Projektledare: Så hanterar du utbrändhet på jobbet

2017 var ett särskilt tufft år. Jag gick upp 20 pund, arbetade i en osund miljö (åtminstone för mig), fick en panikattack och höll på att bli en inte särskilt trevlig person hemma. När jag ser tillbaka på det nu var det tydliga tecken på fysisk stress. Men då var jag inte redo att erkänna det.

Sedan förändrades något. Det skulle vara en fin berättelse att säga att jag kom till en självinsikt om att ta hand om mig själv, men så gick det inte till. I stället blev jag under en vecka i juni (tillsammans med ett par kollegor) uppsagd och hemskickad.

Jag fick både en skitdålig överenskommelse och en fantastisk möjlighet på samma gång. Och för en gångs skull i livet tog jag vara på stunden och började ta itu med min utbrändhet. Även om jag fortfarande har en bit kvar gör jag val för att minska stressen på jobbet: balansera min arbetsbelastning och bara ta på mig arbete som jag tycker om, med människor jag gillar. Vissa veckor lyckas jag och andra behöver förbättras, men åtminstone är jag på väg åt rätt håll.

Utbrändhet inom projektledning

Vad innebär det för alla andra? Studier visar att två tredjedelar av heltidsarbetande upplever utbrändhet på jobbet, och jag är övertygad om att vår gemenskap av digitala PM:er löper hög risk att hamna där.

Andra projektledare delar min oro över utbrändhet. Så här beskrev Claire Harrington, chef för leveransteamet och medlem i The DPM Membership-gemenskapen, utbrändhet inom projektledning:

”Jag tror att ju fler kommunikationsverktyg vi har, desto högre blir förväntningarna på att arbetet ska bli gjort. Eftersom vi lever i en värld där vem som helst kan nås dygnet runt kan det kännas som att man måste arbeta dygnet runt för att lyckas – vilket definitivt kan bidra till hög stress och utbrändhet.

Jag tycker att [problemet med utbrändhet] är mycket omfattande och något som måste tas på allvar. Jag har sett många riktigt bra PM:er få sin tid illa hanterad, vilket har fått dem att lämna yrket helt och hållet. Som PM är du en oerhört viktig spelare i projekten, så det kan kännas som att mycket vilar på dina axlar […]”

I kraft av vår roll är vi våra teams matriarker och patriarker. Vi tar hand om allt som våra kunder behöver, som vårt team efterfrågar och som projekten kräver. Samtidigt blir vi ofta förbisedda när det gäller omsorg och uppmärksamhet inom våra organisationer. Vår roll anses oftare än inte vara mindre värdefull, vilket märks på vår lön, hur man rekryterar till rollen, vilket ansvar den ges och mycket mer. Jag försöker inte inleda en utläggning här, men när man oftare än inte hör att vem som helst kan vara PM är det en viktig faktor att ta hänsyn till.

Du kanske arbetar på en organisation som inte riktigt vet vad den ska göra med en bra PM. Kanske kräver byrån att alla arbetar långa dagar och erbjuder en giftig arbetsmiljö. Det är också möjligt att ditt DNA är lite felkalibrerat (som mitt) och att du tror att du klarar allt om du bara fortsätter simma.

Oavsett hur vi hamnade i den här situationen är du den enda person som kan ta dig ur den. Och även om jag inte känner dig personligen tycker jag att det är dags att göra en förändring, eftersom jag är ganska säker på att du är värd det. Det första steget i att återhämta sig från utbrändhet är att identifiera sina symtom, så att man kan börja göra rätt förändringar.

Vilka är tecknen på utbrändhet?

Alltför ofta avfärdar vi symtomen på utbrändhet som normal livsstress, i stället för att se dem som de skadliga utmattningssymtom de verkligen är. Om du varje morgon frågar dig själv ”Varför har jag ingen energi?” eller går igenom varje dag känslomässigt dränerad och utmattad, är det tydliga tecken på att du håller på att bli utbränd. Ibland är det dock svårt att erkänna – ingen vill bli utbränd och därför tenderar vi att ignorera tecknen.

Vad är egentligen utbrändhet?

Här är några insikter från andra projektledare som har behövt lära sig att hantera utbrändhet på jobbet – se om du kan hitta några paralleller till ditt arbetsliv. Kanske ignorerar du de här inte så uppenbara tecknen på utmattning:

Forskare har identifierat tre huvudtyper av symtom på utbrändhet:

• Utmattning: ingen energi, dåligt minne, dålig sömn, blir ofta sjuk;
• Främlingskap: isolering, negativt perspektiv, försummar dig själv, blir lätt irriterad;
• Försämrad prestation: missade deadlines, blir mindre engagerad, skjuter upp saker, oförmåga att koncentrera sig.

Claire från vår DPM Slack-kanal delade ytterligare några insikter om hur du kan märka när du närmar dig utbrändhet:

”Ett tydligt tecken för mig är att jag inser att jag inte har haft tid att tänka strategiskt kring helheten eller idéer. Om jag inte kan avsätta lite tid för detta betyder det att jag har för mycket på mitt bord. Ett annat tecken är att det blir svårare och svårare för mig att känna entusiasm inför arbetet jag gör.”

