci olarak düşünmelisiniz. Bir sonraki seviyeye böyle çıkarsınız.

Galen Low: Bunu sevdim. Her şey problem çözmeyle ilgili. Başvuru takip sistemlerinden bahsettin. Bir iş arayanın yolculuğundaki diğer büyük değişiklik de bu. Özgeçmişinizin Craigslist’e benzemesi, Microsoft Word’le gelen 150 şablondan birine benzemesinden daha iyi olabilir.

Anahtar kelimeler önemli. Bir proje yöneticisinin özgeçmişinde mutlaka bulunması gereken nitelikler veya anahtar kelimeler için önerilerin var mı?

Jeff Chamberlain: Bu, anahtar kelime aramasının ötesine geçiyor. Çoğu kişi başvuru takip sisteminin ne olduğunu bilmiyor. Kısaca tanımlayalım. Bir başvuru takip sistemi, bir şirketin web sitesine gidip bir işi istediğinizde özgeçmişinizi yüklediğiniz sistemdir.

Araç belgenizi tarar. Anahtar kelimelere birazdan geleceğiz, ancak ilk yaptığı ve herkesi sinirlendiren şey bilgileri size geri göstermesidir. “Bunların doğru olduğundan emin olun” der.

Özgeçmişiniz kolay okunuyorsa, tek sütunluysa ve bilgiler boyunca tutarlı bir yapı kullanılmışsa düzeltmeniz gereken alan sayısı azalır.

Sistem yapıyı ve içeriği analiz edebilir; ancak özgeçmişin yapay zekâ kullanarak sizin yerinize karar verdiğini düşünmeyin. Bazı sorular özgeçmişinizi elenebilir hâle getirebilir. Örneğin Amerika Birleşik Devletleri’nde, Kanada’da veya İsviçre’de yasal olarak çalışabilir misiniz? Hayır derseniz elenebilirsiniz.

İş ilanında Jira ile altı yıllık deneyim gerektiği yazıyorsa ve siz dört yıllık deneyime sahipseniz bu da önem kazanır. İş tanımını dikkatle okur ve özgeçmişinizi buna göre yapılandırırsanız anahtar kelimeler fark yaratmaya başlar.

Jira uzmanı arıyorlarsa ve Jira kullandıysanız, beceriler listenize yalnızca Jira yazmak yerine “Jira uygulamasını yönettim”, “Jira konusunda eğitim verdim” veya “Jira’yı Kanban panoları ve raporlama için kullandım” diyebilirsiniz.

İş tanımıyla eşleşen anahtar kelimeleri özgeçmişinize ekleyin, ancak bunları beyaz renkle alt bilgiye çok küçük yazmayın. Günümüzde başvuru takip sistemleri bunu anlıyor ve sizi eliyor.

Özgeçmişi sistemin kolay okuyabileceği hâle getirirseniz işe alım yöneticisinin de kolay okuyabilmesini sağlarsınız. Çünkü özgeçmişiniz onlar için biyografinizdir ve görüşmede sizi özgeçmişiniz üzerinden değerlendireceklerdir.

Ön yazı da önemlidir. Hazır bir mektup olmak zorunda değil. Basit ve kişisel olabilir. Şirketi araştırdığınızı, neden orada çalışmak istediğinizi ve geçmişinizin onların ihtiyaçlarıyla nasıl örtüştüğünü anlatın.

İş aramak tam zamanlı bir iştir. Bu, günde 300 işe başvurmanız gerektiği anlamına gelmez. İşleri araştırmanız, uygun olanları seçmeniz, özgeçmişinizi ve ön yazınızı her işe göre uyarlamanız ve başvurularınızı takip etmeniz gerekir.

Proje yönetimi işi bulmak da bir proje yönetimi görevidir. Çok emek ister, ancak iyi bir şirkette yüksek ücretli ve tatmin edici bir iş bulmak istiyorsanız süreç budur.

Galen Low: Bunu seviyorum. İş aramayla ilgili birçok efsane var. Her yere aynı özgeçmişi göndermek ve mümkün olduğunca çok işe başvurmak gerektiği düşünülüyor.

