Vad kommer projektledare att sluta göra på grund av AI?

Tim Fisher: Hej och välkomna till The Future of AI in Project Management, där vi går bortom presentationsmaterialet och tittar på hur AI faktiskt förändrar sättet som team planerar, levererar och driver arbete på. I dag har vi Projectworks i fokus. Om du driver ett konsult- eller professionellt tjänsteföretag och försöker ta reda på var AI verkligen kan minska icke-fakturerande administration, är det här samtalet för dig.

I dag har vi alltså Mark Orttung, vd för Projectworks, med oss. Mark har ägnat tre decennier åt att bygga teknikplattformar och leda konsultföretag, med djup expertis inom professionella tjänster, verksamhetsdrift och skalning av teknikföretag. I dag leder han Projectworks och hjälper konsultföretag att använda AI för att minska operativ komplexitet och driva sina verksamheter mer effektivt.

Mark, roligt att ha dig här.

Mark Orttung: Tack. Det är roligt att vara här.

Tim Fisher: Kan du ge oss 30-sekundersversionen av Projectworks för dem som kanske inte känner till det? Vad gör det? Vem är det byggt för?

Mark Orttung: Ja, vi ser det som det jag kallar en tillväxtplattform för konsultföretag. Det är i praktiken en plattform för att driva hela företaget – allt från offerter, avtal, projekt, ekonomi och resursplanering till vissa mer taktiska saker som tidrapporter och utlägg, fram till fakturering och betalning.

Det är alltså verkligen en process från början till slut, och förhoppningsvis tar vi bort all den där administrationen på backoffice och ger dig – ger dig mer tid att arbeta med kunder, vilket är det du borde göra.

Tim Fisher: Det kanske är en komisk fråga år 2026, men varför är AI ett så stort fokus för er just nu?

Mark Orttung: Ja, det passar verkligen naturligt när man tänker på ett par saker.

För det första, och jag hoppas att jag inte förolämpar någon, men jag tror att de flesta tjänsteföretag är väldigt dåliga på att driva sina egna företag, vilket de också borde vara. De är ute hos kunder och ägnar all sin tid åt fakturerbart arbete, och ingen – särskilt om man är ett mindre eller medelstort företag, kanske med 50 eller 100 personer – har tid att arbeta med backoffice. Ändå måste man göra det för att hålla marginalerna och tillväxten uppe.

Så vi finns här för att hjälpa till att automatisera det, men också för att AI naturligt kan börja utföra arbetet åt dig och ge dig tid tillbaka. I många fall handlar det om att göra sådant du försummar. I vissa fall ger det inte ens tid tillbaka, utan tar helt enkelt hand om saker som du borde göra men inte gör.

Tim Fisher: Du har ägnat år åt att bygga utifrån hur konsultföretag faktiskt fungerar. När företagen blir större, var ser du att den största operativa friktionen uppstår? Och vad brukar dra seniora personer bort från det arbete de faktiskt började med och faktiskt får betalt för att göra?

Mark Orttung: Ja, jag tror att det handlar om några saker.

Jag har skrivit om det här. Jag tror att man stöter på ett par väggar när man växer ett företag. I början, när företaget är litet, bör grundaren eller gruppen av grundare göra allt. Sedan når man en punkt, någonstans kring fem eller åtta miljoner i intäkter, där man själv blir flaskhalsen. Då behöver man kunna bygga ett team som utökar ens kapacitet, så att man fortfarande kan vara involverad men får hjälp att utföra saker.

De behöver information för att kunna göra det. Man måste decentralisera informationen, så en plattform som delar informationen gör det verkligen möjligt. Den andra väggen ligger vanligtvis någonstans mellan 25 och 35 miljoner, och då behöver man verkligen börja decentralisera ledarskapet. Återigen är det avgörande att ha personer som kan driva delar av företaget och att alla delar samma bild av informationen – både vad som har hänt historiskt och vad som kommer att hända under nästa månad eller kvartal – för att ta sig förbi den andra väggen, där man verkligen börjar ta in

När jag drev ett företag och passerade 40-miljonersgränsen behövde vi fem general managers som i praktiken var och en drev sitt eget företag, och man måste ge dem information för att kunna göra det.

