Skuggjustering är ditt projekts spöke
Skuggjustering: Informella processer i projekt kan leda till förlorad kontroll och ojämna resultat.
Orsaker: En social önskan om samordning, externa beslutsinfluenser och odokumenterade genvägar i processerna bidrar till skuggjustering.
Att utnyttja det som en superkraft: Förbättrad teamkommunikation, transparens i beslutsfattandet och dynamisk dokumentation kan göra det möjligt att utnyttja fördelarna med skuggjustering.
Innovation: Att synliggöra skuggjustering främjar innovation.
Jag älskar den där känslan när ett möte avslutas med att alla nickar instämmande kring en tydlig väg framåt. Jag avskyr känslan när vi samlas igen och upptäcker att ingen gjorde det de sa att de skulle göra, eller ens på det sätt de sa att de skulle göra det. Det här är klassisk skuggalignering, och det kan hända på alla nivåer i en organisation.
Vad är skuggalignering?
Generellt sett är skuggalignering varje projekts inofficiella gråzon. Det kan vara allt från inofficiella intressenter som påverkar beslut till alternativa processer som kringgår byråkrati för att leverera i tid. Det är inte alltid något dåligt — faktum är att det kan vara ett projekts superkraft. Men när du inte är medveten om att det pågår kan det kapa ditt projekt, skapa inkonsekventa resultat och införa hinder för skalning.
Vad orsakar skuggalignering?
Men innan jag går för djupt måste jag erkänna en sak: när det gäller skuggalignering är jag lika skyldig som alla andra. Varför? Det finns många anledningar, men här är de tre viktigaste:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
För det första är människor sociala varelser som längtar efter samstämmighet. Vi VILL vara samstämda. Vår överlevnad brukade vara beroende av att vara samstämda med gruppen, även om vi själva skapar mening utifrån ett gruppsamtal. Det kan leda till nickningar under ett möte även om alla går därifrån med en annan förståelse.
För det andra kan mycket hända mellan de officiella mötena. När du faktiskt sätter dig ner för att utföra arbetet är det mycket mer omfattande än vad det verkar i ett mötessammanhang. När vi därför ställs inför beslut kan vi be om andras synpunkter, eller påverkas av andra kollegor — inklusive våra AI-teammedlemmar — att gå i en något annan riktning.
För det tredje känner högpresterande teammedlemmar ansvar för att leverera enligt sina åtaganden, och det kan driva dem att hitta vägar runt långsamma och uppsvällda processer som formell resursfördelning, beslutsmöten med ledningen och godkännanden av verktyg. I stället kanske de ber kollegor om gentjänster, utnyttjar skugg-IT och väljer att be om ursäkt snarare än om tillstånd.
Verkligheten är att det är så här de flesta projekt genomförs i den snabbföränderliga digitala världen. Vi är kulturellt programmerade att väja för rödljus och trafikstockningar och fatta hundratals mikrobeslut på vägen för att spurta mot mållinjen i full fart.
Men även om det är spännande och ofta mycket effektivt har det också konsekvenser.
Verkligheten är att det är så här de flesta projekt genomförs i den snabbföränderliga digitala världen. Vi är kulturellt programmerade att väja för rödljus och trafikstockningar.
Skuggaligneringens inverkan
Det som är svårt att uppskatta med skuggalignering är att dess inofficiella karaktär i praktiken innebär att teammedlemmar agerar på eget bevåg. Ibland sker det med de bästa avsikter — och ibland genom att använda otroligt uppfinningsrika metoder — men oftast är det en typ av blixt som är omöjlig att fånga i en flaska.
Kapad kontroll
Den främsta konsekvensen är att du som projektledare förlorar kontrollen. Rätt saker händer, men de händer bakom din rygg. Det innebär att du, som ansvarig leveransledare, kan behöva besvara svåra frågor utan att ha svaren. Det innebär också att inofficiella medlemmar av ditt team påverkar arbetet utan din vetskap och styr saker i rätt riktning för att tillgodose sina intressen, inte nödvändigtvis dina. Det kan kännas som framgång, men är egentligen bara kontrollerat kaos som utger sig för att vara kraftfulla resultat.
