Equilibrar Recursos no Monday – Fred Baker – EXCLUSIVO PARA MEMBROS

[00:00:00] Mhm.

Galen: Olá a todos, bem-vindos à nossa sessão prática sobre como utilizar o Monday para planear, equilibrar e gerir os recursos das equipas de projeto. Para quem ainda não nos conhece, eu sou o Galen e este é o Fred Baker, Consultor Certificado do Monday.

Fred, obrigado por te juntares a mim hoje.

Fred: Obrigado, Galen.

Galen: Muito bem. Vamos então abordar a alocação de recursos. Tenho aqui um pequeno cenário. Sei que preparaste o teu ambiente de testes. Deixa-me apresentar o contexto. Imaginemos que lidero uma equipa de gestores de projeto numa pequena agência digital.

Temos alguns gestores de projeto a coordenar vários projetos em simultâneo, todos com dimensões, calendários e níveis de complexidade diferentes. Mas, sobretudo, todos estes projetos partilham membros das equipas dos departamentos de desenvolvimento e criação. O que quero realmente saber é: qual é a melhor forma de os meus gestores de projeto preverem os recursos das equipas nos seus projetos utilizando o Monday? Especificamente, como posso saber se alocámos membros da equipa em excesso? E, se tiver alocado um membro da equipa acima da sua capacidade, como posso utilizar o Monday para equilibrar esse recurso de modo a que não fique sobrecarregado?

É esse o cenário que gostaria de explorar.

Pensei que poderíamos começar pelo básico: mostrar-me rapidamente como alocarias recursos a alguns projetos e, depois, entraríamos na zona problemática — quando percebemos que alguém está a trabalhar 12 ou 16 horas por dia e perguntamos se isso é aceitável.

Fred: Sim, sim. É um cenário muito bom. A primeira coisa que direi é que o que vou mostrar é apenas uma das 7000 formas diferentes de fazer isto. O interessante do Monday — e penso que já o referi — é que digo aos clientes que o Monday é como uma caixa de peças de construção.

Podes construir praticamente tudo com ele. Há muitas formas diferentes de fazer uma determinada coisa e, normalmente, os problemas surgem quando as pessoas tentam adaptar o Monday ao seu processo ou o processo ao Monday.

O widget Carga de trabalho, que tenho aberto aqui, é uma das funcionalidades mais recentes que lançaram no último ano. É provavelmente a melhor forma de obter uma ideia da capacidade. Neste exemplo, na semana 25, parece que estou a 61% da capacidade. Podemos acumular projetos e perceber que o Fred está envolvido em muitos projetos ao mesmo tempo. Assim, começamos a ver uma capacidade de 93% e podemos continuar a adicionar elementos até chegarmos ao vermelho.

Desta forma, é possível ver visualmente quando as pessoas estão sobrecarregadas ou quando ainda têm capacidade disponível. O widget está ligado a um quadro de projeto. Pode existir um quadro de alto nível, que funciona como uma visão de portefólio onde estão todos os projetos, e um quadro de baixo nível, que apresenta os detalhes de um projeto específico.

No quadro de alto nível, podemos indicar que estamos a criar um novo site para o DPM, quem é o responsável, quem lidera o projeto e quem está atribuído ao mesmo. No quadro de baixo nível, podemos detalhar o arranque do projeto, a recolha de recursos, a criação de um protótipo, a revisão e todas as restantes tarefas.

Galen: Trabalhar rapidamente. Hmm. Mhm.

Fred: Sim. Podemos dizer que o projeto demorará 100 horas, apenas para utilizar alguns números. Esse é o total de horas do projeto, numa coluna numérica que criei. Podemos apresentar o valor em horas ou utilizar qualquer outra unidade. Também podemos ver o total no final da coluna.

Se estivermos a utilizar isto para projetos, podemos perguntar quais são as horas totais dos projetos. Talvez tenhamos 375 horas de projetos. O valor pode ser diferente, mas a ideia é perceber qual é o nosso compromisso total.

Também podemos indicar a duração do projeto, o tipo de serviço, o acompanhamento do tempo, as horas semanais atribuídas, as horas semanais planeadas e o consumo semanal efetivo. Estas colunas podem ser calculadas através de fórmulas para mostrar quanto trabalho foi concluído, quanto falta realizar e qual o esforço necessário por semana para concluir o projeto dentro do prazo.

O widget Carga de trabalho utiliza a linha temporal do projeto e as horas do projeto. Assim, quando adiciono o projeto DPM, consigo ver que estou sobrecarregado nas semanas 26, 28 e 29. Nesse caso, posso mover o projeto para um período em que tenha menos trabalho, atribuí-lo a outra pessoa ou adicionar outro membro à equipa.

Por exemplo, posso adicionar o George ao projeto. Dessa forma, aliviamos parte da carga do Fred. Também posso alterar a linha temporal. Se iniciar o projeto na semana 29, talvez já não exista uma sobrecarga.

Galen: O que aprecio neste processo é que criaste alguns campos personalizados para as horas e para a forma como alocas o trabalho ao projeto. Utilizas fórmulas para compreender o consumo e a alocação dos recursos. Depois, o Monday acrescenta uma vista no separador Carga de trabalho que permite visualizar e simular facilmente o equilíbrio dos recursos.

Fred: Exatamente. É possível ver até que ponto estamos próximos da capacidade máxima. Se quisermos manter todos a 70%, podemos adicionar ou retirar trabalho de determinadas pessoas. Como estamos a fazer previsões, conseguimos resolver muitos problemas antes de se tornarem problemas reais.

Esta vista funciona como um gráfico de Gantt personalizado. Posso ver quantos projetos uma pessoa tem nas próximas semanas e perceber, por exemplo, que em abril ficará sobrecarregada. Depois, posso deslocar um projeto, acrescentar um recurso ou adiar algo que não seja prioritário.

Também é possível utilizar subelementos para atribuir um designer apenas durante alguns dias. Podemos definir uma linha temporal para o projeto completo e outra para o subelemento, atribuindo o trabalho à pessoa necessária apenas no período em que participa no projeto.

O Monday permite trabalhar de ambas as formas. É uma caixa de peças de construção: se compreendermos os processos, conseguimos adaptá-los à ferramenta. Também podemos utilizar gráficos de Gantt, painéis e documentos para apresentar os dados, acompanhar a capacidade e documentar a forma como cada quadro funciona.

Galen: Excelente. Fred, muito obrigado por teres reservado tempo para nos mostrares a alocação de recursos, os consumos, os gráficos de Gantt e, de um modo geral, por partilhares connosco o teu conhecimento sobre o Monday.

Mhm.