Varför ett starkt projektsyfte är botemedlet mot misslyckanden
Om jag skulle fråga en hel grupp människor ”Varför misslyckas projekt?”, skulle jag få många olika svar: för lite pengar, smidighet, kommunikation. Men avsaknaden av ett projektsyfte kan vara den största boven av dem alla.
Projektsyftet är viktigt: Med ett starkt syfte bakom projektet ger du gruppmedlemmarna en anledning att engagera sig och prestera i sina roller, vilket bidrar till att förebygga projektmisslyckanden.
Förstå ditt varför: Nå kärnan i projektet genom att fråga ”varför” – enligt HBR behöver du fråga fyra till sju gånger för att verkligen förstå varför ett projekt behöver finnas.
Mjuk som en fjäril, vass som ett bi: Det är viktigt att balansera mjukhet och beslutsamhet i rollen som projektledare, så att du kan förbli flexibel och nå dina mål: tidsplan, budget och omfattning.
De flesta projekt misslyckas. Med misslyckande menar vi att de inte håller rätt kurs, inte blir klara i tid eller håller budgeten. Men det betyder inte att du ska kasta in handduken innan du ens har börjat.
Projektledare kan hämta inspiration från Muhammad Alis klassiska citat för att övervinna oddsen som verkar vara emot dem.
Flyt som en fjäril, stick som ett bi.
Muhammad Ali
Det är goda råd för att driva ett framgångsrikt projekt. Det är den kombination som säger åt oss att vara mjuka och samtidigt sikta hårt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Du behöver båda delarna för att få ett projekt över mållinjen: projektledare måste vara agila, anpassningsbara och flexibla, samtidigt som de har koll på tidsfrister, håller rätt kurs och får med sig alla berörda när de hanterar komplexa projekt.
Varför projektets syfte är viktigt
Men om det är svaret, varför misslyckas då fortfarande projekt? Det finns faktiskt en andra del av det Ali sa som vanligtvis glöms bort, men jag tror att den är avgörande för att förstå varför de flesta projekt misslyckas.
Flyt som en fjäril, stick som ett bi; hans händer kan inte träffa det hans ögon inte kan se.
Det är likadant med projekt. De vanligaste orsakerna till projektmisslyckanden är lätta att räkna upp – för lite tid, för lite pengar, för lite kompetens, för lite kommunikation – men det är lätt att glömma hur viktigt projektets syfte är.
Om team arbetar mot något de inte bryr sig om eller inte förstår varför de gör det, kan den bristen på syfte skicka vilket projekt som helst rakt ner i graven.
I en nyligen publicerad artikel från McKinsey uppgav hela två tredjedelar av de USA-baserade anställda att pandemin fick dem att reflektera över sitt syfte, hälften övervägde vilken typ av arbete de utför och tre gånger så många millenniegenerationer kliade sig i huvudet och tänkte om kring sitt nio-till-fem-jobb.
Om 70 % av teammedlemmarna får en känsla av syfte genom sitt arbete, men inte vet varför de arbetar, kommer teamet att tappa kraft i ringen med mindre energi, mindre engagemang, mindre tillfredsställelse och lägre produktivitet. Det innebär negativa resultat för projekten.
3 sätt för projektledare att skapa ett starkt projektsyfte
Projektledare kan vidta några åtgärder för att säkerställa att projektteamen har en stark känsla av syfte:
- Bekräfta önskan om ett projektsyfte
- Förklara varför
- Föregå med gott exempel
Bekräfta önskan om ett syfte
Tre fjärdedelar av alla människor får en känsla av syfte genom sitt arbete. De flesta sätter sig vid sina skrivbord med en önskan om att bidra på ett meningsfullt sätt, oavsett om de är medvetna om det eller inte. Syftet driver människor framåt, medan avsaknaden av det dränerar dem.
Nästa gång du startar ett nytt projekt, se dig omkring och tänk på att varje individ är skapad för att arbeta med ett syfte. Och inte bara det: när de gör det blir deras arbetsresultat två till fem gånger bättre än när syftet saknas.
Förklara varför
Om du inte kan förklara varför ett projekt genomförs bäddar du för att alla ska bygga planlöst. Som projektledare behöver du slå ner en kraftfull påle i marken redan när projektet startar och ställa den viktiga och ofta svårfångade frågan: varför? Och inte bara en gång!
Harvard Business Review hävdar att man behöver fråga varför 4–7 gånger för att nå fram till kärnan i varför ett projekt behöver finnas. Utan detta försvinner produktiviteten och framgången offras, men när man vet varför skapas motivation, lösningar sållas och drivkraft byggs upp.
Genom att gå till botten med varför kommer ditt team att känna sig samordnat och enat kring ett tydligt syfte som hjälper alla att nå mållinjen.
Föregå med gott exempel
Projektledare måste vara ett exempel på syftet i praktiken. Om ditt team inte ser det ske högst upp i organisationen är det mindre sannolikt att det återspeglas längre ner.
I en undersökning bland över 4 000 medarbetare fann Deloitte: ”Mer än 80 % av de svarande sa att det är viktigt att ledande chefer agerar i linje med organisationens syfte, men bara 55 % instämde i att de gör det.”
Om du vill få mer av den energi, det engagemang, den tillfredsställelse, produktivitet och kvarhållning i teamet som kommer av att de upplever ett meningsfullt syfte i arbetet, måste du själv vara den levande definitionen av det.
Ladda ner vår ultimata checklista för projektplanering nu!
Vad händer härnäst?
Ett sätt att öka sannolikheten är genom att bemästra digital projektledning, ett program som vi har byggt för att ge dig det tankesätt, den kompetens och den verktygsuppsättning du behöver för att leda projekt tryggt i en digital kontext.
Här utforskar vi bästa praxis för att samordna, planera och leda projekt, liksom din ledarstil och hur du kan vara det exempel på prestation som du vill se återspeglas tillbaka från dina team.
