O cofundador da Zapier partilha como está a implementar sistemas leves de gestão de projetos e fluxos de trabalho autónomos

Fundar a Zapier, a empresa que transformou a automatização

Sou cofundador e diretor executivo da Zapier. 

Embora não seja gestor de projetos por título, ajudo na execução em grande escala e promovo a orquestração de IA em toda a organização. Aliás, publicámos o nosso manual interno sobre como alcançar uma adoção de IA de 97% em toda a base de colaboradores.

O meu papel consiste em definir a direção, eliminar obstáculos e garantir que lançamos mais rapidamente o trabalho de maior impacto para os nossos clientes. Na Zapier, a execução de projetos tem menos que ver com processos rígidos e mais com a criação de sistemas e automatizações que permitem às pessoas fazer o seu melhor trabalho.

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Da gestão de projetos tradicional a sistemas leves orientados por IA

Os gráficos de Gantt tradicionais e os extensos documentos de acompanhamento de estado não são suficientes num mundo remoto e assíncrono por natureza. Mudámos para sistemas leves e orientados para a automatização.

Por exemplo, em vez de reuniões semanais de acompanhamento de estado, as atualizações são geradas automaticamente em canais do Slack a partir das ferramentas de projeto. Os líderes só intervêm quando existe um alerta. Isto poupa horas de reuniões e torna o progresso transparente por predefinição.

Eis uma explicação do que estamos a fazer — e do que não estamos a fazer.

Do que nos estamos a afastar:

• Convenções ad hoc, definidas equipa a equipa, para projetos Jira, roteiros e revisões, que criavam inconsistência, dependências ocultas e um ciclo constante de alterações nos relatórios em toda a EPD. 
• Páginas de estado e documentos extensos de atualização que se afastavam da realidade porque os dados de origem não eram normalizados nem automatizados. 
• Práticas de execução não aplicadas (por exemplo, épicos em curso sem uma data-alvo), o que tornava o planeamento e a coordenação a jusante pouco fiáveis. 

Para onde estamos a avançar:

• “Percursos de referência” normalizados para as principais ferramentas de execução — como estruturas partilhadas de projetos Jira, projetos-piloto de recolha de dados para roteiros no Productboard e estruturas Figma definidas — para que o estado e as dependências sejam consistentes e possam ser calculados entre equipas. 
• Um sistema operativo transversal à construção. Trata-se de um fluxo único que consolida demonstrações semanais e um registo de alterações voltado para o público (incluindo trabalho em curso), com notas de lançamento automatizadas de ponta a ponta para reduzir o desperdício de elaboração de relatórios e aumentar a visibilidade. 
• Salvaguardas leves de execução integradas no fluxo de trabalho — por exemplo, um validador anunciado no Slack que exige uma data de conclusão quando um épico do Jira passa para “Em curso” — para que os planos se mantenham realistas sem acrescentar reuniões. 
• Um mandato claro para as Operações de Construção gerirem e manterem as configurações e predefinições partilhadas (a “plataforma da forma como trabalhamos”), fazendo-as evoluir com as equipas e acompanhando as principais métricas de execução, qualidade e capacidade nos MORs da Zone, para garantir transparência. 

Passos dados pela Zapier para implementar uma gestão de projetos leve

Eis o que fizemos para concretizar essa transição:

• Definimos as funções e o âmbito das Operações de Construção para “promover a escalabilidade, a automatização e a eficiência em toda a EPD” e, em seguida, recrutámos para operações com orientação para a engenharia, utilizando uma pilha de ferramentas que inclui Zapier, ChatGPT, Productboard, Figma, Jira, Jellyfish, Coda, OpsLevel e Looker/Looker Studio para interligar os fluxos de execução e elaboração de relatórios.
• Implementámos modelos de percursos de referência e configurações partilhadas: estruturas Jira normalizadas, projetos-piloto do Productboard para recolha de dados dos roteiros e padrões organizacionais do Figma. As Operações de Construção asseguram a manutenção, para que as equipas não reinventem localmente os processos. 
• Conduzimos o projeto-piloto “BuildOS” na subzona do Editor, o que significa que criámos um fluxo de trabalho unificado para o registo de alterações, consolidando o trabalho em curso interno com demonstrações semanais e atualizações voltadas para o público, juntamente com um sistema automatizado de notas de lançamento para reduzir a carga manual de comunicação. 
• Adicionámos validadores e normas de execução dentro da ferramenta — não num documento. Isto significa que anunciámos a regra “O épico tem de ter uma data de conclusão ao passar para Em curso” e criámos orientações para comunicar alterações de datas, incluindo referências ao apoio à previsão no Jellyfish.

