Du använder Notion fel: Så konfigurerar du PM-programvara för seriöst projektarbete

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom roboten inte har rätt 100 % av tiden.

Galen Low: Hej allihop, tack för att ni lyssnar. Jag heter Galen Low och arbetar med The Digital Project Manager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med uppdraget att hjälpa varandra att utvecklas, bli självsäkra och skapa kontakter, så att vi kan förstärka värdet av projektledning i en digital värld. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedigitalprojectmanager.com/membership.

Okej, i dag ska vi prata om den populära produktivitetsplattformen Notion och om den klarar uppgiften att hantera komplexa digitala projekt som omfattar större organisationer. Men även om du inte använder Notion kommer vi att gå igenom några av de största misstagen människor gör när de konfigurerar sitt projektledningsverktyg och får andra att börja använda det, oavsett om det är Notion eller något annat.

I dag har jag sällskap av Frances Odera Matthews, certifierad Notion-konsult och grundare av The Notion Bar. Under de senaste tre åren har hon hjälpt över 150 globala kunder att bygga kulturer präglade av avsikt och att berätta historien om sitt arbete genom Notion.

Frances, tack för att du är med i programmet i dag!

Frances Odera Matthews: Hej, tack för att du bjöd in mig. Jag ser verkligen fram emot att prata.

Galen Low: Jag ser också fram emot att prata med dig, och tack för att du är med. Du är i London. Det är sen eftermiddag hos dig just nu, men jag är glad att du vill nörda ner dig lite. Jag sa i väntrummet att vi inte pratar så mycket om verktyg här i podden.

Så det här är lite nytt för oss, men jag vet att många i vår gemenskap använder Notion, är nyfikna på Notion eller har undvikit Notion. Det finns också personer som befinner sig på en resa med projektledningsverktyg och aldrig riktigt hittar det perfekta projektledningsverktyget.

Jag letar efter det och försöker hitta den heliga graal, och jag tänkte att vi kanske kan kasta lite ljus över det i dagens samtal. Du är uppenbarligen någon som kan mycket om Notion. Som en brasklapp till lyssnarna kan jag säga att jag inte kan särskilt mycket om Notion. Jag kommer därför att spela den nyfikna personen som inte har koll, medan Frances delar med sig av sin omfattande kunskap, eftersom du verkligen är djupt insatt i Notion och jag ser fram emot att dyka ner i det.

Frances Odera Matthews: Absolut.

Galen Low: Jag tänkte att vi kunde börja med grunderna. För dem som inte har koll, eller som har ännu mindre koll än jag, kan du berätta vad Notion är och varför du har valt att bygga hela ditt tjänsteutbud kring det?

Frances Odera Matthews: Självklart.

Jag börjar nog från början och utgår från det du nyss sa: projektledare försöker alltid hitta det perfekta verktyget. En gång i tiden var jag projektledare och försökte alltid hitta det perfekta verktyget. Jag har arbetat som projektledare inom många olika kreativa branscher och på byråer, bland annat inom e-handel och UX, och man byter hela tiden från ett verktyg till ett annat.

Det var alltid ett enormt arbete att kvalificera verktygen, jämföra funktioner och tänka: det här verktyget har den här funktionen som vi behöver, men det andra har inte den. Sedan försöker man bygga ihop allt till en enda lösning.

På den sista Shopify-byrån där jag arbetade använde vi Notion internt för att organisera olika saker. En dag insåg jag: vänta lite, varför har jag alla dessa kundportaler liggande i Google Kalkylark? Jag har uppgiftslistor som delvis körs i Notion – varför bygger jag inte allt på samma plats?

Jag halverade bokstavligen mitt arbete som projektledare genom att bygga kundportaler för att hantera Shopify-projekt från början till slut. Jag vet inte om någon har arbetat med Shopify-byggen, men de är otroligt omfattande och innehåller väldigt många rörliga delar. Sedan insåg jag att jag var uttråkad, eftersom det spännande för mig med ett jobb var att skapa systemet.

