Så bygger du en projektledningsportfölj för ditt CV: guide i 5 steg
Om du undrar hur du får din jobbansökan att sticka ut från mängden visar den här artikeln hur du skapar en projektledningsportfölj – en möjlighet att visa upp din unika erfarenhet av projektledning utanför ramarna för ditt CV som projektledare.
5 steg för att skapa en projektledningsportfölj
Att ha en professionell portfölj är ett av de enklaste och snabbaste sätten att visa rekryterande chefer vilka färdigheter du bidrar med. Du behöver inte ens skapa eget innehåll. Du lyfter helt enkelt fram sådant du redan har åstadkommit!
Trots att vi känner till fördelarna med att ha en projektledningsportfölj är det märkligt att inte alla har en, eller att fler företag inte ber arbetssökande att skicka in en portfölj. Det kan bero på att människor tror att portföljer är begränsade till personer inom design, konst eller utbildning. Hur skapar man egentligen en portfölj med bara ord och siffror?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Den här artikeln lär dig hur du skapar en digital portfölj som du kan skicka med ditt CV. Å ena sidan är det enkelt att skapa en portfölj eftersom du helt enkelt sammanställer sådant du redan har gjort! Å andra sidan är det svårt eftersom du behöver gå tillbaka och gå igenom det du gjorde.
Steg 0: Bygg berättelsen under arbetets gång
I ett idealiskt scenario tar du dig an vart och ett av dina projekt med en berättelse i åtanke redan från början. Några förslag:
- För en löpande fil med projektmålen, teamets storlek, tidsplanen och budgeten
- Be om tillstånd att använda projektbilder och artefakter och ta bort allt känsligt innehåll
- Håll koll på de affärsmått som du och ditt team följer upp för att visa projektets resultat.
Föreställ dig att du förklarar projektet för en vän. Tänk på vad du skulle behöva för att kunna göra det och försök samla in dessa datapunkter medan du genomför arbetet. Det gör det mycket, mycket enklare att gå igenom det förflutna!
Steg 1: Samla in, bearbeta och kategorisera
Oavsett om du har möjlighet att utgå från dokumentation som du skapade medan du genomförde arbetet, eller om du behöver återskapa detaljerna ur minnet, behöver du samla ihop ditt material.
- Samla de viktigaste detaljerna du har och bearbeta och kategorisera dem sedan.
- Om det är till hjälp kan du göra detta parallellt för vart och ett av projekten du vill ta med i din portfölj, så att du får en uppfattning om hur du kan presentera berättelserna på ett enhetligt sätt.
Steg 2: Prioritera och organisera
Du kan välja att organisera dina projekt på många olika sätt, till exempel efter datum, relevans för jobbet du söker eller projektets storlek. Bestäm vilken viktig information du vill förmedla om varje projekt utifrån kraven för rollen du söker.
Steg 3: Välj ett format
Du kan välja mellan flera olika format när du skapar din projektledningsportfölj. Tänk dock på att många företag använder automatiserad rekryteringsprogramvara för att förhandsgranska sökande. Att ta med viktiga nyckelord från jobbannonsen hjälper inte din ansökan att uppmärksammas om materialet du skickar in är i ett format som datorn inte kan läsa.
Därför brukar jag se en projektledningsportfölj som ett kompletterande material som kan förstärka din redan fantastiska ansökan.
Möjliga format för projektledningsportföljer är bland annat:
| Format | Fördelar | Nackdelar |
|---|---|---|
| Bildspel / PDF med klickbara länkar | Innehåller instrumentpaneler eller andra visuella representationer av leveranser; Innehållet kan anpassas efter den önskade rollen | Statiskt leveransformat; Den rekryterande chefen kan ignorera bifogade filer; Kan inte skalas till en bredare målgrupp |
| Webbplats | Ser professionell ut; Dynamiskt leveransformat; Den rekryterande chefen kan vara mer benägen att granska en webbplats än en bifogad fil; Innehållet kan skalas till en bredare målgrupp | Dyr att utveckla och underhålla |
| LinkedIn-profil | Kräver minimal designkompetens; Formatet är redan välbekant för rekryterande chefer; Innehållet kan skalas till en bredare målgrupp | Det förutsägbara formatet begränsar kreativiteten och hjälper inte din ansökan att sticka ut |
| Video | Framhäver din personlighet och hjälper din ansökan att sticka ut; Visar upp dina färdigheter inom offentligt talande; Innehållet kan anpassas efter den önskade rollen | Kan introducera fördomar i rekryteringsprocessen; Kan inte nödvändigtvis skalas till en bredare målgrupp |
Steg 4: Skapa din portfölj
När du bygger upp din portfölj för projektledning bör du tänka på följande mätvärdens affärspåverkan:
- Hur många personer ingick i ditt team? Hur såg teamets sammansättning ut?
