Domine a Arte de Concluir Bem os Projetos (com Patrice Embry)

Leia a transcrição:

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Ben Aston:

Obrigado por nos acompanhar. Eu sou o Ben Aston e este é o Podcast do Gestor de Projetos Digital. Este podcast é apresentado pela Clarizen, líder em software empresarial de gestão de projetos e portefólios. Visite clarizen.com para saber mais.

Passamos muito tempo a falar sobre a iniciação de projetos, sobre o arranque dos nossos projetos e sobre como podemos fazê-los funcionar desde o início. No entanto, terminar projetos pode ser igualmente desafiante, porque no início todos estão interessados e entusiasmados, mas no final tendem a estar aborrecidos e já não têm uma atitude tão positiva.

Se não tivermos cuidado, tornamo-nos desleixados e preguiçosos. Podemos deixar de nos importar, a equipa deixa de se importar e o cliente continua a pedir cada vez mais. Se não terminarmos corretamente, podemos esquecer coisas, ultrapassar o orçamento, irritar a equipa, irritar o cliente e não aprender nada com o projeto. Podemos perder muito valor simplesmente porque tiramos o pé do acelerador mesmo no final.

Hoje estou a falar com a Patrice e vamos conversar sobre como podemos terminar melhor os projetos. Vamos analisar uma lista de verificação com o que fazer e o que não fazer, para que possa terminar bem os seus projetos, manter o ritmo e preparar-se para ter sucesso no próximo projeto. Olá, Patrice.

Patrice Embry:

Olá.

Ben Aston:

Já passaram apenas algumas semanas desde a última vez que falámos. Há alguma novidade? Sei que fez recentemente uma viagem de carro. Recomenda este tipo de viagem?

Patrice Embry:

Recomendo viagens de carro a quem gosta de conduzir e de observar a mesma paisagem durante algum tempo, sobretudo se atravessar alguns dos estados maiores. Fomos de onde vivo, nos arredores de Filadélfia, até Colorado Springs. Passámos pela Pensilvânia, Ohio e Indiana, desviámo-nos rapidamente até Chicago para jantar, fomos ao Iowa, almoçámos no Nebraska e atravessámos todo o Dakota do Sul. Passámos uma noite no Wyoming, descemos até ao Colorado e regressámos de avião, porque depois de conduzir tanto ninguém quer voltar a ver um carro.

Na verdade, desde que regressámos na sexta-feira passada quase não saí de casa.

Ben Aston:

Muito bem. Aconteceu alguma coisa engraçada ou desastrosa durante a viagem?

Patrice Embry:

Foi engraçado e desastroso ao mesmo tempo. Queríamos visitar o Monte Rushmore e o Crazy Horse. São monumentos maravilhosos e ficam muito próximos um do outro. No único dia em que podíamos visitá-los, havia um nevoeiro total, como um apagão branco.

Não se via absolutamente nada. Conduzimos até lá na esperança de que o nevoeiro levantasse, mas isso não aconteceu. Continua na nossa lista de coisas a fazer e não sei se voltaremos a tentar. Talvez não estivesse destinado a acontecer.

Ben Aston:

É o pior quando fazemos um plano especial e tudo corre mal. É dececionante.

Patrice Embry:

As lojas de recordações eram boas, pelo menos.

Ben Aston:

Muito bem. Agora que regressou da sua viagem épica, em que projetos está a trabalhar? O que vai ocupar o seu verão?

Patrice Embry:

Na verdade, tenho uma carga de trabalho mais leve durante o verão. Acabei um contrato de longa duração, com mais de dois anos, o que é muito tempo para uma freelancer. Vou continuar a trabalhar na manutenção de alguns projetos para os meus clientes sem fins lucrativos e ver o que acontece. Tenho algumas oportunidades em aberto, mas ficaria perfeitamente satisfeita se continuasse como estou durante o resto do verão.

Ben Aston:

Se quiser contratar uma excelente gestora de projetos remota para setembro, a Patrice está disponível. Ela vai falar na Cimeira de Gestão de Projetos Digitais. Para quem ainda não conhece a cimeira, em que consiste?

Patrice Embry:

É uma oportunidade para conhecer pessoalmente pessoas que compreendem todas as suas dificuldades e preocupações. É como ler os artigos do seu site, Ben, porque conseguimos identificar-nos com praticamente tudo o que acontece na conferência. Estou a preparar uma apresentação muito curta sobre retrospectivas de projetos. É uma espécie de teste para perceber se consigo falar em público sem ficar coberta de urticária.

