Vad kännetecknar en bra projektledare och hur mycket teknisk kunskap behöver du

Läs utskriften:

Vi testar att skriva ut våra poddsändningar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel, eftersom boten inte har rätt 100 % av tiden.

Michael Mordak: Hej, det är Michael från The Digital Project Manager och välkommen till dagens medlemsfokus. Vi har lyckats samla den största och bästa samlingen projektledare som finns där ute och skapar förändring och utmanar de paradigm som finns i dagens projekt. Det jag älskar med den här gemenskapen är att den är full av människor som förmodligen ville göra något helt annat med sina liv.

Men även om vi alla kommer från olika bakgrunder, roller och branscher har vi hittat vår uppgift i att organisera det kaos som projekt innebär. Våra unika berättelser har formats av de lärdomar vi har fått, de färdigheter vi har utvecklat och de människor vi har mött på vägen. Om du vill gå med, eller bara lära dig mer om gemenskapen, kan du besöka vår webbplats på thedigitalprojectmanager.com/membership.

I dag talar vi med den uppskattade medlemmen i vår gemenskap och biträdande chefen för projektledning, Christina Avino. Christina inledde sin yrkeskarriär som praktikant på en marknadsföringsbyrå. Sedan dess har hon gjort många olika saker, bland annat byggt upp en projektledningsavdelning som har vuxit till en avdelning värd 1,7 miljoner dollar med 10 projektledare.

Vi får höra om Christinas resa som digital projektledare, vilka egenskaper som kännetecknar en bra projektledare, hur mycket teknisk kunskap en projektledare bör ha och vilken färdighet projektledare framför allt behöver.

Jag ville börja från början. Om du vill kan du berätta lite om vad du trodde att du skulle bli när du blev vuxen och vart du trodde att ditt liv var på väg.

Christina Avino: Ja. Jag tror att jag bara drömde om att bli någon slags framgångsrik affärskvinna. Det handlade mindre om själva jobbet och mer om att jag ville bära högklackat och gå in i en glänsande skyskrapa varje dag, vilket är särskilt ironiskt nu eftersom jag arbetar hemifrån i ganska bekväma kläder 90 % av tiden. Men jag hade egentligen aldrig någon konkret idé om vad inom affärsvärlden jag ville göra.

Sedan valde jag marknadsföring som huvudämne eftersom jag alltid tänkte på det som den roliga sidan av affärsvärlden, ärligt talat på grund av filmen What Women Want, som fick det att verka så häftigt. Som att man gör Nike-annonser hela dagarna. Men under min första praktikperiod på Drexel lärde jag mig att det inte riktigt är så en marknadsförare arbetar från dag till dag och att arbetet är mycket mer specialiserat. Det var där jag hittade min nisch inom projektledning.

Michael Mordak: Det är fantastiskt. Vilken typ av arbete gör du på Seer? Du arbetar på Seer just nu, eller hur?

Christina Avino: Det stämmer.

Michael Mordak: Och vad är det för typ av arbete de utför?

Christina Avino: Det är en digital marknadsföringsbyrå, så jag omges av marknadsförare. Jag arbetar själv bara inte med marknadsföring. Så har det varit från första dagen.

Vi är specialiserade på sökmotoroptimering, betald annonsering och analys, tillsammans med kreativt arbete och konverteringsoptimering. Det kreativa arbetet var faktiskt det som fick in mig här. Det var den väg jag tyckte var mest intressant och jag arbetade uteslutande med det teamet. Sedan dess har jag utökat projektledningsarbetet till hela företaget, vilket faktiskt omfattar de större avdelningarna och merparten av det arbete vi utför på Seer.

Michael Mordak: Det är fantastiskt. Så du kan fortfarande arbeta inom marknadsföring. Du får fortfarande använda den del av dig själv som ville satsa på det, men du har skapat lite avstånd mellan det och det du gör nu.

Christina Avino: Hundra procent.

Michael Mordak: Du sa att du kom in genom det kreativa arbetet. Var det för att du hade en kreativ bakgrund när du fick den tjänsten?

Christina Avino: Nej. Jag kom från byråer som arbetade mer med webbutveckling och arbetade på en byrå som uteslutande bestod av utvecklare, så jag ville gå åt andra hållet och arbeta uteslutande med designers. Det var så jag hittade Seer.

