Jag bygger en digital AI-agent för projektledning, vare sig jag vill eller inte

Galen Low: Förbannad om du gör det och förbannad om du inte gör det. Det har varit den allmänna känslan hos de projektledare jag har pratat med som inför AI i sitt arbete. Men även om det är lätt att tänka att vi bygger våra ersättare och skickar oss själva i ofrivillig förtidspension, kan det finnas en enorm uppsida med allt detta.

Det kan faktiskt ge oss en plats vid bordet när gränserna mellan olika discipliner rasar och tvärfunktionellt samarbete får en nystart. För att reda ut detta har jag bjudit in en teknisk programchef inom SaaS-området som har börjat bygga AI-agenter, huvudsakligen av nödvändighet, eftersom hon på egen hand leder dussintals program över ett team med 130 programmerare, dataanalytiker och andra tekniska specialister, samtidigt som hon stöttar över 1 000 interna intressenter.

Hon kommer att dela med sig av sitt sätt att bygga med AI, guida oss genom den teknikstack hon använde för att bygga en agent för mottagning och prioritering som redan sparar 15 timmar i månaden, och ge sin syn på hur vi genom att ta oss igenom vår senaste existentiella kris kan nå bättre samarbete, kamratskap och gemenskap inom våra tvärfunktionella team och bortom dem.

Hoppas att du uppskattar avsnittet.

Välkommen till Digital Project Manager-podden – programmet som hjälper leveransansvariga att arbeta smartare, leverera smidigare och leda sina team med självförtroende i AI-eran. Jag heter Galen, och varje vecka går vi igenom strategier från verkligheten, nya trender, beprövade ramverk och ibland en krigshistoria från projektfronten. Oavsett om du styr omfattande transformationsprojekt, hanterar AI-arbetsflöden eller bara försöker hålla kaoset under kontroll har du kommit rätt. Då sätter vi igång.

Okej, i dag pratar vi om dilemmat med att bygga AI-agenter som utför det projektledningsarbete vi brukade göra. Vi ska gå igenom processen för att bygga AI-drivna projektledningsverktyg och agenter. Vi ska diskutera vad dessa agenter innebär för människoledda tekniska projektteam och ta oss an några ganska existentiella frågor kring projektledningskarriären och hur vi kan behålla vårt förstånd.

Med mig i dag har jag Alla Tarasenko, Principal Technical Program Manager på Gusto. Alla är en människocentrerad tekniknörd med erfarenhet av att arbeta tvärs över områden som data och analys, infrastruktur, maskininlärning, säkerhet och efterlevnad. Hon har bland annat drivit stora program och övervakat leveransverksamhet i över tretton år, arbetat inom SaaS med företag som Smartsheet, NerdWallet och Gusto för att lansera helt nya produkter, samordna företagsomfattande plattforms­migreringar, bygga team och arbetsflöden från grunden och nu förnya sättet som tekniska programchefer kan använda AI för att öka sin kapacitet utan att förlora de delar av jobbet som de tycker om.

Hon förespråkar att hjälpa tvärfunktionella teknikteam att samarbeta bättre, och som titeln på det här avsnittet antyder börjar hon bygga AI-agenter och bädda in dem i sin verksamhet, vare sig hon vill eller inte.

Alla, tack så mycket för att du är här med mig i dag.

Alla Tarasenko: Tack, Galen. Jag är mycket tacksam över att ha blivit inbjuden och väldigt entusiastisk.

Galen Low: Det är så roligt att ha dig med i podden. Du och jag har korsat vägar på LinkedIn under större delen av ett år, och jag är glad att vi äntligen lyckades få kontakt. Jag tänkte: ”Herregud, en del av det du gör är exakt vad vissa av dem som lyssnar på den här podden behöver höra.” Framför allt handlar det om de konkreta verkligheterna i att försöka öka projektledningsteamets kapacitet genom att luta sig mot AI, bygga agenter och hantera alla de filosofiska frågor som följer med det.

Jag ser verkligen fram emot att dyka ner i detta, och ärligt talat vet jag att vi förmodligen kan hamna i en hel mängd intressanta sidospår längs vägen. Men för säkerhets skull kommer här den färdplan jag har skissat upp för oss i dag. Till att börja med ville jag sätta scenen genom att ställa en stor och svår fråga som mina lyssnare vill höra din syn på.

