Så skriver du en problemformulering för ett projekt + exempel

En bra problemformulering samlar teamet kring en gemensam förståelse av problemet. Den definierar ramarna för ert arbete, motiverar de resurser ni begär och ger intressenterna en anledning att bry sig.

En stark problemformulering har några viktiga egenskaper:

• Specifik: Den identifierar det exakta problemet, inte en vag problemkategori.
• Mätbar: Den hänvisar till data, mätvärden eller observerbara resultat där det är möjligt.
• Kontextuell: Den förklarar var och när problemet uppstår.
• Lösningsneutral: Den beskriver problemet utan att föreskriva hur det ska lösas.
• Medveten om intressenter: Den identifierar vilka som påverkas och på vilket sätt.

Varför skriva en problemformulering för ett projekt?

Här är några viktiga skäl till varför du bör skriva en problemformulering för ditt projekt:

• Den håller projektarbetet fokuserat: En problemformulering fungerar som en ledstång för hela projektet. När önskemål kommer in kan du hänvisa tillbaka till formuleringen och fråga om det bidrar till att lösa problemet. Det förhindrar att projektets omfattning växer okontrollerat, skärper beslutsfattandet och skapar tydligt ansvar. Projekt utan en skriftlig problemformulering löper större risk att stanna upp.
• Den ramar in forskning och innovation: Problemformuleringen definierar frågan du undersöker, vägleder din metodik och hjälper dig att formulera testbara hypoteser. Den förankrar också brainstorming i användarnas problem i stället för abstrakta idéer. Jag har sett team ta fram mycket bättre lösningar när de lägger mer tid på att först definiera problemet.
• Den bygger intressenternas förtroende: Intressenter vill veta att deras investering går till något verkligt. En problemformulering ger dem transparens och en gemensam förståelse. Den gör det enklare att få godkännande eftersom granskare kan se problemet, dess påverkan och dess angelägenhet. Den fastställer också framgångskriterier på förhand.

Viktiga delar av en problemformulering

Varje stark problemformulering omfattar dessa fyra delar:

Problembeskrivning

Detta är kärnan i din formulering. Beskriv vad som händer eller vad som inte händer men borde hända. Var direkt och specifik. "Kundintroduktionen tar för lång tid" är en början, men "Nya företagskunder väntar i genomsnitt 23 dagar på att slutföra kundintroduktionen, jämfört med ett branschriktvärde på 10 dagar" är mycket bättre. 

Bakgrund och kontext

Förklara varför problemet finns och vilka omständigheter som omger det. Ge den bakgrund som läsaren behöver för att förstå situationen. Ta med historik, omgivningsfaktorer eller organisatoriska begränsningar. En försening i kundintroduktionen kan till exempel bero på att processen fortfarande förlitar sig på manuell datainmatning i separata system. 

Påverkan och relevans

Identifiera vilka som påverkas av problemet och vad som händer om problemet fortsätter utan åtgärd. Kvantifiera konsekvenserna när det är möjligt.

Förlorade intäkter, bortslösade timmar, sjunkande kundnöjdhetsbetyg och missade tidsfrister är alla mätbara konsekvenser. Det här avsnittet besvarar frågan som alla intressenter kommer att ställa: "Varför ska vi bry oss om detta just nu?"

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Mål eller föreslagen inriktning

Beskriv det ideala framtida tillståndet. Hur ser framgång ut när problemet har åtgärdats? Detta är inte en fullständig lösning, utan ett riktningsangivande uttalande som visar läsarna vart ni är på väg.

För exemplet med kundintroduktionen kan målet vara "minska den genomsnittliga tiden för kundintroduktion till 10 dagar eller mindre inom sex månader". Det ger projektet ett mål utan att fastställa den exakta vägen dit.

Så skriver du en problemformulering för ett projekt

Följande steg-för-steg-process beskriver hur man utformar en effektiv problemformulering från grunden.

1. Identifiera och beskriv problemet

Börja med att observera. Samla in data, gå igenom kundfeedback, prata med medarbetare i frontlinjen och intervjua intressenter. Ditt mål är att beskriva problemet i konkreta termer, inte att gissa dig till det från ett konferensrum. De bästa problemformuleringarna kommer från personer som står närmast problemet.