Tim Fisher: När företag tar sig igenom de här väggarna och blir större, vad brukar gå sönder först rent operativt?

Är det resursplanering, prognoser, kopplingen mellan försäljning och leverans, eller något annat?

Mark Orttung: Jag tror att det allra mest grundläggande är projektens och kundernas ekonomi, och att verkligen förstå vilka av mina projekt som är mest lönsamma och vilka som inte är det. Att veta, kanske två månader i förväg, att de ligger fel ekonomiskt.

Jag tror att den grundläggande disciplinen kring projekt och bruttomarginal är den första delen. Ofta är resursstyrning nästa del. Vanligtvis finns det en person som känner alla, känner till deras kompetenser och alla deras intressen, och beroende på hur duktig den personen är kan man göra det upp till 50 eller 80 personer.

Men vid någon punkt behöver man verkligen ett system som hjälper en att hålla reda på vem som arbetar med vad, hur länge de är engagerade, hur mycket av det som är avtalat, hur mycket man tror kommer att hända men som inte är avtalat, och verkligen hålla ordning på allt det.

Tim Fisher: Vi har pratat lite om att förlora skickliga personer i verksamheten till administrativt arbete.

Var ser du att det händer mest, och vad kostar det faktiskt ett företag utöver bara icke-fakturerbara timmar?

Mark Orttung: Jag tror att ett av de områden där det faktiskt händer mest är när man säljer nytt arbete. Det är lätt att säga att man inte tänker bry sig om administrationen, men man hoppar inte över att skriva en offert eller svara på en upphandling.

Och det involverade nästan alltid, åtminstone enligt min erfarenhet, våra mest seniora personer. Man tar in sina praktiker och vill att de ska hjälpa till att berätta historien. Det är bara de som verkligen har det bästa innehållet att lägga in i offerten. Så man bränner timmar, och man sliter lite på personen också, eller hur?

Det var … enligt min erfarenhet ungefär: ”Kan du göra det här på kvällen? Kan du göra det under helgen? Vi behöver fortfarande dig hos kunden, och kunden behöver att du är fakturerbar för det mesta.” Det är både de dyraste personerna man använder, och man riskerar att köra slut på dem. Så det är både dyrt och dränerande.

Tim Fisher: Det finns alltså definitivt ett glapp mellan att vinna arbetet och att faktiskt leverera det lönsamt. Varför är det så svårt för företag att hålla offerter, resursplanering, budgetar och leverans – allt det där – samordnade?

Mark Orttung: Jag tror att det historiskt har funnits olika system. Det har funnits ett CRM-system och ett resurssystem, och de har vanligtvis inte varit särskilt väl integrerade.

Det är en av sakerna vi verkligen har strävat efter: att bygga en helhetsbild från offert till avtal och direkt vidare till projekte ekonomi och resursplanering, så att all data flödar smidigt. Det är något som jag tror först på senare tid har blivit tillgängligt, och det är något vi verkligen brinner för – det här dataflödet från början till slut.

Tim Fisher: När du pratar med konsultledare just nu, vad är de mest pressade att förbättra? Tillväxt, lönsamhet, beläggning eller att göra mer med det de har? Vad hör du där ute?

Mark Orttung: Jag hör tillväxt, för om företaget inte växer börjar alla de andra sakerna gå sönder.

För att vanligtvis ha ett fantastiskt tjänsteföretag vill man anställa de bästa personerna man kan. De är ambitiösa. De vill ha större utmaningar. De vill alltid lära sig. De vill ta på sig mer ansvar. Om man växer och har fler kunder och fler projekt kräver företaget allt det där.

Om man står stilla eller krymper har man inga nya möjligheter för sina talangfulla personer. Man vill ge sina medarbetare bra löneökningar och kompensera dem väl. Om man inte växer kan man inte anställa nya personer på mer juniora nivåer för att hålla den totala lönenivån ungefär densamma medan de personer man redan har avancerar.

