Projelerin Başarısız Olmasının 6 Yaygın Nedeni: Örnekler ve Alınan Dersler
Neden bu kadar çok proje başarısız oluyor? Sıkça dile getirilen bir istatistik, projelerin %70'inin başarısız olduğu yönünde. Bu istatistiğin görünüşe göre özgün bir kaynağı olmasa da projelerin neden başarısız olduğunu sormaya değer. Geçmişteki proje başarısızlıklarından ders çıkarabilirsek aynı hataları iki kez yapmaktan kaçınabiliriz.
İlk kez proje yöneticisi olduğumda, proje yönetimindeki başarısızlıklarla ilgili her şeyi zor yoldan öğreniyor gibiydim: tahminleri yanlış değerlendirmek, önemli soruları sormayı unutmak ve hayır demekte tereddüt etmek.
Bu noktada uzun yıllardır aktif olarak proje yöneticiliği yapıyor olsam da her türlü nedenle projelerimin görkemli bir şekilde başarısız olduğunu gördüm. Bu makalede projeleri başarısız kılan şeyleri, projelerin nihayetinde neden başarısız olduğunu ve başarısızlıktan kaçınmaya yönelik ipuçlarını ele alacağım.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projeler Ne Zaman Başarısız Kabul Edilir?
Projeler bütçe aşımları olduğunda, geç teslim edildiğinde veya planlanan kapsam doğrultusunda teslim edilmediğinde başarısız kabul edilir. Ancak çoğu zaman belli bir esneklik payı vardır. Projeler, proje yöneticisinin kontrolü dışındaki nedenlerle de gecikebilir (ör. müşteri web sitesi içeriklerini zamanında göndermemiştir).
Kapsam da müşterinin veya paydaşın ihtiyaçlarındaki değişiklikler nedeniyle proje boyunca sıklıkla değişebilir. Kapsam kayması proje başarısızlığının bir nedeni olabilse de bu durum doğru şekilde ele alınırsa (değişiklik talepleri ve kilit paydaşların onayıyla) projenin başarısızlıkla sonuçlanması gerekmez.
Projelerin Başarısız Olmasının 6 Yaygın Nedeni & Örnekler
Peki projeler neden başarısız olur? Proje başarısızlığının yaygın nedenlerini ve gelecekteki proje başarısını artırmak için bunlardan çıkardığım önemli alınan dersleri gösteren en büyük beş proje yönetimi başarısızlığım aşağıda yer alıyor.
1. İşler Zorlaştığında İletişim Kurmamak
Bir şeyler ters gittiğinde ve kimse fark etmediğinde dikkati üzerinize çekmek istememek temel bir insan içgüdüsüdür. Proje yönetiminin doğasına tamamen aykırı olsa da zayıf iletişim, projelerin başarısız olmasının en sık karşılaşılan nedenlerinden biridir.
İtiraf etmeliyim ki çok zor bir müşteriyle çalışmanın yanı sıra bütçenin veya zaman çizelgesinin aşılmak üzere olması, müşteriyi projesinin durumu hakkında bilgilendirmeyi biraz fazla uzun süre ertelememe neden oldu.
Bu durum özellikle bir projede son birkaç gün veya hafta boyunca her şey yolunda ve sorunsuz ilerlediğinde geçerlidir. Bu aynı zamanda proje zaman çerçevenizdeki en savunmasız dönemdir; müşterinin proje yöneticisine duyduğu güveni korumak ve güçlendirmek son derece önemlidir.
Alınan ders:
Bir müşteriye zor bir haberi iletmeden önce duraksamak üzere olduğum her seferinde kendi kendime şunu sorarım: beklentilerini şimdi belirlemek mi daha iyi, yoksa bu konuyu artık çok geç olduktan sonra mı ele almak istiyorum? Yanıt HER ZAMAN bunu şimdi yapmak ve proaktif olmaktır.
Ayrıca belirli bir müşteriyle çalışırken gelecekteki gerçekçi olmayan beklentileri yönetmek için de bir temel oluşturmuş olursunuz.
2. Üzerinde Anlaşmaya Varılan Kapsama Bağlı Kalmamak
Özellikle ayrıntılı bir projede, benimle yakın çalışan bir proje ekibi üyesi, bir müşterinin sitesi için üzerinde çalıştığımız portföy bölümünde yeni bir kaydırıcı eklentisi denememizi önerdi.
Genellikle üzerinde çalışmadığımız bir çerçeveyi kullanıyordu ancak kaydırıcı, normalde kullandığımızdan daha zarif görünüyor ve daha iyi çalışıyordu. Projenin sıkı zaman çizelgesi ve özellikle ayrıntılı tasarım yönlendirmesi nedeniyle başlangıçta tereddüt ettim, ancak müşteriye VE geliştirme ekibimize daha iyi işlevsellik sunma vaadi beni ikna etti.
Bu, geçmişte kullandığımız tipik araç setinde yükseltmeyi tartıştığımız bir şey değildi ancak zamanlama doğru görünüyordu ve yeni eklentiyi uygulamada görmek için iyi bir fırsattı.
