Onde é que a IA se Encaixa Realmente numa Equipa de Projeto

Tim Fisher: Olá e bem-vindos a O Futuro da IA na Gestão de Projetos, uma série onde vamos além da apresentação comercial e analisamos de que forma a IA está realmente a mudar a maneira como as equipas planeiam, executam e gerem o trabalho. Hoje, temos a Productive connosco. Se é uma agência, consultora ou empresa de serviços profissionais e está a tentar perceber onde é que a IA pode realmente melhorar a execução, a utilização, as previsões e as operações, e não apenas gerar conteúdos, então esta é a conversa certa para si.

Vamos ouvir como é que a Productive está a utilizar a IA para automatizar o trabalho rotineiro que atrasa as equipas, identificar riscos antes de se tornarem problemas e ajudar as empresas de serviços profissionais a tomar decisões melhores e mais rapidamente. O meu nome é Tim Fisher e sou VP de IA na The Digital Project Manager. O meu trabalho consiste em perceber onde é que a IA funciona realmente e onde é que ainda não passa de diapositivos de marketing.

Por isso, vou fazer as perguntas que a sua equipa faria. Junta-se hoje a nós Bernie Vrbat, da Productive. Ao longo dos últimos três anos, a Bernie trabalhou de perto com agências, consultoras e empresas de serviços profissionais de todas as dimensões, ajudando-as a resolver desafios operacionais e a obter mais valor das suas ferramentas.

Hoje, está focada na transformação através da IA, tal como eu, combinando conhecimentos técnicos e experiência real em agências para ajudar as equipas a compreender não só o que é possível fazer com a IA, mas também o que vale realmente a pena fazer.

Bernie, é um prazer ter-te aqui.

Bernarda Vrbat: Obrigada, Tim. É bom estar aqui.

Tim Fisher: Podes dar-nos a versão de 30 segundos da Productive para quem não a conhece?

O que faz e para quem foi criada?

Bernarda Vrbat: Sim, claro. A Productive é uma plataforma tudo-em-um concebida especificamente para empresas de serviços profissionais. Por isso, se controla o tempo de um projeto de um cliente, esta seria a plataforma perfeita para si. Abrange basicamente todo o fluxo de trabalho operacional, desde a gestão de uma oportunidade comercial até aos projetos, orçamentos, alocação de recursos e, finalmente, à faturação.

E agora, com a IA integrada, grande parte do trabalho operacional envolvido em todas estas etapas acontece em segundo plano. Estamos a dar um passo mais além com as nossas funcionalidades autónomas, em que esse trabalho acontece por si só, para que possa passar menos tempo na administração e mais tempo no trabalho que realmente importa.

Tim Fisher: É uma pergunta um pouco disparatada em 2026, mas por que razão é que a IA é uma prioridade tão grande para vocês neste momento?

Bernarda Vrbat: Não acho que seja disparatada. Já temos as nossas próprias funcionalidades de IA há algum tempo. Temos coisas como o preenchimento automático das despesas e a utilização da IA para escrever e estruturar texto em documentos. E descobrimos que essas funcionalidades eram genuinamente úteis para os nossos clientes. Queríamos perceber onde é que a IA poderia fazer uma diferença real.

Como a tecnologia está a evoluir tão rapidamente, a IA pode agora ajudar em trabalhos que têm uma complexidade real. Por isso, não estamos apenas a automatizar tarefas pontuais, mas também a ajudar a gerir e analisar fluxos de trabalho empresariais. Queríamos trazer isso para aquilo que a Productive já fazia bem: ser uma solução tudo-em-um para empresas de serviços profissionais.

Tim Fisher: Muito bem. Na tua opinião, qual tem sido o maior desafio dos vossos clientes que a IA pode ajudar a resolver?

Bernarda Vrbat: Em vez de resolver um único desafio, gostamos de dizer que a IA e a Productive respondem a muitos dos desafios com que se depara ao longo do dia: tarefas bloqueadas que foram esquecidas, prazos que precisam de ser alterados e dados dispersos que não tem tempo para analisar.

