Onde a IA ajuda realmente os gestores de projetos no trabalho de entrega

Becca Banyard: Olá a todos e sejam bem-vindos ao podcast The Digital Project Manager. O meu nome é Becca Banyard e sou, na verdade, a produtora deste programa. Mas hoje vou assumir o lugar de apresentadora de Galen, pois temos um episódio um pouco diferente do nosso formato habitual. Esta conversa foi originalmente gravada como parte da nossa série de eventos ao vivo sobre o futuro da IA na gestão de projetos, onde exploramos a forma como a IA está a mudar o modo como as equipas planeiam, entregam e gerem o trabalho.

Nesta sessão, juntámo-nos à Scoro para analisar como a IA está a surgir atualmente na entrega de projetos e a que aspetos os gestores de projetos e os líderes de entrega devem prestar atenção a seguir. Não ouvirão a demonstração do produto ao vivo nesta versão em podcast, pois é um pouco difícil acompanhá-la sem o suporte visual completo. Podem aceder à gravação integral através da ligação nas notas do programa, mas hoje ouvirão a conversa estratégica completa sobre a utilização da IA de uma forma prática e preparada para as equipas.

Comigo estão dois convidados incríveis. Em primeiro lugar, Tim Fisher, o vice-presidente de IA da Black & White Zebra. Na verdade, o Tim vai co-liderar a discussão comigo, pois tem mais de 20 anos de experiência em tecnologia e IA e vai ajudar-nos a compreender o que estamos a observar e a relacioná-lo com o vosso dia a dia enquanto gestores de projetos e líderes.

E junta-se a nós, da Scoro, Harv Nagra. O Harv é especialista em entrega e operações e apresentador de The Handbook: The Ops Podcast. E, se já estão na comunidade DPM há algum tempo, provavelmente já o ouviram no programa ou a falar num dos nossos eventos. É um amigo da comunidade e estamos muito entusiasmados por tê-lo aqui.

Harv, bem-vindo!

Harv Nagra: É um prazer estar aqui. Obrigado pelo convite.

Becca Banyard: Harv, antes de começarmos, gostava de saber mais sobre a Scoro. Pode dar-nos uma visão geral de 30 segundos sobre o que a Scoro faz e para quem foi criada?

Harv Nagra: Claro. A Scoro é uma plataforma de automatização de serviços profissionais. Este termo também é conhecido como PSA.

Nem sempre é um termo que diga muito às pessoas. É bastante raro ouvir alguém dizer PSA. Na realidade, significa que foi concebida para qualquer tipo de empresa de serviços profissionais. Pode ser uma agência, uma empresa de consultoria, uma empresa de TI, uma empresa de contabilidade, um escritório de advocacia, qualquer tipo de empresa que venda tempo e conhecimentos especializados.

Distingue-se de um sistema de gestão de projetos, como os que conhecemos muito bem, como o Asana, o Jira, o Trello e outros. Isto porque vai além da gestão de projetos e tarefas e, além disso, ultrapassa a simples colaboração. Assim, por um lado, temos ferramentas desse tipo e, depois, à medida que ganhamos alguma complexidade, temos ferramentas como Monday, ClickUp, Teamwork e semelhantes, que permitem combinar alguns módulos e criar uma solução.

Depois temos aquilo a que chamo o espaço PSA e, com este tipo de sistemas, é como se tivéssemos um sistema operativo para a empresa. É possível criar os orçamentos e as propostas na plataforma. Pode gerir recursos e planear os seus calendários. Pode transformar essas propostas em projetos e gerir esses projetos e orçamentos.

E, por fim, acompanhar o tempo, acompanhar os orçamentos, faturar e elaborar relatórios sobre a empresa. A plataforma integra-se com outros sistemas, como as ferramentas de contabilidade, as plataformas de recursos humanos e semelhantes. Por isso, abrange realmente todo o processo, muito para além da simples gestão de projetos.

