Proje Yöneticisi ve Proje İdarecisi: Temel Farklar
Proje yönetimi alanında yeniyseniz veya kariyer değişikliği yapmayı düşünüyorsanız, proje yöneticilerinin neden bu kadar çok idari iş yaptığı merak ediyor olabilirsiniz.
Birçok kuruluşta not almak, toplantı davetleri oluşturmak, hatta bir toplantı veya strateji oturumundan sonra ikram siparişi vermek ya da toplantı odalarını temizlemek PM'nin sorumluluğundadır.
İdari bir rolün nerede sona erdiğini ve PM rolünün nerede başladığını ve bunların birbiriyle bağlantılı olup olmadığını merak etmeniz son derece anlaşılır. Bu işleri birinin yapması gerektiği açık; ancak neden çoğu zaman proje yöneticisi yapıyor ve aslında yapmaması gerektiğinde bu konuda ne yapabiliriz?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Proje Yöneticisi Asistanı Nedir?
Proje yöneticisi asistanı, bir projenin idari yönünden sorumlu kişidir. Bu kişiye aşağıdaki görevler verilebilir:
- Proje planını güncellemek
- Proje yönetimi aracını güncel tutmak
- Toplantıları planlamak
- Proje dokümantasyonu (toplantı notları, gündemler, takip işlemleri ve diğer iletişimler dahil)
- Proje çıktılarını arşivlemek
- Faturaları göndermek veya ödemek ve bütçeyi yönetmek
- Proje yöneticisine destek sağlamak
Proje yöneticisi asistanı, mutlaka kıdemsiz proje yöneticisi veya proje koordinatörüyle aynı şey değildir. Birçok iş unvanında olduğu gibi bu ifadeler genellikle birbirinin yerine kullanılsa da proje yöneticisi asistanlığı başlı başına bir kariyer yolu olabilir.
Ayrıca, proje odaklı bir kuruluşta idari bir rolde çalışıyor olmak, kişinin mutlaka proje yöneticisi olmak istediği anlamına gelmez.
Proje Yöneticisi Nedir?
Proje yöneticileri çeşitli sektörlerde projeleri başlatır, yürütür ve tamamlar.
Burada dijital proje yönetimine odaklandığımız için bir proje yöneticisi, web sitesi, açılış sayfası, blog yazıları dizisi, yazılım veya reklam oluşturmak üzere tasarımcılardan, geliştiricilerden, metin yazarlarından ve kullanıcı deneyimi uzmanlarından oluşan bir ekibe liderlik edebilir.
Birçok farklı dijital proje türü olduğundan, sektörümüzde proje yöneticisi için çok çeşitli iş tanımları ve hatta unvanlar kullanılabilir. Bu kişilere dijital yapımcı, ekip lideri veya daha üst düzeylerde teslimat direktörü dendiğini görebilirsiniz.
Bu terimlerin tümü genel olarak aynı anlama gelir. Bu kişi, projenin genel olarak teslim edilmesinden sorumludur. Bir proje yöneticisi şunlardan sorumludur:
- Genel proje kapsamını belirlemek
- Bütçeyi belirlemek veya yönetmek
- Proje ekibini denetlemek
- İletişim sıklığını planlamak
- Proje sponsorlarına, müşterilere veya diğer paydaşlara durum güncellemeleri göndermek
- Projenin ilerlemesini proje planına göre izlemek
- Kapsam genişlemesini önlemek ve değişiklik emirleri yazmak
- Risk yönetimi sorumluluğunu üstlenmek
- Proje tamamlandığında projeyi kapatmak
- Proje sonrası değerlendirmeler veya retrospektifler düzenlemek
- Proje materyallerinin arşivlendiğinden emin olmak
Proje Yöneticisi Asistanları ile Proje Yöneticileri Arasındaki 2 Temel Fark
Projelerinizle ilgili tüm idari işleri yapmaktan bıktınız ve proje yöneticisi ile proje yöneticisi asistanı arasındaki yelpazenin neresinde olduğunuzdan emin değil misiniz? Bu iki temel fark, nerede olduğunuzu veya nereye gitmek istediğinizi daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir.
