Como saber se a sua equipa está preparada para a IA no software de gestão de projetos

Galen Low: Quando as organizações procuram software de gestão de projetos com funcionalidades de IA, têm realmente uma ideia do que querem obter com essas funcionalidades ou a maioria destes compradores está simplesmente a seguir uma ordem para fazer coisas com IA?

Olivia Montgomery: Estamos definitivamente a começar com um pouco mais de FOMO competitivo por parte dos executivos. Há muito marketing e os fornecedores estão claramente a correr para apanhar a onda da IA.

Galen Low: O que precisa de estar implementado antes de uma equipa ou organização poder realmente beneficiar das funcionalidades de IA no software de gestão de projetos? Na sua opinião, quais são os elementos fundamentais que ajudam as equipas e organizações a avançar mais rapidamente em direção ao retorno do investimento da IA?

Olivia Montgomery: Há duas considerações bastante importantes que penso que as empresas de todos os tipos e dimensões, de todos os setores e níveis de maturidade, deveriam ter em conta: a sua preparação técnica e a sua preparação cultural.

Galen Low: Bem-vindos ao podcast The Digital Project Manager, o programa que ajuda os líderes de entrega a trabalhar de forma mais inteligente, entregar mais depressa e liderar melhor na era da IA. Eu sou o Galen e, todas as semanas, analisamos estratégias do mundo real, novas ferramentas, estruturas comprovadas e, ocasionalmente, uma história de guerra da linha da frente dos projetos. Quer esteja a liderar projetos de transformação de grande dimensão, a gerir fluxos de trabalho com IA ou simplesmente a tentar manter o caos sob controlo, está no lugar certo. Vamos começar.

Hoje vamos falar sobre a crescente procura por funcionalidades melhoradas por IA no software de gestão de projetos, sobre o que as pessoas esperam dessas funcionalidades e sobre aquilo que empresas e equipas de diferentes dimensões precisam de ter implementado para alcançar os seus objetivos. Hoje, de volta ao estúdio virtual comigo está Olivia Montgomery, analista principal associada de gestão de projetos na Capterra.

A Olivia foi responsável por um PMO, é profissional de gestão de projetos, uma oradora prolífica e o melhor tipo de nerd quando se trata de investigação baseada em dados sobre gestão de projetos, estratégias tecnológicas e o lado humano da liderança. Também publicou recentemente o seu mais recente estudo, o Inquérito da Capterra sobre as Tendências do Software de Gestão de Projetos para 2025, que revela uma mudança na forma como as empresas escolhem e utilizam as ferramentas de gestão de projetos. É exatamente sobre isso que vamos falar hoje.

Olivia, obrigado por voltares ao estúdio e por te juntares a mim hoje.

Olivia Montgomery: Obrigada pelo convite. Estou muito entusiasmada por estar aqui. Temos alguns temas quentes para abordar.

Galen Low: Hoje vamos aquecer as coisas. Para quem acompanha o podcast há algum tempo, a Olivia é uma das favoritas dos ouvintes. Estávamos agora na sala de espera a falar sobre linguística. Depois percebemos que a linguística, as artes liberais, os grandes modelos de linguagem e a IA estão, na verdade, todos relacionados.

Vamos abordar vários temas diferentes. Temos tendência para entrar em alguns desvios, e espero que isso aconteça, mas, para o caso de não acontecer, aqui está o roteiro que preparei para hoje. Para começar, queria esclarecer uma grande questão. Aquela pergunta desconfortável e extremamente relevante para a qual toda a gente quer saber a resposta.

Depois, gostaria de recuar um pouco e falar sobre três coisas. Primeiro, queria abordar o que é necessário para que as organizações tirem verdadeiramente partido das funcionalidades de IA no software de gestão de projetos. Depois, gostaria de analisar em profundidade o aspeto prático das funcionalidades de IA e a forma de medir se estão realmente a funcionar ou como estão a ser utilizadas.

