5 steg för att sätta gränser på jobbet för projektledare 2026
Dags för en berättelse.
År 2002, innan distansarbete hade blivit allmänt accepterat som ”något man faktiskt gör”, hade jag ett distansjobb. Det lät som en dröm – att få betalt för att arbeta utan att behöva lämna min lägenhet, på mitt eget schema och med mina egna arbetstider, vilket i praktiken blev ”när jag inte gjorde annat”.
Det dröjde inte länge innan jag sa upp mig från jobbet eftersom jag var känslomässigt och fysiskt utmattad, och min familj, som var trött på att se mig arbeta i gårdagens pyjamas klockan 18, sa att något behövde förändras.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Spola fram till 2009. Nu arbetar jag heltid på ett företag inom bankbranschen, som är känt för sin ojämna könsfördelning. Att vara kvinna på en avdelning för män var ganska skrämmande. Jag försökte skapa allianser med personer som jag visste skulle föra min talan under möten som jag inte blev inbjuden till.
Ett tydligt minne jag har är en sms-konversation med en av dessa allierade, där jag försökte hitta ett sätt att säga till honom att han hade en fästmö och att han borde sluta skicka antydande och rentav trakasserande sms till mig, vilket han fortsatte att göra ändå … medan jag var på min dotters softballmatch.
Spola fram igen till 2016. Nu är jag äldre och klokare, projektledare på en byrå där jag återigen arbetade hemifrån. Den här gången visste jag att hålla faktiska arbetstider och faktiskt klä på mig varje dag.
Men jobbet var löjligt krävande, och jag arbetade 12+ timmar om dagen för att hinna med. Det innebar också att jag fick kollegor att arbeta 12+ timmar om dagen. Jag sa till ledningen att jag hade för många projekt på mitt bord – jag känner mina gränser (eller trodde att jag gjorde det). Inte långt därefter fick jag sparken.
Vad har alla dessa berättelser gemensamt? En fullständig brist på gränser på jobbet.
Sådant här kan hända vem som helst, men jag har upptäckt att det händer projektledare betydligt oftare, på grund av arbetets natur, där vi känner att vi måste hålla människor nöjda för att våra projekt ska gå framåt. Låt oss lära oss av mina misstag och prata om att sätta hälsosamma gränser på jobbet för digitala projektledare.
Vad är arbetsrelaterade gränser?
Gränser är avgörande för att vi ska må bra känslomässigt. Utan dem blir vår psykiska hälsa och vårt personliga välbefinnande lidande. Som PsychCentral säger: ”Utan gränser är det svårt att vara självmedveten och självständig.”
Även om vi vet vad hälsosamma personliga gränser är, vet många av oss inte var vi ska dra dem på jobbet, särskilt när maktdynamik kan vara svår att navigera. Och även om vi kan känna att något har gått över en gräns vet vi inte alltid hur vi ska säga ifrån på ett professionellt sätt.
Men när du sätter en gräns på jobbet ger du dig själv gåvan att tänka framåt. Ditt framtida jag, i en situation där du till exempel måste gå tidigare än dina kollegor en viss dag, kommer att känna stor lättnad över att du satte gränser i förväg.
Sedan handlar det om att påminna dina kollegor om den här gränsen i stället för att försöka förklara varför den är nödvändig när situationen redan uppstår.
Varför ska du sätta gränser på jobbet?
Alla har saker som de har bestämt är avgörande för deras välbefinnande i arbetet. Det kan vara alla möjliga saker, till exempel:
- De värdesätter sin tid med familjen
- De går på yoga eller en fortbildningskurs varje vecka
- De har tidigare varit utbrända och känner sina gränser
- De har starka personliga eller religiösa övertygelser
- De vill inte ta på sig mer ansvar eller arbete än de får betalt för (eller klarar av att utföra på ett bra sätt)
För att hålla oss psykiskt friska måste vi dra tydliga gränser gentemot våra kollegor och chefer kring sådana saker. Jag vet av egen erfarenhet hur det kan leda till att man blir olycklig på jobbet om man inte sätter sådana hälsosamma gränser.
5 typer av gränser
Det finns minst 5 typer av arbetsrelaterade gränser som vi alla har – eller borde ha.
Tidigare var de gränser som jag inte satte eller upprätthöll:
- Personliga gränser: att hålla mitt arbetsliv och privatliv åtskilda och att inte bli kontaktad efter arbetstid.
- Säkerhetsgränser: att kunna säga ifrån när jag visste att något verkligen var fel och potentiellt farligt höll på att hända.
- Gränser för välbefinnande eller känslor: att känna till mina gränser, förklara dem för ledningen och hålla fast vid dem.
Andra gränser som du kanske vill sätta är:
- Tidsgränser: bestämda tider för när arbetsdagen börjar och slutar, eller tider då du vet att du inte kommer att kunna arbeta.
- Värderingsgränser: att inte arbeta med projekt som överensstämmer med värderingar som strider mot våra egna, eller att inte delta i aktiviteter som vi tycker är skadliga.