PM'ler genel stratejiye odaklanırken proje yöneticisi asistanları daha taktiksel çalışır
Proje yöneticileri, başarılı bir proje için yapılması gereken her şeyi yapar veya yönlendirir.
Proje ekibini seçmek veya işe alıştırmak, müşteri ve iş geliştirme ekibiyle birlikte kapsamı oluşturmak, tüm proje yaşam döngüsü boyunca bütçeyi yönetmek ve tüm proje iletişimi ile dokümantasyonundan sorumlu olabilirler.
Proje başlangıç toplantısına ve durum güncellemelerine liderlik eder, projenin gerektiği şekilde kapatılmasını ve tüm çıktıların projenin sonunda doğru biçimde dosyalanmasını sağlarlar.
Bu büyük bir sorumluluktur ve genel stratejiyi yönlendirmek, sorunları çözmek ve idari görevleri yürütmek iş yükünün artmasına veya tükenmişliğe yol açabilir. Bu nedenle, büyük bir web sitesi veya yeni bir dijital ürün geliştirmek gibi karmaşık projelerin çoğunda, tüm işleri yürütmek üzere birden fazla proje yöneticisi ya da proje yöneticisi yardımcısı bulunabilir.
Büyük, kurum içi bir dijital ekipte veya ajansta, 2-10 arasında proje yöneticisi, birkaç proje yöneticisi yardımcısı ya da koordinatörü ve tüm bu profesyonellerin bağlı olduğu bir proje yönetimi başkanı veya direktör görebilirsiniz.
Proje yöneticisi yardımcıları bir projeye idari destek sağlar. Mükemmel organizasyon becerilerine sahiptirler ve toplantıları planlama, konferans odalarını rezerve etme, proje yönetimi yazılımını kurma ve ekip üyelerine görev atama gibi görevlerin sorumluluğunu alabilmelidirler.
Ayrıca gecikmiş görevlerin takibini yapabilir, durum raporları oluşturabilir ve ekip üyelerinin birbirleriyle veya müşterilerle koordinasyon sağlamasına yardımcı olabilirler.
Ancak işin püf noktası şu: Proje yöneticisi pozisyonundaki herkes, yalnızca ekibin en az önemli üyesi olarak görüldüğü için belirli idari proje faaliyetlerini yürütmeye sıkıştırılabilir.
Bazı dijital ekiplerde, ekip yöneticisi olarak görev yapmanın proje yöneticisinin rolünün bir parçası olduğuna inanılır. Durum böyle olmasa ve bu görev iş tanımınızda yer almasa bile, bu işi üstlenebilirsiniz; çünkü başka hiç kimse yapmayacakmış gibi hissedebilirsiniz.
Deneyim ve nitelikler
Deneyim ve nitelikler, proje yöneticilerinin proje yöneticisi yardımcılarından ayrılabileceği alanlardır. Günümüz iş piyasasında lisans derecesi gerektirmeyen bir pozisyon bulmak mümkün olsa da proje yöneticisi pozisyonu arıyorsanız büyük olasılıkla böyle bir dereceye ihtiyaç duyarsınız.
Gerçekten kıdemli bir PM veya bir proje yönetimi ofisinin (PMO) başkanı, yüksek lisans derecesi de isteyebilir. Ancak bu, dört yıllık bir derece olmadan bir pozisyon bulamayacağınız ve bu alanda inanılmaz deneyim kazanamayacağınız anlamına gelmez.
