Projektledare med över 30 års erfarenhet berättar hur han använder Microsofts AI Copilot i hela sin organisation
Med över 30 års erfarenhet har Jeff Chamberlain sett tekniken för projektledning utvecklas från enkla kalkylblad till AI. Vi pratade med honom för att förstå hur denna veteran inom projektledning tänker om ritualer på nytt och implementerar AI i hela sin organisation. Här är vad han hade att säga. Över 30 års erfarenhet av projektledning […]
Jeff Chamberlain
Senior projektledare
Erfarenhet: Jeff Chamberlain har över 30 års erfarenhet av projektledning inom flera områden, bland annat FinTech och IT.
AI-införande: AI förändrar projektledningen och förbättrar uppgifter som att skriva planer och hantera kommunikation.
Microsoft-verktyg: Chamberlain betonar Microsoft 365, särskilt Outlook, som avgörande för effektiva arbetsflöden inom projektledning.
Insikter från projekt: I nyligen genomförda projekt användes Microsoft Copilot, vilket visade på praktiska tillämpningar och utbildningsfördelar för team.
Framtida roller: AI kommer att förändra projektledningsrollerna så att de i högre grad fokuserar på relationshantering och övervakning av AI-resultat, vilket främjar samarbete.
Med över 30 års erfarenhet har Jeff Chamberlain sett tekniken för projektledning utvecklas från enkla kalkylblad till AI.
Vi pratade med honom för att förstå hur denna veteran inom projektledning tänker om ritualer på nytt och implementerar AI i hela sin organisation.
Här är vad han hade att säga.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Över 30 års erfarenhet av projektledning
Jag har arbetat som projektledare i över 30 år inom områden som FinTech, hälso- och sjukvård, IT, telekommunikation och till och med friluftsäventyr. Jag har också varit auktoriserad utbildningspartner för PMI.
Just nu är jag chef för bredbands- och företagsprojekt inom Frederick County Government i Maryland. Jag leder en grupp projektledare inom vår IT-avdelning och har tillsyn över hur vi hanterar leveranser inom många avdelningar.
Jag ansvarar för strategi och styrning — men driver fortfarande projekt själv också.
En projektledares dagliga användning av AI
Först ett förtydligande. Vi har egentligen befunnit oss i AI-eran sedan vi blev “bra” på det kollektiva datamedvetandet som är internet.
Dessutom har AI visserligen blivit mer sofistikerad, men den är varken “artificiell” eller “intelligent”. Det är bara en avancerad datamodell — med ett gränssnitt för frågor på naturligt språk.
Allt detta har funnits ett tag. Skillnaden nu är att vi äntligen gör tekniken mer tillgänglig för icke-tekniska användare.
Med det sagt använder jag den mycket — särskilt i vissa av mina mer utmanande uppgifter:
- Skriva projektplaner
- Granska dokument för juridisk projektledning (avtal, SOW:er)
- Hantera min inkorg
- Utforma förberedda svar på återkommande förfrågningar
- Ta fram krav
- Putsa min egen dokumentation
Det är kraftfullt. Men jag kräver fortfarande som regel en mänsklig granskning.
Automatisera projektledningsprocesser i kommunala PMO:er med AI
När det gäller min organisation är verkligheten att kommunala PMO:er ofta ligger lite efter våra motsvarigheter inom den privata sektorn av flera olika skäl, även om vi helst inte vill använda AI som ett superverktyg för sökning.
Men vi automatiserar flera delar av vår process — till exempel:
- Introduktion
- Projektgodkännande
- Projektstart
- Aviseringar
Jag tycker mycket om att automatisera dessa återkommande uppgifter, men allt som kräver granskning eller tillsyn måste vi själva kontrollera. Det är en process där man “litar på, men verifierar”.
Med AI: lita på, men verifiera. Det är processen.
Använda Microsoft 365:s AI-stack för projektledning
Vi förlitar oss för närvarande i hög grad på Microsoft 365:s produktutbud.
Under de senaste två åren har jag gradvis ökat vår användning av SmartSheet i länet och börjat använda vissa av dess AI-verktyg, som främst fokuserar på formler och utveckling av kalkylblad.
Och jag återgår till grunderna här och säger att mitt överlägset bästa AI-verktyg är Outlook. Jag uppskattar att fler verktyg integreras, men Outlook går inte att slå när det gäller kommunikation, påminnelser, kategorier, flaggor, villkorsstyrd formatering och många, många andra funktioner.
Jag har faktiskt något som jag kallar för “chefens regel”. Den markerar mina e-postmeddelanden med villkorsstyrd formatering när jag är den enda som får ett e-postmeddelande från min chef. Det gör mig uppmärksam på det.
Outlook är ett extremt underskattat verktyg i en tid av snabbmeddelanden, sms och chattar. Och dess AI, via Copilot, är otroligt användbar.
Fallstudie: Testa Microsoft Copilot för projektplanering och utbildning
I min organisation har vi en något hybrid ledningsstruktur. Även om jag kanske är projektledare med ansvar för PM-teamet är jag också divisionschef, så det är en ganska unik roll.
Jag fick möjlighet att leda ett mycket synligt projekt där Copilot (Microsofts AI-verktyg) distribuerades till en pilotgrupp — en Copilot-pilot, om man så vill. Vi använde verktyget för flera delar av projektplaneringen.
Jag tog tillfället i akt att hjälpa till att utbilda ett mycket kompetent projektteam i några grundläggande projektprinciper. Därefter använde vi Copilot för att hjälpa till att skriva projektplanen, inklusive korrekt formatering av risker och problem samt våra sammanfattningar för ledningen. Faktum är att verktyget skapade det första utkastet.