Queríamos retirar toda essa carga mental das pessoas, para que a IA pudesse tratar dela em segundo plano. E descobrimos que, quando fazemos isso, se abre uma nova forma de trabalhar. Já não precisa de manter uma dúzia de pequenos problemas na cabeça e pode dedicar-se totalmente ao trabalho que realmente importa.

Tim Fisher: Faz sentido.

Toda a gente está a colocar IA em tudo. Há um chatbot aqui e outra coisa ali. Na tua opinião, o que é único na forma como a Productive está a abordar a IA, em comparação com os outros intervenientes no mercado?

Bernarda Vrbat: Diria que o que é único na nossa abordagem à IA é a própria plataforma. Todos sabem que as ferramentas de IA precisam de ir buscar dados a algum lado. Por isso, acaba por ter de as ligar a quatro ou cinco ferramentas diferentes e, ainda assim, pode não obter exatamente aquilo de que precisa.

Com a Productive, todos esses dados já estão integrados. A Productive é uma plataforma especializada que cobre tudo, como já referi, desde as vendas até à faturação. Por isso, sabe como é que as suas pessoas estão alocadas, qual é o desempenho dos seus projetos e como estão realmente a evoluir as relações com os seus clientes. Sinto que esta combinação de dados operacionais, financeiros e relacionais é incrivelmente poderosa para a IA e diria que isso é algo único da Productive.

Tim Fisher: Sei que vamos ver a IA em várias formas, como conversação, competências e agentes. Podes falar um pouco sobre a diferença entre competências e agentes? Não sei se toda a gente compreende completamente tudo isso.

Bernarda Vrbat: Sim, claro. Concordo completamente e acho que é uma questão importante a esclarecer. Naturalmente, temos os chatbots.

Todos estamos familiarizados com eles e este é o tipo de IA a que as pessoas já estão muito habituadas. Basicamente, faz-se uma pergunta e recebe-se um resultado. As competências e os agentes ainda são relativamente recentes, por isso talvez valha a pena explicar com mais detalhe o que são. Quanto às competências, acho que são bastante fáceis de compreender e provavelmente todos já as viram em ferramentas como o Claude ou o ChatGPT, certo?

As competências são essencialmente conhecimento estruturado que se fornece à IA. Diz-se como deve executar determinadas tarefas, para que o resultado esteja de acordo com aquilo de que realmente precisa. Agora, passando aos agentes, se compararmos as competências, as competências servem para ensinar a IA a fazer algo; os agentes servem para a deixar ir fazê-lo.

Um agente não se limita a responder a uma pergunta ou a seguir instruções: é completamente autónomo. Pode percorrer várias etapas, tomar decisões ao longo do processo, utilizar ferramentas diferentes e não precisa de estar envolvido em todas as fases. Acho que é aqui que a complexidade começa realmente a aumentar. Com o chatbot, conversa com a IA e pede-lhe que faça coisas.

Com as competências, define a forma como ela se comporta. E, com os agentes, não está apenas a definir o comportamento: está a delegar fluxos de trabalho verdadeiramente complexos à IA. Basicamente, define um objetivo e o agente descobre como alcançá-lo.

Tim Fisher: Já agora, foi uma descrição muito boa. É muito semelhante à forma como também falo sobre isso. Pensando em tudo isto, como é que vês o papel do gestor de projetos a evoluir à medida que a IA se torna simplesmente parte do trabalho diário?

Bernarda Vrbat: Acho que os melhores gestores de projetos sempre foram aqueles que conseguem ver o quadro completo. E o que a IA faz é, na realidade, tornar isso mais fácil. Quando retiramos todo o trabalho repetitivo que os gestores de projetos fazem, libertamos o seu dia a dia para que possam fazer mais daquilo em que são melhores: tomar decisões que têm um grande impacto no progresso e no sucesso dos projetos.

Acho que vamos começar a ver algo interessante acontecer aqui. Quando se liberta esse tempo e essa energia mental, as pessoas começam naturalmente a evoluir. Por isso, os gestores de projetos poderão dedicar-se mais ao processo de conceção ou aproximar-se mais do código. Penso que veremos o gestor de projetos tornar-se mais, se me é permitido dizê-lo, um profissional polivalente: alguém que não se limita a gerir o trabalho, mas que o compreende verdadeiramente de todos os ângulos.

