De bästa strategierna för sammanfattning och anteckningar

Vi börjar med att ta itu med det stora problemet med att anteckna.

Vad gör det så svårt att anteckna?

Det är viktigt att börja med att identifiera min vanligaste anteckningssituation som bakgrund: att anteckna som projektledare i ett gruppmöte, oavsett om det är ett samtal med många intressenter eller ett planeringsmöte med kärnteamet.

Ofta kräver den här situationen att projektledaren både leder mötet och antecknar samtidigt. Dessa ansvarsområden kräver olika färdigheter och olika delar av hjärnan; den ena rollen handlar om att presentera och styra mötets riktning (vilket vanligtvis innebär att dela information och kunskap under mötets gång), medan den andra handlar om att aktivt lyssna, bearbeta, dokumentera och reagera.

Att växla mellan de två rollerna samtidigt som man följer en planerad agenda (och gör det på ett bra sätt) kan vara en överväldigande utmaning. Den utan tvekan viktigare av de två rollerna är att leda mötet, så det är nödvändigt att skapa anteckningsstrategier som fungerar tillsammans med ständiga kontextväxlingar. 

En modell för att prioritera anteckningar

De mest detaljerade och djupgående anteckningarna visar sig ofta vara nästan värdelösa med tanke på sammanhanget där de skrevs. Du är inte en domstolssekreterare vars uppgift är att återge det som sades ord för ord. Gör faktiskt inte det; mänskligt tal är ofta något osammanhängande när det skrivs ner ordagrant, och då måste man läsa en överdrivet stor mängd information för att hitta guldkornen.

När det gäller mötesanteckningar är de egentligen bara användbara om de snabbt kan sökas igenom och skummas senare för att hitta relevant information. Prioritering är avgörande.

Vanligaste anledningarna till att söka igenom gamla anteckningar

1. Ta reda på vem som ska göra vad
2. Gå tillbaka till och förtydliga fattade beslut
3. Hitta mer sammanhang kring krav
4. Lösa meningsskiljaktigheter och tvister (och i viss mån CYA)

Det viktiga här är alltså att använda anteckningsstrategier som passar dina behov.

Vad ska du skriva ner i dina anteckningar?

Måste fångas upp

• Åtgärdspunkter: Om du inte antecknar något annat, fånga åtminstone upp åtgärdspunkterna (även kallade att göra-punkter, uppgifter, åtgärdsförfrågningar eller många andra benämningar i olika organisationer). Dessa kommer att fungera som grunden för att hålla alla samordnade och få arbetet att gå framåt. Jag föredrar ett enkelt format: ”[Personens namn] ska [specifika uppgifter] senast [förfallodatum].”
• Beslut: Många möten går på djupet i diskussioner om funktioner och tillvägagångssätt. Mycket av den detaljrikedomen kommer inte att vara värdefull senare, men det är viktigt att tydligt definiera resultatet och det beslut som gruppen kom överens om.
• Krav och specifikationer: Du behöver utveckla ett sjätte sinne för när krav dyker upp under diskussionen. Ibland kommer de oväntat mitt i ett samtal. Men uppenbarligen är de viktiga att dokumentera (och samla på ett ställe i stället för att bara ha dem i anteckningarna), så att du inte behöver återkomma till och diskutera dem på nytt senare.

Fånga upp efter eget omdöme

• Diverse diskussionspunkter: Använd ditt bästa omdöme när du avgör vilka delar av diskussionen som ska fångas upp. Om du känner på dig att det kan finnas behov av att återkomma till något senare, är det bättre att anteckna det! Om diskussionen handlar om ett ämne som redan är väl dokumenterat i kraven eller inte är väsentligt för teamets kunskap, är det bättre att vara kortfattad.
• Åsikter och debatt: Som nämnts ovan är det viktigaste att fånga själva beslutet om ett beslut fattas; diskussionen som ledde fram till det? Kanske inte lika mycket. Men om en fråga lämnas obesvarad är det definitivt värt att skriva ner de olika alternativen som övervägs.
• Idégenerering: Återigen är resultat och beslut de viktigaste delarna av en idégenerering att fånga upp, men det kan finnas ett värde i att dokumentera detaljerna. Om ni använder en whiteboard, ta bara foton och lägg till sammanhangsskapande anteckningar senare!
• Allmänt samtal: För det mesta ger det inte särskilt mycket värde senare att dokumentera samtalet i detalj. Håll i stället öronen öppna efter åtgärdspunkter, beslut och krav när de dyker upp.

Fånga inte upp

• Tvetydiga ståndpunkter: Ibland kan intressenter börja debattera med sig själva och ändra fram och tillbaka på sin ståndpunkt när de överväger en fråga. Jag föreslår att du inte dokumenterar detta och riskerar att göra resultatet otydligt (men dokumentera definitivt resultatet).
• Artighetsfraser: Det är alltid roligt att jämföra vem som har bäst väder för tillfället, men för anteckningarnas skull? Definitivt inte nödvändigt!