Så ja, tillväxt löser helt enkelt så många andra utmaningar och gör det mycket enklare att driva företaget.

Tim Fisher: Hur ser du på att rollen för projekt- eller leveransledaren förändras?

Mark Orttung: Först tror jag att det handlar om människan i loopen, om det mänskliga omdömet. Systemet kommer att föreslå en massa saker, och man vill fortfarande att någon ska tillämpa sitt omdöme på dem och säga ja eller nej.

Man måste också ställa rätt fråga.

Tim Fisher: Låt oss spola fram lite till framtiden. Det är tre eller fem år framåt i tiden. Hur tror du att det ser ut att driva ett professionellt tjänsteföretag när AI är aktiverat i hela verksamheten?

Mark Orttung: Ja, jag tror att det handlar om ett par saker. För det första tror jag att mycket av det administrativa som tar tid från dig, eller som du försummar eftersom det är administration, kommer att automatiseras. Det frigör tid för mer arbete åt kunder.

Om man ser sig omkring i världen har vi många riktigt, riktigt svåra problem. Jag tror att världen behöver experter mer än någonsin. AI kommer därför också att vara en del av hur man levererar, och jag tror att det verkligen multiplicerar expertisen och påskyndar expertens förmåga att lösa problem. Det gör mig optimistisk.

Mer tid för riktigt smarta människor att vara riktigt produktiva med det här mycket svåra problempaketet vi har som samhälle, och mindre administration. Det gör mig entusiastisk inför den framtiden. Förhoppningsvis kommer vi att ägna mer tid åt de svåra sakerna och göra verkliga framsteg.

Tim Fisher: Jag delar din syn.

Nästa fråga … Du har en ganska tydlig bild av det, och vi pratade till och med om det för några minuter sedan kring att möta människor där de befinner sig. Men tror du att människor med tiden kommer att tillbringa mer tid på uppkopplade, konversationsbaserade platser som ChatGPT eller Claude, eller framtida versioner av sådana saker?

Eller tror du att det alltid kommer att finnas en plats för ett inbyggt användargränssnitt och en inbyggd användarupplevelse i framtiden?

Mark Orttung: Ja, det är en bra fråga. Personligen tror jag att människor kommer att delas in i olika grupper. Vissa av oss, de mest tekniknördiga, kommer att tillbringa större delen av tiden i chatt eller i Claude, och de kommer att programmera. De kommer faktiskt att säga att allt måste vara kommandoradsbaserat och att det är det mest effektiva som går att göra.

Men jag pratar med många människor som inte riktigt har det tankesättet. De vill interagera visuellt. De vill se: ”Visa mig var mina resurser finns. Jag vill ha en värmekarta. Jag vill snabbt ta in all den här informationen, och jag vill kunna manipulera den via gränssnittet.” Sedan finns det några jag har träffat som befinner sig någonstans mittemellan.

De säger: ”Jag vill se det, men sedan vill jag också kunna ge det en instruktion ibland.” Därför gör vi alla tre, och jag tror verkligen att alla tre kommer att ha en plats. Det kommer att finnas vissa tillämpningar där man bara vill se det, och man kan ta in så mycket information i en bild. I andra fall vill man bara ställa en fråga och låta systemet utföra en massa arbete och komma tillbaka med ett relativt snabbt svar.

Och sedan kommer det att finnas människor … Det kommer alltid att finnas massor av andra verktyg, och vi vill helt enkelt vara en del av den gemenskapen, så att säga. All data vi har bör finnas där. Om du har verktyg som skriver mötesanteckningar – det finns dussintals sådana – kommer vi inte att göra det. Vi låter dig bara hämta in det direkt.

Så ja, som jag sa tidigare vill vi möta dig där du befinner dig.

Tim Fisher: Jag gillar det. Vilka framtida utmaningar tror du att dina kunder kommer att möta? Allt förändras, och det går väldigt snabbt. Hur är ni förberedda på att hjälpa dem lösa det med AI?

Mark Orttung: Ja, jag tror att mycket handlar om att de inte vet hur de ska ta AI och verkligen förändra sina affärsprocesser.