Ancak deneyimime göre başvuruyu hazırlamak, şirketi anlamak, araştırma yapmak ve kendinizi kuruluşun stratejisine nasıl dâhil edebileceğinizi göstermek en başarılı yöntem.

Jeff Chamberlain: Bir ilandaki her koşulu yüzde 100 karşılamıyor olmanız sorun değil. Dört yıllık deneyiminiz varsa bunu dürüstçe belirtin. Yedi yıllık deneyimi olan başka biri olabilir, ancak deneyimi sekiz yıl önce kalmış olabilir.

Sizin deneyiminiz daha güncelse ve araca sürekli erişiminiz olduysa sizi tercih edebilirler. Başvurmazsanız kazanamazsınız. Beceri setinin yüzde 80 veya 90’ına sahip birçok insan var ve ben çoğu zaman ilgili deneyimi olan kişiyi tercih ederim.

Bu nedenle bu bir sayı oyunu değil, odaklı bir yaklaşımdır. İyi olduğunuz şirketi veya sektörü belirleyin ve başvurun. Neden başvurduğunuzu anlatın.

Galen Low: Kendiniz hakkında ve çalışmak istediğiniz kuruluşa nasıl uyduğunuz hakkında bir hikâye anlatma fikrini seviyorum. “Belki her şeye sahip değilim ama değer katacağım” diyebilmek önemli.

Jeff Chamberlain: Ön yazılar bunu anlatmak için harika bir yoldur. Size ve onlar için önemli olan şeylere odaklanın.

Galen Low: Bu, başta söylediğin yazma becerisine geri dönüyor.

Jeff Chamberlain: Evet. Bunu sürdürmeniz gerekir. Özgeçmişinizi yazdıktan sonra ana diliniz İngilizce değilse, İngilizce bilen birine okutun. Ana diliniz İngilizce olsa bile kendinizi ifade etmekte zorlanıyorsanız özgeçmişinizi güvendiğiniz ve iyi yazan birine verin.

İçeriği değiştirmesi için değil, dilbilgisi ve ifade biçimini düzeltmesi için okutun. Bir başkasının onu size yüksek sesle okumasını sağlayın. Böylece duyabilir ve düzeltebilirsiniz.

Galen Low: Bunu seviyorum.

Jeff Chamberlain: Özgeçmişler hakkında söyleyeceklerim bunlar.

Galen Low: Şimdi masanın diğer tarafına geçelim. İşe alım yöneticileri için proje yöneticisinin becerilerinden bahsediyorduk. Genellikle aranan özellikler var. Peki işe alım yöneticileri bir proje yöneticisi rolü için hangi nitelikleri aramalı? İş ilanlarında genellikle yer almayanlar hangileri?

Jeff Chamberlain: Proje yöneticisi olmak ve bir proje ekibine alınmak istiyorsanız insanlara her zaman üç şey söylüyorum.

Birincisi, iyi yazmayı öğrenin. İyi bir yazar değilseniz bir topluluk kolejinde küçük bir kurs alın. Her iletişimde düzgün yazın.

İkincisi, proje planlamasını öğrenin. Bunun proje ekiplerinin en büyük sorunlarından biri olduğunu görüyorum. Yalnızca Gantt şeması veya Microsoft Project öğrenmekten bahsetmiyorum. Yinelemeleri, iki haftalık sprintleri, bağımlılıkları ve programlamanın temel kavramlarını öğrenin.

Kimse programlama yapmak istemez. Bu nedenle bir proje ekibindeki en erişilebilir pozisyon genellikle programlamayı yapan kişidir. İlk 18 ay veya iki yıl bundan nefret edebilirsiniz, ama bu değerli bir roldür. Proje araçlarını öğrenirsiniz ve bu size yardımcı olur.

Üçüncüsü, gerçekten düzenli bir insan olmalısınız. Gelen kutunuza ve çevrenize bakın. Her şeyin bir yeri var mı? Gelen kutunuzda binlerce e-posta mı var? İşinizi kolaylaştıran otomasyonlar kullanıyor musunuz?