Det enda som återstod var att jaga teamet och kunderna, och jag tänkte att jag inte ville göra det längre. Det råkade också vara så att Notion började få mycket uppmärksamhet. I början av 2020 tänkte jag att jag kanske kunde lägga upp mig på Fiverr eller något liknande. Kanske ville någon betala mig för den här slumpmässiga, nördiga färdighet som jag var riktigt bra på.

Det visade sig att många ville det. Jag började arbeta heltid sommaren 2021 och har inte ångrat mig. Jag brukar säga att Notion inte är ett produktivitetsverktyg utan ett möjlighetsverktyg. Det jag saknade i alla andra projektledningsverktyg – Asana, Monday.com, ClickUp, Avaaz och många fler – var att de helt enkelt bara var projektledningssystem.

Med Notion kan du däremot verkligen berätta historien om ditt arbete. Du kan koppla projektledningssystemet till den där slumpmässiga, ofärdiga Excel-databasen du har liggande och visa informationen på ett sätt som hänger ihop med resten av systemet och känns engagerande. Det ser dessutom bra ut, så du kan bygga instrumentpaneler där du ser den information du behöver, där du behöver se den och när du behöver se den. Den flexibiliteten finns helt enkelt inte i verktyg som fungerar direkt ur lådan. Tänk på det som att skapa ditt eget äventyr.

Galen Low: Jag älskar ursprungshistorien, för jag tror ärligt talat att många människor avskyr att konfigurera programvara i allmänhet – projektledning, programvara och allt annat där man bygger en grundläggande arkitektur för något viktigt.

Jag är därför inte förvånad över att det finns en efterfrågan på någon som du, som verkligen tycker om det. Jag gillar också att vi lever i en värld där man kan säga: det här är vad jag vill göra. Inte nödvändigtvis all projektledning, som att driva projektet, utan att skapa rätt förutsättningar för att det ska lyckas.

Verktygen i dag kan göra många saker. På ett sätt har vi ganska rigida föreställningar om vad olika typer av programvara ska göra, hur de ska se ut och hur de ska fungera. Vi kommer in på det senare, men många tänker att det måste fungera direkt, eller hur?

Jag ska kunna logga in och börja arbeta, eftersom vi har projekt att driva. Ingen har tid att konfigurera saker, tänka igenom hur de ska fungera eller bestämma vad vi vill att de ska göra. På ett sätt är detta en perfekt bild av var vi befinner oss med programvara i dag. Många arbetar på olika sätt och använder olika verktyg i en byråmiljö eller i andra sammanhang där man arbetar med kunder.

Du har kundens verktyg. De säger att de använder ett visst system eller har ett kalkylark någonstans och att du måste rapportera in i det. Det behöver kopplas ihop mer än det behöver vara den enda lösningen eller den heliga graal vi pratade om i början. Den perfekta projektledningslösningen kanske inte finns.

Det kanske handlar om noggrann konfiguration. Jag gillar det, eftersom det knyter an till många av de utmaningar och problem människor upplever när de driver projekt, använder programvara, skapar samarbete och försöker få allt att fungera med olika arbetssätt.

Men vilka bör använda Notion, och vilka bör inte göra det? Hur hjälper du dina kunder att förstå när Notion är svaret och när det inte är det?

Frances Odera Matthews: Först och främst skulle jag säga att det definitivt finns en mental aspekt. Jag brukar jämföra det med att låta sy upp kläder eller köpa dem färdiga. Det kan vara helt okej att köpa något färdigt, men om du lägger ner lite extra tid och går till en skräddare för att ta mått och anpassa plagget kommer du att bli betydligt nöjdare med resultatet.

Särskilt om det är något du ska använda varje dag och som är själva kärnan i det du gör och hur du organiserar dina dagar och ditt arbete. Du måste vara beredd att sätta dig ner och tänka: vad gör jag egentligen varje dag?

Du skulle bli förvånad över hur många som aldrig har tänkt igenom den frågan. Vi befinner oss i en sorts dålig produktivitetsdiet där alla bara vill fortsätta framåt, utan att ta sig tid att stanna upp och förstå vad som faktiskt händer. Du måste vara beredd att upptäcka att en del av arbetsflödet inte hjälper dig medan en annan del gör det.