Proje yöneticileri, rolleri için doğru deneyime sahip olduklarını göstermek amacıyla sertifika almaya yönelebilir. Dijital dünyada bu, Scrum yöneticisi olarak sertifika almak (ki bu, proje yöneticisinden farklı bir roldür) veya Project Management Institute’dan (PMI) bir çevik proje yönetimi yeterliliği almak şeklinde olabilir. Diğer sektörlerde ise PMP altın standarttır.
Proje yöneticisi yardımcıları için proje yönetimi sertifikaları, sektöre adım atmaya çalışırken veya aktarılabilir becerilerini tamamlamak isterken yararlı olabilir.
Giriş düzeyindeki proje yönetimi sertifikaları arasında CAPM, Google’ın Proje Yönetimi Sertifikası veya Scrum Alliance’ın Sertifikalı Scrum Yöneticisi (CSM) sertifikası bulunur. Bu programların, sınava girmeden önce gerekli eğitim saatlerine katılmak dışında herhangi bir ön koşulu yoktur.
Proje Yöneticileri ve Proje Yöneticisi Yardımcıları Arasındaki 2 Benzerlik
İşleri düzenli tutmak
Proje yöneticisi ve proje yöneticisi yardımcısı, günlük işlerin düzenli tutulmasında rol oynar.
Kaynak yönetimini planlamak, proje bütçesindeki harcamaları denetlemek ve belgelemek ve genel olarak dosyaları ve proje takvimlerini güncel tutmak için birlikte çalışırlar. Asana, Trello veya Workfront gibi araçlarda proje planlarını ve görevlerini güncelleme sorumluluğunu paylaşabilirler.
İş güvencesi ve kariyer gelişimi
İster proje yöneticisi ister proje yöneticisi yardımcısı olun, proje yönetimi disiplini içindeki her iki kariyer yolu da iş güvencesi ve kariyer gelişimi fırsatları sunar.
Bugün teknoloji sektöründe çok sayıda işten çıkarma görüyor olsak da yetkin proje yöneticileri ve proje yöneticisi yardımcıları her zaman iş bulacaktır.
PMI’ın yetenek açığı araştırmasına (2017-2027) göre işverenler, 2027 yılına kadar dünya genelinde proje yönetimi odaklı rollerde yaklaşık 88 milyon kişiye ihtiyaç duyacak.
Deneyimli veya proje yönetimi alanında kariyer yapmayı hedefleyen bir profesyonel olarak bu sizin için ne anlama geliyor? Bu, bir kariyere başlamak veya kariyerinizi geliştirmek için iyi bir zaman olduğu anlamına gelir. Bu yalnızca talep gören bir beceri değil, aynı zamanda kazançlı da olabilir.
İlgili bir alanda çalışıyor ve kariyer değişikliği arıyorsanız, proje yöneticisi veya proje yöneticisi yardımcısı olarak başarılı olmak için sahip olduğunuz becerilerden yararlanmanız mümkündür.
Kariyer gelişimi söz konusu olduğunda sertifikalar eklemek, proje yönetimi becerilerinizi geliştirmek ve iletişim becerileri, zaman yönetimi becerileri veya liderlik becerileri gibi sosyal becerilerinizi artırmak; kendinizi geliştirmeye, daha büyük ve daha karmaşık projeleri üstlenmeye devam etmenize yardımcı olabilir. Bu da daha yüksek bir maaşa ve kariyer hareketliliğine yol açabilir.
İdari İş Tuzağı: Görünmez İşler Hakkında Bir Not
İyi bir proje yöneticisi (veya idareci) olmanın ne anlama geldiğini düşünürken, yapılması gereken her şeyin sorumluluğunu üstlenen birini hayal edebilirsiniz. Uzun saatler çalışmak, aynı anda birden fazla işle ilgilenmek ve projenin başarısını güvence altına almak.
Not almak, ikram sipariş etmek, doğum günlerini hatırlamak gibi bazı şeyler ekip için çok önemlidir ancak projenin başarısını doğrudan etkilemez. Bu önemli işler iyi yapıldığında nadiren takdir edilir.