Jag halkade in på projektledning, precis som de flesta gör, eftersom jag gick på Drexel University, som har ett praktikprogram. Jag fick min första praktikplats på en marknadsföringsbyrå i Wilmington, närmare bestämt en byrå för webbdesign och marknadsföring. Jag skulle gå igenom alla olika avdelningar och ta reda på vad som passade bäst, men projektledning var den första, och det passade verkligen naturligt med mina styrkor. Sedan dess har jag inte blickat tillbaka.

Michael Mordak: Det är fantastiskt. Du gick direkt in på min nästa fråga, vilket är perfekt. Nej, det är helt okej. Jag tänkte fråga hur du av en slump blev digital projektledare, men nu fick vi svaret direkt.

Men det är helt okej, för vi kan gå direkt in på detaljerna kring den processen. Fanns det några färdigheter eller koncept som du tog med dig från tidigare erfarenheter, som hjälpte dig att utmärka dig i de rollerna och få uppmärksamhet?

Christina Avino: Ja. När jag ser tillbaka nu menar jag inte att förringa den kompetens som krävs av projektledare, men mycket av det kan komma naturligt.

Det handlar om att vara mycket organiserad, vanligtvis vara en person av typ A, naturligt tycka om att planera och tänka igenom alla beroenden. Om du tar något som du gör i livet, till exempel planerar en resa, så projektplanerar du faktiskt. Många gör det varje dag i sina liv. Innan jag fick erfarenheten av att tillämpa det under min praktik såg jag aldrig riktigt den färdigheten hos mig själv. Det var först när jag började arbeta på byrån och kunde använda färdigheten och såg dessa yrkespersoner göra karriär av den som jag insåg det, vilket jag tyckte var fantastiskt.

Det var så det tog fart. Självklart är det mycket mer än så, men jag tror att en stor del av det, och en stor anledning till att vi ofta kan bli något av osjungna hjältar, är att vi underskattar hur mycket värde vi tillför, eftersom det kommer så naturligt för så många projektledare.

Men det kommer verkligen inte naturligt för alla. Att kunna tänka igenom saker i rätt ordning och alltid ta hänsyn till beroenden. Att kunna hantera många olika delar som är i rörelse, med en helhetssyn och förståelse för så många olika specialområden. Jag ser det nu när jag bygger upp mitt team: för vissa personer kommer det verkligen naturligt, och det är en stor tillgång.

Michael Mordak: När du säger det får det mig att fundera på om det finns några särskilda egenskaper eller något annat som du letar efter hos projektledare som söker sig till er. Jag menar sådana naturliga beteenden eller sätt att agera som visar att de skulle passa bra för tjänsten.

Christina Avino: Ja. Jag skulle faktiskt säga att 90 % av de projektledare vi har anställt – och vi har nu ett team på 10 personer – inte hade titeln projektledare tidigare, och alla har varit otroligt framgångsrika i rollen.

Det här teamet består av stjärnor. Några av titlarna de hade tidigare var evenemangsplanerare. Att ha arbetat i vilken roll som helst på ett nystartat företag är vanligtvis ett mycket gott tecken på att man kan bli en bra projektledare, eftersom man naturligt projektleder många saker och bär många olika hattar. Det har alltid varit en viktig indikator på framgång i rollen. Men vi har faktiskt ett steg i intervjuprocessen där kandidaten får tänka igenom en simulerad kostnadsrapport, och jag bryr mig egentligen inte om hur den utförs.

Det jag vill se är hur de tänker när de analyserar de påhittade data vi ger dem och hur de resonerar kring hur de skulle angripa ett problem, vilka antaganden de kan göra när de inte vet något om det faktiska projektet och så vidare. Det har varit ett utmärkt sätt att få insyn i hur de bearbetar saker, även om det inte exakt motsvarar hur vi faktiskt skulle göra i verkligheten på Seer.

Det är indikatorn på att någon kan bryta ner problem och navigera i tvetydighet. För oavsett hur långt man kommer i karriären tror jag att det alltid kommer att finnas tvetydighet inom projektledning, eftersom tjänsterna man erbjuder är nya, plattformarna är nya och saker hela tiden förändras.

Så det är mycket viktigt. Att kunna känna sig trygg i det okända och ändå kunna staka ut en kurs och vara en ledare är otroligt viktigt. Och det är verkligen inte något som bara gäller projektledarrollen.

Michael Mordak: Det är en bra insikt. En av sakerna jag tänkte på när du berättade allt detta är att det finns många färdigheter och koncept som är bra för projektledare att ha.

