O Que É Um Gestor de Projetos & O Que Faz Durante Todo o Dia?
Porque é que um gestor de projeto não consegue viajar com pouca bagagem? Porque somos os otimistas por excelência, acreditando que conseguimos ultrapassar qualquer obstáculo que surja no nosso caminho, por isso fazemos as malas em conformidade. Antecipámos os riscos do projeto — ou melhor, os riscos da viagem — e preparámo-nos para eles da melhor forma possível.
Sou gestor de projeto, com décadas de experiência no terreno, tendo explorado em profundidade as várias dimensões da gestão de projetos ao liderar projetos em diversos setores.
Quando viajo, a minha mala costuma ter tudo o que é necessário para tornar a viagem tão tranquila quanto possível, como lanternas, sacos com fecho, bolsas de frio instantâneo, anti-histamínicos, termómetros, pilhas para relógios, adaptadores universais, spinners anti-stress e muito mais.
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Tenho amigos que viajam com malas enormes e, quando começamos a desfazer as malas no destino, perguntam-me se tenho uma escova de dentes extra. Claro que tenho.
E consigo guardar tudo isto numa mala pequena! Porquê? Porque sou gestor de projeto e estou preparado para tudo.
O que é um gestor de projeto?
Um gestor de projeto é um profissional responsável por liderar uma equipa de projeto, composta por pessoas dedicadas a alcançar as metas e os objetivos do projeto e a cumprir o âmbito do projeto.
O gestor de projeto desempenha várias funções, como supervisionar todos os processos de gestão do projeto, prestar apoio e supervisionar os membros da equipa relativamente aos resultados do projeto e, em última análise, garantir a conclusão bem-sucedida do projeto. O gestor de projeto é o elemento essencial para o sucesso do projeto.
Por outras palavras, um gestor de projeto é o seu melhor companheiro de viagem. É quem pensa dez passos à sua frente — qual é o nosso destino, do que vamos precisar quando lá chegarmos, onde podemos explorar e que desvios improváveis iremos fazer pelo caminho?
O que é a gestão de projetos?
A gestão de projetos é uma forma de ligar diferentes elementos de um projeto e de os articular para criar um resultado harmonioso. Utilizamos uma série de processos concebidos para orientar o projeto com êxito, de forma cuidadosa e deliberada, ao longo do ciclo de vida do projeto.
Por exemplo, quando gerimos o projeto de um novo sistema de agendamento para um hospital, não compramos simplesmente o sistema e começamos a marcar consultas para os pacientes!
Fazemos perguntas pertinentes para recolher os requisitos sobre aspetos como quem utilizará o sistema, quantos pacientes precisam de ser agendados e com que frequência.
Depois, alinhamos estrategicamente as necessidades do sistema num plano de projeto com um calendário e monitorizamos o progresso à medida que o projeto avança ao longo desse calendário. No final de cada projeto, aproveitamos tudo o que aprendemos e aplicamo-lo ao projeto seguinte.
Existem várias formas de gerir um projeto, incluindo as metodologias de gestão de projetos ágil e em cascata.
A metodologia ágil é popular, especialmente a abordagem Scrum, e envolve a entrega incremental de requisitos, com pequenas melhorias contínuas, proporcionando mais liberdade e flexibilidade para a solução a entregar, o que muitas vezes significa contar com membros da equipa de projeto mais envolvidos.
A metodologia em cascata, por outro lado, pode proporcionar maior visibilidade e estrutura quando se trata de analisar o panorama geral. Muitos gestores de projeto utilizam uma combinação de ambas as abordagens.
Leia mais sobre o que é exatamente um projeto aqui.
O que faz exatamente um gestor de projeto?
As descrições de funções de gestor de projeto podem ser abrangentes. Eis os pormenores sobre o que fará exatamente nos projetos.
Quando um gestor de projeto inicia um novo projeto, a primeira coisa que fazemos é perceber o que nos estão “realmente” a pedir — e isso pode não corresponder necessariamente ao que precisa efetivamente de ser feito.
A isto chama-se a fase de iniciação do projeto. Pense nisso como um jogo de “adivinhe quem?” ou talvez “adivinhe o quê?”. Depois de estabelecermos o que precisa de ser feito, é altura de começar a planear o projeto — juntar todas as peças pela ordem correta para garantir que o projeto é um sucesso!
Por exemplo, se lhe pedirem para gerir em conjunto um projeto de construção de uma clínica médica completamente nova, terá de dedicar tempo a recolher todos os requisitos necessários para essa clínica.
Isto pode incluir: “onde ficará localizada a clínica”, “quantos pacientes esperamos receber”, “qual é o processo de licenciamento”, “quem aprovará os requisitos” e a pergunta mais importante: “quem será o gestor do projeto de construção para podermos começar a planear em conjunto?”