Jag tror att det finns en bra liknelse som vi tog upp i vår podd. När elektriciteten introducerades var det allra första alla gjorde att skaffa glödlampor. I fabrikssammanhang hade man nu en glödlampa, vilket minskade skadorna och gjorde människor lite snabbare i sina individuella uppgifter.

Det andra de gjorde var att dela på en motor. Det finns de här fantastiska bilderna av tolv personer som trängs runt en motor som driver deras maskiner genom en massa märkliga remmar. Sedan visar man Fords löpande band, där de faktiskt tänkte om hela processen. Allt förändrades, och de kunde få ut en bil varje minut eller vad det nu var.

Jag tror att de flesta av oss fortfarande befinner oss på glödlampestadiet, där vi pratar med ChatGPT och huvudsakligen arbetar inom vårt eget område. Vissa har gått vidare till arbetsgruppen. En del av det vi försöker göra är därför att hjälpa människor att verkligen tänka på affärsprocessen för att vinna arbete, leverera arbete och få betalt för arbete – och nå fram till ett mer löpande bands-liknande perspektiv.

Det är där jag tror att ett verktyg som vårt verkligen kan hjälpa till, eftersom vi tänker i affärsprocesser. De flesta har helt enkelt inte tid att göra det för sitt interna arbete, och det är något vi tänker intensivt på varje dag. Så vi kan hjälpa till med det.

Tim Fisher: Jag gillar verkligen den liknelsen, och om du inte har något emot det tänker jag stjäla den, för jag har arbetat i flera år på en egen som involverar en raket och hästar, och den är inte alls lika bra som det du just kom på. Så tack på förhand.

Till sist, utan att avslöja några hemligheter om du inte vill, kan du ge oss en inblick i vad som står näst på er AI-plan? Vad gör dig riktigt entusiastisk över vart produkten är på väg och vad ni kommer att lansera?

Mark Orttung: Ja. Det är några saker. Vi började med Kea inom resursplanering och tidrapporter.

Teamet utökar det mycket snabbt till allt i hela produkten, och det går faktiskt snabbare än vi hade planerat. Det är en av AI:s stora överraskningar och glädjeämnen: vi använder AI själva för att bygga det, och det är fantastiskt hur snabbt man kan röra sig. Så vi tänker på det som att det finns ett system för registrering. Vi är platsen där man kan ha en sanningskälla för vilket arbete som utfördes.

Var det lönsamt? Vem debiterade hur många timmar? Alla sådana saker. Nu har vi dessutom det vi kallar ett handlingssystem, där vi försöker utföra arbetet åt dig. Kea kommer alltså att säga: ”Låt mig göra den uppgiften åt dig. Låt mig fylla i dina tidkort. Låt mig förbereda dina fakturor.

Låt mig hjälpa dig med din offert.” Jag är verkligen entusiastisk över kombinationen av de två sakerna: att ha en sanningskälla och att ha någon som hjälper mig att utföra arbetet.

Tim Fisher: Nu är det dags för frågor och svar. En fråga som kom upp och som ofta återkommer är: någon har precis börjat med Projectworks och tycker verkligen om det de ser här.

AI-funktionerna är väldigt imponerande. De kan inte föreställa sig en värld där de kan flytta runt alla och skapa tidrapporter på ett ögonblick och ha all denna tillgång till Claude, men de har precis börjat. Hur mycket historisk data eller konfiguration behöver Kea innan rekommendationerna om resursfördelning faktiskt blir användbara?

Mark Orttung: En av sakerna som skiljer Projectworks från andra är att vi tar med mycket av kundens historiska data när vi installerar det hos en ny kund. Vi arbetar med små och medelstora företag, och många av dem kommer från att inte ha haft någon plattform alls, eller från att deras plattform har varit det här fantastiska Excel-kalkylbladet. Vi hämtar den datan. Vi får med gamla projekt, kunder, tidrapporter och fakturor och tar in allt.

Så från början har vi mycket data, och Kea blir snabbt väldigt intelligent tack vare det. Så jag skulle säga att du nästan omedelbart är igång och har mycket bra material att arbeta med.

