Bemästra konsten att avsluta projekt på ett bra sätt (med Patrice Embry)

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel eftersom roboten inte är korrekt till 100 procent av gångerna.

Ben Aston:

Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och det här är Digital Manager-podden. Den här podden presenteras av Clarizen, ledaren inom programvara för företagsövergripande projekt- och portföljhantering. Besök clarizen.com för att läsa mer.

Vi pratar mycket om projektinitiering, om att starta våra projekt och om hur vi kan få dem att fungera från början. Men att avsluta projekt kan faktiskt vara minst lika utmanande. I början av ett projekt är alla intresserade, engagerade och entusiastiska, men mot slutet tenderar alla att bli lite uttråkade och inte längre vara lika positiva.

Om vi inte är försiktiga blir vi slarviga och lata. Vi kan sluta bry oss, vårt team slutar bry sig och kunden fortsätter bara att be om mer och mer. Om vi inte avslutar projektet på rätt sätt kan vi missa saker, överskrida budgeten, irritera vårt team och kunden och inte lära oss något av projektet. Vi kan alltså förlora mycket värde bara för att vi släpper gaspedalen precis på slutet.

I dag pratar jag med Patrice om hur vi kan avsluta projekt bättre. Vi går igenom en checklista över vad du bör göra och vad du bör undvika, så att du kan avsluta dina projekt på ett bra sätt, behålla momentum och skapa bättre förutsättningar för nästa projekt. Hej Patrice.

Patrice Embry:

Hej.

Ben Aston:

Det har bara gått ett par veckor sedan vi pratade senast. Är det något spännande som nyligen har hänt? Jag vet faktiskt vad som är spännande: du har precis varit på en bilsemester. Skulle du rekommendera bilsemestrar?

Patrice Embry:

Jag rekommenderar bilsemestrar till personer som tycker om att köra och inte har något emot att titta på samma vy en längre stund om man kör genom några av de större delstaterna. Vi körde från där jag bor utanför Philadelphia till Colorado Springs. Vi körde genom Pennsylvania, Ohio och Indiana, tog en snabb avstickare till Chicago för middag, fortsatte till Iowa, åt lunch i Nebraska och körde hela vägen genom South Dakota. Vi övernattade i Wyoming, körde ner till Colorado och flög sedan hem, för efter så mycket bilkörning vill ingen se en bil igen.

Jag tror faktiskt inte att jag har lämnat huset särskilt mycket sedan vi kom hem förra fredagen.

Ben Aston:

Härligt. Hände det något roligt under resan? Vad var det roligaste som hände på vägen? Något roligt eller katastrofalt måste väl ha inträffat?

Patrice Embry:

Det var både roligt och katastrofalt. En av anledningarna till att vi körde så långt norrut till South Dakota var att vi ville se Mount Rushmore och Crazy Horse. De ligger nära varandra och är fantastiska monument som många i USA drömmer om att se någon gång i livet. Den enda dagen vi hade för att göra det var det total dimma, nästan som ett vitt töcken.

Man såg ingenting. Bokstavligen ingenting. Det var inte ens så att man kunde urskilja formen, utan man kunde verkligen inte se något alls. Vi körde dit ändå, i hopp om att dimman kanske skulle lätta. Det gjorde den inte. Så det står fortfarande kvar på önskelistan, och jag vet inte om vi någonsin kommer att göra om det. Det kanske helt enkelt inte blir av för mig.

Ben Aston:

Det är verkligen det värsta när man planerar något särskilt och det blir en katastrof. Så besviket.

Patrice Embry:

Men de har fina souvenirbutiker.

Ben Aston:

Mycket fina.

Nu när du är tillbaka från din episka bilsemester, vilka projekt arbetar du med just nu? Vad håller dig sysselsatt under sommaren?

Patrice Embry:

Jag har faktiskt en ganska lugn arbetsbelastning under sommaren. Jag avslutade precis något långsiktigt, ett kontrakt på mer än två år, och eftersom jag är frilansare är det väldigt lång tid. Jag har en lite lugnare sommar, vilket är fantastiskt eftersom det var några tuffa månader när jag avslutade allt. Jag ska fortsätta arbeta med underhåll åt några av mina ideella kunder och sedan se vart allt leder. Jag har ett par saker på gång, så vi får se vad som dyker upp. Men jag skulle vara helt nöjd om resten av sommaren fortsatte ungefär som nu.