Sonuçta bu karar, harcanan çalışma saatleri ve bütçe açısından projenin en maliyetli kararlarından biri oldu. Kaydırıcı, önemli bir özelliği desteklemedi ve duyarlı boyutlandırmayı veya belirli tarayıcıları kolayca destekleyemedi.
Bu durum, planlı bir güncelleme olarak teknik liderler ve diğer geliştiricilerle yürütülen olağan inceleme ve karar alma sürecinden geçmedi. Son derece basit bir hata olmasına rağmen ikimize de büyük ölçüde stres, mahcubiyet ve kaynak israfına mal oldu.
Yeni proje teslimatları ekleyerek veya proje görevlerini gereğinden fazla karmaşıklaştırarak kapsamı gereksiz yere ‘altın kaplama’ yapmak, projelerin başarısız olmasının bir diğer tipik nedenidir.
Alınan ders:
Süreçlerinize bağlı kalın ve işleri bir hevesle değiştirmeyin. Ekip üyelerinizin süreç veya araç değişikliğine ( proje yönetimi yazılımı ya da diğer proje yönetimi araçları ve teknolojileri dahil) gerçekten ihtiyaç duyması veya bundan fayda sağlaması halinde, değişikliği incelemek için gereken tüm adımları uygulayın.
3. Ekibiniz ve Müşterilerinizle Fazla Samimi Olmak
Profesyonel ilişkiler ile gündelik arkadaşlıklar arasında belirgin bir fark vardır ve bunları dikkatli bir uygulamayla ayrı tutmayı öğrendim.
Bu, ekip arkadaşlarınızla veya müşterilerinizle arkadaş olamayacağınız anlamına gelmez—etkileşimlerinizde profesyonelliği ne zaman devreye alıp ne zaman devreden çıkardığınızın farkında olun yeter.
Yıllar önce, üniversiteden yeni mezun olmuş, benzer ilgi alanlarına sahip ve şehrimizde birbirine yakın yerlerde yaşayan insanlarla dolu bir şirkette çalışıyordum. Doğal olarak işten sonra ve hafta sonları birlikte vakit geçiriyor, güçlü arkadaşlıklar kuruyorduk.
Bir gün, kimsenin pek sevmediği bir proje için hızlı bir teslim süresi talep etmem gerekti—iş güzel ya da eğlenceli değildi ve çoğu kişinin göreceği veya takdir edeceği bir şey de değildi.
Projede çalışan tasarımcı teslim tarihini fazlasıyla aştı ve bunun yerine, teslimine daha haftalar olan daha büyük ve modern bir site tasarımı üzerinde çalışıyordu. Bu konuyla ilgili onunla yüzleştim ve arkadaş olduğumuz hâlde neden ona bu kadar sert davrandığımı sordu.
Kişisel ve profesyonel sınırların bulanıklaşması, bazen projelerin başarısız olmasının nedenidir; çünkü bu durum hesap verebilirliği etkileyebilir.
Çıkarılan ders:
Bir projede insanları eylemlerinden sorumlu tutmaya devam edebilmek için arkadaşça davranın ancak profesyonelliğinizi koruyun. Arkadaşlarımız söz konusu olduğunda bazı konularda “muaf tutulduğumuzu” düşünmek çok daha kolaydır ve profesyonel yükümlülüklerle karıştırıldığında bu, içine düşülmesi tehlikeli (ve rahatsız edici) bir durum olabilir.
4. Olanları Değerlendirme Fırsatı Bulamadan Paniğe Kapılmak
Belki de sorun bendedir ama projelerdeki bazı tehlike işaretlerine veya anahtar kelimelere tepki vermeyi kolay buluyorum.
Tümü büyük harflerle yazılmış e-postalar, “yeni son teslim tarihi” veya “site çöktü” ifadeleri ya da bir projenin kritik bir aşamasında iletişim eksikliği, lansmandan hemen önce projeye yeni bir paydaşın dâhil edilmesi veya müşteri demolarından hemen önce bir sitede ortaya çıkan tuhaf hatalar gibi daha zararsız uyarı işaretleri.
Nefes almak, durumu değerlendirmek ve bir sonraki adımımı düşünmek için bir an ayırsaydım açıkça anlaşılabilecek (veya kendim çözebileceğim) bir konuda açıklama istemek üzere hemen bir yöneticiye, geliştiriciye ya da müşteriye başvurmaktan daha fazla telaşlanmama neden olan hiçbir şey yoktur.
Bir sitede büyük bir hata olduğunu düşündüğüm (oysa sorun yalnızca benim veya müşterinin önbelleğiyle ilgiliydi), gerçekte gerekenden çok daha büyük görünen bir özellik talebini yanlış yorumladığım ya da bir müşterinin aslında internete bağlı olmadığı hâlde sitesinin/sunucusunun çöktüğünü düşündüğü (evet, bu sık sık olur) pek çok durum yaşandı.
Bu nokta tek başına büyük bir proje başarısızlığı olmasa da kötü iletişime katkıda bulunur ve paniğe gerek olmayan durumlarda paniği tetikleyebilir.