Att ha ett eller två av dessa tecken då och då är en normal del av livet – vi har alla dåliga dagar. När du börjar känna igen många av dessa symtom och upplever dem under en längre period kan det vara utbrändhet du har att göra med. Ta en titt på dina känslor och beteenden. Börjar detta spegla ditt liv?

I vissa fall kan snabb organisatorisk tillväxt leda till utbrändhet – läs mer här.

Upplev DPM-medlemskapet

Intresserad av att lära dig mer om DPM-medlemskapet? Låt oss skicka dig ett urval av de förmåner som intresserar dig mest.

Get Free Access

Have an account? Log In

Enkla steg: Så hanterar du utbrändhet på jobbet

Du inser alltså att du befinner dig vid (eller har passerat) gränsen för utbrändhet – och du är redo för en förändring. Det kommer inte att bli lätt, men det är något du kan klara av. Att försöka hitta motivation när du börjar från en plats av mental utmattning är ingen enkel uppgift. Om du befinner dig där just nu ska du veta att du är på rätt väg och att det kommer att bli bättre!

Här är stegen du kan följa för att återhämta dig från utmattningssyndrom, tillsammans med några råd om hur du kan undvika utbrändhet längre fram.

1. Ta kontroll över din tid

Det första du bör fråga dig själv är: har du kontroll över din tid? Troligtvis inte, och ärligt talat är det förmodligen ditt eget fel. Vi har lagt oss till med en dålig vana att planera utifrån alla andras behov och scheman. När bestämde vi oss för att vår tid som projektledare var mindre värdefull än andras? Tills vi lär oss att stoppa tiden (vilket jag alltid har önskat som min superkraft) behöver vi lära oss att respektera vår tid. Här är några sätt att göra det.

Planera möten utifrån din och resten av teamets tillgänglighet

Hur många gånger har du kommit på dig själv med att klämma in möten under dagen för att hålla projektet framåt eller anpassa dig efter en utvecklares schema? Om det inte finns tid i ditt schema, så finns det helt enkelt inte tid. Projektet kommer inte att spåra ur av att vänta ett par dagar till.

Ta välförtjänta pauser

Ta en kort promenad varannan timme och lämna skrivbordet för lunch tre dagar i veckan. Jag vet att det låter fånigt, men så många av oss sitter kvar vid skrivbordet och äter eftersom det är den enda lugna tiden vi får under hela dagen. Om du stannar kvar isolerar du dig från teamet och får inte de välbehövliga mentala pauserna.

Boka in arbetstid i ditt schema och flytta den aldrig

Har du någonsin satt dig ner klockan 16 och blivit glad över att se folk gå hem, så att du äntligen kan få ditt arbete gjort? Jag minns den känslan, särskilt under julledigheten. Det här är uppenbarligen inte ett hälsosamt sätt att arbeta, så vi behöver planera in arbetstid i våra scheman. Se till att du har två ostörda arbetspass på 3–4 timmar i veckan. Du får ALDRIG ta bort dem eller flytta dem till följande vecka. Ge dig också själv 30 minuter mellan möten för att förbereda dig och följa upp vid behov.

Sätt upp en ”Stör ej”-skylt

Under din arbetstid bör du inte bli störd, så aktivera snooze i Slack och sätt upp en skylt vid skrivbordet som visar att du inte är tillgänglig just nu. Om utvecklare behöver fokuserad tid, förtjänar inte du det också? Om människor inte respekterar gränsen (inklusive din chef), arbeta hemifrån en dag eller gå till ett lokalt kafé.

2. Skapa gränser mellan arbete och hem

Nu behöver vi titta på gränserna mellan arbetet och vårt privatliv. Det kan vara svårt att åstadkomma när vi arbetar i en bransch som kräver långa arbetsdagar och förväntar sig (om den inte rentav kräver) tillgång till vår tid dygnet runt. Vi vill finnas tillgängliga för vårt team och våra kunder när de behöver oss, men sanningen är att vi till slut skapar förväntningar. Vi signalerar att vi är tillgängliga för att hjälpa till när som helst. Den goda nyheten är att vi alltid kan börja om i relationerna och dra nya gränser.

Även om det finns många tydliga gränser vi kan skapa, finns det ett par du kan börja med. (Eller lyssna på vårt poddavsnitt med Sarah Hoban om att sätta gränser jämfört med att tyst säga upp sig här)

Lämna arbetet på jobbet

Oavsett om det gäller pappersarbete, e-post eller din fysiska dator ska du inte röra eller öppna något efter arbetsdagens slut. Nu vet vi alla att det ibland kan bli mycket att göra och att webbplatser kan ligga nere, men stanna kvar på jobbet och slutför det. Ta inte med det hem. Jag försäkrar dig: ingen kommer att dö av att inte få ditt mejl klockan 23:58.