Tim Fisher: Acho que tens toda a razão. Penso que, especialmente em funções como a de gestor de projetos, estas se transformaram em algo que nunca deveriam ter sido, com tantas tarefas a fazerem parte dessa matriz de responsabilidades. E este tipo de tecnologia é exatamente aquilo que disseste. Esperemos que permita às pessoas tornarem-se naquilo que...

Passarem tempo a fazer as coisas que realmente querem fazer e poderem fazer avançar verdadeiramente o negócio. Portanto, isso é ótimo. Estive a investigar e lançaram recentemente um estudo sobre a forma como as equipas estão a utilizar a IA e os tipos de trabalho que se sentem confortáveis em delegar-lhe. O que é que mais te chamou a atenção e de que forma é que isso influenciou a maneira como a Productive pensa na construção de soluções com IA?

Bernarda Vrbat: Está bem, fizeste uma análise muito aprofundada do trabalho que a Productive realizou. Mas sim, é isso mesmo. Antes de implementarmos os nossos agentes e funcionalidades avançadas de IA, realizámos um inquérito aos nossos utilizadores para perceber realmente o que pensam e sentem em relação à IA. O que descobrimos foi que aquilo que as pessoas querem realmente que os agentes tratem é uma coisa muito específica.

As tarefas que surgiram de forma mais consistente partilham um perfil comum: coisas como agendar tarefas, controlar o tempo, algo que já abordámos no nosso assistente de IA, planeamento de projetos e estimativa de projetos. São todas tarefas repetitivas e demoradas. Por exemplo, a comunicação com clientes surgiu como uma tarefa que as empresas tinham menos probabilidade de resolver com IA, o que acho que faz todo o sentido. E penso que foi exatamente isso que adotámos como princípio orientador.

Em vez de perseguirmos a versão mais abrangente possível da IA, criámos funcionalidades que ajudam as equipas a lidar com o trabalho rotineiro.

Tim Fisher: Sim. Acho que faz sentido. Uma coisa que fica claramente demonstrada tanto no estudo como nas demonstrações de hoje é que a IA funciona melhor quando elimina o atrito operacional, em vez de substituir o discernimento humano.

Achas que, de uma forma geral, é aí que as organizações deveriam concentrar os seus esforços de IA?

Bernarda Vrbat: Sinceramente, sim. E acho que também é o ponto de partida mais honesto. O trabalho rotineiro é a área em que a IA proporciona valor sem introduzir riscos reais. Não estamos a pedir à IA que tome decisões complexas. Estamos a pedir-lhe que trate de trabalho repetitivo com resultados previsíveis.

Tim Fisher: O vosso estudo também traça o retrato de um setor que ainda está claramente a experimentar. É claro que as agências estão a obter benefícios da IA, mas muitas ainda estão a tentar perceber a questão dos preços, do retorno do investimento, dos modelos operacionais e de tudo isso. Qual é a pergunta sobre IA que os líderes das agências deveriam fazer, mas que, na tua opinião, ainda não fazem o suficiente?

Bernarda Vrbat: Acho que a pergunta que a maioria dos líderes ainda não faz o suficiente é: "O que quero que a minha equipa faça com todo o tempo que a IA vai libertar?" A IA já está a tratar de uma grande parte do trabalho existente e isso só vai acontecer cada vez mais. Encontrar a forma mais produtiva, sem trocadilhos, de utilizar esse tempo adicional e as iniciativas que criam mais valor é, na minha opinião, o que vai fazer a maior diferença.

E há também um lado humano nesta questão. Para muitas pessoas, as descrições das suas funções vão evoluir, um pouco ou muito. Isso não importa. Mas apoiar os atuais talentos durante essa transição é igualmente importante para garantir que se tira o máximo partido da IA.

Tim Fisher: Disseste algo extremamente inteligente.

Na verdade, não é uma questão que surja muitas vezes: a conversa sobre o que as pessoas fazem com o tempo que agora têm disponível. Por isso, fico contente por estarem a pensar nisso desde o início, enquanto desenvolvem todas estas coisas. Outra pergunta: ao observar tudo isto, é bastante claro que estão a pensar nos agentes quase como funcionários, no sentido de haver pessoas responsáveis pelas ações e por tudo o resto.

