Så pratar du om risk och får alla att lyssna

Läs utskriften:

Vi testar att skriva ut våra poddavsnitt med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Galen Low: När du kommer till den del av agendan som handlar om risker börjar folk lämna mötet. Även de som stannar verkar lite oengagerade. Du får ett privat meddelande från en kollega som säger att folk tycker att risker är lite av en glädjedödare. Projektet är fortfarande i ett tidigt skede och människor vill fortsätta känna sig optimistiska tills det finns en anledning att inte göra det.

Kanske har de rätt. Du har till och med själv haft stunder då varje risk i ditt riskregister känns som en förolämpning mot din förmåga som projektledare. Vissa dagar vill du inte heller prata om risk.

Varför är det så svårt att ha samtal om risk?

Om du har haft svårt att få dina team och intressenter att känna sig bekväma med att prata om projektrisker ska du fortsätta lyssna. Vi kommer att dela med oss av insidertips om hur du skapar en kultur för riskhantering som bygger självförtroende, stärker projektkommunikationen och underlättar smarta beslut, så att alla bidrar till att lotsa projektet mot framgång.

Tack för att du lyssnar. Jag heter Galen Low och arbetar med The Digital Project Manager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med uppdraget att hjälpa varandra att utveckla kompetens, bygga självförtroende och skapa kontakter, så att vi kan leda våra projekt med syfte och genomslag. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedigitalprojectmanager.com.

Hej allihop – tack för att ni följer med oss i DPM-podden. I dag ska vi fördjupa oss i ett grundläggande område som inte bara fruktas av projektledare, utan också missförstås av många digitala team. Ja, just det, vi pratar om risk.

Det är ett av de svåraste och mest försummade områdena inom projektledning. Ändå är riskhantering utan tvekan ett av de mest proaktiva och överförbara verktygen du har tillgång till.

Så hur kan vi erkänna risker, omfamna dem och kanske till och med få våra team att uppskatta att prata om dem?

För att ta oss an ämnet har jag en mycket speciell gäst med mig i dag.

Hon har inte bara en masterexamen i statistik och över 18 års erfarenhet av teknisk projektledning inom offentlig sektor, utan är också tidigare ordförande för PMI Sacramento Valley Chapter samt en uppskattad lärare och mentor med fokus på inköpshantering och riskhantering.

Utanför projektledningen tycker hon om att laga mat, läsa böcker, ordna fester och träna.

Välkommen, Shashwati Roy. Hej, Shash!

Shashwati Roy: Hej allihop! Jag ser verkligen fram emot det här samtalet.

Galen Low: Det är fantastiskt att ha dig här. Du har en enorm kunskap, och som jag nämnde är risk ett av de områden där alla kan lära sig lite mer.

Men innan vi går in på ämnet vill jag höra vad som händer i ditt liv. Vilka saker har inspirerat dig på sistone?

Shashwati Roy: Det är en mycket bra och svår fråga, Galen. Nedstängningen och att inte kunna resa har gjort att jag har börjat utforska ljudböcker, poddar och liknande. Jag läser hela tiden eftersom jag promenerar hela tiden. Nej, jag går inte till gymmet.

Det gör mig verkligen glad. Att lyssna på böcker och poddar, skapa poddar och prata om projektledning inspirerar mig mycket.

Galen Low: Bra gjort att du fortsätter promenera och träna och samtidigt hittar möjligheter att lyssna på ljudböcker och poddar.

Låt oss prata om hur man pratar om risk på ett sätt som människor kan relatera till. Jag tror att målet i dag är att få våra lyssnare att känna sig tillräckligt bekväma för att kommunicera effektivt med intressenter, sponsorer, projektmedlemmar och ledningsgrupper på ett sätt som bygger en kultur av riskhantering där alla kan bidra till att hantera risker proaktivt.

Men först, kan du berätta lite om din professionella bakgrund? Hur hamnade du där du är i dag? Hur började du med projektledning?