Tim Fisher: Muito interessante. Portanto, trabalha diariamente com equipas de projeto, agências e todos os tipos de grupos de que acabou de falar.

Tem, sem dúvida, uma visão privilegiada sobre aquilo que é realmente difícil na entrega de trabalho atualmente. Comecemos por aí. Na sua perspetiva, qual é hoje a parte mais difícil de entregar projetos com sucesso?

Harv Nagra: Tim, fui produtor digital há muitos anos. A certa altura, geria uma equipa de produtores digitais numa agência, como diretor digital, e não sei se isto mudou realmente, certo?

Pela minha experiência, os prazos sempre foram a principal fonte de alterações e complexidade, certo? O número de revisões que se acaba por ter nunca é o que os clientes esperavam inicialmente. Existem pedidos de alteração do âmbito e, muitas vezes, atrasos na receção de conteúdos ou feedback. Por isso, os planos mais bem definidos no início do projeto acabam por não corresponder à realidade, certo?

Há, portanto, muitas alterações e manter o controlo de todas essas partes móveis, bem como das comunicações com todas as partes interessadas, atualizar os orçamentos sempre que há uma alteração do âmbito, atualizar as tarefas, os planos, os prazos e tudo o que está relacionado acaba por dar muito trabalho.

Por isso, não penso que seja algo novo. E provavelmente sempre foi assim desde o início da gestão de projetos. É um desafio para nós.

Tim Fisher: Sem dúvida. O que acha que os líderes normalmente entendem mal sobre a gestão de projetos e que a Scoro ajuda a corrigir?

Harv Nagra: Acabamos por ficar soterrados em muitas alterações. E penso que, no início de um projeto, as expectativas são sempre muito otimistas: acreditamos que tudo vai correr na perfeição.

Muitas vezes, também estamos sob pressão para criar orçamentos muito reduzidos, atualmente, apenas para ganhar um projeto. Podemos fazê-lo e, depois, ficamos sem qualquer margem de manobra se algo correr mal. Certo. E, além disso, como estava a dizer, quando temos muitas ferramentas diferentes para coordenar todo este trabalho, acabamos por passar muito mais tempo em tarefas administrativas do que a criar valor real, certo?

Criamos o orçamento noutro local. Usamos o Harvest, usamos o Asana, registamos o tempo noutro sítio, exportamos folhas de cálculo para tentar reconciliar os nossos orçamentos e, no final, tudo isto consome muito tempo. Por isso, há várias coisas que surgem.

Em primeiro lugar, existe uma enorme ineficiência quando a equipa está constantemente a importar e exportar dados ou a replicá-los entre sistemas. Sempre que fazemos isso, introduzimos erro humano no processo. E há uma grande perda de velocidade, não só para perceber como a empresa está a funcionar, mas também para saber como estão a decorrer os projetos, certo?

Por vezes, falo com agências ou empresas de consultoria que registam literalmente o tempo num determinado local. Exportam-no uma vez por semana e colocam-no numa folha do Google para tentar somar o que acumularam durante essa semana. Se estiverem ocupados e não fizerem esse processo durante duas semanas, pode ter acontecido tudo. Podem estar muito acima do orçamento sem fazerem ideia. Portanto, há muito trabalho administrativo e falta de visibilidade, e é aí que entra algo como uma PSA, como a Scoro. É uma única fonte de verdade: tudo está num só lugar, não é necessário exportar e importar, nem copiar dados de um local para outro.

Os dados simplesmente existem. Certo? Como disse, trata-se de consolidar tudo, desde a elaboração de propostas à gestão de projetos, gestão de recursos, registo de tempo, faturação e tudo o resto, num único local. E a última coisa que direi, Tim, é que penso que as empresas acabam por evoluir para isto em determinado momento. Haverá uma altura em que estarão a utilizar todos os sistemas diferentes, mas chega um momento, durante o crescimento, em que pensam: está bem, isto tornou-se caótico.