Çıkarılan ders:
Tepkisel bir e-postaya veya mesaja bakmayı bırakmaktan, duraklayıp daha fazla yardım istemeden önce araştırma yapmak için bir an ayırmaktan asla korkmayın.
5. Süreçleri Takip Etmemek
Ah, evet: “Bu sadece küçük bir değişiklik olduğu için bu öge, alışılmış geliştirme/tasarım/inceleme/QA sürecimizi atlayabilir” yanılgısı. Projelerin başarısız olmasının nedeni çoğu zaman budur.
Projelerde bunun yaşandığını defalarca gördüm. Görünüşte “kolay” bakım güncellemelerinde, büyük projelerdeki küçük özellik taleplerinde ve genel olarak proje kapsamı değişikliklerinde bu hatayı ben de yaptım.
Bir form alanı seçeneğini güncellemek yüzeyde basit görünebilir ancak bir geliştirici işe derinlemesine girdiğinde spagetti koduna ve tüm sistemin güncellenmesine dönüşebilir.
Aynı şekilde, bir müşterinin projede küçük bir görsel değişiklik istemesi tasarım sürecini altüst edebilir ve bunun sonucunda tüm site akışının bir bölümünü yeniden düşünmenizi gerektirebilir.
Çıkarılan ders:
Sürece her zaman güvenin ve keşif, tahmin ve QA süreçlerinden gerektiği gibi geçin: Yol boyunca başka bir şeyi aksatmayacak kadar küçük bir değişiklik olmadığını öğrendim.
Sürecinizi koruyun ve işleri doğru şekilde yapmanın savunucusu olun—bu, biraz daha fazla çaba gerektirse bile. Bu aynı zamanda proje yönetimi metodolojisini veya iş akışını (ister çevik, ister şelale, ister Kanban ya da hibrit olsun) doğru seçmek anlamına da gelir.
6. Net Hedefler Belirlememek
Projelerin başlangıçtan itibaren net ve ölçülebilir proje hedefleri (SMART hedefleri olarak da bilinir) olmalıdır. Proje ilerlemesini karşılaştırabileceğimiz bir ölçütümüz yoksa başarılı bir proje üzerinde çalışıp çalışmadığımızı nasıl bilebiliriz?
Planlama sürecinin bir parçası olarak proje kilometre taşlarını, hedeflerini ve başarı ölçütlerini belirleyeceksiniz. Proje takviminizi, proje gereksinimlerinizi ve proje bütçenizi düşünün. Projeniz veya girişiminiz için en anlamlı olan KPI'ları seçin.
Bu, başarısızlığın en yaygın nedenlerinden biridir. Bu olmadan proje ekibi üyeleri (ve siz!) zaman çizelgesi, kapsam ve bütçe açısından doğru yolda olup olmadığınızı bilemezsiniz. Bir şeylerin yolunda gitmediğini fark etmeden önce, kaçırılan teslim tarihleri ve bütçe aşımları birikmeye başlar.
Çıkarılan ders:
Projeleriniz için, gereksiz veya zaten bildiğiniz bir şeyi belirlemek için fazladan bir adım gibi görünse bile, bu durumun geçerli olabileceği daha küçük projeler de dahil olmak üzere her zaman KPI'lar ve ölçümler belirleyin. Proje hedefleriniz ile KPI'lar arasında, ileride yaşayacağınız bir baş ağrısını önleyecek bir uyumsuzluk keşfedebilirsiniz.
Proje Başarısızlığından Kaçınmak İçin 3 Adım
Proje başarısızlığından kaçınmanın bir yolu, proje boyunca çeşitli noktalarda proje değerlendirmeleri yapmaktır. Akılda tutulması gereken üç adım şunlardır:
- Riskleri belirleyin: Normalde bunu proje taslağını oluşturma sürecinin bir parçası olarak yaparsınız. Riskleri bir risk kaydına veya RAID günlüğüne kaydedin.
- Riskleri değerlendirin: Her bir riskin gerçekleşme olasılığını ve etkisini değerlendirin. Gerçekleşme olasılığı çok yüksek olan ve en olumsuz etkiye sahip olacak risklere en fazla dikkat gösterilmelidir.
- Risk yönetimi planları ve acil durum planları oluşturun: Belirli bir risk gerçekleşirse ne yapacaksınız? Bu riskin gerçekleşme olasılığını nasıl azaltabilirsiniz?
Proje başarısızlığından burada nasıl kaçınabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinin.
Siz Ne Düşünüyorsunuz?
Bunlar proje başarısızlığının en yaygın nedenlerinden bazılarıdır, ancak tek nedenler bunlar değildir. Ayrıca kaynak eksikliği, ekip çalışması eksikliği ve çeşitli başka sorunlarla da karşılaşabilirsiniz. Önemli olan tetikte kalmak, iletişim kanallarınızı açık tutmak ve projenizi tehdit edebilecek riskleri kapsadığınızdan emin olmaktır.
Bu kapsamlı risk yönetimi kurslarından biriyle proje yönetimi becerilerinizi bir sonraki seviyeye taşıyın.
