Värdet av transparens i projektledning
Transparens är inget som projektledare ofta pratar om. Faktum är att det till och med kan vara ett ämne de undviker att diskutera. Du bör dock omfamna transparens i din projektledning, eftersom dess många fördelar ofta överväger nackdelarna.
Och även om många saker är fördelaktiga att dela med ditt team kan och kommer vi att erkänna att det finns några saker (som ekonomi, avtal eller personliga ämnen) som helt enkelt inte behöver delas med alla. Att ge en djupgående projektinsyn kommer inte bara att göra ditt jobb enklare, utan kan också få projektet att löpa mer effektivt och göra dina teammedlemmar nöjdare.
Innan vi går igenom några av anledningarna till och fördelarna med transparens ska vi definiera vad vi talar om. Ett projekt som hanteras transparent är ett projekt där varje uppgift i projektet är synlig. Alla kan se statusen för varje del av projektet. Kommunikation och motiveringar till beslut som rör projektet är väldokumenterade och kan hittas av alla i teamet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Varför projektledare bör prioritera transparens
Bättre prestation och ansvarstagande
Att hantera projekt blir svårt när människor inte arbetar som ett team. Att möjliggöra insyn hjälper teammedlemmarna att prestera bättre och ta ansvar för sina handlingar. Det hjälper också teammedlemmarna att förstå vilka roller som förväntas av varandra och hur de kan stödja varandra när det behövs.
Medarbetare kan motivera varandra att förbättra sina prestationer eftersom de kommer att förstå hur deras handlingar påverkar kollegornas arbete.
Transparens främjar ansvarstagande genom att tydliggöra för hela teamet vad som behöver åstadkommas. Om ditt team inte har en tydlig förståelse av problemet kommer de inte att kunna hitta en lösning åt dig.
Förhindrar att projekt spårar ur
Under ett projekts gång kan det ibland inträffa händelser eller upptäckter som får projektet att hamna ur kurs.
Projekt har vanligtvis ett slutdatum som kan påverkas av ofullständiga uppgifter. Detta beroende måste vara tydligt synligt för alla teammedlemmar.
Transparens kring uppgifternas status gör det möjligt för projektledaren och teammedlemmarna att enkelt identifiera och rapportera eventuella problem som kan påverka projektets framsteg. Det gör det också möjligt för hela teamet att förstå utvecklingen och hur deras handlingar kan försämra eller förbättra den.
Det är här projektledningsverktyg som Allisian kommer in i bilden. Projektledningsverktyg som detta låter dig följa statusen för uppgifter och teammedlemmar.
Förbättrat teamarbete
Transparens hjälper chefer och teammedlemmar att förstå hela teamets funktioner och relationen mellan olika uppgifter. Denna förståelse förbättrar teamets kommunikation, engagemang och ansvarstagande.
Genom effektiv kommunikation blir det enkelt att identifiera och åtgärda problem innan de påverkar projektets resultat. Alla teammedlemmar förstår vad de ska göra dagligen och orsakerna till sina handlingar.
Områden i ditt projekt att fokusera på
Projektkommunikation
Transparens i projektkommunikationen gör det möjligt för teammedlemmarna att se alla aspekter och beslut i ett projekt som kan påverka eller intressera dem. Meddelanden kan förmedlas via offentliga forum som möten och e-post eller direkt genom det projektledningsverktyg du föredrar.
För team som är intresserade av metoder för teamkommunikation rekommenderar jag starkt att ta en titt på agila metoder eller scrum-metoder. Kärnan i agila metoder är möten, såsom dagliga ståmöten, planeringsmöten och retrospektiv, som kan underlätta god teamkommunikation samt transparens kring planeringen av ett projekt.
Projektbudget
Även om det kanske inte är bäst att dela all ekonomisk information med teammedlemmar som arbetar med ett projekt kan det vara mycket fördelaktigt att dela budgetinformation med dem.
Att låta teammedlemmarna veta hur mycket tid de kan lägga på ett projekt kan vara mycket hjälpsamt när det gäller att planera det dagliga arbetet och bedöma om de ligger i fas eller riskerar att inte slutföra projektet inom budgeten.
Budgetinformation kan omvandlas från tillgängliga medel till tillgänglig tid, så att det går att undvika att förmedla monetär information
Problem som uppstår
Vissa chefer kan undanhålla fakta om problem i projektet från resten av teamet när de egentligen behöver dela dem. Detta kan påverka projektet och skapa problem i teamet.
Projektledaren bör ha en tydlig förståelse av projektet och förmågan att identifiera problem när de uppstår, så att korrigerande åtgärder kan vidtas i tid. Eftersom problemen i projektet påverkar andra teammedlemmars arbete är det klokt att dela dem med teamet. Ofta kan teammedlemmarna ge förslag som hjälper till att lösa problemen.
Projektledare bör vara öppna med resten av teamet när de ställs inför utmaningar som de inte kan hantera på egen hand. Öppenhet uppmuntrar medarbetarna att dela eventuella problem med sina kollegor. Ett team blir inte fullt effektivt om medlemmarna inte delar problem som påverkar deras prestationer och hittar lösningar tillsammans.
Genom att öppna dig för de personer som arbetar med ditt projekt kommer de i sin tur att öppna sig för dig.
När saker förändras
Under projektets gång kan projektledaren behöva göra vissa förändringar – på många sätt utgör förändringshantering på olika nivåer en stor del av en projektledares arbete. Projektledaren bör förklara de planerade förändringarna för teammedlemmarna och orsakerna till dem.
När teamet förstår orsakerna bakom förändringarna kommer de att bidra till att genomföra dem. Att vara öppen är inte ett tecken på svaghet, utan ett sätt att visa viljan att lyckas med projektet. Transparens förväntas inte bara av projektledare när de lyckas. De kan fortfarande få uppskattning från intressenterna även om projektet misslyckas, förutsatt att de har visat ärlighet och transparens.
Sammanfattning
Vi har lyft fram några tydliga fördelar med transparens i projekt, samt områden inom din projektledning där du kan tillämpa den.
Om du bara ska ta med dig en sak är det att kommunicera mer med ditt team. Olika projektledningsmetoder och verktyg för teamkommunikation kan hjälpa till att underlätta detta.
Vad tycker du?
Hur främjar du transparens i ditt projekt? Vilka fördelar eller nackdelar har du upptäckt med detta?