Du kanske vill följa upp en sak men inte en annan. Den mentala inställningen är därför avgörande. Ur ett praktiskt perspektiv är Notion sannolikt rätt för dig om du har många kalkylark som du vill ska kunna kommunicera med varandra. Du kommer att spara mycket tid genom att slippa mata in samma data manuellt i olika system eller kalkylark.

Jag har arbetat med människor inom alla möjliga branscher. Jag har hjälpt riskkapitalbolag att skapa mycket nischade lösningar, bland annat en mekanism för blind bedömning av affärer där allt låg i en stor databas, men olika investerare hade olika vyer. De bedömde samma portföljbolag i samma databas utan att kunna se varandras poäng, men det skapades ändå ett slutresultat.

Jag har arbetat med e-handelsvarumärken med 60–70 anställda för att helt bygga om deras system i Notion. Det handlade främst om att samla alla spridda Excel-kalkylark på en enda plats så att alla kunde få överblick över vad som hände.

Ett stort problem jag ser hos många företag är brist på transparens. Människor förstår inte hur data rör sig genom företaget. Eftersom allt i Notion finns i molnet uppdateras informationen för alla i realtid, överallt där den förekommer i systemet.

De vanligaste verktygen som människor kommer till mig från är ClickUp och Monday, eftersom de främst är projektledningsverktyg. Men människor letar efter mer heltäckande ekosystem där allt i arbetsflödet kommunicerar med varandra. De vill kunna öppna en snygg startsida och se vad alla arbetar med, vad som ska vara klart och kanske några trevliga meddelanden, allt i en enhetlig profil.

Om det är något sådant du letar efter kan Notion vara värt att undersöka. Det finns förstås nackdelar. Det kräver en tidsinvestering. Du måste vara beredd att ta ditt arbetsflöde på allvar. Det finns en inlärningskurva och en del konfigurering, men det gäller faktiskt alla verktyg.

Galen Low: Rimligt.

Frances Odera Matthews: Det här ger alltså en långsiktig utdelning eftersom du kan anpassa systemet och låta det växa tillsammans med dig. När processerna förändras kan du helt enkelt ändra din Notion-lösning i stället för att byta till ett annat verktyg.

Galen Low: Jag gillar tanken på att sätta ihop arbetet. Det handlar inte nödvändigtvis om projektledning, särskilt eftersom de som använder plattformen kanske inte ser den som ett projektledningsverktyg. Många plattformar försöker dessutom bredda sig till att handla om att få arbete gjort i allmänhet.

Jag gillar idén att människor bara vill ha allt på samma plats, eftersom vi slösar så mycket tid på att mata in data, undra när information ska komma in eller vänta på att någon ska uppdatera något så att vi förstår vad som händer. Arbetet är egentligen mer flexibelt än så.

Det handlar inte om rigida dagar för statusrapporter. Om jag vill veta hur en produkt går på en tisdag borde jag kunna ta reda på det då. Jag gillar verkligen liknelsen med den skräddarsydda kostymen. Vissa verktyg är som T-shirts och det är helt okej. Du behöver inte anlita en konsult för att bestämma hur du ska använda ett snabbmeddelandeverktyg som Slack eller Teams.

Men projektledningsprogramvara är något du använder som den centrala punkten för samarbete. Det bör vara ett möjlighetsverktyg. Det handlar inte bara om att flytta en sak från A till B, utan om att människor samarbetar, delar information, förstår vad som händer och befinner sig på samma sida.

Frances Odera Matthews: Ja, och när insatserna är höga och processen är så viktig bör man förmodligen anpassa den ordentligt. Man kan börja med något färdigt och sedan inse att detta är en central del av arbetsflödet och att man vill skräddarsy det.

Galen Low: Kan Notion vara något färdigt från början och sedan anpassas senare? Hur ser den upplevelsen ut?

Frances Odera Matthews: Det finns ett par sätt. Du kan hitta många mallar på internet. Om du söker efter en viss mall i Google kommer något att dyka upp. Men alla mallar är inte lika bra.

