Yeni Bir Proje Yönetimi İşine Nasıl Başlanır
Yeni bir proje yönetimi görevine başlamak, heyecan verici olduğu kadar stresli de olabilir. Bir proje yönetimi işi buldunuz, mülakatı başarıyla geçtiniz ve bu işi daha önce yaptınız; öyleyse neden bu kadar gerginsiniz? Yeni bir şirkete adım atmak, işin inceliklerini öğrenirken beraberinde pek çok zorluk getirebilir.
Roboboogie'de ilk işe başladığımda proje yönetimi alanında zaten beş yıllık deneyimim vardı. Tamamen uzaktan çalışan ekipleri yönetme ve 60'tan fazla kişinin bulunduğu bir ajansta projeleri yönetme geçmişim başarıya ulaşmam için kesinlikle iyi bir temel oluşturmuş olsa da bu küçük ekibin süreçlerini öğrenip işe adapte olmak yine de zordu.
Yeni bir proje yönetimi pozisyonuna başlarken bilgi paylaşımına yardımcı olacak çok fazla kaynak yok. Daha geç değil, daha erken sürede sürece dahil olmanıza ve patronunuzu etkilemenize yardımcı olmak için, kısa sürede işe koyulmanızı sağlayacak beş ipucunu burada bulabilirsiniz.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Daha önce hiç deneyiminiz olmadan proje yöneticisi olmaya çalışıyorsanız, başlangıç noktası burası.
1. Dinleyin ve Öğrenin
İlk haftalar tam bir karmaşa içinde geçebilir. Yeni ekip arkadaşlarınızla tanışmak, tuvalete giderken kaybolmamaya çalışmak, yeni e-posta adresinizi hemen unutmak… Öğrenmeniz gereken çok şey vardır. Üstelik proje yöneticileri için mevcut süreçlere de hızla adapte olmanız gerekir.
Proje yönetiminin temel unsurları çoğu şirkette aynı kalsa da bir projeyi yaşam döngüsü boyunca ilerletme biçimi ekipten ekibe değişebilir. Süreci size anlatan ekip arkadaşınızı aktif bir şekilde dinlemeniz ve sık sık soru sormanız önemlidir. Bu, geliştirmeniz gereken proje yönetimi liderlik becerilerinden biridir; çünkü her ekip üyesi projenin tamamlanmasında önemli bir rol oynar.
Bu, yeni bir işe başlamanın en temel kuralı gibi görünse de proje yöneticilerinin bu bilgileri hızlıca kavraması iki kat daha önemlidir. Bir proje yöneticisi olarak projenin orkestra şefi sizsiniz; sürecin nasıl işlediğinden emin değilseniz, en büyük kâbusunuza, yani bir engel hâline gelirsiniz.
2. Müşterilerinizi Anlayın
Yeni ofisinizde işin inceliklerini öğrenirken, birlikte çalışacağınız müşteri veya müşteriler hakkında bilgi edinmek için de harika bir fırsatınız olur.
Memnun müşteriler, memnun projeler demektir; bu nedenle ekipleri, çalışma biçimleri ve onlarla etkili iletişim kurmanın en iyi yolu hakkında sorular sorduğunuzdan emin olun (müşteri iletişimi görevlerini de üstlenecekseniz). Düzenli haftalık toplantıları mı tercih ediyorlar, yoksa her gün kısa güncellemeler almayı mı? İletişim için tercih ettikleri yöntem e-posta mı, yoksa konuları telefonda konuşmayı mı tercih ediyorlar? Bu sorular, yöneteceğiniz projenin büyüklüğüne ve türüne bağlı olacaktır; ancak işe başlarken bu soruların yanıtlarını bilmek size fayda sağlar.
Şirketi gerçekten incelemek ve araştırmak için zaman ayırmak da iyi bir fikirdir. Hizmet alanlarını ve rakiplerini araştırın. Bu bilgi, işe alışırken yaratıcı ekiple trendler & fikirler hakkında konuşmaya hazırlanmanızı sağlayabilir.
3. Ekibinizi Tanıyın
Müşterinizi tanımanın yanı sıra ekibinizi tanımak da önemlidir. Bir çalışan el kitabında ana hatlarıyla belirtildiği gibi, ekibinizin her üyesinin üretken olmasına yardımcı olan en iyi uygulamaları ve süreçleri anlamak, projenizi yürütmenizi çok daha kolay hâle getirir. Yeni proje yönetimi pozisyonunuza başladıktan kısa süre sonra yeni ekibinizle sohbet etmek için zaman ayırmanız, yalnızca onların nasıl çalıştığını daha iyi anlamanıza yardımcı olmakla kalmaz; aynı zamanda onlarla yalnızca iş arkadaşı olarak değil, birer insan olarak da ilgilendiğinizi göstermenize yardımcı olur.
Ekip arkadaşınızla sohbet etmek için zaman ayırmanın hızlı ve kolay bir yolu, onu kahve veya öğle yemeğine çıkarmaktır. Ofisin yakınındaki şehirde yapılabilecek ilginç şeyler veya katılabilecek etkinlikler hakkında konuşun. Şirkete katılmalarına neyin vesile olduğunu bile konuşabilirsiniz.