Skapa inkonsekventa resultat
Att ha många händer på ratten leder sedan till inkonsekventa resultat mellan dina projekt. Utomstående tror att det handlar om slumpen och förstår helt korrekt att varje projekt är annorlunda och att varje projektteam har en unik dynamik. Men det är inte bara det, eller hur? Det handlar om de teammedlemmar som bokstavligen är ess i rockärmen, om marionettspelarna som väljer vilka trådar de ska dra i och om det magiska stoft som ger din förmåga att leverera fantastiska resultat när det spelar roll för någon annan — inte tack vare dig … och ibland till och med trots dig.
Begränsa din förmåga att skala
Och när du ser bortom dina egna projekt finns det något ännu mer olycksbådande: det du och dina team gör går inte att återskapa. Det är inte svårt att återskapa, det är omöjligt att återskapa. Dina och dina teams framgångar är mirakel, inte det normala sättet att arbeta. Och det du har är drömteam, sammansatta av enhörningar som inte kan klona sig själva i hela verksamheten.
Så även om du och ledningsgruppen gärna skulle vilja bevara det som du och dina team kan åstadkomma kommer ni att misslyckas. HR kommer att påbörja ett fruktlöst sökande efter enhörningstalanger, och verksamhetsavdelningen kommer att försöka skapa en handbok, men innerst inne vet du att det är en prisbelönt maträtt där ingen känner till receptet.
Så bemästrar du skuggsamordning
Så går det verkligen att precisera skuggsamordning tillräckligt för att förstå den? Jag tror det. Här är 5 sätt att göra skuggsamordning till din superkraft.
Gör ditt team till strategiska projektledare
Vår expertledda utbildning i projektledning hjälper team att gå från att leverera resultat till att skapa utfall.
Skapa en bättre beslutsstruktur
Det bästa sättet att få kontroll över skuggsamordningen är att skapa tydlighet kring hur beslut fattas. Inte de stora beslut som fattas på formella möten, utan de tusentals mikrobeslut som fattas längs vägen.
Du behöver inte skapa en RACI-matris lika lång som Iliaden, men du och teamet bör åtminstone vara överens om vem som kan rådfrågas om mikrobeslut längs vägen. Och om det är en påträngande skuggintressent ska du ändå skriva ner det. Låt din beslutsstruktur återspegla verkligheten, inte formaliteten.
Om tydligheten finns där blir samtalen mer transparenta, och du kan börja planera utifrån den. Du vet att det är UX-chefen som tillfrågas om råd kring designen, inte den kreativa chefen, och du vet att den seniora utvecklaren som inte ens ingår i ditt projekt är den självklara auktoriteten när det gäller arkitekturråd.
Låt din beslutsstruktur återspegla verkligheten, inte formaliteten.
Bemästra konsten att stämma av
Kombinera sedan detta med bättre avstämningar med teamet. Skuggsamordning sker mellan de formella mötena, så förlita dig inte bara på de formella mötena och bli överraskad varje gång.
Och tjata inte bara heller. Det är skillnad mellan ”hej, ligger allt i fas inför fredagens deadline?” och ”kan du berätta var du befinner dig i arbetet?”. Och det är skillnad mellan ”är det något som blockerar dig?” och ”vilken är den största utmaningen du står inför just nu, och kan jag hjälpa till med den?”.
De första exemplen är passiva och hoppas på att svaret ska bli ”allt är bra”. De senare exemplen är proaktiva och kräver ett mer detaljerat svar som kan ge dig inblick i deras arbetssätt, sinnestillstånd och huruvida det har funnits någon påverkan från inflytanden som du kanske inte hade förutsett och som kan behöva tas med i beräkningen.
Dokumentera, men anpassa också
Och självklart bör du dokumentera saker så att folk kan hänvisa till beslut och ansvarsområden utanför systemet: mötesanteckningar med åtgärdspunkter; tilldelade användarberättelser i sprintens backlogg; uppgifter i uppgiftshanteringssystemet — de vanliga misstänkta. Men anta inte att dessa saker kommer att förbli oförändrade i mer än några minuter. Teammedlemmar blir sjuka eller dras in i andra projekt; uppgifter gör andra uppgifter irrelevanta; prioriteringar skiftar; tekniken förändras; finansiering dras in. När som helst måste du arbeta utifrån verkligheten, inte förhoppningar.