Ben Aston:

Om du behöver en riktigt bra distansprojektledare i september är Patrice alltså öppen för erbjudanden. Du har faktiskt något på gång i september också. Jag vet att du ska tala på Digital PM Summit. Jag har aldrig varit där, men för dem som inte har det, vad handlar Digital PM Summit om?

Patrice Embry:

Det handlar i princip om att träffa alla personer som man skulle vilja träffa i verkligheten, eftersom de känner igen alla ens utmaningar och problem. Det är som att läsa artiklarna på din webbplats, Ben, eftersom man verkligen kan relatera till allt som händer på konferensen. På många konferenser kanske fyra saker är relevanta för ens arbete. Om det är en teknik- eller ledarskapskonferens gäller innehållet inte alltid direkt för en själv. Men här gör det det.

Det är trevligt att kunna träffa människor. Jag ser fram emot att träffa många av dem jag har lärt känna via Slack, eftersom några av dem kommer att vara där. Jag ser verkligen fram emot att träffa dem personligen. Jag ska hålla ett mycket kort föredrag om projektretrospektiv. Det är lite av ett test för att se om jag kan prata inför människor utan att få nässelutslag över hela kroppen. Vi får se hur det går.

Ben Aston:

Kommer du att bära dina vanliga pyjamasar?

Patrice Embry:

Det kommer jag förmodligen att göra. Vi får se. Jag kanske bär en polotröja för att täcka över, eftersom jag verkligen får nässelutslag i stressiga situationer. Jag är bra på att hantera det framför kunder, men det här blir en helt annan nivå.

Ben Aston:

Ja, live och personligen blir det inte mycket läskigare än så. Om du funderar på att gå på Digital PM Summit men ännu inte har köpt biljett har Patrice ett erbjudande åt dig, eller hur Patrice?

Patrice Embry:

Det stämmer. Om du använder mitt förnamn, Patrice, P-A-T-R-I-C-E, i kassan får du 100 dollar i rabatt. Konferensen hålls i Memphis, så de där 100 dollarna räcker till mycket fantastisk barbecue.

Ben Aston:

Den hålls i början av september, eller hur?

Patrice Embry:

Ja.

Ben Aston:

Den 2 september tror jag?

Patrice Embry:

Ja.

Ben Aston:

I början av september. Om du tycker om Patrice och vill träffa henne i verkligheten och lyssna på hennes korta föredrag om projektretrospektiv, tillsammans med en hel rad andra intressanta föredrag, kan du gå till webbplatsen för Digital PM Summit, som jag tror är bureauofdigital.com. Jag gillar verkligen hur du säger P-A-T-R-I-C-E för att ge 100 dollar i rabatt. Du får se Patrice och flera andra DPM-favoriter om du åker dit. Det är också andra personer som medverkar där och som har synts på DPM-webbplatsen. Suze Haworth ska också hålla ett föredrag, liksom Kelly Sutter. Det finns alltså många bra personer där. Läs mer här.

Nu pratar vi om artikeln du skrev åt oss. Den handlade inte om projektretrospektiv, utan om projektavslut och hur vi kan avsluta projekt bättre. Projekt kan verkligen falla samman under den sista delen, när vi släpper gaspedalen eftersom vi tror att vi är framme och är klara. På något sätt kan de sista två procenten av projektet ändå ta veckor och åter veckor. Det kan vara mycket svårt att faktiskt få ett projekt färdigt.

Hur kan vi göra detta bättre? Hur kan vi hindra projekten från att glida oss ur händerna i sista minuten och skapa problem för oss själva, vårt team och våra kunder? Låt oss prata om verkligheten i att avsluta projekt. När vi når slutet av ett projekt är det ofta det sista vi vill lägga energi på. Vi har andra projekt i sikte. Hur håller du dig engagerad när projektet är precis vid mållinjen, när du ärligt talat har tappat intresset och alla andra också har gjort det? Varifrån hämtar du motivationen?