Ben Aston:

Vai usar o seu pijama habitual?

Patrice Embry:

Provavelmente. Talvez use uma camisola de gola alta para me cobrir, porque fico mesmo com urticária em situações stressantes. Sou boa a lidar com isso diante dos clientes, mas falar perante uma sala inteira será outro nível.

Ben Aston:

Hoje vamos falar sobre o artigo que escreveu para nós, sobre o encerramento de projetos e sobre como podemos encerrá-los melhor. Os projetos podem desmoronar-se completamente na fase final. Achamos que já terminámos, mas os últimos 2% podem prolongar-se durante semanas. Pode ser muito difícil concluir verdadeiramente um projeto.

Vamos falar sobre como impedir que os projetos nos escapem no último minuto e como evitar criar problemas para nós próprios, para a equipa e para os clientes. Quando chegamos ao fim de um projeto, investir esforço é muitas vezes a última coisa que queremos fazer. Como mantém o seu envolvimento quando está na linha de chegada e perdeu o interesse?

Patrice Embry:

Digo a mim própria e a todas as pessoas da equipa: «Isto é literalmente a última coisa que temos de fazer e depois podemos nunca mais falar sobre isto, ou falar sobre o quão bom foi, dependendo de como correu o projeto.» É importante lembrar que resta apenas uma pequena quantidade de trabalho. Uma grande parte cabe ao gestor de projetos, por isso é sobretudo necessário motivarmo-nos a nós próprios. Também ajuda saber que finalmente podemos retirar este projeto da folha de horas.

Ben Aston:

Isso é uma motivação por si só. Mas muitas vezes o projeto está quase terminado e o orçamento está a acabar, por isso não queremos registar muito tempo. Como termina corretamente um projeto quando não há orçamento ou tempo reservado para isso?

Patrice Embry:

É preciso decidir o que é mais importante em cada projeto. Se foi um projeto grande e complexo, com um cliente que mudou muitas vezes de ideias, deve rever os planos e os cronogramas, procurar o que possa ter ficado por fazer e consultar as suas notas. Se o cliente voltar atrás e perguntar «Não tínhamos dito que íamos fazer isto?», deve estar preparado. Mesmo que já não haja orçamento para executar o trabalho, é melhor encontrá-lo antes do cliente e levantar a questão. Se o tempo e o orçamento forem limitados, identifique as tarefas mais importantes e faça-as, embora seja uma boa prática tentar concluir todos os pontos da lista.

Ben Aston:

Também é importante procurar nas notas e mensagens itens fora do âmbito ou colocados em espera, para comparar o que dissemos que faríamos com aquilo que entregámos. Como regista e acompanha normalmente essas situações?

Patrice Embry:

Durante o projeto, mantenha boas notas e uma lista separada para os itens que ficaram fora do âmbito ou foram adiados. Assim, não os elimina completamente da memória. Quando encontra esses itens, confirme primeiro se realmente não foram entregues e se não existe uma razão documentada para isso. Depois, dependendo da relação com o cliente, pode dizer: «Encontrei estes itens. O projeto já terminou e foi lançado. Gostaria de fazer uma segunda fase para os incluir?» O mais importante é encontrá-los antes do cliente. Depois poderá decidir como agir.

Ben Aston:

Os relatórios de estado e o registo das decisões tomadas durante o projeto podem fornecer a informação necessária para explicar ao cliente por que razão uma tarefa não foi realizada. Isto é especialmente importante para o acompanhamento, a análise e a implementação correta das etiquetas de eventos.

Patrice Embry:

Exatamente.

Ben Aston:

Que outras coisas costumam ficar esquecidas no final de um projeto, quando começamos a ficar menos cuidadosos?

Patrice Embry:

Tudo aquilo que foi deixado para mais tarde enquanto nos concentrávamos no produto mínimo viável. Pode tratar-se de pequenas coisas, como texto alternativo nas imagens. Uma vez, um cliente falhou uma auditoria de acessibilidade porque as imagens não tinham texto alternativo. Mesmo que decida não tratar de um item imediatamente, tem de saber que ele existe para poder tomar uma decisão informada.

Ben Aston:

O conteúdo, as imagens, o acompanhamento e as etiquetas alternativas são exemplos importantes. Também é necessário ter um plano adequado para o controlo de qualidade, para que estes elementos não sejam esquecidos.