Shashwati Roy: Det har varit en mycket lång resa. Jag tog min PMP-certifiering 2005 efter att en kollega berättat om Project Management Institute Sacramento Valley Chapter. Jag ville in i projektledningsvärlden, men ekonomin var ansträngd, så min arbetsgivare betalade provet och böckerna om jag klarade provet på första försöket. Det skapade extra press, men jag klarade det och blev därefter engagerad i kapitlet.

Jag arbetade först mycket med kvalitetssäkring och hade erfarenhet av CMM- och ISO-certifiering. Genom olika roller inom utbildning, marknadsföringsstrategi och andra delar av PMI-kapitlet blev jag ordförande mellan 2010 och 2013.

Det var ett verkligt test i projektledning. Jag behövde driva ett kapitel och en styrelse med frivilliga medlemmar, samtidigt som jag var ansvarig inför medlemmarna och PMI. Jag fick hantera budgetar, fakturering, statusrapporter och avkastning på investeringar.

Sedan fick jag välja mellan att ingå i ett team som skulle etablera ett formellt PMO eller att bli ledare för kvalitetssäkring. Jag valde att bygga PMO-teamet. Den svåraste delen var inte att skriva processerna, utan att övertyga intressenterna – den interna ledningen, kunderna, teammedlemmarna och kollegorna.

Galen Low: Jag älskar det. Vilken bra investering för HP. Och vi pratar om Hewlett Packard här, eller hur?

Shashwati Roy: De har bytt namn flera gånger. Jag började på EDS, som blev HP, sedan HP Enterprise, DXC och därefter Gainwell.

Galen Low: Vilka typer av projekt har du arbetat med genom åren?

Shashwati Roy: Främst IT-projekt och verksamhetsprojekt inom välfärd och sjukvård, bland annat beräkning av behörighet och utbetalningar för matkuponger, bidrag och medicinska förmåner. Jag har även arbetat med programvaru- och maskinvaruuppgraderingar samt infrastrukturprojekt. I dag arbetar jag inom konsultbranschen, där man ofta får arbeta inom många olika områden.

Jag har också drivit välgörenhetsevenemang som projekt, särskilt inom området barncancer. Att driva ett välgörenhetsevenemang är i praktiken som att driva ett projekt – precis som att sköta ett hushåll.

Galen Low: Jag tycker om tanken att volontärarbete inom ett lokalt PMI-kapitel kan ge erfarenhet av många olika typer av ledarskap, team och projekt. Du nämnde att du valde mellan rollen som kvalitetsledare och att bygga ett PMO. Ångrar du någonsin det beslutet?

Shashwati Roy: Jag tycker mest om att undervisa och vara mentor. Ju mer jag undervisar och handleder, desto mer lär jag mig.

Jag behandlar alltid välgörenhetsevenemang som projekt. Inför en promenad för barncancerforskning hade vi veckovisa statusmöten, gick igenom uppgifter och arbetade med riskreducering. Vi frågade vad som skulle hända om det regnade och tog fram olika lösningar: köpa paraplyer, flytta promenaden inomhus eller boka om den. Volontärerna var gymnasieelever, vilket gjorde mentorskapet och undervisningen extra meningsfulla.

Galen Low: Låt oss definiera risk. Vad betyder risk för dig?

Shashwati Roy: Risk är att förutse en möjlig situation som kan inträffa i framtiden. En avvikelse eller ett problem är något som redan har inträffat. Båda kräver åtgärder, men den ena är förebyggande och den andra reaktiv.

Jag brukar säga att riskhantering och kommunikationshantering går hand i hand. Som projektledare ska du identifiera risker, kommunicera om dem, inkludera intressenterna, utse ansvariga, prioritera riskerna och bedöma deras konsekvenser.

Riskregistret ägs av projektledaren, men varje enskild risk kan ha en annan riskägare. Riskhantering är ett lagarbete. Du bör diskutera riskregistret på varje statusmöte och göra riskerna begripliga genom att beskriva vad de betyder för kunden, ledningen och teamet.