Num mundo em que isto se torna mais comum, de que forma é que o papel do gestor de projetos passa da execução do trabalho para a gestão dos agentes que o executam? É uma mudança fundamental.

Bernarda Vrbat: Acho que os gestores de projetos vão começar simplesmente a delegar aos agentes, às competências e à própria IA o trabalho repetitivo, e vão envolver-se mais nas relações com os clientes.

Como mencionei, não vão delegar essa parte à IA. Vão construir relações e entregar projetos melhores. Os clientes ficarão mais satisfeitos com o trabalho realizado. Por isso, acho que este será o maior impacto que a IA terá nos gestores de projetos.

Tim Fisher: Está bem, vamos fazer um pequeno exercício de previsão. Avancemos rapidamente três ou cinco anos: qual é a maior mudança que esperas que a IA traga à forma como as equipas trabalham?

Bernarda Vrbat: Uau. Três a cinco anos é um horizonte temporal muito longo para falar com confiança, tendo em conta o ritmo de desenvolvimento que está a acontecer.

Mas, pensando no curto prazo, conseguimos ver que a IA está a assumir cada vez mais as camadas de execução em áreas como a programação e a escrita, e acho que o trabalho operacional será o passo seguinte.

A gestão de projetos é provavelmente a área onde isso será sentido primeiro: gerir tarefas, prazos, folhas de horas e todas estas tarefas de coordenação que recaem sobre os gestores de projetos. E, olhando mais para o futuro, a mudança fundamental será a forma como as equipas se estruturam em torno da IA. Em vez de utilizarem a IA como uma ferramenta que pegam e pousam, é provável que as pessoas passem a gerir um conjunto de agentes, configurando-os e gerindo os resultados. E, como referi ao longo de toda esta conversa, o papel humano passa a estar menos relacionado com fazer o trabalho e mais com tomar decisões sobre valor.

O que importa, o que precisamos de priorizar e o que significa qualidade.

Tim Fisher: Portanto, deixar as tarefas da IA para a IA e as tarefas humanas para os humanos. Sim. Por último, mas de forma alguma menos importante, e sem revelares segredos, gostava de ter um pequeno vislumbre do que se segue no roteiro de IA da Productive.

Bernarda Vrbat: Não vamos revelar demasiado, mas posso partilhar contigo o que vem a seguir.

Lançámos recentemente os artefactos, que permitem transformar pedidos em resultados visuais. Por exemplo, ao pedir dados, pode solicitar um painel completo ou até pedir que seja descarregado como PDF ou HTML. Vai ser muito interessante ver isso. No lado dos agentes, estamos a trabalhar em agentes acionados por eventos, que arrancam automaticamente quando alguma coisa muda.

Por exemplo, está a gerir um orçamento e alguma coisa muda. Isso pode ser um gatilho que o agente deteta e que o leva a fazer uma alteração. E estamos a trabalhar para tornar os agentes mais proativos, contactando-o quando encontram um obstáculo, para que possa intervir e manter tudo em movimento.

Tim Fisher: Fantástico. Faz todo o sentido no mundo atual. Foi uma conversa fantástica e uma excelente visão do futuro. Agradeço imenso. Para terminar, Bernie, se as pessoas quiserem saber mais sobre a Productive, o que devem fazer agora?

Bernarda Vrbat: Antes de mais, obrigada, Tim, pela excelente conversa. Se alguém quiser aprofundar o tema, o melhor ponto de partida é a nossa página da Productive 5.0.

É aí que encontrará a visão completa de tudo o que desenvolvemos em torno da IA e do objetivo deste lançamento. A partir daí, recomendo as nossas páginas de roteiro e de atualizações do produto, onde partilhamos o que vem a seguir e o mantemos informado à medida que continuamos a lançar novidades. Estamos a avançar rapidamente, por isso há sempre algo novo que vale a pena acompanhar.

Tim Fisher: Ótimo. Muito bem. É tudo o que temos para hoje. Bernie, muito obrigado por te juntares a nós.

Bernarda Vrbat: Obrigada, Tim.