5 enkla steg för att hantera svåra samtal bättre

Så har du svåra samtal

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

1. Börja med slutmålet

Det kan låta kontraintuitivt, men den bästa utgångspunkten för ett svårt samtal är slutet. Fråga dig själv: ”Varför har jag det här samtalet?”, ”Vad vill jag få ut av det i slutändan?”, ”Vilka resultat skulle lösa situationen?” och så vidare.

Ha inte samtalet förrän det är helt klart för dig varför du har det och vad du vill få ut av det. Om du genomför det ändå kan det gå bra för stunden, men det finns en stor risk att det inte löser det verkliga problemet och att du måste ta upp det igen i ännu ett obekvämt samtal under de kommande veckorna.

2. Välj rätt miljö

En annan viktig del av att ha ett framgångsrikt svårt samtal är att välja en miljö som främjar en öppen och ärlig diskussion.

Tänk dig att någon skulle ha ett svårt samtal med dig; kanske ska personen ge dig negativ feedback om dina prestationer, eller berätta att din byrå riskerar att gå med en förlust på $150k i ett projekt. Var skulle du vilja ha det samtalet? På verkstadsgolvet, med alla öron inom en radie på 10m lyssnande? Förmodligen inte. Det skulle omedelbart sätta dig i försvarsställning och kännas som ett offentligt angrepp.

Mer sannolikt skulle du vilja ha samtalet någonstans privat, tryggt och bekvämt. Jag rekommenderar ett privat mötesrum, eller till och med att gå till ett närliggande kafé om du verkligen vill skapa lite avstånd mellan samtalet och kontoret.

När du väljer en privat plats bör du vara uppmärksam på vad den signalerar – HR-chefens kontor ger sannolikt fel intryck även om du valde det eftersom det var det enda lediga rummet!

3. Bestäm vem som bör ha samtalet

Oftast är det du som får ta det svåra samtalet, det är helt enkelt en del av att leda ett projekt och ett team av människor. Innan du stormar in bör du stanna upp och fundera på om det finns någon som skulle vara bättre lämpad att ha samtalet för att uppnå önskat resultat.

En gång ledde jag ett mycket synligt, mycket stort och mycket pressat projekt för min byrå. Vi hade ett stort team i projektet och jag hade en fantastisk ledande frontendutvecklare som var otroligt bra att arbeta med; proaktiv, ansvarsfull, pålitlig, rolig, kunnig, lätt att komma överens med – verkligen en toppresterare.

När vi började närma oss vår första uppsättning utvecklingsleveranser blev han irriterad, och sedan allt mer irriterad, till den grad att hans beteende började påverka projektets stämning och andra teammedlemmar. Det här liknade honom inte alls och behövde upphöra ganska snabbt. Där stod jag inför ett obehagligt samtal med någon som jag verkligen behövde prestera på hög nivå i mitt projekt. Det svåra var att komma fram till hur jag kunde ha samtalet utan att knäcka hans motivation. Till slut bestämde jag mig för att jag förmodligen inte kunde göra det. Jag stod för nära resten av teamet, kunden och arbetsbelastningen, och med hans dåvarande sinnesstämning skulle allt jag tog upp sannolikt uppfattas som en utskällning. Jag bad hans chef att ta ett informellt samtal med honom för att se vad som pågick och hur han mådde.

Där stod jag alltså inför ett obehagligt samtal med någon som jag verkligen behövde prestera på hög nivå i mitt projekt. Det svåra var att komma fram till hur jag kunde ha samtalet utan att knäcka hans motivation. Till slut bestämde jag mig för att jag förmodligen inte kunde göra det. Jag stod för nära resten av teamet, kunden och arbetsbelastningen, och med hans dåvarande sinnesstämning skulle allt jag tog upp sannolikt uppfattas som en utskällning. Jag bad hans chef att ta ett informellt samtal med honom för att se vad som pågick och hur han mådde.