Galen Low: Det är viktigt att förstå att riskhantering och kommunikationshantering är tätt sammanflätade. När du identifierar, bedömer och prioriterar risker får du också språket och argumenten för att förklara dem för andra.

Shashwati Roy: Ja. När människor upplever risk som något negativt tror de att identifieringen av en risk innebär att de har misslyckats. Därför måste vi skilja den personliga aspekten från själva risken. Projektledaren kan äga riskregistret, men riskerna ska hanteras av teamet tillsammans.

På så sätt stärker du teammedlemmarna och intressenterna. Du ger dem möjlighet att ta ansvar för risker och delta i riskreduceringen. Börja gärna prata om risk redan vid projektets startmöte och gör riskhantering till en normal och trygg del av arbetet.

Galen Low: Hur hanterar man personer som inte vill prata om risker?

Shashwati Roy: Ha alltid en risksektion på statusmöten eller avstämningar, men skapa inte separata möten som bara handlar om risk. Då kan människor tröttna och sluta delta. När risk är en naturlig del av statusmötet börjar människor gradvis engagera sig.

Det är viktigt att coacha och vägleda människor så att de förstår att riskhantering är en kollektiv uppgift, inte en enskild persons ansvar. Inkludering och samarbete minskar den negativa laddningen kring risk.

Galen Low: Hur undviker man att lägga dagar på att identifiera och dokumentera risker?

Shashwati Roy: Ingen risk är för stor eller för liten för att dokumenteras, men alla risker behöver inte diskuteras lika ofta. Lägg till en status för varje risk, till exempel accepterad risk. Om en risk är känd och accepterad behöver du inte älta den vid varje möte. Prioritering gör samtalet mer fokuserat och positivt.

Galen Low: Det handlar alltså inte bara om att kategorisera risker, utan också om hur man pratar om dem. Högt prioriterade risker får mer uppmärksamhet, medan andra fortfarande finns dokumenterade och kan hanteras vid behov.

Shashwati Roy: Precis. När projektledaren prioriterar riskerna vet teamet vilka frågor som kräver uppmärksamhet och vilka risker som redan är accepterade. Då blir samtalet mer avgränsat, positivt och samarbetsinriktat.

Galen Low: Den viktigaste lärdomen är att riskhantering inte handlar om att vara negativ. Det handlar om att vara förberedd, kommunicera tidigt och bygga självförtroende hos teamet och intressenterna.

Shashwati Roy: Och det händer inte över en natt. När projektledare slutar bära hela ansvaret för risk på sina egna axlar och delar det med teamet blir ämnet automatiskt enklare att hantera.

Galen Low: Tack så mycket för att du var med oss i dag, Shash. Jag uppskattade verkligen samtalet.

Shashwati Roy: Tack så mycket. Det har varit en ära, och jag har själv lärt mig mycket genom att prata om ämnet.

Så vad tycker du? Pratar du om risk med dina projektteam, eller är det ett tabubelagt ämne?

Berätta din historia. Vilket är det största misslyckande du har upplevt på grund av att ni inte pratade öppet om projektrisker? Vilka är dina bästa tips för att få människor att förstå och engagera sig i riskfrågor? Om du vill utveckla dina färdigheter som strategisk projektledare kan du gå med i vår gemenskap.

Besök thedigitalprojectmanager.com/membership för att få tillgång till en stödjande gemenskap som delar kunskap, löser komplexa utmaningar och tillsammans formar framtiden för vårt yrke. Från robusta mallar och månatliga utbildningstillfällen som sparar tid och energi till kollegialt stöd genom diskussioner, gemenskapsevenemang och mastermind-grupper. Som medlem får du över tusen personer på din sida när du utvecklar din karriär inom digital leverans.

Om du tyckte om dagens avsnitt får du gärna prenumerera och hålla kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Tills nästa gång. Tack för att du lyssnade.