Låt dig inte luras av hur snygga saker ser ut. Jag lägger själv mycket arbete på utformningen eftersom jag vill använda mina system, men jag fokuserar först på funktionaliteten. Många mallar är tyvärr vackra men svåra att använda eftersom databaserna inte kommunicerar ordentligt och användarupplevelsen inte är optimerad.

Var därför försiktig med vad du väljer och fastna inte i ett överflöd av mallar där du köper tjugo stycken och tror att allt kommer att lösa dina problem. Ta inspiration från mallarna, välj det du behöver och integrera det i ditt arbetsflöde.

Notion har också ett grundpaket för projektledning med uppgifter och projekt. Det är okej och ganska grundläggande av en anledning: tanken är att du ska bygga vidare på det. Du kan till exempel vilja lägga till uppgifter direkt från mallen för mötesanteckningar i stället för att först skriva ner dem och sedan lägga en halvtimme på att föra in dem i Monday.

Jag arbetar med en mycket medveten, underifrån-och-upp-strategi. Första steget är upptäckt: vad gör vi egentligen? Vilken programvara använder vi? Vad skulle vi kunna ersätta eller koppla till Notion? Vad behöver vi följa upp, lagra och dela?

Sedan kan vi omvandla detta till databaser och koppla databaserna till varandra så att vi slipper dubbelregistrera information. Därefter bygger vi mallar för sidorna. Hur skulle den perfekta projektinstrumentpanelen se ut för oss? Vill vi se uppgifter, möten, kundinformation eller filer?

När databasen och mallarna fungerar kan du skapa vyer och därefter bygga dina instrumentpaneler. Du kan visa förfallna uppgifter på uppgiftssidan, på startsidan och i marknadsföringsdelen, filtrerade efter marknadsföring. Det är samma data i tre olika delar av arbetsytan och allt uppdateras i realtid.

Galen Low: Jag vill gärna gå vidare till hur Notion kopplas ihop med andra saker, men en fråga är vilka personer du samarbetar med för att besluta hur instrumentpanelerna ska fungera.

Frances Odera Matthews: Jag arbetar främst med projektledare och personalchefer eller motsvarande, eftersom de ansvarar för arbetskulturen i organisationen. De säger att de har svårt att se eller göra något och vill att arbetsstyrkan ska fungera på ett annat sätt. Då kan jag anpassa Notion efter deras behov.

Det kan handla om enkla saker, som att skapa en kultur där medarbetare berömmer varandra. Vi kan bygga en berömknapp på startsidan och använda beteendepsykologi eftersom det är där människor loggar in varje dag. De uppmuntras att lyfta fram kollegor i en berömdatabas där alla kan se vad andra har sagt.

Det finns alltså många saker som kan ingå, även utanför projektledning. Det handlar om allt runt arbetet som behöver följas upp, lagras eller delas.

Galen Low: Jag gillar verkligen den sammanfattningen: följa upp, lagra eller dela. Det handlar om människor som har ett intresse i arbetsflödets kultur, inte bara om uppgiftshantering, statusrapporter, tidslinjer och budgetar.

Det handlar om att människor ska kunna arbeta tillsammans, må bra i arbetet, förstå värdet av det de gör och se hur det kopplas till målen. Om kulturen ska präglas av beröm, stöd och tjänande ledarskap kan du bygga in det i verktyget. Det är inte bara frågan om när en uppgift ska vara klar.

Frances Odera Matthews: På andra sidan av den modell du beskrev finns alla verktyg som fungerar direkt ur lådan. Då tvingar du dig själv att arbeta på det sätt som programvaran bestämmer, i stället för att tala om för programvaran hur du faktiskt arbetar.

Det skapar mer motstånd och friktion och känns mindre naturligt. När saker är konfigurerade efter hur din hjärna och ditt team behöver arbeta blir det mycket enklare. Det är också en anledning till att Notion lockar många neurodivergenta personer, eftersom de kan bygga saker efter hur hjärnan behöver se dem.

Galen Low: Ja. Vi måste erkänna att människor arbetar och tänker på olika sätt. Det finns ingen anledning att tvinga in oss i en fyrkantig form när vi kan skapa något som passar bättre.

Frances Odera Matthews: Det vanligaste exemplet är att vissa hatar Kanban-vyn medan andra älskar tabellvyn, eller tvärtom. I Notion kan du skapa båda. Det är samma data, bara presenterad på olika sätt.