Bu üç soruya “Evet” diyebiliyorsanız proje yöneticisi olma konusunda iyi bir başlangıç yaptınız demektir. Paydaş yönetimi ve bütçeleme öğretilebilir. Ancak yazmayı, düzenli olmayı ve proje planlamasını öğrenmek temel becerilerdir.

Galen Low: Bunu, bir işe alım yöneticisinin araması gereken bir anlayış olarak görüyorum. Bir kişi yetersiz görünse bile iletişim kurabiliyor mu, çok gözde olmayan işleri yapmaya hazır mı ve düzenli mi?

Jeff Chamberlain: Çoğu zaman proje yöneticisi görüşmede en büyük sorununun ne olduğunu söyler. Benim son işimde konu siyasetti. Politik davranmanız gerekiyordu. Müşterinin ihtiyaçlarının öncelikli olduğunu anlamalısınız.

Müşteriler yanlış yönlendirilmekten hoşlanmaz. Nazik olmalı, iyi tavsiyeler vermeli ve dürüst davranmalısınız. Görüşmemde bunun önemli bir fark yarattığını düşünüyorum. Bazı rollerde politika önemli olabilir, ancak dürüstlük, doğruluk ve işi yapabilme becerisi bazen bundan daha önemlidir.

Galen Low: Bunun üzerine bir tişört tasarlamalıyız: “Onlara iyi tavsiyeler vermeliyiz. Bunun için ödeme yapıyorlar.” Proje yöneticisinin değeri açısından bu çok önemli.

Daha zor konulara geçelim. PMP’si, MBA’i veya doktorası olan, ancak başvurduğu roller için hâlâ yetersiz olduğu söylenen birçok kişiyle konuşuyorum. Sence işe alım yöneticileri bir proje yöneticisinden çok fazla şey istemeye mi başladı?

Jeff Chamberlain: Bu ilginç bir soru. Bu kişilerin iş tanımlarına bakmak gerekir. Bir proje yöneticisi için MBA veya doktora isteniyorsa bu olabilir. Bazı klinik alanlarda gerçekten gereklidir.

Ancak yazılım tasarımına yardımcı olmak için MBA gerektiği söyleniyorsa bunu sorgularım. İnsanlar yetersiz olduklarını söylüyorsa özgeçmişlerine geri dönmek gerekir. Belki proje çalışması yaptılar, ancak bunu proje çalışması gibi görünmeyecek şekilde ifade ettiler.

Perakende sektörünü düşünün. Sakin dönemleriniz ve yoğun dönemleriniz vardır. Bir mağazada süreçleri iyileştirmiş olabilirsiniz. Bu sizi proje yönetimine hazırlayan deneyimdir.

Bir mağazanın personel planını yönetmek, gördüğüm birçok Gantt şemasından daha karmaşık olabilir. Bu kaynak yönetimidir. Bunu bir süreç aracılığıyla başarılı şekilde yaptıysanız özgeçmişinize ekleyin.

Galen Low: PMP veya MBA sahibi olsanız bile, özgeçmişe yalnızca bu üç harfi yazmak yeterli değil. Bunları bağlama oturtmanız ve becerilerinizin kuruluş için nasıl değer yaratacağını göstermeniz gerekiyor.

Jeff Chamberlain: Bu rol insanlara deneyim üzerinden satılıyor. Günümüzde gençlerin dezavantajları var. Üniversite çok pahalılaştı ve dünya ile aynı hızda ilerlemedi.

Bu iş deneyim odaklıdır. Bir projeyi yönetmek için 30 yıllık deneyime ihtiyacınız yok. Ben iki yıl sonra kendimi rahat hissettim ve üç yıl sonra sertifika alabildim.

Gençlerin karşılaştığı başka bir sorun da giriş seviyesi ilanlarda üç yıl deneyim istenmesi. Stajlar ve üniversitedeyken çalışmak bu nedenle önemlidir.

