Så genomför du en tidsinventering som förbättrar teamets produktivitet
Tidsinventering jämfört med tidsregistrering: En tidsinventering går djupare än grundläggande tidsregistrering. Den hjälper dig att utvärdera om din tid är i linje med dina prioriteringar – så att du kan upptäcka avvikelser och vidta åtgärder.
Upptäck tidstjuvarna: Tidsinventeringar avslöjar dolda ineffektiviteter – som överdimensionerade möten eller splittrade prioriteringar – så att du kan åtgärda dem och få teamet att arbeta smidigare.
När du bör göra en inventering: Den bästa tiden att genomföra en tidsinventering? När du känner dig överväldigad, börjar med något nytt eller försöker lösa en tidsplan som börjar halka efter. Använd den som en återställningsknapp.
Implementeringssteg: En bra tidsinventering har tre faser: registrera, analysera och justera. Om du hoppar över uppföljningen missar du den verkliga effekten.
Vanliga misstag: Undvik vaga poster, att ignorera arbete utanför ordinarie arbetstid eller att hoppa över analysen. Dessa misstag försämrar både nyttan av din inventering och dina resultat.
Vi har alla hört det berömda uttrycket att ”tid är pengar”. Tidshantering är en viktig del av projektledning, eftersom förståelsen för hur teammedlemmarna använder sin tid också hjälper dig att förstå hur mycket pengar du lägger på projektet.
Genom att genomföra en tidsrevision kan projektledare få insikt i hur teammedlemmarna använder sin tid och vilka uppgifter de fokuserar på, samt hur lång tid det tar för dem att slutföra dessa uppgifter. Utan dessa data kan det vara svårt att identifiera ineffektivitet i verksamheten eller områden med bristande prestation som, om de åtgärdas, skulle kunna leda till kostnadsbesparingar.
I den här artikeln ger jag dig en steg-för-steg-guide för hur du genomför en tidsrevision som kan förbättra dina vanor kring tidshantering och öka din produktivitet. Jag förklarar också när du bör genomföra en tidsrevision och delar med mig av några vanliga misstag som du bör undvika.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är en tidsrevision?
En tidsrevision innebär att du registrerar hur du använder dina timmar under en bestämd tidsperiod (vanligtvis dagar eller veckor) och sedan analyserar data för att förstå vart din tid tar vägen.
Att genomföra en tidsrevision skiljer sig från tidsregistrering, eftersom du har för avsikt att använda resultaten för att förbättra dina färdigheter inom tidshantering. Målet med en tidsrevision är att ta reda på om dina dagliga aktiviteter överensstämmer med dina högt prioriterade uppgifter. Dessutom hjälper tidsrevisionsprocessen dig att identifiera och minska förekomsten av tidsslösande aktiviteter.
För projektledare kan tidsrevisioner avslöja ineffektivitet i hur teammedlemmarna använder sin tid, allt från överdrivet mycket tid i möten till oplanerade avbrott som stör fokuserat arbete, felaktiga prioriteringar och mycket mer. Metodens effektivitet stöds av statistik om tidshantering.
Varför bör du genomföra en tidsrevision?
Du kan överväga att genomföra en tidsrevision för att ta kontroll över din tid och utveckla en handlingsplan för att optimera din dagliga rutin.
Tidsrevisioner är särskilt användbara för att:
- Identifiera tidstjuvar: Du kanske blir förvånad över att upptäcka att ditt dagliga schema är fullt av distraktioner – som sociala medier – som tillsammans leder till förlorad tid under dagen. En tidsrevision synliggör hur många timmar du lägger på uppgifter med låg prioritet, så att du kan ägna mindre tid åt dem i framtiden.
- Samordna tiden med prioriteringarna: När du förstår hur du använder din tid kan du granska dina dagliga aktiviteter och omprioritera din tid för att fokusera på dina viktigaste uppgifter.
- Förbättra produktivitet och effektivitet: Tidsrevisioner ger också insikt i onödig väntetid som kan elimineras genom att effektivisera eller automatisera dina befintliga arbetsflöden.
- Förbättra delegering och resursfördelning: Tidsrevisioner ger insyn i vem i teamet som arbetar med vilka uppgifter och hur länge. Om du upptäcker att en uppgift tar längre tid än väntat för en teammedlem, eller att en senior teammedlem lägger orimligt mycket tid på rutinuppgifter, får du den information du behöver för att optimera resursfördelningen utifrån kompetenser.