Patrice Embry:

Algumas coisas podem nem ser detetadas pelo controlo de qualidade. Pode ser uma funcionalidade ou um componente que alguém decidiu tratar mais tarde. É preciso manter os olhos abertos em todas as direções.

Ben Aston:

Quando já terminámos o trabalho, como reduz a equipa, interrompe o registo de horas e encerra efetivamente o projeto?

Patrice Embry:

Uma mensagem de encerramento para a equipa é um ótimo local para dizer que já não há mais faturação. Se utilizar um sistema como o Harvest, pode impedir novos registos de tempo. A mensagem deve reconhecer o trabalho da equipa, mencionar os aspetos difíceis e transmitir qualquer feedback positivo do cliente. Depois de a enviar, o trabalho interno fica concluído, até à realização da retrospectiva.

Ben Aston:

Falemos então de retrospectivas. No seu artigo menciona inquéritos anónimos. Como os utiliza?

Patrice Embry:

Funcionam bem porque as pessoas sentem-se mais à vontade para dizer algo que talvez não dissessem presencialmente. Quero conhecer o bom e o mau, para poder melhorar no futuro. Normalmente faço três perguntas: O que correu bem? O que não correu bem? O que devemos repetir?

Para facilitar as respostas, incluo algumas opções de escolha múltipla e um campo para respostas abertas. As pessoas podem escolher uma opção já identificada ou acrescentar algo que considerem importante. Depois sintetizo toda a informação e apresento-a na retrospectiva.

Ben Aston:

O design era péssimo.

Patrice Embry:

Sim, suavizamos um pouco a linguagem. Digo às pessoas que podem escrever o que quiserem, mas que não vou copiar literalmente as respostas para a retrospectiva. Preciso apenas de compreender o que aconteceu. As pessoas têm sido honestas, inclusive sobre a sua própria contribuição para os problemas.

Ben Aston:

Gosto da ideia de pré-preencher algumas respostas, porque as pessoas bloqueiam quando lhes perguntamos de repente o que correu bem.

Patrice Embry:

A maior dificuldade dos inquéritos anónimos é que, se alguém não responder, não sabemos quem foi e não podemos fazer um acompanhamento individual. Por vezes utilizo um formato quase anónimo, em que consigo identificar o utilizador, mas nunca revelo quem disse o quê. Normalmente faço apenas um acompanhamento. Se for preciso insistir demasiado, as respostas deixarão de ser genuínas.

Ben Aston:

Além da retrospectiva com a equipa, também é importante pedir feedback ao cliente. Como faz isso, especialmente quando o projeto não correu bem?

Patrice Embry:

Peço ao cliente que diga o que correu bem e se há algo que devamos retirar da experiência para melhorar. Alguns projetos correram tão mal que não queremos abrir essa porta, mas, quando existe uma boa relação, o cliente geralmente aceita responder por escrito. Mesmo uma pequena quantidade de feedback é útil, porque um projeto que parece ter corrido bem internamente pode não ter sido percecionado dessa forma pelo cliente.

Ben Aston:

Também pode ser útil pedir feedback ao longo do projeto, em vez de esperar pelo final. Perguntar regularmente o que está a correr bem e o que pode ser melhorado permite obter respostas menos reativas.

Patrice Embry:

Quando um cliente envia uma mensagem a dizer que algo correu bem, guardo-a numa pasta especial. Consulto essas mensagens quando me sinto mal. Também guardo os comentários críticos. Mesmo que não queira pedir feedback no final de um projeto difícil, posso consultar os registos e perceber o que correu bem e o que correu mal.

Ben Aston:

Vamos terminar por aqui. Se quiser ler os restantes pontos da lista de verificação, visite thedigitalprojectmanager.com e procure o artigo da Patrice sobre o encerramento de projetos. Patrice, muito obrigado por se juntar a nós.

Patrice Embry:

Obrigada.

Ben Aston:

A Patrice, uma das nossas especialistas DPM, estará presente na Cimeira de Gestão de Projetos Digitais e nas nossas próximas chamadas, que começam em setembro. O programa chama-se gestão de projetos digitais avançada. É um curso intensivo de sete semanas com aulas em vídeo, tarefas semanais, debates de grupo e a opção de sessões de acompanhamento. Visite a escola DPM.com e inscreva-se antes de o curso esgotar. Se quiser participar na conversa sobre como encerrar melhor os projetos, deixe um comentário e visite o digitalprojectmanager.com para aderir à nossa equipa no Slack. Consulte também a secção de recursos, onde encontrará muitas conversas interessantes. Até à próxima e obrigado por ouvir.