2. Ställ rätt frågor

När du har identifierat problemet ska du pröva det med fokuserade frågor:

• Vem påverkas av problemet?
• Var och när inträffar det?
• Vilket är gapet mellan nuläget och det önskade läget?
• Varför är det viktigt just nu?

De här frågorna tvingar dig att gå från ett allmänt klagomål till en exakt beskrivning. Om du inte kan besvara dem tydligt behöver du mer information innan du skriver något.

3. Analysera problemet grundligt

Använd metoder för grundorsaksanalys för att förstå vad som faktiskt driver problemet. Metoden med 5 varför fungerar bra här.

Ta onboardingexemplet från tidigare. Du börjar med symtomet och fortsätter att fråga varför:

1. Varför tar onboarding 23 dagar? Därför att kunddata måste registreras i tre separata system.
2. Varför kräver det tre separata system? Därför att CRM-systemet, faktureringsplattformen och provisioneringsverktyget köptes in separat och aldrig integrerades.
3. Varför integrerades de aldrig? Därför att varje avdelning valde sitt eget verktyg utifrån sina egna krav.
4. Varför valde avdelningarna verktyg var för sig? Därför att det saknades tvärfunktionell tillsyn över teknikköp.
5. Varför saknades tvärfunktionell tillsyn? Därför att företaget växte snabbare än sina styrningsprocesser.

Vid den femte frågan har du gått från att ”onboarding tar för lång tid” till ett strukturellt styrningsproblem. Det förändrar vilken typ av projekt du utformar. Din problemformulering kan nu hänvisa till problemets grundorsak, inte bara symtomet, vilket gör den betydligt mer användbar.

Author's Tip

Ett fiskbensdiagram är en annan användbar metod, särskilt när problemet har flera bidragande faktorer inom människor, processer, teknik och policy. Kartlägg varje kategori av möjliga orsaker och leta efter kluster. Målet är detsamma: gå under ytan innan du bestämmer dig för en formulering.

4. Utforma formuleringen

Använd den här mallen som utgångspunkt:

[Intressentgrupp] upplever [problem] i [sammanhang], vilket leder till [påverkan]. Det här projektet syftar till att [mål].

Exempel: ”Nya företagskunder upplever en onboardingprocess på i genomsnitt 23 dagar i tre separata system, vilket leder till ett bortfall på 40 % innan full aktivering. Det här projektet syftar till att minska onboardingtiden till högst 10 dagar inom sex månader.”

Ditt första utkast behöver inte vara perfekt. Fokusera på att få med problemet, sammanhanget, påverkan och målet. Ta sedan bort allt som inte förtjänar sin plats.

Author's Tip

De flesta problemformuleringar bör bestå av en till tre meningar. Om din formulering är längre än två meningar bör du granska om du faktiskt beskriver ett problem eller två. Enligt min erfarenhet blir kortare formuleringar lästa, internaliserade och faktiskt använda av team.

5. Granska och förfina

Läs utkastet högt. Kontrollera tydlighet, kortfattadhet och konkretion. Ta bort all jargong som någon utanför ditt team inte skulle förstå. Se till att formuleringen förblir lösningsneutral. Om den säger ”vi behöver införa X” är det en lösning, inte ett problem. Gå tillbaka till själva problemet.

6. Validera med intressenter

Dela utkastet med de personer som står närmast problemet och de personer som kommer att finansiera eller godkänna projektet. Ta hänsyn till deras återkoppling innan du färdigställer det.

Det här steget låter enkelt, men det är här de flesta problembeskrivningar antingen stärks eller faller samman. Så här hanterar du två vanliga problem:

• Två intressenter är oense om problemet: Motstå frestelsen att slå samman perspektiven till en enda vag beskrivning. Se oenigheten som en signal om att du behöver mer data. Ofta beskriver båda parter symtom på ett djupare problem som ingen av dem helt har formulerat. Gå tillbaka till de 5 varför-frågorna.
• Ledningen vill att beskrivningen ska rättfärdiga deras lösning: Det mest effektiva jag har funnit är att fråga: "Vilka belägg skulle behöva finnas för att den lösningen ska vara rätt?" Formulera beskrivningen kring dessa belägg. Om beläggen finns kommer beskrivningen att peka mot deras lösning. Om de inte finns bör ni diskutera antagandena.

