Proje Yönetiminin Değerini Kuruluşunuza Satmanın 7 Yolu
Daha azıyla daha fazlasını sunma baskısı altındayken kuruluşlar, çoğu zaman proje yönetimini gözden çıkarılabilecekler listesinin başına koyar. Anlıyorum; sonuçta gerçek nihai üründen biraz uzaktayız.
Köprüyü tasarlayan mühendis, web sitesinin kodlarını yazan geliştirici ya da reklam filmi için metni hazırlayan metin yazarı değiliz. Eylemin gerçekleştiği noktadan bir kol mesafesi uzaktayız ve eğer gereç üreten bir şirket yönetiyorsanız, bu gereçleri üreten kişileri istihdam etmeye öncelik vermeniz gerekir.
Buna, iyi proje yönetiminin alametifarikası olan ninjaları andıran sakinliği ve görünmezliği de ekleyin. Proje yöneticisi işini iyi yaptığında, her gün gerçekleştirdiği görevler çoğu zaman soyuttur; şimdi de gözden kaçırılmak için gerekli ortamı yaratmış oldunuz.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Siz ve proje yöneticisi arkadaşlarınız, çalışmalarınızın tutarlı sonuçlar sağladığını ve mutlu proje ekipleriyle memnun müşteriler ortaya çıkaran ortamlar oluşturduğunu biliyorsunuz. Peki özellikle zor seçimler yapmak zorunda olduklarında, proje yönetiminin değerini nasıl anlatabilir ve kuruluşunuzun bunu benimsemesini nasıl sağlayabilirsiniz?
Bu makalede, bir proje yönetimi profesyoneli olarak proje yönetiminin değerini anlatmanın en iyi yedi yolunu ele alacağım:
1. Küçük başlayın
Proje yönetimini anlatırken kuruluşunuzda kolayca sonuç alabileceğiniz alanlarla başlayın ve işleri basit tutun. Belki basit bir süreç şablonundan veya görselleştirmeden yararlanabilecek tekrarlayan görevler vardır ya da bir türlü başlayamayan tek bir proje bulunuyordur.
Kuruluşunuzda proje yönetimi konusunda hâlâ bir fikir birliği oluşmadıysa, çok sayıda kör noktanız olduğunu ve küçük iyileştirmeler uygulamak için fırsatları bulmakta muhtemelen zorlanmayacağınızı tahmin ediyorum.
Belki toplantı notlarını ve sonraki adımları kaydetmede bir eksiklik vardır ya da projeler yolunda gidiyor gibi görünüyordur, ancak bir teslimatı gözden geçirme zamanı geldiğinde takvimleri koordine etmek imkânsız hâle geliyordur. Her sorun 12 sayfalık bir proje planı gerektirmez; bazen bir toplantıyı birkaç hafta önceden planlamak veya temel proje yönetimi araçlarını kullanmak için gereken öngörü, günü kurtarabilir.
Kuruluşunuzun her projede veya her görevde yardımınıza ihtiyacı olmayabilir; ancak proje değerine küçük katkılar sunabileceğiniz yollar bulabilirseniz ekiplerin projelerinde yardımınızı istemeye başladığını fark edersiniz.
2. Paranın izini sürün
Bu konu pek çekici değil ama farkında olmanız gereken bir gerçek. Gelire doğrudan katkıda bulunmayan bir görevde çalışıyorsanız, şirketinizin nasıl para kazandığının ve farklı rolleri nasıl finanse ettiğinin temellerini anlamanız son derece önemlidir.
Proje yönetimini yinelenen gelirle, yüksek değerli projelerle, yatırım getirisiyle veya pazar payındaki artışla ne kadar ilişkilendirebilirseniz, finans ekibinizin ve diğer kilit paydaşların sizi önemli bir katkı sağlayan kişi olarak görme olasılığı o kadar artar.
3. Hedef kitlenizi tanıyın
Proje yönetimini anlatma bağlamında hedef kitlenizi tanımak iki anlama gelir.
İlk olarak, her projede proje yönetimine yaklaşımınızı proje ekibi üyelerinin ihtiyaçlarına ve görevin kendi gerekliliklerine göre ayarlamalısınız. Uyum sağlayabilmeniz size yalnızca puan kazandırır; birlikte çalıştığınız kişileri doğru şekilde destekler ve ihtiyaç olmadığında bunu zorla uygulamaya çalışmazsınız. Bu, etkili proje yönetimini güvence altına alır.
İkinci olarak, satış yapmanız gerekecek ve bir satış sürecinin ve pazarlama stratejisinin ilk adımı hedef kitleyi anlamaktır. Üst yönetime, üst düzey yöneticilere veya hatta kuruluşunuzun satış görevlilerine göre uyarlanmış satış stratejileri kullanın. Kendinizi öne çıkarmanın ve kendi reklamınızı yapmanın rahatsız edici olduğunu, insanı oldukça savunmasız hissettirdiğini biliyorum. Ya biri sizinle aynı fikirde değilse? Eyvah, sahtekârlık sendromu başlıyor.
Ancak kapı kapı dolaşıp dördüncü sınıf geziniz için ambalaj kâğıdı satmaya geri dönmüş gibi hissetmeden proje yönetimini ve bir bütün olarak kendinizi anlatmanın yolları var (belki de bunu sadece ben yaşamışımdır).
4. Müttefikler bulun ve onlara yakın durun
Küçük adımlarla başlarken yardımınızı kabul etmeye istekli kişilere tutunun. Kuruluşunuzdaki herkes ilk günden proje yönetiminin en büyük hayranı olmayacaktır. Bu işlevi destekleyen kişileri bulun ve onlara yakın durun.