Förfina dina anteckningsstrategier

Nu när vi har gått igenom detaljerna kring själva antecknandet är det värt att behandla den övergripande processen som leder till lyckade anteckningar. Det finns ett antal viktiga saker som jag gör (eller ofta ångrar om jag hoppar över) när jag antecknar under möten, bland annat:

• Skapa en agenda: Det här är en grundkurs i projektledning, men även de mest erfarna mötesledarna kommer ibland oförberedda. Om du tar dig tid i förväg att planera en agenda kan du bättre styra mötets tempo och planera för de troliga ögonblick då viktiga anteckningar behöver göras.
• Anteckna i förväg: Det fina med att ha en agenda är att du kan börja anteckna redan innan mötet. Skriv ner de viktigaste diskussionspunkterna som ska presenteras i förväg. Det vore dumt att försöka anteckna vad du säger medan du pratar!
• Förbered anteckningsverktyg: Om du har ditt anteckningsverktyg redo, förformaterat med agenda och sammanhangsrelaterade ämnen innan mötet börjar, minskar arbetet under mötet.
• Avsätt 10 minuter före mötet (särskilt för samtal): Jag skulle kunna skriva ett helt separat blogginlägg om verktyg för röst- och videosamtal, men det räcker att säga att om du är redo tidigt och testar AV-utrustningen minskar du problemen och ser till att du kommer igång i tid. Om du har hela den avsatta tiden till ditt förfogande och kan höra alla leder det till ett mindre stressigt samtal, vilket innebär bättre anteckningar.
• Avsätt 10 minuter efter mötet: Diskussionens sammanhang kommer aldrig att vara färskare i minnet än direkt efter ett möte. Använd den här tiden till att rensa upp bland dina anteckningar, organisera om dem efter behov, lägga till detaljer där det kan finnas luckor och ta bort anteckningar som visade sig ha begränsat värde. Bonus: gå igenom anteckningarna och leta efter krav som bör abstraheras till en centralt dokumenterad plats. Du har väl en sådan?

Nyckeln till att skriva minnesvärda anteckningar är att anteckna 10 minuter före och efter möten.

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Så prioriterar du uppgifter på ett smart sätt
• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

Tips och knep för din anteckningsverktygslåda

Ovan har jag beskrivit mina allmänna anteckningsstrategier och mitt tillvägagångssätt för prioritering, men det finns ett antal andra knep som jag använder för ytterligare effektivitet och färre problem:

• Skriv ofullständiga anteckningar: Hoppa över ord, använd nyckelord och skriv ofullständiga meningar. Följ sedan genast upp medan du fortfarande har sammanhanget i färskt minne, så att texten blir mer lättläst.
• Anteckna i rätt sammanhang: Förlita dig inte alltför mycket på dina vanliga anteckningsstrategier. Om mötet är en designgranskning med en kund i Invision, skriv anteckningarna som kommentarer i Invision. Om du granskar statusen för JIRA-ärenden, skriv anteckningarna som kommentarer i de relevanta JIRA-ärendena. Om du granskar ett kravdokument i Google Dokument, skriv anteckningarna som kommentarer i Google-dokumentet. Oavsett vilken programvara för projektledning du använder. Du förstår principen!
• Spela in det som verkligen är viktigt: Om du måste leda en workshop eller ett stort möte med så många komplexa delar att det inte är rimligt att förvänta sig att du lyckas anteckna, spela in ljudet (och/eller videon). Ingen annan än du kommer någonsin att ta sig tid att lyssna på ljudinspelningen, men du har åtminstone ett sätt att senare rekonstruera detaljerna till lämplig dokumentation.
• Google är din vän: När du leder ett projekt för en ny plattform som du inte känner till är det oundvikligt att termer och akronymer som du inte förstår kommer att dyka upp. Gör din bästa fonetiska tolkning av det som sades (förutsatt att du inte stannade upp och bad om ett förtydligande under mötet) och skriv in den i Google tillsammans med all tillgänglig kontext. Oftare än inte får du då svaret. Om inte, och förutsatt att hela teamet inte hade samma förvirrade blick under diskussionen, är det troligt att en eller flera av dem kan förklara detaljerna som gjorde dig osäker.

Mindre är mer

Om du bara tar med dig en sak från det här inlägget är det att mindre är mer när det gäller mötesanteckningar! Ju längre jag har antecknat, desto mer koncisa har anteckningarna i allmänhet blivit. Missförstå mig inte – det är avgörande att ha anteckningar, och att skriva bra anteckningar är en viktig del av ett välfungerande projekt. Men min nuvarande definition av ”bra” anteckningar bygger på en tydlig inställning att mindre är mer.

Ofta har ett möte på en timme tio eller färre viktiga ämnen och ögonblick som måste finnas med i anteckningarna. Möten kan vara röriga (även med en agenda), men det betyder inte att dina anteckningar behöver vara det; hitta signalen i bruset!