IA na Gestão de Projetos: Quão Seguro Está o Seu Emprego?
A IA está a causar preocupação a muitos gestores de projetos atualmente, e não sem razão. Respondemos às suas questões mais prementes sobre até que ponto o trabalho de um gestor de projetos pode ser realizado por IA ou se esta o substituirá completamente. Além disso, explicamos como pode preparar-se para as perturbações causadas por esta nova tecnologia.
A inteligência artificial (IA) vai tornar obsoletos os empregos na gestão de projetos? Em 2019, os especialistas estimavam que a IA iria assumir 80% das tarefas de gestão de projetos até 2030—e isso foi antes do ChatGPT.
Como aprendi ao investigar o impacto da IA nos departamentos universitários de ciências informáticas para The Atlantic, quando se trata de prever quais os empregos que estão a salvo das novas tecnologias, o conhecimento convencional de ontem sobre competências “à prova do futuro” é hoje uma questão em aberto.
A verdade é que os gestores de projetos se enquadram na categoria de pessoas mais suscetíveis ao impacto da IA: trabalhadores com formação universitária e salários elevados. Trata-se de uma inversão drástica das previsões anteriores de que os trabalhadores do conhecimento seriam menos suscetíveis à automatização tecnológica.
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Mas isso não significa que toda a esperança esteja perdida. Pelo contrário, os especialistas em tecnologia com quem falei garantiram que as ferramentas de IA podem melhorar a vida profissional de muitas pessoas, reduzindo o tempo que passam em tarefas monótonas e abrindo caminho à inovação.
Os gestores de projetos que adotarem estas ferramentas em vez de as temerem estarão bem preparados para conduzir as suas carreiras—e as suas equipas—através das próximas vagas de disrupção tecnológica, de formas que poderão revolucionar todo o setor.
Os profissionais na vanguarda da utilização da IA na gestão de projetos partilham um sentimento comum: a IA substitui tarefas, não pessoas.
Embora pareça provável que a IA generativa absorva muitas das funções administrativas típicas de um gestor de projetos, como o agendamento e a gestão de orçamentos e registos de riscos, essas tarefas são secundárias face à missão mais importante do gestor de projetos: liderar pessoas. Essa peça do puzzle—a componente humana—fica fora do alcance das capacidades de processamento de dados de uma IA.
I’ll cover:
A IA só é tão boa quanto a pessoa que a utiliza
“Qualquer pessoa que conheça o Tony Stark sabe que ele tinha uma IA chamada J.A.R.V.I.S. … e uma das coisas que tornava tão bons os resultados da J.A.R.V.I.S. era a qualidade das instruções do Tony Stark”, afirma Joshua Ananaba, empresário e gestor de programas digitais sediado em Lagos, na Nigéria. “Aquilo que o Tony dizia à J.A.R.V.I.S. para fazer era sempre muito detalhado. Era isso que dava à J.A.R.V.I.S. os meios para criar coisas excelentes.”
Na perspetiva de Ananaba, a J.A.R.V.I.S. oferece mais do que uma analogia engenhosa para a evolução atual da IA. A IA fictícia serve como lembrete da necessidade do toque humano nas interações da vida real com as novas tecnologias.
Ou seja, a IA deve ser vista não como uma ameaça existencial, mas como uma fiel companheira.
“Estamos a ajudá-los a ajudar-nos a fazer melhor o nosso trabalho”, afirma Matthew Fox, gestor de projetos independente em Denver, Colorado. “E não é que as ferramentas de IA vão substituir qualquer um de nós. É que aqueles de nós que utilizam ferramentas de IA vão substituir aqueles que não as utilizam.”
Os primeiros adotantes estão a aderir
A transição para uma era de IA começa com curiosidade. Muitos líderes do setor já estão a experimentar a utilização de ferramentas de IA para acelerar fluxos de trabalho e processos e facilitar os resultados desejados dos projetos. Alguns já veem estas novas tecnologias como uma adição indispensável ao conjunto de ferramentas do gestor de projetos.
Annie MacLeod, cofundadora da Project Management GameBoard em Kelowna, na Colúmbia Britânica, e com mais de 30 anos de experiência no setor da gestão de projetos, está entre os primeiros adotantes entusiastas. Vê a atual revolução da IA como um impulsionador de mudanças para melhor. “Acho que tem a oportunidade de trazer boas práticas para muitas situações enfrentadas pelos gestores de projetos”, afirma.
A título de exemplo, MacLeod explica que muitas vezes vê os seus alunos de gestão de projetos ou clientes de coaching depararem-se com um obstáculo de gestão de projetos cuja solução é difícil de identificar no meio da confusão das muitas partes móveis de um projeto.
Os programas de IA generativa baseados no ChatGPT, e o próprio ChatGPT, podem ser úteis para gerar ideias sobre possíveis abordagens para resolver vários problemas. “Se tenho uma equipa de projeto e estão a fazer uma sessão de geração de ideias sobre quais são as soluções para um problema, posso perguntar à IA quais são as soluções possíveis e depois pedir à equipa que reduza essas opções e as desenvolva”, afirma MacLeod.
Se tenho uma equipa de projeto e estão a fazer uma sessão de geração de ideias sobre quais são as soluções para um problema, posso perguntar à IA quais são as soluções possíveis e depois pedir à equipa que reduza essas opções e as desenvolva.
MacLeod também utiliza a IA para identificar possíveis lacunas na capacidade de uma equipa para cumprir as suas entregas. Por vezes, pergunta ao assistente de conversação de que competências a sua equipa precisa para resolver um determinado problema. A partir daí, pode avaliar se os membros da sua equipa têm as competências necessárias à sua disposição e determinar como atribuir responsabilidades.