Sedan skulle jag vilja zooma ut från det och kanske prata om tre saker. För det första ville jag prata om de utmaningar du stod inför som fick dig att kasta dig in i AI, och varför du har valt att angripa lösningen på det sätt du har gjort. Sedan vill jag öppna locket på ditt sätt att bygga en AI-projektkoordinator – inte bara teknikstacken utan också processen, motgångarna och kanske motståndet från kollegor eller till och med din egen inre monolog.

Och till sist vill jag höra hur du föreställer dig att dina team kommer att arbeta med AI-projektkoordinatorer inom en nära framtid, vad det innebär för TPM:er som du och vad som behöver hända för att nå dit. Det låter ambitiöst, men hur låter det för dig?

Alla Tarasenko: Ja, det var mycket. Ja, vi gör det.

Galen Low: Okej.

Toppen. Då dyker vi ner. Jag tänkte börja med en stor och svår fråga. Du har målmedvetet byggt en uppsättning AI-agenter och verktyg som ska hjälpa teknikledare att driva sina egna projekt och samtidigt hålla dig organiserad. Men utifrån vad jag vet om dig är du någon som brinner för teknisk programledning, och du är väldigt människocentrerad i ditt sätt att utöva ditt hantverk.

Så min stora fråga är denna: Genom att bygga ett team av agentbaserade projektledare, arbetar vi inte då bort oss själva från våra jobb?

Alla Tarasenko: Ja, jag älskar den frågan, och den är ... Som du sa är den så stor och svår, och vi kan gå åt så många olika håll med den. Innan jag svarar vill jag bara erkänna att jag vet att vi pratade lite om detta när vi förberedde oss, men varje gång du säger att du bygger agenter får jag bara känslan: ”Ah, vad är det han säger?

Handlar det om mig?” Det är – det pågår ett enormt bedragarsyndrom eftersom jag tror att många av oss som inte är ingenjörer och som har börjat ge oss in på det här området under den senaste månaden eller till och med det senaste året känner oss väldigt mycket som studenter, lärande personer som befinner sig i ett område som är ganska nytt för dem och där det varje dag kommer en ny upptäckt.

Så det är svårt att se sig själv i det ljuset ännu. Jag ville ta upp det och erkänna det, för jag tror att många fler känner som jag än de som säger: ”Jag är typ kung över all AI.” Med allt poserande på nätet är du inte ensam om det. När det gäller att arbeta bort oss själva från våra jobb – vem vet vad som kommer att hända, eller hur?

Det finns ... Jag vill bara erkänna att det finns många förutsägelser, många påståenden om att om du gör detta kommer det att gå bra, och om du gör det där kommer du att lämnas i dammet av den vackra framtiden. Vi kan gissa. Jag kan inte förutsäga det, men jag tror att AI i det här skedet, som du sa, vare sig hon vill eller inte, är ett verktyg som vi kommer att arbeta med. Jag tror inte längre att mitt jobb existerar utanför AI, inte inom det område där jag befinner mig.

Med det sagt tror jag att just min roll, min arbetsplats och den typ av företag jag arbetar med är mycket goda exempel på var jag faktiskt kan använda all hjälp jag kan få. Jag ska förklara vad jag menar. Under ungefär de senaste tio åren har jag främst arbetat på medelstora företag, låt oss säga 500 till 3 000 personer eller allt däremellan, när de växer från det ena till det andra.

Och den trend jag har sett under hela den här tiden i min karriär har varit att minska antalet operativa personer och TPM-liknande roller inom dessa företag och låta dem endast täcka övergripande operativa flöden, processarkitektur och stora program. På mitt nuvarande jobb är jag den enda TPM:en i ett team på 130 personer. På ett annat jobb var förhållandet ungefär en på tusen.

Så den här existentiella frågan – behövs vi inte längre? Vad gör vi ens? – har jag gått igenom parallellt med många andra TPM:er, tror jag, långt längre än vi har pratat om AI. När du är TPM och stöttar ett team på 130 personer finns det så mycket du vill kunna göra och så många flöden och människor du vill kunna hjälpa.

Du vill coacha, stötta olika projekt, särskilt när du ser nya ledare driva projekt, ibland för första gången i sina liv. Du vill förbättra processer. Du vill bli bättre på hur vi mäter vår verksamhet. Det finns så mycket du vill göra, och du måste vara väldigt selektiv med vad du fokuserar på.

Att åtminstone kunna ta de uppgifter som är rutinmässiga och repetitiva och tenderar att uppta en stor del av vår dag, och lämna över dem till AI, är genuint något jag vet att AI ofta marknadsförs med: ”Om du använder AI får du göra mer meningsfulla saker i stället.” För mig är det faktiskt sant på grund av den ganska extrema supportkvot som jag och många andra TPM:er på medelstora företag arbetar med.