Depois, o projeto começa. É nesta altura que o gestor de projetos garante que todas as etapas acontecem no momento previsto e, caso contrário, determina como as ajustar e alterar conforme necessário. Enquanto o projeto é executado, o gestor de projetos está atento a tudo o que possa correr mal. Isto é conhecido como gestão de riscos.
Por exemplo, se o nosso novo sistema de marcação de consultas começar a ficar lento, o gestor de projetos irá imediatamente solucionar o problema, reunir a equipa e investigar a questão. O gestor de projetos é sempre proativo e antecipa o que poderá acontecer.
Quando o projeto termina, tratamos das pontas soltas, documentamos o nosso processo, incluindo todos os nossos sucessos e fracassos, e avançamos para o projeto seguinte. A maioria dos gestores de projetos tem, normalmente, dois projetos grandes em curso ao mesmo tempo ou vários projetos mais pequenos.
É nosso trabalho manter sempre todas as bolas no ar e não deixar cair nenhuma pelo caminho. Esta é uma competência que desenvolvemos ao longo do tempo, à medida que aprendemos técnicas de gestão do tempo e a gerir o nosso próprio tempo, bem como o tempo e as tarefas da equipa do projeto.
Leia mais sobre as responsabilidades de um gestor de projetos em todos os tipos de projetos.
Competências e qualificações em gestão de projetos
Eis algumas competências e qualificações em gestão de projetos fundamentais de que irá precisar.
1. Gosta de ser organizado
Os gestores de projetos processam uma grande quantidade de informação, organizando-a constantemente em categorias bem definidas. Esforçamo-nos por garantir que cada projeto é concluído de forma organizada. Quando nos são atribuídos projetos desorganizados e caóticos, começamos por avaliar a situação.
Quando me pedem para entrar a meio de um projeto de um portal Web desorganizado, a primeira coisa que faço é analisar a situação e descobrir o que foi feito e o que ainda precisa de ser feito.
Por vezes, peço à equipa que faça uma pequena pausa para garantir que todos estão alinhados quanto às tarefas que precisam de ser realizadas. Assim que todos concordam com os próximos passos, avançamos e tratamos do assunto!
2. Gosta de estar preparado
Conhece o lema dos escuteiros, “Esteja preparado”? Este lema identifica-se com um gestor de projetos. Gostamos de planear pelo menos cinco a dez passos antecipadamente para garantir que estamos preparados para tudo o que possa surgir.
Ao recolher os requisitos iniciais para um projeto de renovação da imagem de um sítio Web, reúno também os dados de contacto das partes interessadas e as preferências de comunicação de todos os potenciais membros da equipa do projeto.
Desta forma, quando o projeto começa, já tenho uma vantagem na elaboração do registo das partes interessadas do projeto e do plano de comunicação. Além disso, sei como contactá-las, se necessário!
3. Tem uma experiência diversificada
Não existem qualificações específicas para se tornar gestor de projetos — afinal, quanto mais diversificada for a sua experiência e formação, mais bem preparado estará para ter sucesso na função!
Recomenda-se geralmente a obtenção de uma licenciatura, mas não tenha receio de ser criativo e pensar de forma diferente quando se trata de escolher a área. Considere áreas como gestão, marketing, operações, desenvolvimento de software, tecnologias da informação, informática ou outras áreas digitais.
Por exemplo, os seus anos de experiência na gestão de projetos de design gráfico podem demonstrar que possui as competências necessárias para gerir um projeto de implementação de um sistema de gestão de relações com clientes (CRM).
Embora as competências técnicas de gestão de projetos necessárias possam variar, continuará a precisar das mesmas competências de gestão de recursos, capacidades de comunicação e competências de documentação.
Conjuntos de competências transferíveis, como organização, resolução de problemas, competências de elaboração de orçamentos (especialmente para gestores de projetos de investimento) e competências de comunicação, podem ser adaptados à gestão de projetos.
4. Gosta de fazer muitas perguntas
Ao iniciar um novo projeto ou dar continuidade a um projeto existente, é importante fazer perguntas como: “qual deverá ser o aspeto deste projeto quando estiver concluído?”, “quais serão as partes interessadas envolvidas?”, “quais são as dependências do projeto ou dos recursos?”, “qual é o orçamento do projeto?”, “em que prazo precisa de ser concluído?”, “que métricas serão utilizadas para medir o progresso e o sucesso?” e, mais importante ainda, “o que precisamos realmente de fazer de imediato?”
E, naturalmente, aprender a fazer estas perguntas utilizando competências de comunicação eficazes é uma competência interpessoal indispensável!
