Så moderniserar du RACI och får med dig teamet
Galen Low får sällskap av Cassie Solomon – ledare inom organisatorisk förändring och digital transformation samt författare till ”Leading Successful Change: 8 Keys To Making Change Work” – för att prata om roller och ansvarsområden och huruvida en gammal hederlig RACI-matris fortfarande är ett effektivt sätt att skapa tydlighet kring vem som gör vad inom ert team och i hela organisationen.
Höjdpunkter från intervjun
- Cassie är ledare inom organisatorisk förändring och digital transformation samt författare till ”Leading Successful Change: 8 Keys To Making Change Work”, en bok som har getts ut av Wharton. [1:12]
- Cassie har en MBA från Wharton med inriktning på verksamhetsstyrning. Efter examen arbetade hon på ett konsultföretag som arbetade med organisatorisk förändring. Det var där hon först fick lära sig RACI. [2:13]
- Cassie har länge fascinerats av digital transformation. Hon har studerat teknik och fördjupat sig i den fjärde industriella revolutionen. Vi måste förnya oss snabbare, få ut produkter på marknaden snabbare, och RACI är verkligen användbart för att minska slöseriet i systemet. [3:53]
- Cassie använder ofta ett quiz om rollförvirring i sina workshoppar. Innan de lär ut RACI-verktyget visar de en lista över symtom och frågar deltagarna om det är något de upplever i sina team. [5:36]
- RACI grundades omkring 1955. [7:03]
- R står för ansvarig. Om du har ett R är det du som utför arbetet.
- A står för ytterst ansvarig, eller auktoriserad, och den rollen fattar besluten. Det är rollen med befogenhet.
- C står för konsultera. Detta är verktygets del för intressenthantering.
- I står för informera. Om du har rollen I blir du bara informerad om vad som händer.
- De har lagt till en femte kod, R-Prime. Om fler än en person arbetar med något har du fler än ett R. Det är god praxis att utse ett av dessa flera R till R Prime, och den personen ansvarar för att förstå vad alla R gör.
- När organisationer får större problem med rollförvirring beror det på att de har blandat ihop R och A. [10:11]
- Om du har R är du ansvarig för kvaliteten på ditt arbete. Om du har A är du ansvarig för kvaliteten på dina beslut. Om du har C är du ansvarig för kvaliteten på de råd du ger. Och om du har I är du ansvarig för att lyssna och lära dig om vad som händer. [10:44]
- När det gäller att prata om roller ger RACI dig en praktisk förkortning som alla kan förstå. [12:59]
- Om du startar ett stort projekt och arbetar med personer som du inte känner väl är det ett perfekt tillfälle att tydliggöra rollerna. [13:12]
De verktyg som vi oftast förknippar med projektledning fokuserar verkligen på ”vad”, men RACI står ensamt som det verktyg som hanterar ”vem”.
Cassie Solomon
- En McKinsey-studie från 2017 visade att 80 % av organisationerna är missnöjda med sitt beslutsfattande. [15:34]
- RACI saknar något viktigt – det finns ingen tidsfrist, vilket är mycket enkelt att åtgärda. [17:56]
- Cassie hade en kund som bad om hjälp eftersom kundens IT-avdelning använder Agile, avskyr RACI och inte tycker att de behöver det. [18:43]
- Agile är stolt över att teamet fattar besluten själva. De ser RACI som omständligt.
- Andra tycker att RACI fungerar bra om man är ett Agile-team. Men när man börjar samarbeta med andra avdelningar i en större organisation brister RACI vid gränsen. Och de flesta system brister vid gränsen.
- Agile fungerar med ett litet team, men börjar brista vid gränsen när man tar arbetssättet vidare till arbete mellan olika avdelningar.
- Du kan arbeta enligt Agile i ditt team och sedan använda RACI-språket för att tydliggöra rollen när du lämnar över arbetet till andra.
- Cassie vill lära ut RACI som ett ledningsverktyg. [21:24]
- En riktigt bra RACI-matris är 10–15 rader lång, och inte mer.
- RACI är ett förhandlingsverktyg.
- Det andra skälet till att ett RACI-språk är så viktigt är att vi arbetar mycket mer tvärfunktionellt. Det finns ett krav på att snabba upp arbetet. [25:20]
Att göra en RACI i början av ett nytt projekt – det är den gyllene timmen.
Cassie Solomon
- Det finns ett helt sätt att tillämpa RACI på möten och fråga sig själv: “Måste verkligen alla dessa personer vara med på det här mötet?” För om de alla bara är C eller bara I kan vi skicka hem dem. [31:57]
- Om du tittar på PMIs version av RACI från 1955 är de ganska tydliga i PMBOK med att det bara finns en A. [35:14]
- Leveranser och deadlines. Om ett team skapar sina leveranser och får saker gjorda i tid behöver du förmodligen inte stoppa deras framsteg. Såvida inte någon överpresterar och blir arg – det är ingen bra lösning. [41:48]
Möt vår gäst
Cassie är en mycket erfaren konsult inom organisationsutveckling och chefscoach och grundare av The New Group Consulting, Inc. samt skapare av RACI Solutions och RACI 2.0. Hon är utbildad vid Yale, Penn och Wharton och tillämpar systemtänkande för att tydliggöra och effektivisera teamarbete och struktur i komplexa organisationer. Hon har undervisat i RACI över hela världen och hjälpt sina klienter att använda metoden effektivt i över 20 år.
Cassie undervisar globala chefer vid Whartons Aresty Institute of Executive Education. Hennes bok, Att leda framgångsrik förändring: 8 nycklar till att få förändring att fungera, som är skriven tillsammans med Gregory P. Shea, har nyligen uppdaterats för att hjälpa ledare att framgångsrikt navigera i den allt snabbare förändringstakten (februari 2020/Wharton School Press). Hon är utbildad framtidsforskare och tar med sig det perspektivet i sitt arbete med strategisk planering, och hjälper organisationer att förstå omvälvande teknik, digital transformation och framtidens arbetsliv.
Beslutsfattande i en organisation är osynligt. Du kan inte gå in genom dörren och se det. Det är som luften du andas, men det är verkligen viktigt.
Cassie Solomon
Resurser från det här avsnittet:
- Gå med i Digital Project Manager-communityn
- Prenumerera på nyhetsbrevet för att få våra senaste artiklar och poddar
- Kom i kontakt med Cassie på LinkedIn och Twitter
- Läs mer om RACI Solutions
- Läs mer om The New Group Consulting, Inc.
- RACI:s begränsningar – McKinsey och Company (.pdf)
- Frågesport om rollförvirring (.docx)
Relaterade artiklar och poddar:
- Om podden
- Läs mer om RACI 2.0-metoden
- Jag var dålig på att säga nej till intressenter tills jag upptäckte det här
- RACI-mall för projektledare + exempel och instruktioner
- Så undviker du projektkonflikter genom bättre resurshantering
- Så får du Agile att fungera med Metagility
- 3 varningstecken på att din digitala transformation är på väg att stanna upp – och hur du korrigerar kursen
Läs transkriberingen:
Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt 100 % av tiden.