Så ja, det är i hög grad min motivation – inte bara att hålla mig uppdaterad inom det tekniska område vi befinner oss i just nu, utan också att kunna fokusera på det jag älskar, vilket är processarkitektur, att coacha teamen och göra upptäckter, och slippa göra något som att fysiskt flytta ärenden från en Jira-tavla till en annan varje vecka för att kunna prioritera dem, vilket jag gjorde för bara en månad sedan.

Galen Low: Jag gillar inramningen: ja, vi kommer att bygga med AI för att utöka vår kapacitet, och det kommer att förändra våra jobb. Vem vet vad som händer med vår fortsatta relevans i den här rollen? Men att inte göra det verkar definitivt vara en större risk när det gäller att förbli relevant, arbetstrygghet och rollens framtid.

Svaret är förmodligen inte att bara undvika AI. Och missförstå mig inte, jag tror att de som lyssnar – och människor i allmänhet – förstår det, men jag tror att du har rätt om poserandet. Jag tror att du har rätt om pressen att göra de här sakerna vare sig vi vill eller inte. Vi känner att vi tvingas till det.

Det verkar vara: ”Om jag inte är där och flyttar Jira-ärendena är jag arbetslös. Vad ska jag göra?” Men jag tycker att du just gav en hel mängd exempel på vad vi gör i stället. Vad kommer du att göra i stället för att kopiera mötesanteckningar från en plats till en annan? Och det jag verkligen gillar med A ...

Jag menar, jag tappade hakan när du nämnde förhållandena eftersom jag arbetar på byrå. Vi kanske driver fyra till tio projekt med varierande komplexitet, men vi är tolv personer i en organisation med 100 eller fler. Det var som att de flesta projekt hade en projektledare. Men när man ser det i skalan av ett team på 1 000 personer som driver flera projekt och du är den enda, eller ett team på 130 personer som driver flera projekt och du är den enda, blir problemuppsättningen annorlunda.

Du tänker i termer av operativ effektivitet och skala med ett mänskligt perspektiv. Men svaret på frågan ”Hur ska vi kunna göra mer?” är inte nödvändigtvis ”Okej, anställ fler så att vart tionde projekt har en projekt- eller programledare”, utan snarare: ”Okej, hur kan vi bygga processer?

Hur kan vi utforma dem? Hur kan vi ge människor som ska leda projekt möjlighet, även om de inte har utbildats till programledare? Och hur kan vi skapa förutsättningar för att arbeta tillsammans?” Då blir du mer av en mentor och operatör. Du behöver det tankesättet snarare än ”den här samlingen av ett dussin projekt är mina, och det är det jag gör”.

Det är ganska annorlunda. Jag vet att vissa som lyssnar kanske tänker: ”Självklart, Galen, det där är uppenbart.” Men med min bakgrund, där varje komplext projekt vi levererar åt en kund ska ha en mycket erfaren projektledare som kan ha kontakt med kunden, hålla allt på rätt spår och hantera projektets egen process, är det väldigt annorlunda jämfört med det operativa tankesättet. Jag tycker att det är väldigt intressant.

Alla Tarasenko: Ja. Och jag tror att det viktiga är att arbetet fortfarande måste bli gjort. Det är något jag alltid återkommer till när jag hör människor säga: ”Vi behöver inte projektledning eftersom ...” Den koppling, det kitt eller vad man nu vill kalla det, som faktiskt krävs för att få arbetet gjort över olika kompetenser, team och perspektiv, måste fortfarande finnas.

Frågan är vem som gör det, eller hur? Och vilken kombination av människor och verktyg som till slut gör det. Om jag kan ge stöd genom att säga: ”Så här kan du se var projekten befinner sig, och så här startar du ett projekt. Här är en enkel guide som skapar de artefakter vi behöver för att kunna följa det.”

Och här är några bästa metoder som presenteras som ett faktiskt flöde. Det ger människor någon form av stöd och trygghet. För mig är förhoppningen att jag inte är den enda som tittar på sin dag och tänker: ”Jag ska göra den här stora, häftiga saken, bygga något eller träffa den här personen och ta fram den här strategin.”

Men i stället är du begravd i miljarders små saker som du inte ens skulle kunna beskriva om någon frågade vad du gjorde hela dagen – ännu mindre i termer av någon som helst påverkan eller något resultat. Att minska det är vad jag försöker förstå, och det är så jag försöker välja vilka användningsfall jag ska fokusera på.