Somos demasiado grandes para continuar a trabalhar desta forma, ou os nossos projetos são demasiado complexos e precisamos de amadurecer um pouco.

Tim Fisher: Sim, faz sentido. É incrível. Já vi muitas vezes como é normalizada a loucura de ligar todos esses sistemas diferentes, frequentemente através de copiar e colar e de folhas de cálculo, algo que todos acabamos simplesmente por aceitar como um facto.

Por isso, considerando tudo isto, onde vê a IA a encaixar-se nos desafios de que está a falar atualmente?

Harv Nagra: Como disse, fui produtor. Os gestores de projetos acabam por ter de orquestrar muito trabalho. Mas essa orquestração é feita manualmente. E outra coisa que observo em muitas empresas que utilizam IA é que a usam de forma bastante fragmentada para acelerar determinada tarefa.

Por vezes, estão a acelerar um processo deficiente. Em vez de o corrigirem, limitam-se a dizer: está bem, é suficientemente bom conseguirmos fazê-lo mais depressa porque estamos a usar um modelo de linguagem. Mas penso que estamos agora à beira de fazer algo muito mais transformador, que esperamos que faça com que os gestores de projetos, os produtores e as equipas de projeto sintam que aquele gestor de projeto tem uma equipa virtual de pessoas por trás de si, uma equipa de IA que o ajuda a fazer todo o trabalho rotineiro. Assim, podem afastar-se, dar uma instrução e a IA trata de todas as tarefas aborrecidas, permitindo-lhes dedicar-se a trabalho de maior valor. E penso que é isso que é realmente entusiasmante.

Tim Fisher: Se pudesse aprofundar um pouco, qual é um ponto de dificuldade ou fricção específico em que a IA tenha ajudado os seus clientes até agora?

Harv Nagra: Voltando ao exemplo que lhe dei há alguns minutos, certo? Os projetos nunca correm conforme o plano, certo? Os prazos atrasam-se, o âmbito muda e há todo esse tipo de coisas.

As aprovações atrasam-se e, depois, estamos a utilizar vários sistemas e coisas semelhantes, por isso os dados de que precisamos não estão disponíveis. Penso que é aí que estamos a chegar com a tecnologia. Estamos a construir uma solução em que os dados estão disponíveis. Tradicionalmente, tivemos produtos, incluindo o nosso, que produzem relatórios.

Certo. Mas o problema é que dependemos da pessoa para interpretar essa informação, o que é perfeitamente aceitável. É útil. Mas, por vezes, é muito útil receber essa informação de forma proativa. Assim, não é necessário procurá-la nem tentar analisá-la pessoalmente; alguém diz-nos: está bem, este é o problema e precisa de o resolver.

Os nossos clientes têm estado a testar a nossa solução MCP em versão beta e a dar-nos muitas ideias e comentários sobre aquilo que gostariam de poder fazer, e é realmente entusiasmante ouvir algumas dessas ideias. Certo? Algumas coisas ainda não são possíveis, mas penso que vamos chegar a um ponto em que cada vez mais coisas serão possíveis.

Dizemos à IA o que mudou, o que precisa de mudar ou o que queremos que faça, e ela executa esse trabalho.

Tim Fisher: Tenho outra pergunta antes de continuarmos. Referiu uma sigla que acho que merece uma definição rápida. MCP, o que é exatamente? Penso que muitas pessoas presentes na chamada de hoje já terão ouvido falar disso. Talvez mereça uma pequena explicação.

Harv Nagra: Penso que todas as pessoas presentes na chamada já terão certamente ouvido falar de API, certo? Interface de Programação de Aplicações, que significa simplesmente uma forma de duas aplicações comunicarem entre si, partilharem dados e funcionalidades. Mas isso normalmente exige que um programador programe essa ligação para partilhar os dados e fazer o que for necessário.