- Hur lång var projektets varaktighet?
- Vilket var budgetintervallet?
- Vilket var projektets affärsmål? (t.ex. förbättra konverteringsgraden eller vistelsetiden)
Var inte rädd för att använda kvalitativa data om du inte har exakta siffror. För att ge en känsla för omfattningen är procenttal dessutom vanligtvis mer användbara än exakta siffror.
Steg 5: Be om återkoppling
Om möjligt kan du be en mentor och/eller rekryterande chef om synpunkter på innehållet och kvaliteten i din portfölj. Låt åtminstone någon granska den färdiga produkten för att kontrollera stavning, grammatik och formateringsfel samt verifiera länkarna du har inkluderat.
Så övervinner du vanliga utmaningar med portföljer för projektledning
När du bygger upp din portfölj för projektledning kan du stöta på utmaningar. Här är några lösningar på de vanligaste problemen.
Saknade eller ofullständiga projektmätvärden
Det är svårt att skapa en datarik presentation som får rekryterande chefer att bli ivriga om du arbetar i en miljö där man antingen inte har byggt upp någon datakapacitet eller där hänsyn till kundernas känsliga information hindrar dig från att dela detaljer. I sådana situationer:
- Dela kvalitativ information, i stället för kvantitativ information, med fokus på den påverkan du hade som projektledare (t.ex. relativa förändringar och nyttan för slutanvändarna)
- Om projektinformation saknas kan du hänvisa till affärsmätvärden som är allmänt begripliga (t.ex. intäkter, klickfrekvens, samtalstider och produktivitetsnivåer).
Brist på projektvisualiseringar
Ibland har du arbetat med ett häftigt projekt, men du har inga visuella resultat att dela som visar hur häftigt projektet var. I så fall kan du överväga att använda företagslogotyper, maskerade versioner av leverabler eller bilder med öppen källkod (inte bildbanksfoton!) för att förmedla projektets tema eller påverkan.
Om du på liknande sätt har byggt en webbplats som inte längre är aktiv kan du ersätta den med skärmbilder av arbetsfiler, söka efter arkiverad information i Wayback Machine eller utforma en infografik för att i stället illustrera projektets mätvärden.
Exempel på portföljer för projektledning
Här är några exempel på projektledarportföljer som lyckas väl:
4 tips för din portfölj för projektledning
Här är några tips att ha i åtanke när du sammanställer din portfölj för projektledning.
1. Var professionell, men var dig själv
Lista naturligtvis dina meriter, men använd också portföljen för att visa din personlighet. Dina unika egenskaper kan särskilja dig från andra sökande.
2. Investera i professionella tjänster
Om du har skjutit upp att utforma en webbplats, skapa en layout för en PDF eller skriva text kan du överväga att anlita någon som gör det åt dig. Din portfölj bör göra dina prestationer rättvisa, och om design inte är din starka sida ska du inte låta det hindra dig.
More Articles
3. Tänk som en rekryterande chef
Skumma igenom din portfölj på 30 sekunder för att utvärdera den ur en rekryterande chefs perspektiv. Är designen övertygande? Framgår de viktigaste punkterna tydligt? Om inte, ta en ny titt för att se till att dina prestationer visas från sin bästa sida.
4. Utelämna inte dramatiken
Vad gjorde din resa svår? Vilka utmaningar stötte du på i projekten? Rekryterande chefer behöver inte veta hur du är i projekt där allt går smidigt och perfekt. De vill veta hur du agerar när allt brinner och håller på att spåra ur. Använd din projektportfölj för att väcka deras intresse, så att de kan bjuda in dig till en intervju om projektledning och fråga dig om den.
Vill du läsa mer?
Få praktiska insikter och råd från communityn i realtid om din projektledarportfölj genom att bli DPM-medlem. Gå med i kollektivet. Hitta dina människor.