Galen Low: Det är en annan vy. Det är en bra övergång till några av de svårare frågorna kring Notion. Den vanligaste invändningen jag ser är att vi kommer att växa ur Notion, att det är för bohemiskt, svårt att hantera eller underdimensionerat. Särskilt på företagsnivå avfärdas det ofta som något för små team, frilansare och små byråer.

Vi är 250 personer, säger man, så vi kan inte använda Notion. Stämmer det? Är Notion tillräckligt seriös programvara för företagsnivå, och vilka utmaningar kan organisationer möta?

Frances Odera Matthews: Ju större ni blir, desto mer måste ni tänka på behörigheter. Ni behöver någon i teamet, eller någon som jag, som ansvarar för behörighetsarkitekturen och ser till att människor tillhör rätt teamutrymme.

Det kan bli någons arbetsuppgift att underhålla Notion. Det är inte ovanligt. Samma sak gäller andra verktyg, till exempel Salesforce-administratörer. Man måste regelbundet gå in och städa upp, fastställa behörighetsnivåerna och se till att systemet är rätt byggt. Notion kan definitivt fungera även i större organisationer.

Galen Low: Om en skräddarsydd kostym skadas, får en fläck eller ett hål kastar du inte bort den. Du låter någon reparera den och anpassa den efter nya behov. Det är ett pågående arbete, precis som verksamheten är det.

Det finns förstås företag som inte har råd med en heltidsanställd för Notion, men om man ser till kostnaden för kaos, den tekniska utvecklingen och behovet av integrationer finns det en avkastning på investeringen. Om någon ansvarar för Notion eller ett annat centralt verktyg kan det minska den administrativa tiden för projektledare och alla som registrerar data.

Frances Odera Matthews: Hundra procent. Det är roligt att företag kan lägga stora summor på en kontorsrenovering och säga att en ny kaffemaskin eller ett fotbollsspel ska förbättra produktiviteten. Teamet tillbringar en mycket liten del av sin tid där, men nästan hela arbetsdagen i olika datapunkter. Varför inte investera tid och resurser i att se till att de fungerar ordentligt och effektivt?

Jag skulle gärna se en mer kombinerad syn på fysisk och virtuell kontorsdesign, där Notion-miljön matchar kontoret och QR-koder länkar till olika Notion-lösningar. Vi går in i en hybrid era, så varför inte göra arbetsmiljön verkligt hybrid?

Galen Low: Det där är ett helt eget avsnitt. Jag skulle gärna prata mer om det. Vi ser så många hybrida arbetsplatser, och ibland försöker företag locka människor tillbaka till kontoret genom att bygga nya kök och andra bekvämligheter.

Frances Odera Matthews: Har ni ett kalkylark med det?

Galen Low: Det vore faktiskt fantastiskt. Vi gör tvärtom och bygger ett kök med kalkylarkstema.

När vi ändå talar om ett möjligt eget avsnitt vill jag ta upp AI. Notion var ett av de första verktygen jag lade märke till som lanserade AI-baserade funktioner. Använder människor verkligen Notions AI-funktioner i sitt dagliga arbete, eller är det fortfarande mest en nyfikenhet?

Frances Odera Matthews: Den nya funktion människor uppskattar mest är Q&A-funktionen. Om processerna är korrekt dokumenterade och data registreras rätt kan du fråga Notion vad som helst, till exempel vad vi arbetar med den här månaden. Systemet hämtar ett svar från det som finns i arbetsytan.

Det blir som en andra hjärna, vilket är ett uttryck man ofta hör när man börjar utforska Notion. AI kan också göra praktiska saker i databaser. Jag använder Notion AI som en databasegenskap för att formatera länkar i mitt nyhetsbrev The Notion Zeitgeist.

Galen Low: Där har vi det. Jag lägger till länken i anteckningarna.

Frances Odera Matthews: Jag klipper in saker från webben i databasen och använder en Notion AI-prompt som hämtar sidans titel, gör den klickbar med sidans URL och lägger till en emoji i början baserat på titeln. Det sparar ungefär 30 sekunder per objekt, vilket är mycket värdefullt eftersom jag annars hade behövt formatera länken manuellt.