A forma mais simples de explicar o MCP é dizer que funciona como uma camada de API para plataformas de IA, como o ChatGPT ou o Claude, se ligarem a outros sistemas. E o mais interessante é que não só permite que a informação flua, para que possa consultar os dados dos seus sistemas e dar-lhe respostas, como também pode pedir-lhe que execute ações nesses sistemas.

Pode dizer: vá fazer isto, certo? Assim, torna-se uma espécie de centro de comando para as suas outras ferramentas. E há algo ainda melhor: ao contrário de uma API, não é necessário um programador para programar esta ligação. É uma instrução no seu modelo de linguagem favorito, certo? Isso é bastante poderoso. A outra vantagem é a capacidade do MCP para trabalhar com várias ferramentas.

Não se limita a executar ações ou a fornecer informação de um único sistema; pode fazer este trabalho em vários sistemas ao mesmo tempo. E penso que é isso que é realmente interessante.

Tim Fisher: Hoje em dia, toda a gente está a colocar IA em tudo. Não conseguimos passar por um anúncio no Instagram, por qualquer publicidade ou por uma conversa sem alguém dizer: vejam como colocámos IA no nosso software.

É praticamente o mínimo exigido atualmente. Existe alguma integração de inteligência artificial em tudo. Qual é a abordagem diferente da Scoro? Como estão a fazer isto de forma diferente? O que é único na forma como utilizam a IA na vossa plataforma em comparação com outras empresas da vossa área?

Harv Nagra: Celebrámos o terceiro aniversário do ChatGPT há algumas semanas.

Assim que surgiu, penso que muitos sistemas e produtos se apressaram a inserir um gerador de texto nos seus produtos para poderem afirmar que tinham IA, certo? Atualmente, todos temos os nossos geradores de texto e modelos de linguagem favoritos, que são os melhores da sua categoria e fazem as coisas mais inovadoras. Por isso, precisamos mesmo de um gerador de texto em cada produto?

Não penso que sim. E essa nunca foi a nossa abordagem. Quase vimos isso como uma forma de fazer batota. Sim, podíamos fazê-lo, mas porque haveria alguém de querer utilizar um gerador de texto na Scoro? Qual seria a lógica? Por isso, não seguimos essa abordagem. Já tínhamos reconhecido que somos uma espécie de sistema operativo para uma empresa, certo?

Como disse, temos os seus orçamentos, os seus projetos, as suas faturas, todos os seus relatórios e assim por diante. Por isso, queríamos criar uma camada de IA que funcionasse sobre tudo isso e dissesse: já tem este produto incrível que automatiza todos estes dados e fluxos de trabalho, mas agora vamos fornecer-lhe informações adicionais ou ajudá-lo a gerir e executar o trabalho.

A nossa visão era criar, essencialmente, um colega de trabalho que pudesse fazer tudo o que o utilizador faz no produto, mas por ele. Por isso, essa orquestração completa do fluxo de trabalho, de que estava a falar há alguns minutos, é uma parte importante da nossa abordagem.

Tim Fisher: Quero agora afastar-me um pouco e falar sobre o caminho que tudo isto está a tomar. O que está no horizonte? Vou perguntar-lhe diretamente: para onde pensa que se dirige o percurso da Scoro no domínio da IA?

Harv Nagra: Penso que temos investido bastante no Eli e no MCP este ano. Como estava a dizer, esse foi o nosso principal foco. Não queríamos simplesmente inserir um gerador de linguagem ou de texto no nosso produto.

Tratava-se de reconhecer que já temos todos estes dados excelentes sobre os nossos projetos e clientes — não os nossos clientes, mas os clientes dos nossos utilizadores, por exemplo. E fomos também a primeira plataforma PSA a lançar suporte para MCP neste outono. É algo de que nos orgulhamos bastante. Mas penso que o que realmente queremos fazer é desenvolver as capacidades do Eli para que possa fazer tudo o que um utilizador consegue fazer.