Proje başarısına dair bazı örneklere ihtiyacınız olacak ve bunu mümkün kılacak kişiler kuruluşunuzdaki bu kişilerdir. İşinizi iyi yapıyorsanız, bu kişiler ekiplerine ve yöneticilerine sizi övecek ve (umarım) size referanslar sağlayacaktır.
5. Vaka çalışmaları geliştirin
Şirketiniz yeni işler kazanmak için başarılı proje öyküleri veya vaka çalışmaları geliştirdiği gibi, proje yönetiminin faydalarını ve başarılı projelerdeki rolünüzü öne çıkaran vaka çalışmaları da oluşturmalısınız.
Bunları şirketinizin yaptığı şekilde yapılandırabilirsiniz. Vaka çalışmalarınızı profesyonel ve etkileyici hâle getirin. Proje yönetimi ile iş hedeflerine ulaşma veya projelerin başarıyla teslim edilmesi arasındaki bağlantıyı, özellikle bilgi teknolojileri ya da yeni bir ürünün piyasaya sürülmesi gibi kritik alanlarda, açıkça ifade edin.
Proje sponsorunuzun, üst düzey yöneticilerin veya diğer paydaşların bunu hemen “anlayacağını” varsaymayın. İşletmenin diğer alanlarında kullanılan tanıdık bir dille, proje yönetiminin değeri etrafında ikna edici bir hikâye oluşturun.
6. Etkiyi Mümkün Olduğu Yerlerde Ölçün
Destekçilerinizin referansları ve özenle hazırlanmış vaka çalışmalarınız, proje yönetimine inanmak için kuşkusuz pek çok nitel gerekçe içerecektir. Kuruluşunuz ne kadar veriye dayalı olursa olsun, davanızı desteklemek için bazı nicel verilere ihtiyacınız olacak.
Etkili proje yönetiminin etkisini ölçmek için kullanılabilecek bazı yaygın ölçütler şunlardır:
- Tasarruf edilen saat veya zaman
- Verimlilik yoluyla veya proje başarısızlıklarını önleyerek proje maliyetinde azalma
- İş sonuçlarında artış
- Müşteri memnuniyetinde iyileşme
- İster kurum içinden ister iş ortaklarınızdan veya müşterilerinizden gelsin, net tavsiye skorlarında artış
Kurucu ortaklarımızdan biri olan Galen Low, Bill Moroz ile harika bir sohbet gerçekleştirdi. etkiyi iletmek için verilerin kullanılması konusunu; çevik proje yönetimi, iş gerekçeleri ve bu konuda size yardımcı olabilecek daha pek çok konu bağlamında ele aldılar.
7. Ayarlayın ve Yön Değiştirin
Son olarak, kiminle konuştuğunuza bağlı olarak proje yönetimiyle ilgili yaklaşımınızı değiştirmeye hazırlıklı olun. Proje yönetimini CEO’nuza kabul ettirecek şey, kariyerinin başındaki bir mühendisi ikna edecek şey olmayacaktır.
Öncelikle bu iki değer önerisi arasındaki farkı anlamanız, ardından her ikisini de açıkça ifade edebildiğinizden emin olmanız gerekir.
Sabırlı Olun, Ancak Değerleriniz Uyuşmuyorsa Yolunuza Devam Edin
Herkesin proje yönetimi metodolojilerinin değerini veya program yönetimine ilişkin vizyonunuzu ve proje yönetimi ofisinin (PMO) rolünü takdir etmediği bir durumda, stratejik planlama söz konusu olduğunda uyum sağlayabilin. Yalnızca satış konuşmanızı değil, aynı zamanda proje yönetimine ilişkin vizyonunuzu da (elbette makul ölçüler içinde) değiştirmeye hazırlıklı olun.
İş birliğine açıksanız, uyum sağlayabiliyorsanız ve karmaşık projelere “evet, ve…” yaklaşımıyla yaklaşıyorsanız, çevrenizdekiler sizinle çalışmaya devam etmek isteyecektir. Bu süreç zorlu olabilir ve başlangıçta kusursuz olmayabilir; ancak deneyimlerime göre, başarılı bir proje yöneticisiyle çalışmaya başladığınızda ve bu kişinin kârlılığı nasıl doğrudan etkilediğini gördüğünüzde geri dönüş yoktur.
Bununla birlikte, proje yönetiminin pek çok farklı biçimi vardır ve kendinizi, PM konusunda sizinle aynı vizyonu paylaşmayan bir kuruluşta bulabilirsiniz.
Bunda kimsenin suçu yoktur. Şirketinizle aynı noktada buluşamıyorsanız, sizin gibi proje yönetimi becerilerine sahip birini ekiplerinde bulundurmak için her şeyi yapacak başka bir kuruluşun dışarıda olduğuna güvenin.
Sırada Ne Var?
Ayrıca, proje yönetimi ekiplerinin değerlerini ve yöntemlerini uyumlu hâle getirmek isteyen ajanslar ve diğer kuruluşlar için dijital proje yönetimi eğitimi sunuyoruz.
Ayrıca üyeliğimize göz atmayı ve bu zorluk ile diğer proje yönetimi zorlukları hakkında konuştuğumuz Slack grubumuza erişmeyi unutmayın. Bu zorlukları sahada çalışan diğer proje yöneticileriyle bağlantı kurarak tartışmak için kaydolun.