Validering innebär inte att få stöd och konsensus till varje pris. Det innebär att säkerställa att beskrivningen är korrekt, inte bara bekväm.

Exempel på problembeskrivningar för projekt

Här är fem exempel på problembeskrivningar från olika branscher. Lägg märke till hur var och en anpassar sina belägg och sin inramning efter områdets standarder.

IT och programvaruutveckling

Exempel på problembeskrivning: Kundsupportmedarbetare använder för närvarande tre separata verktyg för att lösa ett enda ärende, vilket resulterar i en genomsnittlig hanteringstid på 14 minuter per förfrågan. Branschgenomsnittet är 7 minuter. Projektet syftar till att minska hanteringstiden genom att samla supportarbetsflöden i en enda plattform.

Det här är typiskt för problembeskrivningar inom IT. Den bygger på operativa mätetal och jämförelsedata. Ett agilt team skulle kunna komprimera detta ytterligare till en enda mening för ett sprintmål.

Hälso- och sjukvård samt folkhälsa

Exempel på problembeskrivning: Patienter på landsbygden i regionen med tre kommuner reser i genomsnitt 45 engelska mil för att få tillgång till specialistvård, vilket leder till en uteblivandefrekvens på 38 % för uppföljningsbesök. Projektet syftar till att minska den andelen till under 15 % genom att utöka tillgången till distanskonsultationer.

Problembeskrivningar inom hälso- och sjukvården måste uppfylla kraven från tillsynsgranskare och bidragskommittéer. Om detta hade varit en bidragsansökan skulle du lägga till hänvisningar till publicerad forskning om transporthinder och hälsoresultat.

Utbildning

Exempel på problembeskrivning: Studenter som är först i sin familj att gå på universitet hoppar av i en takt som är 22 % högre än deras studiekamrater, oftast under den andra terminen. Kontakter med akademisk vägledning för denna grupp uppgår i genomsnitt till 0,8 möten per termin, jämfört med 2,4 för studenter vars föräldrar också har gått på universitet. Projektet syftar till att minska denna skillnad i vägledning och förbättra kvarvaron under den andra terminen.

Problembeskrivningar inom utbildningssektorn gynnas av uppdelade data. Genom att ange den specifika målgruppen och den specifika terminen blir beskrivningen handlingsinriktad.

Affärsverksamhet och processförbättring

Exempel på problembeskrivning: Den månatliga processen för ekonomisk stängning tar i genomsnitt 12 arbetsdagar för ekonomiteamet och förbrukar över 400 personimmar per cykel. Fel som upptäcks under avstämningen står för 35 % av den tiden. Projektet syftar till att minska stängningscykeln till 7 arbetsdagar genom att åtgärda grundorsakerna till felen.

Lokalsamhälle och ideella organisationer

Exempel på problembeskrivning: Hushåll med osäker tillgång till mat i centrumområdet har endast en livsmedelsbutik inom en radie på två engelska mil, och 60 % av invånarna saknar transportmöjligheter. Besöken på akuta matutdelningar har ökat med 40 % jämfört med föregående år. Projektet syftar till att utöka matdistributionen och minska avståndet till källor för färska livsmedel.

Problembeskrivningar för ideella organisationer fungerar ofta även som argument för insamling. Data väljs här för att skapa en känsla av brådska. Ett företags verksamhetsteam kanske inte alls skulle nämna transport, men för en finansiär i lokalsamhället gör den detaljen problemet verkligt och investeringen motiverad.

Problembeskrivning jämfört med andra projektdokument

En problembeskrivning förväxlas ofta med andra projektdokument. Så här skiljer de sig åt.