Pode também decidir se faz sentido subcontratar determinadas tarefas a prestadores de serviços. Este processo exige uma grande dose de discernimento humano e profissional—as sugestões da IA são bastante genéricas—, mas o exercício é útil para ultrapassar a fase da “página em branco” na definição do âmbito do projeto.
A IA incentiva o pensamento estratégico
Depois, há o benefício da IA que resulta menos da tecnologia em si do que do potencial humano facilitado pela tecnologia. Para começar por levar uma IA a gerar resultados úteis, os PMs têm de fazer as perguntas certas. Isso significa parar para considerar de que forma cada parte do projeto se articula com as restantes e como um componente poderá, do ponto de vista logístico, alimentar o seguinte.
Para começar por levar uma IA a gerar resultados úteis, os PMs têm de fazer as perguntas certas.
Por outras palavras, o simples facto de utilizar uma IA exige que os PMs aperfeiçoem as suas competências de pensamento estratégico abrangente e reflitam sobre potenciais problemas e soluções, considerando também a ligação entre cada etapa.
“Há uma proporção enorme de projetos em que passamos do problema para a solução, sem fazermos o trabalho necessário pelo meio e sem fazermos um planeamento adequado”, afirma MacLeod — um fenómeno que poderá explicar por que razão uma grande percentagem dos projetos não é concluída com sucesso. Com a IA a acelerar o processo de planeamento de projetos, MacLeod presume que, no futuro, mais projetos poderão “ser… efetivamente executados com um plano”.
Thako Harris, vice-presidente de Operações da agência criativa Skully Rebels, sediada em Minneapolis, aponta para uma vantagem ainda mais direta da tecnologia de IA: a capacidade de utilizar grandes volumes de dados de projetos para melhorar as taxas de sucesso dos projetos.
Num futuro não muito distante, os programas de IA poderão fornecer uma visão abrangente dos projetos anteriores e dos dados históricos, permitindo tomar decisões mais informadas sobre os orçamentos e as horas das partes interessadas.
Esta transição reduzirá as decisões baseadas em suposições e tornará provavelmente as empresas mais rentáveis — sobretudo à medida que as ferramentas de gestão de projetos com IA forem capazes de retirar dos gestores de projetos o trabalho administrativo mais pesado (e as ferramentas gratuitas de gestão de projetos com IA eliminarem o custo como barreira à entrada). Mas, em alguns aspetos, esta mudança também alterará fundamentalmente a natureza do trabalho do PM.
O valor [de um PM] estará na definição de estratégias sobre a forma como o seu conjunto específico de competências se articula com todos os fatores estruturais e intervenientes na sua empresa.
Uma IA tem capacidade para “agregar e sintetizar dados de forma exaustiva”, explica Harris, mas cabe a cada PM “dar-lhe sentido estratégico” ao nível das pessoas.
Prevê que será imperativo que todos os PMs sejam capazes de observar uma equipa e perceber como cada membro trabalha — conseguir dizer, por exemplo, “esta pessoa está mal-humorada, esta está feliz, estas duas irritam-se mutuamente porque as suas personalidades não funcionam muito bem às 9:00 da manhã”, afirma Harris. “Se conseguirmos trabalhar com a IA e [fazer] a coordenação de como todos trabalham em conjunto, penso que essa será a combinação vencedora.”
Como os gestores de projetos podem ajudar a IA a ajudar-se a si própria
Isto traz-nos de volta à questão de dois gumes com que começámos: será que as capacidades — e limitações — dos programas de IA generativa atingiram um nível de sofisticação que ameaça tornar os gestores de projetos obsoletos no mercado de trabalho.
De um ponto de vista puramente tecnológico, a resposta é um não categórico; a IA generativa ainda não é suficientemente “inteligente” para gerir projetos de forma autónoma. Tal como a disciplina da gestão de projetos depende do toque humano, a utilização de sistemas de IA exige uma intervenção humana cuidadosa.
A IA está atualmente a aprender. De agora até talvez à próxima década, a IA continuará a aprender. E uma coisa que considero que todos os profissionais deveriam fazer é aprender com a IA e aprender a criar instruções que permitirão à IA evoluir e ter um melhor desempenho.
Isto significa adotar proativamente ferramentas de IA para ajudar nas tarefas de gestão de projetos anteriormente descritas — idealização, planeamento e gestão de minúcias administrativas, como calendários e orçamentos — e reforçar as competências e responsabilidades de gestão de projetos que a IA não consegue reproduzir.
Os especialistas concordam que os componentes da gestão de projetos centrados nas pessoas e na estratégia não são apenas as competências que a IA não consegue reproduzir, mas tornar-se-ão também o foco da disciplina daqui para a frente.
Estas competências incluem a resolução de problemas e o pensamento crítico; liderança colaborativa; pensamento estratégico; tomada de decisões sob pressão e, mais importante ainda, comunicação — não apenas com os outros membros humanos da equipa, mas também com as ferramentas de IA ao longo das várias fases da execução de um projeto.
Fazer as perguntas certas para obter respostas úteis das plataformas de IA é, talvez ironicamente, uma competência fundamentalmente humana que cabe a todos os gestores de projetos começar a desenvolver.
Debata o papel da IA na gestão de projetos e a forma (ou se) como a utiliza no seu dia a dia com centenas de outros gestores de projetos digitais — na nossa comunidade do Slack!