Men stanna inte upp för att uppdatera all dokumentation. Skapa en kultur där förändring förväntas och snabbt kan loggas eller kommuniceras, så att människor inte blir överraskade när ni kommer till nästa formella avstämning och Arlo och Rose har bytt designuppgifter eller alternativet med det frikopplade innehållshanteringssystemet har skrotats.
Osäker på om du har kapacitet att göra det? Överväg att bygga ett agentbaserat arbetsflöde som hämtar beslut från chattar och mötesanteckningar och för in dem i en beslutslogg som du kan granska och som teamet kan komma åt, i stället för att söka igenom sidor med Slack-meddelanden.
Utveckla teamets kommunikationsförmåga
Men detta kan inte åstadkommas enbart med verktyg och artefakter. Du och ditt team behöver bli bättre på att kommunicera. Det innebär mindre enkelriktad informationsspridning och fler möjligheter att ställa frågor och föra dialog. Det innebär att skapa en vana där alla återger hur de har förstått något, så att eventuell bristande samsyn upptäcks tidigt. Det innebär att få alla att bli bra på aktivt lyssnande — särskilt du som projektledare.
Det här är inte woke-trams. Det handlar om mänskliga färdigheter som ökar kommunikationens exakthet och tillförlitlighet i en värld där det inte längre finns lika stort utrymme för misstag och missförstånd. Världen vill att ditt projekt ska levereras snabbt, och även om vi människor inte är lika snabba som verktygen och tekniken omkring oss, måste vi göra vår roll värdefull och inte felbenägen.
Världen vill att ditt projekt ska levereras snabbt, och även om vi människor inte är lika snabba som verktygen och tekniken omkring oss, måste vi göra vår roll värdefull och inte felbenägen.
Skapa förtroende, trygghet och rebelliskt experimenterande
Slutligen bör du inte kväva innovation och upptäckten av nya arbetssätt bara för att du vill ha fullständig och total auktoritär kontroll. Om du har omsatt de tidigare taktikerna i praktiken bygger du en snabb och iterativ plan för mycket effektiva processer som är förankrad i verkligheten, inte i teorin. Dessutom har du bokstavligen lyft fram den dolda samsynen ur skuggorna, så att den kan diskuteras, utforskas och bedömas utifrån sin bredare användbarhet.
För det som kännetecknar dold samsyn är att den är innovation. Det handlar om människor som hittar sätt att lösa eller ta sig förbi komplexa problem. En del av det kommer att vara hänsynslöst och få negativa konsekvenser för andra delar av ditt projekt. Annat kommer att vara ögonblick av briljans som du vill bakåtkonstruera.
Men om du ignorerar det eller låter det få övertaget kommer du helt att gå miste om fördelarna.
Det som kännetecknar dold samsyn är att den är innovation. Det handlar om människor som hittar sätt att lösa eller ta sig förbi komplexa problem.
Tänk om den dolda samsynen bara… försvann?
Ärligt talat är jag inte säker på att det är den idealiska visionen här — särskilt mot bakgrund av AI, som driver kapitalistiska samhällen att bli både robotiserade och innovativa på samma gång. Det är ett dilemma — en omöjlig gåta.
Men det vi gör i skuggorna är väldigt mänskligt. Det är experimenterandets anda utan övermodet. Det är lagarbete som bygger på band och åtaganden mellan människor. Det är makt och inflytande som kommer från oväntade håll.
Som människorna i loopen bör vi inte bara äga besluten, godkännandena och kvalitetskontrollen. Vi är inte fabriksledare som övervakar ett löpande band. Inte än, åtminstone. Under tiden bör vi därför vara inspirationsskapare. Vi bör vara den kaotiska koefficient som tillför en viss oförutsägbarhet. Vi bör drömma, påverka, bedriva politik och forma samarbetets röriga mellanrum. För det är så vi kommer fram till något nytt som ingen har tänkt på tidigare. Faktum är att det är det enda sättet vi någonsin har gjort det på.
Vad tycker du?
Men jag är också intresserad av dina tankar kring detta. Vad betyder dold samsyn för dig? Och är det något vi bör försöka undanröja och kontrollera? Berätta vad du tycker i kommentarerna!