Yeni ekibinizin nasıl çalıştığını öğrenmenin bir başka harika yolu da bir toplantıdan sonra birkaç dakika daha sohbet etmektir. Özellikle yaratıcı ekip üyelerinize, çalışma zamanlarını nasıl planladıklarını sorun; böylece onlarla yapacağınız bir sonraki toplantı veya kontrol görüşmesi bu zamanı bölmez. Üretici ve yönetici çalışma zamanları birbirinden çok farklıdır; bu nedenle yaratıcı ekibinizin nasıl çalıştığını anlamanız hem proje sürecini hem de genel ekip moralini büyük ölçüde iyileştirir. Ekibiniz, en iyi nasıl çalıştıklarını bildiğinizi ve bunu desteklemek istediğinizi anladığında daha iyi işler ortaya koyabilir.
4. Sorumluluk Alın
30-60-90 günlük planınızı uygularken, üzerinizdeki gerçek proje yönetimi görevleri henüz çok yoğun olmayabilir. Bu fırsatı kendinizi gösterip destek olabileceğiniz projeleri veya görevleri aramak için kullanın. Bu, veri girişi gibi basit bir iş, hatta ofisle ilgili bir işi halletmek bile olabilir.
Yeni ekip üyelerinizin, ihtiyaç duydukları her konuda yardımcı olmaya hazır ve müsait olduğunuzu bilmelerini sağlayın. Belki düzgün bir dilbilgisine sahip olduğundan emin olmak için bir e-postaya veya eskimiş bir tasarıma başka bir çift gözle bakılmasına ihtiyaçları vardır. Kendinizi yardıma hazır hâle getirmek, kendi kendinizi başlatabilen biri olduğunuzu göstermenin harika bir yoludur ve sonunda proje yönetimi becerileri cephaneliğinize ekleyebileceğiniz yeni proje yönetimi dışı fırsatlara bile yol açabilir.
5. Araç Okulu
Winterberry Group tarafından yayımlanan 2015 tarihli bir teknik rapora göre, ortalama bir ajans süreçlerini yönetmek için 12 araç kullanıyor; bazı ajanslar ise 30'a kadar araç kullanıyor. Daha önce kullandığınız kaynaklara hâkim olabilirsiniz, ancak yeni pozisyonunuzda bunların kullanılacağının garantisi yoktur.
Mülakatlar sırasında sormayı sevdiğim sorulardan biri, ajansın projelerini yönetmek için hangi araçları kullandığıdır. Bu, şirketin üzerinde çalışma eğiliminde olduğu proje türleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için harika bir fırsattır (geliştirme ile UX ve tasarım). Bu şekilde, bir teklif sunulursa bir adım önde olur ve işe başlama tarihime kadar olan zamanı onların araçlarına aşina olmak için kullanabilirim.
Yeni işinize başlarken bu bilgiyi bilmiyorsanız endişelenmeyin. Birinci adımı hatırlıyor musunuz? Dinleyin ve öğrenin. Şirketinizin kullandığı araçları tanıyın, ardından bunların tüm potansiyelleriyle kullanılıp kullanılmadığını görmek için biraz araştırma yapın. Örneğin, kaynak yönetimi yazılımı çözümlerini henüz keşfetmediyseniz, bunlar kaynakları verimli bir şekilde tahsis etme ve izleme konusunda oyunun kurallarını değiştirebilir.
Şu anda kullanılmayan ve ekibin zaman kazanmasını sağlayabilecek özellikler var mı? İki aracın yerini alabilecek bir alternatif araç ne dersiniz?
Şirketinizin büyüklüğünün, bir aracın tamamen değiştirilmesinin veya eklenmesinin mümkün olup olmadığını belirleyebileceğini unutmamak önemlidir. Yeni kurulan şirketler, farklı araçları kullanma konusunda daha fazla esneklik sunabilirken, daha köklü şirketlerde herhangi bir değişikliğin uygulanmaya çalışılmadan önce birkaç kişinin onayından geçmesi gerekebilir.
Yeni proje yönetimi işiniz daha büyük bir şirketteyse, şirket genelinde bir değişiklik yapılması için ısrar etmek yerine aracı küçük ölçekte (ekip/proje bazında) kullanmanın mümkün olup olmadığını doğrudan yöneticinizle görüşün.
Sonuç
Genel olarak, yeni proje yönetimi işinize başlamak heyecan verici ve bunaltıcı bir dönem olabilir. Bu yeni işe alışmanızı kolaylaştırmak ve daha hızlı ilerlemenizi sağlamak için şunları hatırlayın:
- Dinleyin ve Öğrenin: Yapabildiğiniz kadar çok bilgiyi özümseyin.
- Müşterilerinizi Anlayın: Sorular sorun ve müşterinizi veya müşterilerinizi tanımaya gerçekten zaman ayırın.
- Ekibinizi Tanıyın: Yeni ekibinizi ve onları neyin motive ettiğini tanıyın.
- Öne Çıkın: Yeni beceriler öğrenme ve iş yerinde yardımcı olma fırsatını değerlendirin.
- Araç Okulu: Şirket araçlarınızın sahip olduğu tüm yetenekleri tazeleyin ve belki de bazı yeni araçları tanıtmayı değerlendirin.
Siz Ne Düşünüyorsunuz?
Daha hızlı ilerlemenize yardımcı olan kendi ipuçlarınız var mı? Mevcut işinizden ayrılmayı mı düşünüyorsunuz ve tavsiyeye mi ihtiyacınız var? Yorumlarda bize bildirin.
