AI inom projektledning: Hur tryggt är ditt jobb?
AI oroar många projektledare nuförtiden, och det är inte utan anledning. Vi besvarar dina brännande frågor om hur mycket av en projektledares arbete som kan utföras av AI och om AI kommer att ersätta projektledare helt. Dessutom får du veta hur du kan förbereda dig på de störningar som orsakas av denna nya teknik.
Kommer artificiell intelligens (AI) att göra jobb inom projektledning överflödiga? Redan 2019 uppskattade experter att AI skulle ta över 80 % av projektledningsuppgifterna senast 2030—och det var innan ChatGPT.
Som jag lärde mig när jag rapporterade om AI:s påverkan på datavetenskapsutbildningar vid universitet för The Atlantic är gårdagens konventionella visdom om ”framtidssäkra” kompetenser dagens öppna fråga när det gäller att förutsäga vems jobb som är skyddade mot ny teknik.
Sanningen är att projektledare tillhör den kategori människor som löper störst risk att påverkas av AI: högutbildade och välbetalda arbetstagare. Det är en tydlig omsvängning från tidigare förutsägelser om att kunskapsarbetare skulle vara mindre känsliga för teknisk automatisering.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Men det betyder inte att allt hopp är ute. Tvärtom var de teknikexperter jag talade med övertygade om att AI-verktyg kan göra arbetslivet bättre för många yrkesverksamma genom att minska tiden de lägger på monotont arbete och bana väg för innovation.
Projektledare som tar till sig dessa verktyg i stället för att frukta dem kommer att vara väl rustade att navigera sina karriärer—och sina team—genom de kommande vågorna av teknisk omvälvning på sätt som kan revolutionera hela området.
De som ligger i framkant när det gäller att använda AI i projektledning delar en liknande grundsyn: AI ersätter uppgifter, inte människor.
Även om det verkar sannolikt att generativ AI kommer att ta över många av den typiska projektledarens administrativa funktioner, som schemaläggning och hantering av budgetar och riskloggar, är dessa uppgifter underordnade projektledarens viktigaste uppdrag: att leda människor. Den delen av pusslet—den mänskliga delen—ligger utanför räckvidden för en AI:s databehandlingsförmåga.
I’ll cover:
AI är bara så bra som personen som använder den
”Alla som känner till Tony Stark vet att han hade en AI som hette J.A.R.V.I.S. … och en sak som gjorde J.A.R.V.I.S.:s resultat så bra var hur bra Tony Starks instruktioner var”, säger Joshua Ananaba, en entreprenör och digital programledare baserad i Lagos, Nigeria. ”Det Tony bad J.A.R.V.I.S. att göra var alltid mycket detaljerat. Det var det som gjorde J.A.R.V.I.S. kapabel att skapa fantastiska saker.”
Som Ananaba ser det erbjuder J.A.R.V.I.S. mer än en träffande analogi till dagens AI-utveckling. Den fiktiva AI:n fungerar som en påminnelse om nödvändigheten av den mänskliga kontakten i verkliga interaktioner med ny teknik.
AI bör alltså ses inte som ett existentiellt hot, utan som en pålitlig medhjälpare.
”Vi hjälper dem att hjälpa oss att göra våra jobb bättre”, säger Matthew Fox, en självständig projektledare i Denver, Colorado. ”Det är inte så att AI-verktyg kommer att ersätta någon av oss. Det är att de av oss som använder AI-verktyg kommer att ersätta dem som inte gör det.”
De första användarna kastar sig in
Övergången till en AI-era börjar med nyfikenhet. Många branschledare experimenterar redan med att använda AI-verktyg för att påskynda arbetsflöden och processer samt underlätta önskade projektresultat. Vissa ser redan dessa nya tekniker som ett oumbärligt tillskott till projektledarens verktygslåda.
Annie MacLeod, medgrundare av Project Management GameBoard i Kelowna, British Columbia, och veteran inom projektledningsbranschen sedan mer än 30 år, hör till de entusiastiska tidiga användarna. Hon ser dagens AI-revolution som en drivkraft för positiv förändring. ”Jag tror att den har potential att föra in bästa praxis i många projektledares situationer”, säger hon.
Som exempel förklarar MacLeod att hon ofta ser sina projektledningsstudenter eller coachningsklienter stöta på ett hinder i projektledningen vars lösning är svår att ringa in i trasslet av projektets många rörliga delar.
Generativa AI-program, däribland ChatGPT, kan vara användbara för att spontant ta fram möjliga angreppssätt för att hantera olika problem. ”Om jag har ett projektteam som brainstormar kring vilka lösningar på ett problem som finns, kan jag fråga AI:n vilka möjliga lösningar som finns och sedan få teamet att sålla bland dem och utveckla dem”, säger MacLeod.
Om jag har ett projektteam som brainstormar kring vilka lösningar på ett problem som finns, kan jag fråga AI:n vilka möjliga lösningar som finns och sedan få teamet att sålla bland dem och utveckla dem.
MacLeod använder också AI för att identifiera möjliga luckor i ett teams kapacitet att leverera. Ibland frågar hon chatboten vilka färdigheter teamet behöver använda för att felsöka ett visst problem. Därefter kan hon bedöma om teammedlemmarna har de nödvändiga färdigheterna till hands och avgöra hur ansvarsområden ska fördelas.