Tim Fisher: När är det människan som godkänner, och vad gör systemet när det är inkompetent? Jag antar att det syftar på Kea.

Jag tror att en mer allmän kommentar kring det kanske räcker, inte nödvändigtvis en djupdykning i de tekniska gränserna och sådant. Men vi har alla upplevt situationer när vi använder AI där det är ganska tydligt att systemet vill ge ett svar även när det inte finns något bra svar att ge.

Och när man bygger konversationer ovanpå, när man lägger konversationer som ett lager ovanpå riktigt viktig data som finns i numerisk form överallt i Projectworks – var går gränserna? Hur har ni tänkt kring hur det ska hanteras på rätt sätt?

Mark Orttung: Ja, det beror verkligen på vilket sammanhang man befinner sig i.

Som du såg finns det mycket instruktioner av typen: ”Det här är vad jag tänker göra, godkänn.” Särskilt när vi skriver något kommer vi nästan 100 procent av gångerna att be om tillåtelse att göra ändringen. Ibland avbryter jag det eftersom jag inte är helt säker på att det är korrekt, och då kanske jag går runt och tittar lite mer på datan först.

Man kan alltid hämta fram instruktionen igen och lägga in den på nytt. Då kommer man tillbaka till samma plats och kan trycka på Godkänn om man bestämmer sig för: ”Okej, jag insåg inte det där, men det här är korrekt.” Om systemet ska skriva något får du alltså möjlighet att säga ja eller nej. Och om det läser något kommer det att fråga dig …

och oftast, som jag nämnde tidigare, säger jag nästan alltid: ”Kör på” när det handlar om att läsa data. Jag låter det göra det eftersom jag vet att åtkomstkontrollen är inbyggd, så det kommer inte att läsa sådant som det inte kan eller inte bör läsa.

Tim Fisher: Var ser kunderna annars den snabbaste minskningen av det här smärtsamma, icke-fakturerbara arbetet som vi alla försöker undvika?

Mark Orttung: En av sakerna jag har sett, som faktiskt fascinerar mig, är att det inte så mycket handlar om minskad tidsåtgång utan om bättre affärsresultat. Vi har delat in vår kundbas i två grupper: de som planerar två månader framåt med hjälp av resursverktyget och de som inte gör det. De som planerar får ungefär 8 procent högre beläggning.

De har knappt 25 procent högre intäkt per anställd, och deras tillväxttakt är ungefär 20 eller 25 procent högre. Det är ganska häpnadsväckande siffror, och mycket handlar om den punkt där man försöker få ihop sin pipeline och sina medarbetare och försöker anställa och sälja arbete i samma takt.

För mig var det alltid det fruktade: ”Okej, vi har ett nytt team på åtta personer. De är redo att börja”, och sedan börjar kunden faktiskt inte förrän om tre veckor. Nu har du åtta personer som du betalar. Om du driver verksamheten med 33 procents marginal och precis har förlorat tre veckor måste du nu arbeta nio fakturerbara veckor för att komma tillbaka till noll.

Att få startdatumet rätt påverkar alltså verkligen intäkten per anställd. Det påverkar beläggningen kraftigt. För mig är det en av de största hävstängerna, och jag tyckte att kopplingen mellan drift och tillväxt var fascinerande. Om man driver verksamheten bättre påverkar det faktiskt både intäkterna och tillväxttakten.

Jag tror alltså att det finns ett slags svänghjul här, och det är verkligen därför vi vill göra den här processen från början till slut och hjälpa dig att gå från offerter till projektplanering och resursplanering. Allt gör dig effektivare och mer lönsam.

Tim Fisher: Intressant. En liknande fråga, men på en lite högre nivå: hur bör ett konsultföretag mäta avkastningen på AI när värdet ibland är en svårtolkad blandning av sparad tid, snabbare beslut och bättre beläggning?

Har du någon åsikt om det?

Mark Orttung: Ja. Jag tror att man börjar med sparad tid. Offerter är ett bra exempel, där det ofta är de dyraste och mest värdefulla personerna som försöker hitta när vi gjorde något senast eller hitta rätt innehåll att lägga in. Det var det vi alltid gjorde, eller hur?