Så sätter du sunda gränser på jobbet: 5 steg
1. Definiera
Det första steget för att sätta sunda arbetsrelaterade gränser är att veta vilka de är. Tänk på var och en av dessa typer av gränser och fundera på vad du kommer och inte kommer att tillåta för din egen del. Skriv ner allt om du behöver – vissa behöver kunna se sådant på papper eller gå tillbaka till det då och då som en påminnelse.
När du definierar dina arbetsrelaterade gränser ska du förstå att vissa gränser du kanske vill sätta inte är rimliga. Om jag till exempel har beredskap en helg i månaden kan jag inte sätta en gräns som innebär att jag inte får kontaktas per telefon efter arbetstid, oavsett anledning. Om ditt jobb kräver att du gör något som ligger utanför dina gränser kanske det inte är rätt jobb för dig.
Observera att detta är en övning som du bör återkomma till regelbundet. Våra privatliv förändras, vår tidigare sunda balans mellan arbete och fritid rubbas och våra mentala gränser kan bli mer påtagliga när vi hanterar det som livet ibland utsätter oss för.
Att gå igenom din lista över arbetsrelaterade gränser och rita om, lägga till eller ta bort vissa av dem är ett viktigt sätt att minska risken för utbrändhet.
2. Kommunicera
När du har definierat dina gränser behöver du fundera ut när och hur du ska kommunicera dem till andra. Vissa av dina gränser behöver inte kommuniceras förrän de hotas, till exempel personlig säkerhet eller välbefinnande.
Men vissa bör fastställas tidigt – sådant som ”Jag behöver vara klar klockan 16.30 varje torsdag” eller ”Jag kommer inte att arbeta med en webbplats som främjar våld.” Var tydlig och berätta för din chef och alla andra i ditt team om de gränser du har som kan påverka dem.
Du kan säga: ”Jag ville meddela att jag har en återkommande tid utanför arbetet på onsdagar från klockan 11 till 12, och jag berättar det nu så att du kan planera därefter om du behöver något från mig de dagarna.”
Svårare gränser att kommunicera (och, för den delen, att definiera) är de som inte är så konkreta. Särskilt om de handlar om hur mycket arbete du kan utföra.
När jag arbetade på den byrå som så småningom avskedade mig kunde jag inte på ett bra sätt uttrycka att jag hade för mycket att göra, eftersom jag hanterade det antal projekt som de ansåg vara rimligt.
Bortsett från att projekt inte är lika stora, och att antalet projekt är ett uselt sätt att bedöma arbetsbelastning. Men en kontinuerlig kommunikation kring detta – till exempel att förbereda din chef på att du vill använda en del av dina enskilda möten till att prata om mängden arbete du ansvarar för – gör att både du och din chef kan upptäcka problem i förväg.
Så om du inte kan kommunicera gränsen i absoluta termer bör du åtminstone kommunicera att du vet att du har en gräns och kommer att säga till någon när du vet att du närmar dig den.
3. Upprätthåll
Det här är den svåraste delen av alla och den del som har orsakat mig problem några gånger. Det är bra att ha gränser, och du måste kommunicera dem, men det är svårt att få andra att respektera dem. Som projektledare ser vi ofta till att teamet har det de behöver innan vi tar hand om våra egna behov.
Vi vill också bevara förtroendet, eftersom vi arbetar så hårt för att bygga upp det. Att upprätthålla gränser är vanligtvis, i bästa fall, obekvämt. Att upprätthålla en gräns bygger verkligen på de två första stegen – att definiera och kommunicera. Om du inte har definierat dem kan du känna att något inte står rätt till, men kanske inte kunna säga varför.
Om du inte har kommunicerat dem kommer de inte att vara lätta att upprätthålla – personen kommer inte att veta att hen har överskridit en gräns om hen inte vet att den finns. (Förutom den person som skickade olämpliga sms till mig – ingen behövde tala om för honom att han hade gått över en gräns; det var uppenbart.)
Att självsäkert upprätthålla dina gränser kan ibland vara den svåraste delen av ditt jobb. Det är också den del som hjälper dig att inte bli utbränd och att förbli mentalt (och ibland fysiskt) frisk.
Nyckeln till att upprätthålla gränser är att tydligt upprepa dem, med självförtroende men utan starka känslor, och att förstå att en person som medvetet överskrider din gräns gör fel – det är inte du som gör fel.
Du skulle kunna erbjuda något annat i stället, som vi projektledare ofta gör: ”Jag kan inte stanna sent, men jag kan avsätta en timme för att göra det här i morgon.” Men det måste du inte.
4. Ompröva
Vissa gränser kan med tiden ”gå ut”. Om du har ansvar för barnomsorg kan din gräns förändras när ditt barn blir äldre och inte längre behöver skjuts till och från förskolan.
Vissa gränser kan luckras upp, som ”att bara ta på sig 3 projekt åt gången” – du kanske upptäcker att du med mer erfarenhet känner dig bekväm med att ta på dig fler. Titta igenom listan du skapade då och då och se om något bör ändras.