Eis o que estamos a observar como resultado:

• Menos desperdício administrativo e de elaboração de relatórios, com roteiros e notas de versão gerados automaticamente a partir do sistema de trabalho real (em vez de serem compilados manualmente em apresentações).
• Coordenação mais clara entre equipas através de estruturas e métricas partilhadas, melhorando o planeamento e a gestão de dependências entre equipas à medida que os percursos recomendados se expandem. 
• Maior rigor na entrega e melhor alinhamento com as partes interessadas, à medida que as expectativas relativas às datas-limite são impostas no momento da alteração e apresentadas de forma consistente a jusante.

Um fluxo de trabalho com tecnologia de IA para a transparência das equipas

Vamos analisar mais detalhadamente o sistema de notas de versão que mencionei. Na Zapier, temos um valor: privilegiar a transparência.

Isso significa que partilhamos grande parte do trabalho em curso. Temos uma forte cultura de partilha de demonstrações, registos de alterações e resultados em toda a empresa.

À medida que crescemos, fizemos isto de muitas formas diferentes e esses materiais acabaram por ficar registados em vários locais, o que dificultava a qualquer pessoa perceber o que estava a acontecer dentro da empresa. Por isso, a nossa equipa de Operações de Desenvolvimento resolveu este problema criando um fluxo simples através do qual uma equipa pode enviar atualizações uma única vez, e o sistema encaminha automaticamente esses materiais para as ferramentas e os canais certos do Slack.

Criámo-lo com as Interfaces, as Tabelas e os Zaps do Zapier. Os envios são introduzidos nas Tabelas como fonte de verdade, sincronizados com o Coda para acompanhamento e publicados no canal #feed-delivery-updates do Slack, para que todos vejam a mesma informação em tempo real.

Não foi perfeito no início. Mas, depois de resolvermos os problemas de alinhamento e os casos extremos, passámos a ter 100% de cobertura do trabalho entregue, reduzimos os relatórios duplicados e facilitámos o acesso das equipas a jusante, como o Suporte ou a GTM, ao que necessitam, sem terem de andar atrás dos gestores de produto.

Estamos agora a incorporar IA para resumir automaticamente as atualizações e até redigir documentação de ajuda, permitindo escalar a comunicação com menos esforço manual.

Como a Zapier utiliza fluxos de trabalho baseados em agentes para aumentar a produtividade

Temos estado a experimentar fluxos de trabalho baseados em agentes, e os maiores ganhos até agora surgiram em duas áreas:

• Orquestração de entrada: Implementámos agentes que classificam, enriquecem e encaminham pedidos provenientes do Slack, de formulários ou de correio eletrónico. Estes colocam-nos nas filas certas, com alertas baseados em SLA, e até acionam escalamentos quando os prazos não são cumpridos. Isto reduz a sobrecarga da triagem e garante que os pedidos não se perdem no meio do processo.
• Operações de investigação e conteúdos: A nossa equipa de marketing utiliza agentes para recolher contexto, preparar materiais de campanha, fazer o controlo de qualidade dos rascunhos e encaminhá-los para as ferramentas certas. Os humanos aprovam no Slack e, em seguida, a distribuição é executada automaticamente. É um bom exemplo do valor cumulativo que surge quando todo o fluxo está ligado de ponta a ponta.

O que funcionou melhor foi combinar Zaps determinísticos, etapas de IA e agentes com limitações definidas. Com aprovações e observabilidade incorporadas, estes sistemas são suficientemente fiáveis para utilização em produção.

O padrão de adoção também foi claro: começar com um fluxo de trabalho que poupe tempo de forma concreta, comprovar que funciona e, depois, expandir o âmbito. Esta abordagem incremental fez com que a adoção se consolidasse entre as equipas.

O padrão de adoção também foi claro: começar com um fluxo de trabalho que poupe tempo de forma concreta, comprovar que funciona e, depois, expandir o âmbito. Esta abordagem incremental fez com que a adoção se consolidasse entre as equipas.

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Wade Foster

Cofundador & CEO da ZapierOpens new window

Rituais de entrega assistidos por IA para uma execução ideal dos projetos

Os nossos rituais de entrega não desapareceram num mundo orientado pela IA, mas evoluíram para serem mais leves, transparentes e assistidos por IA.