- Ge bättre tidsuppskattningar och prognoser: Historiska data som samlas in från en tidsrevision kan fungera som ett värdefullt underlag för att ta fram tidsuppskattningar för framtida sprintar. Det stöder också resursprognoser för framtida projekt.
När bör du genomföra en tidsrevision?
Några lämpliga tillfällen att genomföra en tidsrevision kan vara:
- Under perioder av överbelastning eller utbrändhet: Det är lätt att skjuta upp en tidsgranskning eftersom det aldrig kommer att vara den mest brådskande uppgiften på din lista. Trots den tid det kräver ger den dock stora fördelar – särskilt när du behöver en väckarklocka som hjälper dig att omprioritera en redan tung arbetsbörda och lindra utbrändhet.
- När projektdeadlines börjar förskjutas: En tidsgranskning kan hjälpa dig att upptäcka perioder av inaktivitet som kan uppstå på grund av ineffektiva överlämningar inom teamet. Genom att veta var beroenden saktar ner dig kan du effektivisera framtida överlämningar eller automatisera dina befintliga arbetsflöden.
- I början av ett nytt projekt eller en ny roll: En tidsgranskning kan ge projektet en bra start genom att visa hur du använder din tid, så att du kan säkerställa att det stämmer överens med projektets mål.
- Efter att du har infört ett nytt verktyg eller en ny process: En tidsgranskning kan hjälpa dig att se om en ny process eller ett nytt verktyg sparar tid jämfört med ett tidigare arbetsflöde, så att du kan korrigera kursen eller justera din investering efter behov.
- Som en del av en kvartals- eller årsöversyn: Medarbetarsamtal är ett bra tillfälle att granska hur du använder din arbetsdag, särskilt om du försöker visa vilken effekt ditt arbete har på verksamheten.
Så genomför du en tidsgranskning (steg-för-steg-guide)
Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig att komma igång med en tidsgranskning:
1. Bestäm tidsgranskningens längd
Även om en tidsgranskning leder till meningsfulla resultat tar den tid att genomföra. Bestäm i förväg hur länge du tänker registrera din tid och åta dig att logga resultaten i fasta intervall, så att du kan ta fram data av god kvalitet.
En gång registrerade jag min tid under en hel månad i intervall om 30 minuter. Även om informationen jag tog fram var intressant hade jag förmodligen kunnat registrera tiden under bara en eller två veckor för att få fram samma information. Ibland är mindre mer – så länge du följer din tid tillräckligt länge för att få en känsla för din dagliga rutin under den tidsperiod du väljer att mäta.
2. Välj metod för tidsregistrering
När du väl har bestämt dig för att registrera din tid under en viss period ska du avgöra hur du vill dokumentera hur du använder tiden. Det verktyg för tidsregistrering du väljer kan vara analogt (till exempel att skriva ner tiden du lägger på olika uppgifter i en anteckningsbok medan du arbetar), ett enkelt kalkylblad eller mer omfattande appar för tidsregistrering.
När du väljer metod för tidsregistrering bör du fundera på hur enkelt det är att hålla dina tidsregistreringar uppdaterade (så att du får konsekventa data) och om den valda metoden lämpar sig för enkel analys när informationen väl har samlats in.
3. Registrera aktiviteter och tidsåtgång
När du har en plan för tidsgranskningen på plats använder du den valda metoden för tidsregistrering för att registrera hur många timmar du lägger på en viss uppgift. Använd de tidsintervall du fastställde från början för att göra uppgiften mer hanterbar, så att du inte blir överväldigad av att försöka följa varje minut av varje dag.
Var ärlig med hur du använder din tid – det hjälper dig inte att få det att verka som om du gör mer (eller mindre) än du faktiskt gör! Se också till att registrera eventuell ”ledig tid” under arbetsdagen.
4. Klassificera och kategorisera aktiviteter
När du har samlat in dina rådata under den fastställda perioden är det dags att gå igenom dem, klassificera dem utifrån aktivitetstyp och skapa övergripande kategorier som hjälper dig med framtida analyser.
När jag till exempel genomförde en tidsgranskning under 30 dagar ville jag förstå hur jag fördelade min tid mellan analytiska, kreativa och rutinmässiga uppgifter, samt vilken tid på dagen jag arbetade med varje typ av uppgift, för att se om det stämde överens med när jag visste att jag presterade som bäst.