Como referi anteriormente, estamos literalmente a expandir as capacidades semana após semana. Mas, além disso, queremos torná-lo tão capaz que possa pedir-lhe para fazer qualquer coisa e ele consiga fazê-lo, desde que um utilizador também o pudesse fazer. Algumas dessas funcionalidades poderão incluir, por exemplo, capacidades de voz e outras semelhantes.

Mas muitos dos nossos clientes também nos estão a dar inspiração para funcionalidades que gostariam de ver, porque têm estado a testar esta solução. Se me permitem dar-vos uma verdadeira antevisão do que estamos a analisar, um pouco mais adiante — espero que não seja num futuro demasiado distante —, queremos dar-lhe ainda mais capacidade para que possam explicar-lhe mais sobre a vossa empresa, o vosso setor e o vosso nicho, fornecendo-lhe esse contexto adicional.

Penso que isso será ainda mais poderoso, porque não estará apenas a analisar o vosso conjunto de dados; conhecerá também o tipo de empresa e as vossas especificidades, como o facto de gostarem que as vossas propostas sejam criadas de determinada forma ou de os vossos clientes precisarem de algo específico. Penso que é aí que se tornará extremamente personalizado para a vossa empresa e ainda mais indispensável.

Tim Fisher: Isso seria incrível. Sim. Penso que acabou de responder a esta pergunta, por isso talvez o pressione um pouco mais para dar outro exemplo. Se pensar em tudo o que os seus clientes fazem nas respetivas organizações, qual seria uma coisa realmente específica — uma funcionalidade, algo que a Scoro não faz atualmente?

Tão específico quanto conseguir imaginar, o que talvez seja pedir-lhe que revele parte do seu roteiro, algo que pode não ser apropriado, mas o que poderia ser? Estou a tentar entusiasmar as pessoas relativamente ao que poderá surgir a seguir, de uma forma muito concreta.

Harv Nagra: Talvez possa dizer-lhe o que eu gostaria de ver enquanto antigo produtor. Mas também direi que algumas das coisas que as pessoas nos têm pedido incluem a automatização da criação de propostas com base em projetos semelhantes do passado.

Ou o facto de determinado cliente ter um mau hábito e ser difícil de gerir. Analisar isso e fornecer informações sobre esse tipo de projeto. É ótimo ter modelos de propostas, mas continuam a ser apenas modelos. Assim, pode dizer: utilize este modelo de proposta como base, mas, com base neste cliente e nos dados históricos, atualize os preços de acordo com o âmbito e com todos esses aspetos.

Todo esse trabalho aborrecido, como verificações do estado dos projetos, configurar a faturação dos seus projetos, criar resumos e, potencialmente, substituir eficazmente a API apenas pelo MCP. São algumas das tarefas aborrecidas que já são possíveis ou estão quase a ser possíveis. Mas, na minha perspetiva, enquanto antigo produtor, gostaria de ver algo que me ajudasse a gerir melhor os meus clientes, fazendo a triagem dos pedidos recebidos dos clientes.

E dizendo-me se algo está ou não incluído no âmbito, orientando-me sobre como responder ao cliente, por exemplo, para podermos manter tudo no caminho certo. Orientar essa comunicação e negociação, talvez, e coisas desse género. Não sei se é uma resposta demasiado aborrecida, mas são tarefas que não são propriamente divertidas.

E penso que os seres humanos têm dificuldade com isso porque é desconfortável dizer não a um cliente e as emoções acabam por interferir. Se alguém pudesse analisar todos esses pedidos recebidos e dizer: está bem, é necessário executar este, por isso já foi atribuído à tarefa. Isto é um novo âmbito, por isso deve pedir um orçamento adicional e esta é a forma como deve proceder.

E talvez aqui esteja o e-mail. Está pronto para o enviar? Penso que seria excelente ver isso.

Tim Fisher: Seria mesmo. Estas coisas pouco apelativas são, na verdade, de longe as mais interessantes. Prefiro isto a qualquer vídeo de IA extravagante. E é engraçado ouvi-lo falar sobre tudo isto, porque as coisas interessantes que gostaria de ver são precisamente aquelas em que sabemos que os modelos de linguagem são realmente bons, uma vez que temos interações deste tipo com o ChatGPT ou o Claude a toda a hora.