• Definir o âmbito: utilizamos o nosso Modelo de Execução ZIP, que exige documentos de uma página para cada épico, funções DACI e uma aprovação explícita antes de qualquer elemento passar para “Planeado.” Cada épico do Jira está associado a um item do Productboard, pelo que o âmbito é rastreável de ponta a ponta. A IA é utilizada aqui para ajudar as equipas a explorar opções e a elaborar esses documentos de uma página mais rapidamente, mas as etapas de aprovação e a rastreabilidade permanecem iguais.
• Alinhar as equipas: aplicamos explicitamente o DACI e mantemos uma cadência regular para o roteiro — revisões trimestrais no Productboard e revisões quinzenais para trabalho de elevada visibilidade. Como a literacia em IA é elevada em toda a organização — entre engenheiros, gestores de produto e designers — o alinhamento beneficia de rascunhos e protótipos gerados por IA que aceleram a tomada de decisões.
• Validar o trabalho: como referi, consolidámos as demonstrações, os registos de alterações e os registos de resultados num único fluxo de submissão gerido pelas Operações de Desenvolvimento, que publica no Slack, garantindo 100% de cobertura do trabalho lançado. A IA ajuda a gerar resumos, diferenças e destaques a partir dos artefactos, mas a qualidade final e as aprovações de segurança são sempre da responsabilidade de uma pessoa.
• Gerir a execução: as entradas são normalizadas entre canais e encaminhadas para o Productboard e o Jira. A telemetria da execução mantém-se ativa e leve, com os “caminhos dourados” das Operações de Desenvolvimento a garantir uma higiene consistente. A IA está integrada “no fluxo” — os engenheiros dependem diariamente de ferramentas de desenvolvimento com IA e as equipas de produto utilizam copilotos para reduzir o trabalho administrativo — mas a responsabilidade, as aprovações e as pistas de auditoria continuam a ser determinísticas.

Em suma:

Prototipagem rápida no planeamento de produtos com ferramentas de IA

Mas, mesmo com todas estas grandes mudanças, penso que a maior transformação para mim foi adicionar a prototipagem ao processo de planeamento do produto.

Com ferramentas de programação por inspiração, como o v0, é possível evitar grande parte da leitura, escrita e documentação demoradas. Em vez disso, cria-se um protótipo interativo.

Há um ditado que diz: “Uma imagem vale mais do que mil palavras.” Bem, um protótipo vale mais do que mil imagens. Por isso, é realmente poderoso para condensar os prazos. Permite eliminar semanas da maioria das funcionalidades.

Há um ditado que diz: “Uma imagem vale mais do que mil palavras.” Bem, um protótipo vale mais do que mil imagens. Por isso, é realmente poderoso para condensar os prazos. Permite eliminar semanas da maioria das funcionalidades.

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Wade Foster

Cofundador & CEO na ZapierOpens new window

E isso significa que existem oportunidades para passar tempo com os clientes, tentando compreender os problemas que enfrentam e perceber de que forma o produto os ajuda ou prejudica nos seus fluxos de trabalho.

A funcionalidade “Ações de IA” da Zapier permite que a IA tome medidas por si

Não é surpreendente… grande parte da nossa pilha tecnológica é composta pela Zapier: Zaps, AI by Zapier, Agents, Tables, Interfaces, além do MCP para ligar ferramentas externas de IA a milhares de ações. Isto evoluiu nos últimos 6-12 meses, à medida que reforçámos uma superfície de criação unificada (Zaps + Tables + Interfaces) e adicionámos os Agents para introduzir capacidade de avaliação em fluxos de trabalho estruturados.

Também apostámos no MCP para que os criadores que utilizam ferramentas como o ChatGPT, o Claude e o Cursor possam executar ações com segurança em várias aplicações, sem novas integrações. Introduzimos alterações nos planos que agrupam os principais componentes para simplificar a implementação e a governação entre equipas. O impacto é maior quando as equipas utilizam toda a pilha:

• Automação determinística para a base
• Etapas de IA para inferência
• E agentes para a “última etapa” do trabalho variável — com aprovações e observabilidade integradas.