Hon kan också avgöra om det är meningsfullt att lägga ut vissa uppgifter på underleverantörer. Denna process kräver en stor dos mänskligt, professionellt omdöme—AI:ns förslag är ganska generiska—men övningen är användbar för att ta sig förbi fasen med ”den tomma sidan” när man kartlägger projektomfattningen.
AI driver strategiskt tänkande
Dessutom finns den AI-fördel som mindre är en biprodukt av tekniken än av den mänskliga potential som tekniken möjliggör. För att över huvud taget få en AI att generera användbara resultat måste PMs ställa rätt frågor. Det innebär att stanna upp och fundera över hur varje del av projektet hänger ihop och hur en komponent rent logistiskt kan ge näring åt nästa.
För att över huvud taget få en AI att generera användbara resultat måste PMs ställa rätt frågor.
Med andra ord kräver det att helt enkelt använda en AI att PMs vässar sin strategiska helhetssyn och tänker igenom potentiella problem och lösningar, samtidigt som de beaktar sambandet mellan varje steg.
”Det finns en så stor andel projekt där vi går från problem till lösning utan att göra hemläxan däremellan, och utan att göra ordentlig planering”, säger MacLeod – ett fenomen som kanske kan förklara varför en stor andel projekt inte slutförs framgångsrikt. Med AI som kan påskynda projektplaneringsprocessen antar MacLeod att fler projekt framöver kanske ”faktiskt kommer att... genomföras med en plan”.
Thako Harris, operativ chef på den Minneapolis-baserade kreativa byrån Skully Rebels, pekar på en ännu mer uppenbar fördel med AI-tekniken: möjligheten att utnyttja stora mängder projektdata för att förbättra andelen framgångsrika projekt.
Inom en inte alltför avlägsen framtid kommer AI-program att kunna ge en heltäckande översikt över tidigare projekt och historiska data, vilket möjliggör mer välgrundade beslut om budgetar och intressenternas timmar.
Den här övergången kommer att minska behovet av gissningar och sannolikt göra företag mer lönsamma – särskilt när AI-verktyg för projektledning blir kapabla att ta det administrativa grovarbetet från projektledarnas bord (och kostnadsfria AI-verktyg för projektledning undanröjer kostnaden som ett hinder för att komma igång). Men på vissa sätt kommer förändringen också att fundamentalt ändra karaktären på PM:s arbete.
Värdet [hos en PM] kommer att ligga i att strategiskt utforma samspelet mellan just din kompetens och alla strukturella faktorer och aktörer i verksamheten.
En AI har kapacitet för ”syntes genom råstyrka och sammanställning”, förklarar Harris, men det är upp till den enskilda PM:en att ”strategiskt skapa mening av det” på personnivå.
Han förutser att det kommer att bli avgörande att varje PM kan se på ett team och förstå hur varje medlem arbetar – att till exempel kunna säga: ”den här personen är grinig, den här personen är glad, de här två går varandra på nerverna eftersom deras personligheter inte riktigt fungerar bra klockan 09.00”, säger Harris. ”Om du kan arbeta med AI:n och [ägna dig åt] mästerplaneringen av hur alla arbetar tillsammans tror jag att det är den vinnande kombinationen.”
Hur projektledare kan hjälpa AI att hjälpa sig själv
Detta för oss tillbaka till den dubbelbottnade fråga vi började med: huruvida den generativa AI-programvarans kapacitet – och begränsningar – har nått en sofistikerad nivå som hotar projektledarnas framtid på arbetsmarknaden.
Ur en rent teknisk synvinkel är svaret ett bestämt nej; generativ AI är ännu inte tillräckligt ”smart” för att självständigt hantera projekt. Precis som projektledningens område bygger på den mänskliga kontakten kräver användning av AI-system noggrann mänsklig input.
AI håller för närvarande på att lära sig. Från och med nu och kanske under det kommande decenniet kommer AI fortfarande att lära sig. Och en sak som jag anser att alla yrkesverksamma bör göra är att lära sig tillsammans med AI och lära sig att skapa instruktioner som gör det möjligt för AI att utvecklas och prestera bättre.
Det innebär att vara proaktiv när det gäller att införa AI-verktyg som stöd i de projektledningsuppgifter som beskrevs tidigare – idéarbete, planering och hantering av administrativa detaljer som tidplaner och budgetar – och att ytterligare fokusera på de projektledningskunskaper och arbetsuppgifter som AI inte kan efterlikna.
Experter är överens om att de människocentrerade, strategifokuserade delarna av projektledning inte bara är de färdigheter som AI inte kan återskapa, utan också kommer att bli områdets fokus framöver.
Dessa färdigheter omfattar problemlösning och kritiskt tänkande; samarbetsinriktat ledarskap; strategiskt tänkande; beslutsfattande under press och, framför allt, kommunikation – inte bara med andra mänskliga teammedlemmar, utan också med AI-verktyg under projektets olika genomförandefaser.
Att ställa rätt frågor för att få användbara svar från AI-plattformar är kanske ironiskt nog en grundläggande mänsklig färdighet som varje projektledare bör börja utveckla.
Diskutera AI:s roll inom projektledning och hur (eller om) du använder AI i ditt dagliga arbete tillsammans med hundratals andra digitala projektledare – bli medlem och delta i samtalet i vår Slack-gemenskap!