Men inget av det du egentligen nämnde handlade om teknisk kunskap inom marknadsföring eller teknisk kunskap om exempelvis programvaruutveckling. Du arbetar förstås på ett marknadsföringsföretag, men hur mycket teknisk kunskap tror du egentligen krävs för rollen?

Måste man känna till hur programmatisk displayannonsering fungerar på djupet eller kunna koda vissa saker, och sådant?

Christina Avino: I min roll behöver man definitivt inte kunna koda, och kunskap om våra tjänster är alltid en tillgång. Men om jag fick välja mellan några av de sociala färdigheter som krävs för att lyckas och kunskap om branschen skulle jag definitivt välja de förstnämnda, eftersom de sistnämnda går att lära sig på jobbet.

Det jag har upptäckt är att varje byrå fungerar på så olika sätt att den kunskap man kommer in med inte alltid är helt överförbar till hur vi arbetar på Seer eller till vilken annan byrå man än går till. Så jag tycker att sociala färdigheter kommer först, men självklart är branschkunskap en tillgång.

Vi har faktiskt haft några personer som gått från att vara specialister på Seer till att bli projektledare på Seer. De har ett stort försprång eftersom de till fullo förstår nyanserna i allt som ingår i en leverans, vilket är en stor tillgång. Jag menar inte alls att förringa det, men det går att lära sig.

Michael Mordak: Om du talade med någon som just nu söker arbete, skulle du alltså säga att personen ska fokusera på sociala färdigheter och att det tekniska kommer senare?

Christina Avino: Ja, eftersom det är något jag egentligen inte kan lära ut. Det är mycket svårare att coacha någon till att kunna bära många hattar och navigera i tvetydighet. Det är verkligen svårt att lära någon hur man gör det.

Michael Mordak: Att bli bättre på att förstå människor.

Christina Avino: Ja, precis. Jag kan lära dig nyanserna och beroendena mellan olika typer av arbetsflöden som vi arbetar med.

Michael Mordak: Det leder faktiskt vidare till det jag ville veta härnäst. Vilka områden handlade det om? Med tanke på din bakgrund och att du kom in i rollen visste du förstås att du hade mycket värdefull erfarenhet och många färdigheter som överlappade med jobbet, vilket var varför du utmärkte dig och kunde komma in i rollen.

Men fanns det några delar av jobbet där du saknade kunskap och behövde utvecklas?

Christina Avino: Det var faktiskt den tekniska delen. Som jag sa började jag specifikt inom webbutveckling, vilket jag tycker är ännu mer av en svart låda. Mycket inom marknadsföring kan vara lite mer intuitivt.

Vi söker alla efter saker på Google, så att förstå algoritmen på en övergripande nivå är åtminstone för min hjärna lite lättare än att förstå betalda annonser och sådant. Men utveckling och kodning ligger helt utanför mitt område. När jag arbetade uteslutande med utvecklare var det därför en enorm inlärningskurva.

Eftersom det fanns så mycket att lära sig tog jag itu med det projekt för projekt och plattform för plattform genom att läsa på och lära mig om det. Och mycket lärde jag mig helt enkelt på jobbet, för man kan läsa och undersöka hur mycket som helst, men man kanske ändå inte lyckas upptäcka allt.

Det gäller att hitta balansen mellan att göra tillräckligt mycket efterforskningar för att kunna gå till sitt team av specialister med smarta frågor som inte frustrerar dem, som gör en själv kunnigare nästa gång, och att samtidigt förlita sig på sina ämnesexperter. Jag brukar alltid göra lite hemläxa och visa att jag gör min del för att inte vara helt okunnig om ämne X, men samtidigt förstå att de jag arbetar med är experter inom den bransch man befinner sig i och inte vara rädd för att luta sig mot dem.

Jag brukar säga att den viktigaste färdigheten en projektledare behöver ha, särskilt om man byter bransch, är att veta vilka frågor man ska ställa, känna sig bekväm med det man inte vet och kunna vända sig till rätt personer när man behöver svar. För i slutändan kan man aldrig veta allt.

Det är därför vi inte är specialisterna. Det är därför jag inte är utvecklaren. De kommer alltid att kunna mer än vi gör. Att veta vilka frågor man ska ställa är därför vår viktigaste uppgift.

Michael Mordak: Du nämnde att man plockar upp teknisk kunskap och försöker lära sig något nytt i varje projekt, eller vad det nu är som hamnar på ens bord, så att man långsamt bygger på den tekniska kunskapen och blir bättre inom området.

Finns det någon gång då du har lärt dig något och sedan tittat tillbaka på ett tidigare projekt och tänkt: ”Jag önskar att jag hade vetat det då, för det hade gjort livet mycket enklare”?