Patrice Embry:

För mig själv och alla i teamet brukar jag säga: ”Det här är bokstavligen det sista vi behöver göra, och sedan behöver vi aldrig prata om det igen. Eller så kan vi prata om hur bra det blev nästa gång, beroende på hur projektet gick.” Det handlar om att påminna alla om att det bara återstår en liten mängd arbete. Mycket av det är projektledarens ansvar, så man behöver egentligen bara motivera sig själv genom en stor del av avslutningen. Det hjälper att veta att projektet snart kan tas bort från tidrapporten.

Ben Aston:

Det är motivation i sig, eller hur? En sak mindre att lägga till i tidrapporten. Ofta tappar vi engagemanget eftersom projektet nästan är slut och budgeten håller på att ta slut. Vi vill därför inte lägga mer tid på det. Vad gör du när projektet måste avslutas ordentligt men det inte finns någon budget eller tid avsatt för avslutningen?

Patrice Embry:

När du tittar på allt som behöver göras för att avsluta ett projekt och inte har mycket tid eller budget måste du avgöra vad som är viktigast för just det projektet. Om det var ett stort och komplicerat projekt med en kund som ändrade sig ofta är det viktigt att gå igenom planer och tidslinjer för sådant som kan ha missats och läsa igenom anteckningarna. Det är där du senare kan få problem om kunden frågar: ”Sa vi inte att vi skulle göra det här?”

Du vill hitta sådant innan kunden gör det och lyfta frågan. Om det inte finns någon budget kvar behöver du åtminstone prata med någon om hur det ska hanteras. Om tiden och budgeten är begränsade ska du identifiera de viktigaste sakerna och göra dem. Men det är god praxis att försöka göra allt på listan.

Ben Aston:

I din checklista finns nio punkter. Vi kommer inte att gå igenom alla eftersom man kan läsa artikeln, men du nämner att man ska gå igenom planen och tidslinjen. Den andra punkten är att söka igenom anteckningar och meddelanden efter sådant som hamnat utanför omfattningen eller i en ”parkeringsplats”. På så sätt ser man skillnaden mellan vad man sa att man skulle göra och vad man faktiskt levererade. Hur brukar du dokumentera allt du hittar och sedan hantera processen med kunden?

Patrice Embry:

Det är alltid det svåra. Under projektet bör man se till att allt dokumenteras från början och under arbetets gång. Ha bra anteckningar och gärna en separat lista över sådant som inte ska göras eftersom det ligger utanför omfattningen. Då försvinner det inte helt ur minnet, utan placeras åt sidan på en parkeringsplats.

När du hittar sådant ska du först kontrollera att det verkligen saknas och att det inte finns en rimlig förklaring. Följ upp varje punkt så gott du kan. Beroende på relationen till kunden kan du säga: ”Jag hittade de här sakerna. Projektet är avslutat och lanserat. Vill ni göra en fas två för att ta med dem?” Vissa kunder förstår det och vill gå vidare. Andra frågar när du tänker göra det utan att ta betalt. Det viktigaste är att hitta punkterna innan kunden gör det.

Ben Aston:

Det är ett bra råd. Statusrapporter och en logg över viktiga beslut kan ge dig underlaget du behöver i samtalet med kunden. Du kan säga: ”Vi implementerade inte händelsespårningen eftersom vi valde den andra lösningen som du sa var viktigare.” En statusrapport och en beslutslogg är användbara verktyg.

Patrice Embry:

Absolut.

Ben Aston:

Vilka andra saker brukar missas i slutet av ett projekt när vi börjar bli lata?

Patrice Embry:

Det handlar ofta om saker som hamnat i kategorin ”vi fokuserar på den minsta fungerande produkten och tar resten senare”. ”Senare” är nu. Jag blev en gång påmind om att ett projekt saknade ALT-attribut på bilder. Det var en liten sak som kunden inte hade förberett, så vi gick vidare. Jag skrev ner det, men upptäckte det inte igen innan projektet var slut. Kunden påpekade senare att de hade misslyckats med en tillgänglighetsgranskning på grund av att ALT-attributen saknades.