5. Analysera dina tidsdata
När du har rensat dina data är det dags att analysera! Gå igenom dina data för att förstå hur mycket tid du lägger på de kategorier du har identifierat. Vilka trender ser du? Finns det några mönster som överraskar dig?
När jag till exempel genomförde en tidsgranskning blev jag positivt överraskad över att upptäcka att jag ägnade mer tid åt kreativa uppgifter än jag hade förväntat mig.
6. Identifiera förbättringsområden
Nästa steg efter att du har analyserat dina data är att identifiera förbättringsområden. Det är inte meningsfullt att genomföra en tidsgranskning om du inte använder de insamlade uppgifterna för att vidta åtgärder.
I mitt fall lade jag visserligen mer tid än förväntat på kreativt arbete, men jag insåg att jag kunde använda den tiden mycket mer effektivt om jag ägnade mig åt kreativt arbete sent på förmiddagen eller tidigt på eftermiddagen. Vid den tiden på dagen var jag i rätt sinnesstämning (varken alltför fokuserad eller alltför trött) för att tänka annorlunda kring de problem jag försökte lösa.
7. Genomför förändringar och följ upp
När du har identifierat förbättringsområden implementerar du förändringar för att åtgärda dem och följer upp utvecklingen för att se om du uppnår önskade resultat.
Jag upptäckte till exempel att mina kreativa resultat ökade ännu mer när jag justerade hur ofta tidsblock avsattes för kreativa aktiviteter.
Det är också möjligt att du provar en lösning som visar sig vara misslyckad. Var beredd att experimentera tills du hittar rätt. Jag avsatte till exempel först dagens sista 30 minuter till att gå igenom utvecklingen och planera nästa dag, men kundmöten fortsatte att bokas in under den tiden. Till slut flyttade jag den dagliga genomgången till morgonen, då risken för att bli avbruten var lägre.
Verktyg som hjälper dig att genomföra en tidsgranskning
Med programvara för tidsregistrering blir det mycket enkelt att granska sin tid. Du kan till exempel använda registreringsverktyg för att skapa en mall för tidsgranskning, registrera timmar per uppgift och snabbt analysera resultaten.
Ta en titt på vår lista över de bästa programmen för tidsregistrering här:
10 Bästa programvaran för tidsregistrering
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vanliga misstag att undvika (och hur du åtgärdar dem)
Här är några vanliga misstag att undvika när du genomför en tidsgranskning och hur du kan hantera dessa problem om de uppstår:
- Att vara för vag när du loggar aktiviteter: Det är en hemsk känsla att gå tillbaka till sina anteckningar och inte kunna tyda vad man gjorde under den tiden. Se till att anteckna vilket projekt du arbetade med och detaljerna i uppgiften du slutförde, så blir kategoriseringen enklare senare.
- Att glömma att registrera i realtid: Det är förstås svårt att vänja sig vid att registrera sin tid med regelbundna intervall, särskilt om du inte har gjort det tidigare. Ha den tidsregistreringsmetod du valt väl synlig och lägg in många påminnelser till dig själv under dagen (kanske i kalendern eller på en Post-it-lapp) tills du har vant dig vid att logga dina timmar.
- Att bara fokusera på ordinarie arbetstid: Du kanske tror att en tidsgranskning bara är relevant under ordinarie arbetstid (t.ex. de traditionella tiderna 9–17). Men om du kommer på dig själv med att starta datorn senare på kvällen eller smyga in 30 minuters arbete en helgmorgon, är även den tiden något som “räknas” i din tidsgranskning. Var ärlig mot dig själv om hur många timmar du har arbetat, så att du får en helhetsbild.
- Att inte gå igenom eller agera utifrån resultaten: Även om de flesta av de misstag jag har lyft fram hittills handlar om datainsamling är det meningslöst att registrera din tid om du inte analyserar och, ännu viktigare, agerar utifrån resultaten. Avsätt tid i ditt schema för att genomföra förändringar och följa upp resultaten innan du påbörjar en tidsgranskning.
Gå med för fler insikter om projektledning
Vill du lära dig mer om projektledning och programvara för projektledning? Gå med i vår medlemscommunity för att få tillgång till över 100 mallar, exempel och prov, samt komma i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