Yeni insanların ve öğrencilerin getirdiği taze bakış açısını seviyorum. Sektörde çok fazla kapı bekçiliği var. Ben de bunu yaptım ve bundan dolayı kendimi kötü hissediyorum. Ancak çevrim içi toplulukları yönettikçe buna karşı daha duyarlı hâle geldim.

Birini geriye itmek yerine elinden tutup yukarı çekebilirsem bundan daha iyi bir insan olarak çıkarım. Daha fazla insanın bunu yapması gerekiyor.

Galen Low: Kesinlikle katılıyorum. İnsanlara proje yöneticisi rolleri olduğunu söyledik, ancak bugün proje yönetimi bir beceri seti olarak farklı iş unvanlarının içinde yer alıyor. İş unvanı proje yöneticisi olmayabilir.

İnsanlar yalnızca proje yöneticisi rollerini mi aramalı, yoksa proje yönetiminin gerekli beceriler arasında yer aldığı farklı rollere mi bakmalı?

Jeff Chamberlain: İnsanlara bir şirket bulmalarını söylüyorum. Örneğin Tesla’da çalışmak istiyorsanız, şirketin ilan ettiği rollere bakın ve becerilerinizle örtüşen rolleri bulun.

Bunlar proje yönetimi rolleri olmayabilir. Ürün yöneticisi olabilir. Çevik dünyada bu, fatura ödeyen kişinin dışındaki en önemli paydaş olabilir.

Proje yöneticisi rolüne takılıp kalıyoruz. Bu iyi bir rol olabilir, ama herkese uygun değildir. Veri analisti, iş zekâsı veya iş analisti rolleri de proje ekibinde çok önemlidir. Geliştiriciler, test uzmanları ve diğer herkes önemlidir.

Bir proje ekibinin parçası oldukça proje yöneticisi olmak istediğinizi fark edebilirsiniz. Ya da bunun size göre olmadığını anlayabilirsiniz. Ben de böyle yaptım. Rolün içine girdim ve zamanla geliştim.

Galen Low: Bir şirket bulup orada kendinize uygun yeri arama fikrini çok seviyorum.

Jeff, bugün paylaştığın içgörüler için çok teşekkür ederim. Tüm hikâyeleri ve ele aldığımız konuları sevdim. Çok geniş bir alanı konuştuk ve dinleyicilerimizin bundan çok şey öğreneceğini düşünüyorum.

Jeff Chamberlain: Beni davet ettiğiniz için çok teşekkür ederim.

Galen Low: Siz ne düşünüyorsunuz?

Dijital proje yöneticisi rolüne yerleşmek için gereken nitelikler biraz fazla mı ağırlaşıyor? Yoksa rol o kadar hızlı mı gelişiyor ki işi yapmak için gereken beceri seviyesi ve bilgi kapsamı da mı arttı?

Bize bir hikâye anlatın: Resmî bir proje yöneticisi rolü dışında nasıl proje yönetimi deneyimi kazandınız? Ayrıca proje yöneticisi olarak iş ararken başınıza gelen en tuhaf şey neydi?

Stratejik bir proje lideri olarak becerilerinizi geliştirmek istiyorsanız topluluğumuza katılın!

thedigitalprojectmanager.com/membership adresine giderek bilgi paylaşan, karmaşık zorlukları çözen ve mesleğimizin geleceğini birlikte şekillendiren destekleyici bir topluluğa erişim sağlayın.

Zamandan ve enerjiden tasarruf etmenizi sağlayan kapsamlı şablonlardan ve aylık eğitim oturumlarından Slack tartışmaları, canlı etkinlikler ve fikir geliştirme grupları aracılığıyla sunulan akran desteğine kadar topluluğumuzun üyesi olmak, dijital proje teslimi kariyerinizde ilerlerken yanınızda binden fazla kişinin olması demektir.

Bugün duyduklarınızı beğendiyseniz lütfen abone olun ve thedigitalprojectmanager.com üzerinden iletişimde kalın.

Bir sonraki bölüme kadar, dinlediğiniz için teşekkürler.