5. Obtém certificações ao longo do tempo
Se alguém estiver interessado em obter uma certificação através da organização de membros de gestão de projetos denominada Project Management Institute (PMI), existem cursos específicos de gestão de projetos e requisitos de experiência que devem ser concluídos antes de obter uma das certificações do PMI.
Uma certificação CAPM, ou Técnico Certificado em Gestão de Projetos, é a melhor certificação para quem está a iniciar-se na área da gestão de projetos. Esta certificação avalia os seus conhecimentos dos fundamentos básicos da gestão de projetos.
A certificação PMP, ou Profissional de Gestão de Projetos, é uma certificação que testa competências mais avançadas adquiridas através da gestão de projetos durante um período de tempo mais longo.
Existem também muitos outros cursos de certificação em gestão de projetos de outras organizações. Encontre a opção certa para os seus objetivos de carreira em gestão de projetos!
As Vantagens e Desvantagens de Ser Gestor de Projetos
Ser gestor de projetos pode ser um trabalho gratificante. Por um lado, pode gerir imensos detalhes e todos contam consigo — o que pode ser simultaneamente emocionante e intenso. Embora a pressão possa ser elevada, é a pessoa que, no final, consegue fazer uma verdadeira diferença.
Vantagens:
- Tem inúmeras oportunidades de emprego como gestor de projetos, porque não precisa de depender do mercado
- Pode auferir um salário acima da média
- Pode dedicar-se aos detalhes
- Pode acompanhar um projeto do início ao fim
Desvantagens
- Muitas pessoas dependem de si
- Existe muita pressão quando os projetos não correm conforme o planeado (a responsabilidade final é sua)
- Pode sentir-se frustrado quando a sua equipa de projeto não conclui as suas entregas a tempo
- Pode estar a gerir vários projetos ao mesmo tempo, com prazos concorrentes
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Salários Médios dos Gestores de Projetos
De acordo com os nossos dados, os salários médios dos gestores de projetos nos Estados Unidos em 2023 rondam os $100,459 por ano. Se está a iniciar-se na gestão de projetos, é provável que o seu salário inicial seja mais baixo, embora os salários dos gestores de projetos empresariais tendam a ser significativamente mais elevados.
Muitas empresas têm funções de gestão de projetos de nível inicial, designadas por coordenadores de projetos, que auferem em média cerca de $55,355 USD por ano.
Estes dados provêm do nosso inquérito recente sobre os salários dos gestores de projetos, e pode ler mais sobre os salários dos gestores de projetos médios numa variedade de setores no Canadá, nos Estados Unidos e no Reino Unido.
À medida que progride para a gestão de projetos maiores e mais complexos, o seu salário aumentará de forma correspondente, dependendo do setor em que trabalha.
Além disso, o Project Management Institute, no seu Poder de Ganhos: Inquérito sobre os Salários na Gestão de Projetos, concluiu que o salário mediano dos gestores de projetos com certificação PMP era 16-32% superior ao dos gestores sem certificação.
No passado, aceitei salários mais baixos para adquirir experiência num novo setor ou para entrar numa empresa fascinante com projetos interessantes. Esteja aberto a todas as possibilidades de projetos que existem!
Como Tornar-se Gestor de Projetos
Para dar início ao seu percurso profissional para se tornar gestor de projetos, é importante adquirir alguma experiência na gestão de projetos. A melhor forma de o fazer é pedir ao seu chefe que lhe permita gerir um projeto pequeno.
Se isso não resultar, ofereça-se para fazer voluntariado em organizações sem fins lucrativos ou escolas que possam ajudar a concluir projetos — e pode até receber uma garrafa de água interessante como parte do acordo.
Os núcleos locais do Project Management Institute são comunidades geridas por voluntários que estão sempre à procura de mais voluntários. Ou também pode oferecer-se para organizar o seu próximo encontro de família!
Saiba aqui como se tornar gestor de projetos se não tiver qualquer experiência.
Então, Ainda Está a Pensar em Tornar-se Gestor de Projetos?
Os bons gestores de projetos estão sempre atentos à forma mais eficiente de fazer as coisas. Tal como numa viagem, nunca se sabe quando o projeto ou a viagem pode tomar um rumo inesperado, mesmo que tenha um itinerário sólido como uma rocha.
Digo aos gestores de projetos que acompanho que fazer muitas perguntas é um bom começo, mas fazer as perguntas certas, no momento certo e com o contexto certo é o mais importante.
Quando comecei a gerir projetos, o meu mentor disse-me uma vez: “quando tiver dúvidas, faça mais uma pergunta!” Leia mais sobre como fazer as perguntas certas no início de um projeto aqui, e recomendo que comece por alguns destes modelos de gestão de projetos enquanto aprende sobre documentação de projetos.