Det visade sig att han höll på att köpa en lägenhet. Alla som någon gång har köpt en bostad vet hur frustrerande och uppslukande det kan vara. Vi bestämde att frontendutvecklaren kunde arbeta hemifrån halva tiden för att minska sin pendling och ge honom utrymme för allt bostadsrelaterat som han behövde vara tillgänglig för. Så länge han var med på viktiga möten och arbetet blev gjort skulle vi vara nöjda. Arrangemanget fungerade fantastiskt och harmonin återvände till projektteamet. Vinst.

Det viktigaste att tänka på här är vad som ger samtalet bäst chans att lyckas. När du vet det kan du vidta åtgärder för att få det att hända, även om det innebär att ta in någon som är bättre lämpad än du själv för att leda samtalet.

4. Strukturera svåra samtal väl

Att veta hur man strukturerar ett svårt samtal kan hjälpa dig att känna dig mer självsäker under ett knepigt samtal och hindra dig från att ge dig iväg på ett sidospår som egentligen inte är relevant.

Det finns mängder av ramverk som du kan använda, men jag gillar ett enkelt observationsramverk där du:

• Säger vad du har observerat
• Förklarar hur det påverkar teamet/budgeten/projektet
• Förklarar varför du specifikt vill prata med den här personen om det
• Ber om synpunkter
• Drar en slutsats.

Det låter enkelt, och det borde det verkligen vara. Det finns inga jedi-tanketrick för att strukturera ett svårt samtal – ju enklare, desto bättre. Här är ett exempel som kan ge observationsramverket lite sammanhang.

En enkel guide för att framgångsrikt genomföra svåra samtal

Scenario: Du behöver prata med din tekniska chef om en utvecklingsfas som förbrukar budgeten alldeles för snabbt. I den här takten kommer din byrå att gå med förlust, och det är osannolikt att kunden genomför ännu ett projekt med er.

1. Beskriv din observation:
   • Jag har lagt märke till att vi har använt 65 % av utvecklingsbudgeten men bara producerat 30 % av arbetet
     
2. Beskriv vilken potentiell påverkan detta har på teamet/budgeten/projektet: 
   • Om vi fortsätter så här kommer vi att ha använt hela budgeten i april, och vi kommer att behöva minska projektets omfattning, överskrida budgeten eller dra ner på våra kvalitetssäkringsåtgärder.
3. Förklara varför du specifikt ville att den här personen skulle känna till det:
   • Jag ville prata med dig om det här eftersom jag vet att du ställer höga krav på ditt team och förväntar dig att arbetet levereras enligt tidsplanen, budgeten och kvalitetsmålen.
4. Bjud in den andra personen att komma med synpunkter:
   • Vad tycker du att vi skulle kunna göra för att förändra den nuvarande utvecklingen?
     
5. Skapa ett åtagande och avsluta samtalet med nästa steg:
   • Det låter bra, så vi är överens om att du gör x och jag gör y. Du kommunicerar med det här utvecklingsteamet och skickar ett uppföljningsmejl till dem med en kopia till mig.

Ett välstrukturerat samtal är tydligt, koncist och en diskussion där båda parter deltar.

5. Gör svåra samtal till din vän

Det kan ibland kännas som att vi ägnar mycket tid åt att släcka bränder när vi hanterar digitala projekt. Vi kämpar med allt från sena leveranser, arbete med låg kvalitet, projektfinanser i fritt fall, en omfattning som gradvis växer, sena kvällar, ett utbränt team eller helt enkelt orealistiska förväntningar på arbetstakten, servicenivån eller antalet buggar i testningen – listan kan verka oändlig.

Svåra samtal är en oundviklig del av en DPM:s liv, men genom att känna dig bekant med hur du genomför dem kommer du att vara bättre förberedd på att hantera dem framgångsrikt och uppnå det resultat projektet behöver.

Vad tycker du?

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och förebilder, och få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.