Christina Avino: Jag har absolut lärt mig saker i pågående projekt som jag sedan tittat tillbaka på och tänkt: ”Herregud, det där hade varit en fantastisk liten kunskap att ha haft i tidigare projekt.” Jag kan inte komma på något specifikt exempel, men jag vet att det definitivt är vanligt, även utanför det specifikt tekniska området. Det händer hela tiden med sådant som grunderna i kundhantering och omfattningshantering. Därför är jag mycket noggrann med att försöka göra retrospektiv för varje projekt, så att vi tar med oss de lärdomarna framåt.

Jag försöker att inte fastna för mycket i det förflutna utan låta det som är gjort vara gjort, och i stället blicka framåt och se hur vi kan bli bättre i framtiden.

Michael Mordak: Det är förmodligen bra att du inte minns några specifika exempel, för då var de uppenbarligen inte så viktiga.

Christina Avino: Ja, precis. Det är alltid sådant där man tänker: ”Det hade gjort livet enklare, det här hade gått betydligt smidigare”, men man har kommit så långt förbi den punkt där det hade haft någon betydelse.

Michael Mordak: Bra. Jag vill byta spår lite och titta lite på framtiden. Du har gått igenom alla de här olika rollerna, gjort praktik och halkat in på projektledning. Jag ville få en känsla för vad du ser som nästa steg. Har du en plan för vad som kommer härnäst?

Vad arbetar du mot just nu? Tänker du på en annan roll eller befattning, eller vad ser du dig själv göra efter projektledning?

Christina Avino: Jag har faktiskt aldrig tänkt längre än projektledning, ärligt talat. Jag befinner mig i en väldigt unik och underbar situation på Seer, där jag har fått möjlighet att bygga upp en projektledningsavdelning. Det har verkligen varit den största bedriften och den mest givande erfarenheten i mitt liv.

Jag började som den första och enda projektledaren, och när det inte fanns någon projektledning mellan avdelningarna har jag under de senaste åtta åren byggt upp en avdelning värd 1,7 miljoner dollar med 10 projektledare. Mycket av den tillväxten har verkligen skett under de senaste två åren. Jag befinner mig alltså vid en avgörande punkt där allt arbete under de senaste åtta åren börjar ge resultat och vi verkligen har etablerat oss på Seer.

Jag har därför helt och hållet siktet inställt på att fortsätta bygga ut detta och försöka utveckla karriären för teamet som har hjälpt oss att nå hit, för jag gjorde verkligen inte detta ensam. De tio personer jag hela tiden hänvisar till är en stor anledning till att projektledningen har blivit framgångsrik på Seer, och jag är så entusiastisk över att se vad framtiden har att erbjuda.

Michael Mordak: Det är fantastiskt. Det är oerhört imponerande att kunna säga att du har varit en del av den utvecklingen under de åren. Jag förstår verkligen att du vill stanna kvar i stunden och uppleva det, eftersom allt på sätt och vis når sin kulmen nu.

Det är fantastiskt och vackert i sig.

Christina Avino: Ja, det har varit en rolig resa.

Michael Mordak: Fantastiskt. Det var egentligen allt jag hoppades få prata om i dag: att höra din berättelse och kunna dela den med dem som lyssnar. Jag tror att en av sakerna jag har förstått är att allas berättelser är så unika och att det kanske inte spelar någon större roll var man kommer ifrån eller vad man har lärt sig tidigare.

Vi har alla olika saker som vi kan ta med oss till rollen och som kan hjälpa oss, oavsett om det handlar om sociala färdigheter eller tekniska färdigheter, om att vara naturliga planerare eller vad det nu kan vara. Det finns alltid något vi kan bidra med och alltid saker som vi också kan arbeta med. Det är en viktig del.

Men tack igen, Christina, för din tid i morse, och lycka till med allt. Jag vill bara önska dig allt gott och hoppas att vi får prata igen snart.

Christina Avino: Tack så mycket för att jag fick vara med. Det var väldigt trevligt.

Michael Mordak: Tack för att du lyssnade på vårt medlemsfokus med Christina. Hon har så mycket mer kunskap och insikt att dela med sig av, så kom och prata med oss i Slack-kanalen tillsammans med hela vår gemenskap av digitala projektledare. Du kan läsa mer om medlemskap på vår webbplats på thedigitalprojectmanager.com/membership.

Tills nästa gång, tack för att du lyssnade.