Galen Low: Absolut. Jag skickar också mejl med länkar hela dagarna. Att hämta URL:en, kontrollera den, markera texten och klicka på länkknappen tar tid. Det är ett mycket bra användningsområde för AI.

Frances Odera Matthews: Utanför Notion finns det också verktyg som Magical, som är bra för att expandera återkommande text. Men i Notion AI kan du göra allt möjligt manuellt arbete: omvandla text till en tabell, städa upp ostrukturerade anteckningar och mycket mer. Min favorit är att ersätta manuell formatering, eftersom ingen har tid med det.

Galen Low: Det gäller även åtgärdspunkter, mötesprotokoll och anteckningar. Projektledare anses ofta vara organiserade och som om inget någonsin är rörigt, men själva samarbetet är rörigt. Människor kastar idéer på väggen och någon måste omvandla dem till något som är begripligt för personer som inte var i rummet.

Det är den viktiga färdigheten, inte att kopiera och klistra in ord eller formatera länkar. Jag gillar att AI blir ett extra verktyg för effektivitet. Q&A-funktionen kan hämta insikter från databaserna i Notion, över projekt och kanske över hela verksamheten, vilket ett verktyg som inte är kopplat till datan aldrig skulle kunna göra.

Frances Odera Matthews: Det fungerar egentligen bara när processerna är korrekt dokumenterade. Där ser jag ännu ett område där företag förlorar effektivitet. De har ingenstans skrivit ner hur saker görs, vad ett bra resultat ser ut som eller hur en process ska hanteras i olika situationer. Då går människor runt och försöker ta reda på hur arbetet ska göras.

Galen Low: En maskin kan inte lära sig något som du inte har skrivit ner.

Frances Odera Matthews: Precis.

Galen Low: Det knyter ihop allt. Det kräver avsikt. Mycket arbete i dag är kaotiskt och sker på känsla. Många företag värdesätter det och säger att de misslyckas snabbt och att kaos är acceptabelt eftersom de kommer fram till svaret snabbare.

Men någon gång måste man stanna upp och tänka igenom vad man faktiskt gör. Man måste dokumentera saker och få ordning på datan. Det är värt investeringen. Det behöver inte alltid vara kaos.

Frances Odera Matthews: I slutändan finns det en kostnad för kaos, och den kostnaden kan vara hög personalomsättning. Människor vill inte arbeta i kaos längre än några månader. Jag arbetade tidigare inom e-handel, som kanske är en av de mest kaotiska branscherna. På ett projekt kunde jag ha en kontaktperson, och några månader senare en annan, eftersom den första hade lämnat organisationen.

Då får du både rekryteringskostnader och ineffektiviteten i att utbilda någon ny var sjätte månad. Om du i stället stannar upp och bygger saker rätt från början slipper du gå igenom allt det.

Galen Low: Jag älskar det. Det finns en kostnad för kaos. Frances, tack så mycket för att du var med i programmet. Det här var ett mycket givande samtal.

Om människor vill veta mer om dig och prenumerera på nyhetsbrevet, var kan de hitta dig?

Frances Odera Matthews: Du hittar mig på The Notion Bar på alla plattformar. Jag finns mycket på LinkedIn just nu, under Frances Odera Matthews. Följ gärna mitt nyhetsbrev The Notion Zeitgeist, där du också får uppdateringar om min kursgemenskap samt inspirerande utdrag och nyheter från Notion-världen.

Galen Low: Jag lägger till alla länkar i anteckningarna. Tack igen för att du tog dig tid i dag.

Frances Odera Matthews: Tack för att jag fick vara med, Galen. Det här var fantastiskt.

Galen Low: Då har ni hört det, allihop. Som alltid kan ni delta i samtalet med över tusen likasinnade projektledningsentusiaster genom att gå med i vår gemenskap. Besök thedigitalprojectmanager.com/membership för att läsa mer. Om du tyckte om det du hörde i dag får du gärna prenumerera och hålla kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Tack för att ni lyssnade, så hörs vi nästa gång.