A superfície de colaboração/operações varia consoante a equipa. Por exemplo, a nossa área de marketing liga o Slack, o Coda, o Iterable, o HubSpot e o Databricks através da Zapier para acelerar as transferências e lançar mais rapidamente, com recursos de email gerados automaticamente, aprovações e distribuição. 

De todas as ferramentas que utilizámos, a funcionalidade “AI Actions” da própria Zapier foi, honestamente, a maior mudança de jogo. Permite-nos criar fluxos de trabalho em que a IA não se limita a indicar-lhe como fazer algo, mas toma medidas por si, como atualizar um sistema de acompanhamento de projetos ou sinalizar uma dependência em falta. E as equipas não técnicas podem configurá-la sozinhas, sem terem de esperar pelos engenheiros. 

Criar uma forte cultura de adoção da IA na Zapier

As ferramentas são importantes, mas ainda mais importante é a cultura que estabelece.

É muito fácil, numa organização de grande dimensão, continuar a fazer aquilo que sempre fizemos no passado, mas quando surge uma tecnologia revolucionária como a IA, é necessário encontrar mecanismos que levem a organização a funcionar de forma diferente.

Fizemo-lo investindo bastante em hackathons, sessões de demonstração nas nossas reuniões gerais e canais do Slack onde as pessoas podem partilhar fluxos de trabalho ou aprendizagens.

Todos estes momentos culturais começam a acumular-se, tornando cada vez mais normal que as pessoas recorram à IA e perguntem: “Hmm, como poderia fazer o meu trabalho de forma diferente para resolver este problema?”

Porque é que as organizações de entrega orientadas para a IA precisam de um engenheiro de automação de IA

Se pretende uma organização de entrega orientada para a IA, considere contratar uma nova função: Engenheiro de Automação de IA (ou “engenheiro de orquestração”)

Dica do Wade

 

Se pretende uma organização de entrega orientada para a IA, considere contratar uma nova função: Engenheiro de Automação de IA (ou “engenheiro de orquestração”)

É a ligação entre a estratégia e os sistemas implementados, acelerando tanto a entrega como a mudança cultural.

Utilize a IA para lidar com tarefas fastidiosas e dispendiosas

Como pode ver, grande parte da nossa adoção da IA destina-se a ajudar as pessoas no trabalho que já fazemos atualmente, e há muito valor a retirar daí.

Também existem oportunidades naquilo que os seres humanos não conseguem fazer. O que não conseguimos resolver por ser demasiado dispendioso ou fastidioso? É aí que devemos investir.

Um ótimo exemplo é a documentação de suporte. Para a maioria das empresas, manter uma base de conhecimento atualizada é uma tarefa fastidiosa e demorada, que os seres humanos não executam particularmente bem. No entanto, com a IA, pode pegar em todos os seus pedidos de suporte e transformá-los automaticamente numa base de conhecimento completa.

É este o tipo de projetos que estamos agora a analisar. Identificamos algo que simplesmente não estamos a fazer, mas que deveríamos fazer, e permitimos que a IA torne esse processo muito mais fácil.

O futuro da experiência de utilizador da gestão de projetos com IA e orquestração

Eis como vejo o futuro.

As listas de pendências terão responsáveis — alguns humanos, outros agentes de IA. Os gestores de projeto e os líderes tornar-se-ão designers de resultados e arquitetos de orquestração.

E a maior parte da experiência de utilizador da “gestão de projetos” tornar-se-á uma camada fina sobre plataformas de orquestração: os sistemas ativos executam o trabalho, o estado é calculado e os seres humanos fornecem objetivos, limites e discernimento.

Lidere com orquestração, não com um chatbot

Se pudesse dar um conselho, seria este: lidere com orquestração, não com um chatbot. Introduza a IA no fluxo de trabalho, onde pode tomar medidas e ser supervisionada. 

Combine a urgência de cima para baixo com a construção de baixo para cima. Organize um hackathon, publique limites, nomeie responsáveis e partilhe manuais. Foi assim que alcançámos uma adoção interna de 97%. 

E comece com dois fluxos de trabalho-piloto importantes. Torne-os fiáveis em produção, com aprovações e registos; meça o tempo de ciclo, as taxas de erro e o NPS das partes interessadas; depois, amplie os padrões a toda a organização.

Acompanhe

Pode acompanhar a evolução de Wade, enquanto continua a transformar o mundo da automação, no X e no LinkedIn. E, claro, visite a Zapier!

Em breve, haverá mais entrevistas com especialistas no The Digital Project Manager.