Dokument	Syfte	Viktigaste skillnaden jämfört med problemformuleringen
Problemformulering	Definierar det specifika problem som projektet hanterar	Fokuserar enbart på problemet och dess konsekvenser
Projektstadga	Godkänner projektet och beskriver omfattning, milstolpar och budget	Bredare dokument; problemformuleringen utgör underlag för det
Affärsunderlag	Motiverar investeringen genom att jämföra kostnader och fördelar	Fokuserar på ekonomisk och strategisk motivering
Hypotes	Föreslår en testbar förklaring eller förutsägelse	Erbjuder ett möjligt svar; problemformuleringen definierar frågan
Projektomfattning	Definierar gränserna för det arbete som ska slutföras	Beskriver vad som ska göras; problemformuleringen beskriver varför

Problemformulering jämfört med projektstadga

Problemformuleringen utgör underlag för projektstadgan, men stadgan är ett bredare dokument. En stadga innehåller projektets omfattning, milstolpar, budget, viktiga intressenter och framgångskriterier.

Problemformuleringen anger ”varför”, vilket utgör grunden för alla dessa andra delar. Skriv problemformuleringen först och använd den sedan som grund för projektstadgan.

Problemformulering jämfört med affärsunderlag

Ett affärsunderlag motiverar investeringen. Det jämför kostnader, fördelar, risker och alternativ för att bygga ett ekonomiskt eller strategiskt argument. Problemformuleringen definierar det problem som affärsunderlaget bygger på.

Om du inte kan formulera problemet kommer ditt affärsunderlag att sakna en övertygande grund. Skriv problemformuleringen innan du tar fram affärsunderlaget.

Problemformulering jämfört med hypotes

En hypotes föreslår ett testbart svar på en fråga. En problemformulering definierar själva frågan. I forskningsprojekt skriver du problemformuleringen först och härleder sedan en eller flera hypoteser från den.

De två delarna kompletterar varandra, men har olika syften. Om man blandar ihop dem leder det till problemformuleringar som drar slutsatser innan undersökningen ens har börjat.

Problemformulering jämfört med projektomfattning

Projektomfattningen definierar gränserna för det arbete som ditt team ska leverera. Den besvarar frågan ”vad gör vi och vad gör vi inte?”. Problemformuleringen besvarar frågan ”varför är det här arbetet viktigt?”. En omfattning utan en problemformulering kan kännas godtycklig.

En problemformulering utan omfattning kan kännas obegränsad. Du behöver båda, och problemformuleringen bör komma först.

Vanliga misstag att undvika när du skriver problemformuleringar

Här är några vanliga fallgropar att undvika när du tar fram din problemformulering:

• Att göra formuleringen för komplicerad: Motstå frestelsen att klämma in alla relaterade problem i en enda formulering. Om din problemformulering kräver en ordlista är den för komplex. Håll dig till ett specifikt problem. Använd ett språk som alla kan förstå vid första genomläsningen.
• Att vara för vag eller bred: ”Våra kunder är missnöjda” ger inte tillräckligt med information för att kunna agera. En användbar problemformulering anger vem som påverkas, vad problemet är, var och när det inträffar samt hur gapet ser ut. 
• Att föreslå möjliga lösningar för tidigt: Ofta smyger sig lösningen in utan att man märker det. Någon med befogenhet har redan bestämt vad de vill bygga eller köpa, och formuleringen baklängeskonstrueras för att motivera det. 
• Att bortse från intressenternas påverkan: En problemformulering som inte anger vem som påverkas känns abstrakt. Identifiera alltid de personer eller grupper som upplever problemet och beskriv konsekvenserna för dem.
• Att hoppa över validering: Att skriva en problemformulering isolerat är riskabelt. De personer som står närmast problemet upptäcker sådant du missar. De som godkänner projektet vill se sitt perspektiv återspeglas. Dela ditt utkast tidigt, be om återkoppling och revidera det.
• Att förväxla symtom med orsaker: Symtom är det du lägger märke till först. Grundorsakerna driver dem. ”Personalomsättningen är hög” är ett symtom. ”Nyanställda får ingen strukturerad introduktion, vilket leder till bristande engagemang inom 90 dagar” ligger närmare grundorsaken. Om din problemformulering bara nämner symtom kommer du sannolikt att åtgärda fel problem.

Vad händer härnäst?

De starkaste projekten börjar med tydligt tänkande, praktiska verktyg och beprövade ramverk. Registrera ett kostnadsfritt DPM-medlemskonto och få tillgång till mallar, resurser och expertinsikter som hjälper dig att leda projekt med självförtroende.