Sedan använde en av våra SME:er verktyget för att hjälpa till att skriva manus till och redigera den utbildning som vi levererade. Utbildningen riktade sig till vår pilotgrupp, som omfattade flera ledande tjänstemän i länet.
Under hela projektet hade vi öppna frågestunder där vi undervisade i promptdesign och felsökte olika problem som uppstod under piloten. Vi hittade många unika användningsområden. Jag var mycket stolt över att vara en betydande källa till dessa användningsområden.
Slutligen, i slutet av projektet — med återkoppling från samhället som samlats in under hela piloten — tog en av avdelningscheferna fram en mycket detaljerad projektrapport om våra resultat med hjälp av verktyget. Imponerande arbete.
Överlag var det en betydande projektframgång, och jag kommer att prata om den i många år framöver.
Att bygga ett poängsystem med Microsoft Copilot
Jag använde också Copilot för att hjälpa till att bygga ett system som använder oberoende värden för att placera ett projekt i en av fyra kategorier med ökande komplexitet.
Det är nödvändigt eftersom vi får många förfrågningar, så poängsättning och rangordning är mycket viktiga.
Detta, kombinerat med ett liknande tillvägagångssätt för rangordning och med ett mänskligt inslag, har åtminstone gjort det möjligt för oss att identifiera var våra resurser tas i anspråk.
Hur bättre AI-prompter speglar agila användarberättelser
En av de mest användbara sakerna jag har lärt mig är värdet av en väl utformad prompt.
Du kan till exempel ta en identifierad risk och sedan använda en prompt för att be om expertråd:
”Vi har identifierat en ökad sårbarhet för obehörig åtkomst på grund av att multifaktorautentisering saknas. Vad skulle Kevin Mitnick (känd hackare som blev branschexpert) föreslå att vi gör för att minska denna risk? Ge inte bara exempel på konsekvenser utan också minst tre riskreducerande åtgärder.”
Den typen av promptstruktur — specifik, kontextuell och handlingsinriktad — påminner mycket om att skriva en bra användarberättelse.
Här är ett exempel på en prompt jag skrev nyligen:
”Skriv ett e-postmeddelande för att informera intressenter om en [projektförsening/förändring av omfattning/budgetökning]. E-postmeddelandet ska:
→ Erkänna problemet på ett ärligt sätt.
→ Förklara orsaken kortfattat.
→ Föreslå en lösning eller plan för riskreducering.
→ Ange en reviderad tidsplan, om tillämpligt.
→ Erbjuda att diskutera saken vidare vid behov.”
Det har varit användbart. Men allt som kräver bedömning eller tillsyn? Det ansvaret ligger fortfarande hos oss.
Att kombinera agila och traditionella projektledningsmetoder
Apropå användarberättelser är vi inte helt agila.
Just nu förespråkar jag lite stabilitet i min projektvärld. Jag har sett några mycket bra projekt som använt en av de många agila metodvarianterna, men det finns en oro kring implementeringen och definitionen av ”klart”.
Jag tycker mycket om användarberättelseaspekten i kravhanteringen och försöker införliva den — tillsammans med en snabb process för godkännande av ändringar. Och jag är ett stort fan av retrospektivet.
Även om det inte är renodlat agilt definierar det definitivt ”hybrid”.
Hur AI omformar projektledarroller och team
Jag hör ofta yngre projektledare fråga detta — ”Kommer AI att ta mitt jobb?” Det kan vara en skrämmande värld när detta för mindre än tre år sedan var nischad teknik utanför avancerade laboratorier. Nu finns den i din telefon.
Mitt svar är alltid: ”Om du inte förstår något bör du förmodligen inte arbeta med det.”
Framöver har jag några förutsägelser:
- Projektledarens roll kommer att utvecklas till en mer människocentrerad roll. Med andra ord hanterar vi inte längre uppgifter; vi hanterar relationerna i ett projekt. Vi övervakar också resultatet från AI-språkmodellen.
- Vi som projektledare behöver coacha våra team i att inte bara samarbeta med varandra, utan också med AI.
- Projektteam kommer att se annorlunda ut. Kanske får vi se expertisbaserade ”team” som kompletteras av AI-verktyg, vilket gör det möjligt för oss att få flera synpunkter på bästa praxis och fokuserat beslutsfattande.
- Den agila användarberättelsens roll kommer att bli mer relevant, eftersom en välkonstruerad AI-prompt – om man bryter ner den – har i stort sett samma form som en användarberättelse.
Projektledarens roll kommer att utvecklas till en mer människocentrerad roll. Med andra ord hanterar vi inte längre uppgifter; vi hanterar relationerna i ett projekt. Vi övervakar också resultatet från AI-språkmodellen
Råd till leveransansvariga som inför AI i projektledning
Spring inte nerför backen. Tekniken håller fortfarande på att utvecklas. Titta på organisationens problemområden och börja där.
Fortsätt att fråga dig själv:
- ”Behöver detta automatiseras eller hanteras med AI?”
- ”Är detta verkligen något vi bör skala upp?”
Om du tittar på verktyg, verksamheter eller projekt av engångskaraktär kanske automatisering eller AI inte är rätt lösning.
Följ med
Du kan följa Jeffs arbete via LinkedIn medan han fortsätter att utforska och implementera AI-drivna system inom Frederick County Government.
Fler expertintervjuer kommer snart på Den digitala projektledaren.