Ta ledigt från jobbet för privata ärenden

Om du arbetar på kontor kan du arbeta hemifrån en gång i veckan. Det ger dig möjlighet att ta hand om små saker hemma (som den fruktade tvätten) medan du sitter bekvämt i mjukiskläder. Du kan använda den timme du sparar genom att inte köra till kontoret till privata ärenden. Pausen från kontoret hjälper dig att känna dig utvilad.

Gå inte till jobbet när du är sjuk

Jag vet att det här verkar ganska självklart, men du kan inte säga att du aldrig har gjort det. Faktum är att 26 % av de amerikanska arbetstagarna erkänner att de går till jobbet när de är sjuka. Och nästan alla hävdar att det beror på att de har för mycket att göra. Dessutom är utbrända medarbetare 23 % mer benägna att besöka en akutmottagning. Jag vet inte hur det är med dig, men jag har inte tid att checka in på en akutmottagning, så ta en paus och vila upp dig. Din kropp säger åt dig att göra det!

Använd din semester regelbundet

Visste du att nästan 50 % av de amerikanska arbetstagarna avstod från sin semester 2017 och att 2 av 3 medarbetare arbetar under semestern? Jag dömer ingen, eftersom jag själv har gjort mig skyldig till båda sakerna genom åren, men du behöver ta semester – och göra det ofta. Spara inte allt till slutet av året, för då kommer du inte att hinna ta ut den. Och eftersom studier visar att det förbättrar den psykiska hälsan att spendera pengar på upplevelser, kan du planera något roligt, som en konsert, en spadag eller en kort resa för att träffa en vän.

Det är också viktigt att göra dig själv överflödig i sådana här situationer.

Planera slutligen in privat tid i samband med arbetsresor och konferenser

Du behöver inte resa till en fantastisk plats för att sedan vara fast i en hotellbalsal eller på ett kontor hela tiden. Lägg till en dag i början eller slutet av resan för att uppleva en ny plats.

3. Investera i dig själv

När vi är upptagna med att ta hand om andra och våra projekt glömmer vi att ta hand om oss själva – inte konstigt att vi går in i väggen! Det är ett problem eftersom det är upp till oss att investera i vår karriär och utveckling. För att stärka oss själva och hela vårt samhälle måste det förändras. Så hur gör vi det?

Det börjar med att ta hand om vår hälsa

Japp, det innebär att äta grönt och gå till gymmet. Det innebär också att vi behöver rätt mängd sömn varje natt. Visste du att Jeff Bezos ser till att få 8 timmars sömn? Han säger faktiskt att det är hans ansvar gentemot investerarna och avgörande för att kunna fatta beslut av hög kvalitet. Om en miljardär som för närvarande fattar de flesta av världens beslut kan få in 8 timmar per natt, kan vi definitivt också göra det.

Ge dig själv tid att tänka

Microsofts grundare och styrelseordförande Bill Gates startade Tänkarveckan för flera år sedan för att ge sig själv tid att reflektera och fundera över teknikens framtid. Sedan dess har ledare anammat olika varianter av denna vana. Jag tror att var och en av oss kan hitta 2 timmar varannan vecka för att reflektera och utvecklas. Det gör att du kan rensa tankarna, förbättra dina färdigheter och behålla fokus på vart du är på väg i karriären.

Omge dig med positivitet

Du förtjänar en positiv miljö med sunda relationer till dina kollegor. Jag deltog nyligen i en konferens där jag hörde alldeles för många berättelser om dåliga chefer och miserabla företag. Om du ärligt kan svara att du hatar ditt jobb och inte själv bidrar till den giftiga miljön, är det dags att göra en förändring. Det kan handla om att förändra ditt perspektiv och din inställning, göra en fysisk förändring eller skaffa ett nytt jobb.

Håll kontakten med gemenskapen

Det är viktigt att både lära sig av människorna omkring dig och ge tillbaka till dem som är nya i vår gemenskap. Avsätt tid för en fika eller träff en gång i månaden.

Author's Tip

Här är hur du kan hjälpa dina teammedlemmar att övervinna sin utbrändhet om du upptäcker att du inte är den enda i din organisation med dessa symtom.

Så kommer du igång med att hantera utbrändhet

Var ska du börja? Det finns många idéer ovan, och det skulle bli överväldigande att genomföra allt på en gång. Börja därför i liten skala och välj en sak att fokusera på under den första månaden. Se till att den följer riktlinjerna för S.M.A.R.T.-mål, så att det inte råder någon gråzon kring din framgång. Berätta för dina kollegor så att de kan hålla dig ansvarig och respektera dina gränser. Se till att du börjar med en ny inställning för att ge förändringen en chans.

För drygt ett år sedan fattade jag beslutet att börja ta itu med min utbrändhet. För mig innebar det att sätta gränser mellan arbete och privatliv, umgås med positiva organisationer, dricka gröna smoothies, börja träna och naturligtvis köpa en överdimensionerad enhörning. Jag är inte perfekt och jag arbetar definitivt fortfarande med det, men jag fortsätter att stå fast vid att min hälsa och lycka måste prioriteras. Jag utmanar dig att följa med mig!

Lyssna på vårt podcastavsnitt om utbrändhet med Lynn Winters här!