Ancak bir yerde işler aksarsa herkes bunu fark eder. Aç bir ekip huysuzlaşabilir ve doğum günü kutlanmayan kişi incinebilir. Bu işe bazen görünmez iş denir ve birilerinin bunu yapması gerekse de bu kişi her zaman proje yöneticisi olmak zorunda değildir.
Birçok kuruluşta, özellikle proje yöneticilerinin çoğunlukla kadın olduğu yerlerde, PM'den yalnızca projenin idari işlerini değil, ekiple ilgili tüm görünmez işlerin yükünü de üstlenmesi beklenebilir. Baş geliştirici için doğum günü pastası sipariş etmeyi veya tasarımcının kuruyemişe alerjisi olduğunu hatırlamak zaman, çaba ve enerji gerektirir.
Görünmez İşleri Yapıp Durmadığınızdan Nasıl Emin Olabilirsiniz?
Son birkaç paragrafı okuyup başınızı sallarken kendinizi bulduysanız yalnız değilsiniz. Harvard Business Review araştırması, kadınlardan iş yerinde “terfi sağlamayan” görevler için gönüllü olmalarının erkeklere kıyasla %44 daha fazla istendiğini ortaya koydu.
Terfi sağlamayan görevler görünmez işler kategorisine girer ve kuruluşa fayda sağlar ancak muhtemelen birinin performans değerlendirmesine ve kariyer gelişimine katkıda bulunmaz.
Leanin.org ve McKinsey tarafından hazırlanan 2022 İş Yerinde Kadınlar Raporu şu açıklamayı yapıyor: “Aynı seviyedeki erkeklerle karşılaştırıldığında kadın liderler, çalışanların refahını desteklemek ve DEI'yi teşvik etmek için daha fazla şey yapıyor; bu işler çalışanların elde tutulmasını ve memnuniyetini artırsa da çoğu şirkette resmî olarak ödüllendirilmiyor. Tanınmayan işlere zaman ve enerji ayırmak, kadın liderlerin ilerlemesini zorlaştırıyor ve neden daha fazla tükendiklerini kısmen açıklayabilir.”
Peki bir proje yöneticisi veya proje idarecisi olarak bu görünmez işleri yapmanız beklendiğinde veya daha kötüsü, bunları yapmanız için gönüllü olduğunuzda ve işlerin ekip içinde eşit şekilde paylaşılmadığını gördüğünüzde ne yapabilirsiniz? Deneyebileceğiniz birkaç yöntem şunlardır.
Taktik 1: Görevi Doğrudan Atayın
İnisiyatif alarak işleri dağıtmaya başlayabilirsiniz. Herhangi bir açıklama yapmanız gerekmez.
Örneğin: “Greg, bu toplantıda not alabilir misin?” Greg şaşkın veya afallamış görünürse şöyle diyebilirsiniz: “Çoğu zaman notları ben alıyorum ve bugün kolaylaştırmaya ve önceliklerim doğrultusunda dinlemeye odaklanmak istiyorum. Her toplantıda yeni kişilere görev vermemizin harika olacağını düşünüyorum. İlk sıra sende!”
Başka bir örnek: Bir doğum günü kutlaması için ikramlıklar almaya gitmeniz istendiğinde ve aramalar arasında sahip olduğunuz tek zaman öğle yemeğinizi yemek için 25 dakikaysa takvimlere göz atıp o gün en az toplantısı olan kişiye bu görevi vermeyi düşünün.
Taktik 2: Şeffaf Olun
Çok şeffaf olmak istiyorsanız ve ekibinizin bunu olumlu karşılayacağını biliyorsanız, bir toplantının başında, başka bir şeyin planlanması gerekiyorsa toplantının sonunda veya konu her gündeme geldiğinde şu açıklamayı yaparak tüm beklentileri bir anda yeniden belirleyebilirsiniz: “Her zaman ______ yaptığımı biliyorum, ancak bunu kendi iş görevlerimle birlikte sürdürmem mümkün değil. Bence tüm bu işleri eşit şekilde dağıtırsak tek bir kişinin üzerinde yük oluşturmaz.”