Om man har ett innehållsbibliotek och har laddat in gamla offerter sparar det tid för dem. Det är enkelt att mäta. Sedan tror jag att man börjar se att vinstfrekvensen ökar, och det är en andra ordningens effekt som är fantastisk om man kan börja mäta sin vinstfrekvens. En del av det handlar om att skriva bättre offerter och skicka ut fler, och en del handlar om bättre omdöme kring: ”Det här är inte ett bra projekt att arbeta med”, eller vad det nu kan vara.

Men med ett system där alla arbetar tillsammans kan man förhoppningsvis både spara tid och vinna mer av det man faktiskt arbetar med.

Tim Fisher: Bra. Vad tror du att människor helt enkelt kommer att sluta göra manuellt under de kommande åren? Det hänger lite ihop med några av de andra framtidsfrågorna som jag tyckte om att prata om tidigare, men mer specifikt: vad kommer människor att se tillbaka på och säga: ”Jag kan inte fatta att vi någonsin gjorde det här själva”?

Mark Orttung: Jag tror att tidrapporter kommer att finnas med på listan. Jag tror att alla hatar—

Tim Fisher: Ja, snälla, tack …

Mark Orttung: tidrapporter. Ja, eller hur? Det är bara plågsamt, och det finns tillräckligt mycket information i världen nu – mellan era Jira-ärenden, kalendern, statusmöten och alla sådana saker – för att AI ska kunna … Jag visade lite av det.

AI kan sammanställa det och ge dig ett utkast. Jag tror att vi ganska snart alla kommer att granska ett utkast i stället för att försöka minnas exakt vad vi gjorde. Det är en av mina favoriter. Jag tror att allt grundarbete med offerter snart kommer att försvinna. Jag tror att man helt enkelt skriver en berättelse, skriver en bra dramaturgisk båge och gör den övertygande, och till och med får feedback på den.

”Det här är inte särskilt övertygande. Är du säker på att det här är vad du vill gå vidare med?” Det är sådan feedback du kommer att få från systemet, men det är mycket bättre än: ”Vem, eh … hade inte någon ett nytt innovativt sätt för två veckor sedan? Var finns PowerPoint-presentationen för det? Kan någon skicka den till mig?”

Det var sådant jag brukade ägna mycket tid åt i samband med offerter.

Tim Fisher: Det är roligt att höra dig prata, för det finns så många saker som vi helt enkelt tror, eller har accepterat, är en rationell del av jobbet som vi borde göra. I verkligheten är det alla saker runt omkring som bara skär bort den där lilla biten av tid som behövs för kärnarbetet. Förhoppningsvis kan tjänster som er och AI i allmänhet hjälpa till med allt det.

Men ja, det kommer att bli väldigt intressant att se tillbaka från framtiden och skratta åt oss själva. Om människor vill veta mer om Projectworks, se vad allt det här handlar om och ta reda på mer om era AI-funktioner – vart ska de gå, eller vad vill du att de gör härnäst?

Mark Orttung: Ja, ett par saker. Gå till projectworks.com.

Uppe i det högra hörnet finns knappen ”Boka en demo”. Jag har bara skrapat på ytan av vad vi kan göra. Det finns mycket annat i plattformen, och vi skulle gärna ta oss tid att verkligen gå igenom den tillsammans med människor. Jag skulle säga: gå till Projectworks och boka en demo. Teamet och jag visar er hur det fungerar.

Kontakta mig på LinkedIn också. Jag är tillgänglig och pratar gärna om vad som helst, om vad som än händer.

Tim Fisher: Fantastiskt. Du gav oss precis tillåtelse att ringa dig direkt. Det uppskattar jag.

Mark Orttung: Ja. Ja.

Tim Fisher: Okej, Mark, det där var fantastiskt. Tack så mycket. Det var tyvärr all tid vi hade i dag. Tack för att du var med och ha en fantastisk dag. Vi ses alla vid nästa avsnitt av The Future of AI in Project Management.

Tack igen, Mark.

Mark Orttung: Tack.