Det är sådant man tänker att man kan ta senare. Kanske behöver man inte lösa det direkt, men man måste åtminstone känna till att det finns så att man kan fatta ett bättre beslut.

Ben Aston:

Innehåll är också viktigt. Och bilder. Jag har flera gånger lanserat webbplatser där någon glömt en sida som alla hade vant sig vid att se med en tillfällig kattbild. När webbplatsen lanseras inser man att det inte är rätt bild. Var försiktig med bilder och platshållarinnehåll. Innehåll, bilder, spårning och ALT-attribut är sådant som kan missas. Det är viktigt att ha en ordentlig plan för kvalitetssäkringen.

Patrice Embry:

Det kan också vara sådant som att man hade tänkt använda en widget. Det är inte nödvändigtvis något som kvalitetssäkringen upptäcker, utan en konkret sak som man tidigare sagt att man skulle ta hand om senare. Sedan gör man aldrig det. Det kan vara en funktion som kvalitetssäkraren inte ens känner till. Man måste hålla ögonen öppna åt alla håll.

Ben Aston:

Anta att vi har avslutat arbetet och faktiskt försöker stänga projektet. Hur trappar man ner teamet, stoppar tidsrapporteringen och drar ett tydligt streck?

Patrice Embry:

Ett avslutningsmeddelande till teamet är ett bra ställe att skriva: ”Och förresten, eftersom projektet är avslutat finns det ingen mer debitering.” Om ni använder ett system som Harvest kan du stänga möjligheten att rapportera mer tid. Du bör ändå skicka ett avslutningsmeddelande för att tacka alla, berätta att kunden var nöjd och lyfta fram sådant som teamet gjorde bra. Nämn kanske en eller två saker som var svåra, tacka alla och skriv tydligt att ingen mer tid ska rapporteras. Sedan är den interna delen klar tills ni genomför retrospektivet.

Ben Aston:

Låt oss prata om retrospektiv, eftersom det är ditt ämne. Du nämner anonyma enkäter. Hur får du det att fungera?

Patrice Embry:

De har fungerat mycket bra för mig eftersom människor lättare säger sådant som de kanske inte skulle säga ansikte mot ansikte. De blir mer uppriktiga, vilket är det man vill ha. Man behöver känna till både det bra och det dåliga för att kunna göra något bättre nästa gång.

Jag ställer tre frågor: Vad gick bra? Vad gick inte bra? Vad bör vi göra igen? Om gruppen är mycket engagerad kan jag ställa några fler frågor, men om engagemanget minskar håller jag det enkelt.

Om man bara ställer en öppen fråga svarar många inte. Därför lägger jag till några flervalsalternativ baserade på sådant jag tror gick bra eller kan ha varit ett problem, och sedan finns det möjlighet att skriva ett eget svar. När jag sedan håller retrospektivet sammanställer jag informationen. Man kan ofta förstå vilket område återkopplingen kommer från, men jag använder inte någons ord ordagrant.

Ben Aston:

Designen var hemsk.

Patrice Embry:

Ja, jag vet. Vi tonar ner det lite. Jag säger att de får skriva vad de vill, men jag kommer inte att ta deras ord exakt och lägga in dem i retrospektivet. Jag behöver bara förstå vad som hände. Människor har varit väldigt ärliga, även om sin egen del i varför något inte fungerade. Anonyma enkäter har fungerat mycket bra för mig.

Ben Aston:

Jag gillar idén att förbereda svarsalternativ. När man sitter i ett retrospektiv och frågar vad som gick bra blir det ofta helt tomt i huvudet.

Patrice Embry:

”Jag vet inte.”

Ben Aston:

Och sedan blir det helt tyst.

Patrice Embry:

”Vi är klara.”

Ben Aston:

”Det var väl okej.”

Patrice Embry:

Precis.

Ben Aston:

”Designen ser väl okej ut.”

”Okej, här är tre saker som jag kom på.”

Och alla säger: ”Ja, just det.”