A peça que falta são todos esses dados empresariais que estão dentro da Scoro ou, infelizmente para a maioria das pessoas, espalhados por 15 sistemas diferentes. É uma forma muito interessante de reunir tudo e talvez fazer algo um pouco mais produtivo do que algumas das coisas disparatadas para que utilizamos a IA na maior parte do tempo. Muito bem, isto é uma boa transição para uma última pergunta importante que gosto de colocar de diferentes formas.

Como vê a evolução do papel do gestor de projetos à medida que tudo isto acontece? Muitas das coisas que descreveu fazem parte do trabalho de um gestor de projetos e do trabalho das pessoas em geral, que atualmente realizam estas tarefas todos os dias. Quando respondo a essa pergunta relativamente a diferentes áreas da economia, penso nas vantagens, na evolução e no nível superior a que todos podemos chegar, na estratégia e em tudo isso.

Mas, no seu mundo e entre as pessoas com quem trabalha, como é que isto vai ajudar a evoluir o gestor de projetos?

Harv Nagra: Sim. Penso que já utilizei a palavra orquestrar várias vezes hoje, porque é assim que vejo as ferramentas que demonstrámos hoje a ajudar as pessoas a orquestrar o trabalho. E, como estava a dizer, já estamos a orquestrar trabalho enquanto gestores de projetos, mas fazemos isso de forma muito manual. Publiquei hoje algo no LinkedIn sobre o facto de o trabalho de um gestor de projetos não ser o de um administrador caro, mas é nisso que acaba por se transformar quando estamos soterrados a copiar informação e a tentar atualizar uma centena de sistemas durante todo o dia.

Não é algo que precisemos de fazer nem de que devamos ter orgulho ou paixão, porque ninguém gosta realmente disso. Certo. Penso que a evolução acontecerá quando permitirmos que os nossos sistemas e ferramentas, como o Eli e o MCP, tratem dessas tarefas, para podermos dedicar-nos a trabalho estratégico mais interessante ou a tarefas de maior valor de que realmente gostamos.

Porque não conheço ninguém que goste de atualizar gráficos de Gantt e coisas semelhantes. É uma parte do papel atualmente, mas não é a parte divertida. Não estou particularmente preocupado com a possibilidade de a IA e este tipo de ferramentas substituírem as nossas funções. Penso que os seres humanos trazem sempre nuance, discernimento, valor e contexto, e isso continuará a ser necessário.

Por isso, estas ferramentas estão apenas a dar-nos mais poder. É como ter uma equipa por trás de nós para tratar de todo esse trabalho. Penso que será realmente fantástico podermos realizar um trabalho muito mais interessante e sermos muito mais produtivos como resultado disso.

Tim Fisher: Concordo. Obrigado, Harv.

Becca Banyard: Fantástico.

Harv, esta conversa foi fantástica. Muito obrigada por se juntar a nós hoje e por nos dar uma visão das funcionalidades de IA da Scoro. Se as pessoas quiserem explorar um pouco mais a Scoro, onde devem dirigir-se?

Harv Nagra: Sim, visitem scoro.com. Também apresento um podcast, por isso subscrevam-no. É um podcast sobre operações chamado The Handbook. E, naturalmente, podem ligar-se a mim no LinkedIn, onde falo sobre maturidade operacional das empresas, eficiência empresarial e assuntos semelhantes. É BLY slash score demo e podem inscrever-se para um período experimental nesse endereço.

Becca Banyard: Muito obrigada mais uma vez. E Tim, obrigada por ter sido um excelente coapresentador comigo hoje. Vamos terminar por aqui, mas tenham um excelente resto de dia e vemo-nos na próxima sessão sobre o futuro da IA na gestão de projetos. Até breve!