Dessutom kan du vilja ompröva arbetsrelaterade gränser som möter mycket motstånd: är den gränsen rimlig, eller har du inte förklarat den på ett sätt som gör att andra kan respektera den?
5. Reflektera
Ibland kan vi ge motstridiga signaler om våra gränser. Du kanske har kommit överens med dina teammedlemmar om att du inte kommer att svara på jobbmejl efter arbetstid, men sedan börjar du ändå svara på mejl efter arbetstid. Eller så har du sagt till din chef att du har för många projekt, men erbjuder dig att ta på dig något nytt.
Om du inte respekterar dina egna gränser är det mycket mindre sannolikt att andra gör det. Ta därför en ärlig titt på listan du gjorde och stäm av med dig själv – bryter du mot dina egna gränser?
Om så är fallet, fråga dig själv varför. Behövs gränsen inte längre? Är gränsen orimlig eller ohjälpsam? Har du de verktyg du behöver för att säga nej med självförtroende?
Ta till dig den återkopplingen och dra om de gränserna, och se till att förklara för andra vad som har förändrats (eller vad som inte har förändrats) och varför du kanske gör saker annorlunda framöver. Och om du behöver hjälp med att lära dig säga nej finns här några utmärkta resurser som kan hjälpa.
Exempel på gränser på arbetsplatsen
Här är några exempel på gränser som du kan sätta på arbetet, eller som personer omkring dig kan sätta och som du behöver respektera, tillsammans med formuleringar som kan användas för att sätta dessa gränser:
| Gräns | Exempel |
|---|---|
| Att inte ta på sig mer arbete än du känner dig bekväm med | ”Jag har andra projekt som jag för närvarande ansvarar för, och om jag lägger till mer på den arbetsbördan äventyras alla mina projekt.” ”Jag kan ta på mig det, men inte förrän projekt x är klart.” |
| Att börja eller sluta arbeta vid en viss tid på vissa dagar, eller särskilda tidsbegränsningar | ”Jag kan inte delta i möten före kl. 10.” ”Jag behöver lämna arbetet tidigt nu på fredag på grund av ett personligt åtagande.” |
| Att inte delta i arbetsrelaterade tillställningar där alkohol serveras, eller av religiösa eller andra personliga skäl | ”Jag kan inte delta i afterworken nu på fredag.” ”Jag behöver gå före solnedgången under de kommande 4 veckorna.” |
| Att hålla sig utanför någons kontor eller arbetsutrymme tills personen har uppmärksammat dig: | ”Jag behöver kunna koncentrera mig, så knacka och vänta tills jag säger ’kom in’.” ”Jag sätter upp en skylt på mitt skrivbord där det står ’Tillgänglig’ och ’Inte tillgänglig’, så att du vet om jag kan prata eller inte.” |
| Att tacka nej till att skänka pengar eller tid till en välgörenhetsorganisation som stöds av arbetsplatsen | ”Jag har inte möjlighet att göra det just nu.” ”Det är inget jag känner mig bekväm med att göra.” |
| Att inte bli kontaktad via telefon | ”Använd bara mitt mobilnummer för brådskande sms; annars kan du mejla mig.” ”Mitt mobilnummer är endast till för familjen. Skicka ett Slack-meddelande till mig – det levereras till min telefon och jag ser det direkt.” |
| Att endast bli tilltalad med ditt fullständiga förnamn eller med ett specifikt smeknamn | ”Jag vet att folk ibland vill korta ner det till Pat eller Patty, men tilltala mig som Patrice.” ”Jag kallas Topher, inte Chris eller Christopher.” |
| Att respektera personligt utrymme eller fysiska gränser | ”Jag är inte den som kramas, men jag är så glad att se dig.” ”Jag är en sådan person som känner mig obekväm med fysisk beröring.” |
| Att tacka nej till att lämna ut dina sociala medier | ”Mitt Twitter-flöde är ganska personligt, så jag vill inte att du tar med det i min presentation.” ”Jag håller min Facebook privat, så jag kan inte hjälpa till att sprida våra sociala medier genom att publicera där.” |
Se till att du respekterar andras gränser
Att respektera andras gränser är nästan lika viktigt som att sätta sina egna. Om någon är tydlig med vad de kommer eller inte kommer att göra är det din uppgift som en god medmänniska att respektera det.
Om du har försökt men inte klarar det, är det dags att prata med personen om hur ni kan dra en gräns som fungerar för både dig och hen.
Kom ihåg att gränser är en hälsosam gåva du ger dig själv
Det kan ibland kännas obekvämt att dra och upprätthålla sina gränser, men i slutändan är det dig själv du sviker mest.
Men du gör inte bara dig själv besviken: Brené Brown säger det bäst: Tydlighet är vänlighet. Otydlighet är ovänlighet. Gränser gör det möjligt för dig att vara vänlig mot dig själv och mot andra.