Det är smart att ge dem en ledtråd eller idé. Jag gillar också att enkäten är anonym. Då berättar människor mycket hellre vad de verkligen tycker, och det är så vi förbättras.

Finns det något med anonyma enkäter som inte har fungerat?

Patrice Embry:

Det enda som inte fungerar särskilt bra är när människor väljer att inte svara. Om enkäten verkligen är anonym vet man inte vilka som inte svarade, så man kan inte följa upp med enskilda personer utan måste påminna alla. Ibland använder jag en delvis anonym enkät där jag kan se användaren via e-postadressen, men jag skulle aldrig avslöja vem som sagt vad. Om jag säger att jag inte avslöjar det så gör jag inte det.

Men jag följer vanligtvis bara upp en gång. Om man måste jaga människor efter information till ett retrospektiv blir informationen inte särskilt användbar, eftersom de bara svarar för att få det överstökat. Man vill ha genuina svar. Den svåraste delen med en anonym enkät är därför att man inte kan följa upp specifikt med varje person.

Ben Aston:

En annan punkt på checklistan är att ha ett retrospektiv med teamet och även be kunden om återkoppling. Hur gör du det, särskilt om projektet inte gick så bra?

Patrice Embry:

Jag brukar säga: ”Det skulle hjälpa oss om ni kunde berätta lite om vad som gick bra och om det finns något vi bör ta med oss för att förbättra oss.” Det finns kunder och projekt som gått så dåligt att man inte ens vill öppna den dörren.

Det finns också många fantastiska projekt och samarbetspartner. Vi minns ofta de hemska projekten, men det finns gott om bra projekt också. Om du har en god relation med kunden kan du be dem om lite återkoppling. De vill ofta svara skriftligt så att de hinner tänka efter, men det viktigaste är att använda den form som känns bekväm för dem. Även lite kundåterkoppling är värdefull, eftersom ett projekt kan ha fungerat bra internt men inte upplevts som bra av kunden.

Ben Aston:

Det kan också vara besvärligt att bara be om återkoppling i slutet, särskilt om den är negativ.

Patrice Embry:

Verkligen.

Ben Aston:

Det kan vara bättre att göra återkopplingen till en del av den löpande dialogen. En gång i månaden kan man fråga vad som går bra, vad som inte går bra och hur man kan göra det bättre. Då får man ibland en mindre reaktiv respons än om något precis har lanserats och gått dåligt.

Patrice Embry:

Om kunden under projektet skickar ett mejl där de skriver att något var bra sparar jag det i en särskild mapp.

Ben Aston:

Sätter du in dem i en ram?

Patrice Embry:

Jag läser dem när jag känner mig dålig. Det är sant. Jag tittar faktiskt på dem då. Jag sparar också sådant som är kritiskt under projektets gång. Även om det är ett dåligt projekt och jag inte vill fråga kunden om något i slutet kan jag gå tillbaka till mejlen och se vad som gick bra och vad som inte gick bra. Om du antecknar och dokumenterar väl kan du ofta hitta kundens uppfattning längs vägen.

Ben Aston:

Bra. Vi måste avsluta där eftersom tiden är slut. Om du vill läsa resten av punkterna på checklistan kan du gå till thedigitalprojectmanager.com och läsa Patrice artikel om projektavslut. Patrice, tack för att du var med oss. Det har varit fantastiskt att ha dig här.

Patrice Embry:

Tack.

Ben Aston:

Som en av våra DPM-experter kommer Patrice att medverka både på Digital PM Summit och i våra kommande samtal som börjar i september. Det kallas avancerad digital projektledning. Om du inte vet vad jag pratar om men behöver utbildning i projektledning kan du läsa mer. Det är en intensivkurs på sju veckor med videolektioner, veckovisa uppgifter, gruppdiskussioner och möjlighet till coachningssessioner. Gå till DPM school.com och anmäl dig innan kursen blir full. Om du vill bidra till samtalet om hur man avslutar projekt bättre kan du kommentera inlägget och gå till digitalprojectmanager.com för att gå med i vårt Slack-team. Besök även resurssektionen, där du hittar många intressanta diskussioner. Tills nästa gång: tack för att du lyssnade.