Birisi size “Neden?” diye sorarsa neşeli bir şekilde “Bu ortak idari işlerin bir kısmını üstlenmenin bir sorunu mu var?” diye sorarak onu her zaman zor durumda bırakabilirsiniz.
Taktik 3: Birkaç Müttefik Edinin
PM'nin ofisin idarecisi olarak görülmemesini sağlamanın başka bir yolu da bunu gördüklerinde dile getirecek birkaç müttefik edinmektir. Şu kadar basit olabilir: “Pam her zaman not alıyor. Bu sefer ben alayım, sonraki sefer de belki Gus alır. Aksi hâlde bu pek adil değil.” Ya da “Herkes Gail'in bu toplantıyı düzenleyeceğini neden varsayıyor?”
Proje İdarecileri Hakkında SSS
Proje İdarecisi ile Yardımcı Proje Yöneticisi Arasındaki Fark Nedir?
Birçok kuruluşta proje idarecisi ve yardımcı proje yöneticisi unvanları birbirinin yerine kullanılır, ancak bunlar birbirinden belirgin şekilde farklı iki roldür.
Bir proje idarecisi idari görevleri yürütürken, yardımcı proje yöneticisi projenin uygulanmasında daha aktif bir role sahip olabilir. Ryan şöyle değerlendiriyor:
Geriye dönüp baktığımda, işe asistan olarak başlamaktan hoşlanmıyordum… ancak değerli bir deneyimdi. İnsanları nasıl destekleyeceğimi ve projeyi baştan sona verimli bir şekilde nasıl tamamlayacağımı öğretti.
Dolayısıyla bir asistan proje yöneticisi, proje yöneticisiyle sorumlulukları paylaşabilir veya kuruluş için daha küçük projeleri yönetebilir (bazı durumlarda her ikisini de yapabilir); ancak başka bir proje yönetimi rolüne geçiş sürecinde kritik bir öneme sahip olabilir.
Proje Koordinatörü ile Proje İdari Sorumlusu Arasındaki Fark Nedir?
Proje koordinatörleri, daha başlangıç düzeyindeki proje yöneticileri olabilir ve bir kuruluşun daha küçük projelerinde proje desteği sağlayabilir. Proje idari sorumlusu ise bir kuruluşun projelerinin idari gereksinimlerine odaklanan profesyoneldir. Bazı durumlarda, bu alanda kariyerlerini geliştirmeyi seçmiş çok deneyimli profesyoneller olabilirler.
Sonraki Adımlar
Özetlemek gerekirse, proje yöneticisi; yönetici, Varsayılan Not Tutucu veya Başkalarının Yapmak İstemediği Her Şeyi Yapan Kişi demek değildir. Proje yöneticisi olarak proje kapsamındaki tüm idari görevleri üstlenmeniz gerekmez—yalnızca en mantıklı olanları üstlenmeniz yeterlidir.
Sesinizi çıkarın, sınırlarınızı belirleyin ve başkalarının sorumluluklarını yerine getirmesini sağlayın. Bunu kendi şartlarınızla yapın. Sınırlarınızı belirledikten sonra, yukarıda belirtilen yöntemleri kullanın (görevi doğrudan atayın, şeffaf olun ve sesini yükseltmesi için birkaç müttefik edinin) ve kendinizi doğru yola sokun. Bir hatırlatma daha: Birinin bu rolde sıkışıp kaldığını görürseniz, onun adına da sesinizi çıkarın!
Proje yönetimi rolleri ve sorumlulukları hakkında daha fazla bilgi için The Digital Project Manager Bülteni'ne abone olduğunuzdan emin olun.