Por fim, pensei que poderíamos falar sobre o impacto, a curto e a longo prazo, de algumas funcionalidades de IA no software de gestão de projetos e noutros contextos, na forma como colaboramos e no impacto que isso terá no trabalho baseado em projetos.

Olivia Montgomery: Estou pronta. Vamos a isso.

Galen Low: Então vamos começar pela pergunta mais quente.

No teu estudo recente, referes que 55% de todos os compradores de software de gestão de projetos estão agora a dar prioridade às funcionalidades de IA. Isso provavelmente não surpreende a maioria dos nossos ouvintes, tendo em conta a pressão para que as empresas façam mais utilizando IA. Mas, quando as organizações procuram software de gestão de projetos com funcionalidades de IA, têm realmente uma ideia do que querem obter com essas funcionalidades ou a maioria destes compradores está simplesmente a seguir uma ordem para fazer coisas com IA?

Olivia Montgomery: Há de tudo. Estamos definitivamente a começar com um pouco mais de FOMO competitivo por parte dos executivos. Há muito marketing e os fornecedores estão claramente a correr para apanhar a onda da IA, porque existe todo este entusiasmo e esta procura. No entanto, estamos lentamente a avançar para uma intenção mais estratégica.

Com a IA, o brilho inicial começou a desaparecer. Estamos a começar a perceber melhor o que estas ferramentas conseguem fazer, o que não conseguem fazer, como as equipas as utilizam, quando, porquê e onde, e estamos a chegar às perguntas mais difíceis. Ainda são fortemente impulsionadas por este FOMO competitivo e isso é claramente influenciado pelo facto de, como talvez tenhas ouvido nas notícias, a despesa dos Estados Unidos em infraestruturas de IA, hardware, software e centros de dados já ter ultrapassado a despesa dos consumidores.

Pela primeira vez na história, o crescimento económico está a ser impulsionado por investimentos em IA, e não pela despesa dos consumidores. Isso deve dizer-nos muito sobre a direção que a conversa está a tomar. Estes investimentos também estão a ser acompanhados por campanhas de marketing de milhares de milhões de dólares. É isso que estamos a observar e é um grande impulsionador deste FOMO competitivo. Há muitos executivos e líderes empresariais entusiasmados.

Ouvem falar desta nova tecnologia que funciona extraordinariamente bem e, naturalmente, querem-na. Agora que começamos a utilizá-la, estamos a perceber que o marketing nem sempre corresponde às capacidades técnicas que observamos. E as capacidades técnicas nem sempre correspondem às competências, formação e disponibilidade das pessoas e das equipas para fazerem esse trabalho.

Existe claramente uma desconexão. É precisamente no meio disso que estamos e tenho a certeza de que praticamente todas as pessoas que nos estão a ouvir sentem algum tipo de pressão relacionada com isto.

Galen Low: Achei interessante teres mencionado a dimensão económica, porque nunca tinha pensado realmente nisso. Quando falamos desse nível de investimento, ultrapassando a despesa dos consumidores em termos da forma como as economias geram receitas, conseguimos imaginar a pressão a que estas empresas estão sujeitas. Investiram em infraestruturas e estão a gastar muito. Lembro-me de todos termos aprendido que o armazenamento na nuvem era agora barato.

Pois, não é barato quando estamos a falar de petabytes de dados. Existe uma pressão que se vai propagando e, se fores profissional de marketing no setor do software, sinceramente, saúdo-te, porque há uma enorme pressão para vender o maior número possível de licenças. As organizações fizeram investimentos imensos e ainda não estão a recuperar esse dinheiro.

Não são empresas lucrativas neste momento; estão numa fase de investimento. Existe pressão para encontrar casos de utilização, porque estamos num ponto em que ainda não começámos verdadeiramente pelos casos de utilização. Pensámos que isto tinha potencial para revolucionar e mudar tudo.

Muito bem. Vamos procurar alguns pregos e um martelo. É uma perspetiva interessante. Na verdade, não era isso que pensei que ias dizer, mas existe esta pressão de cima para baixo que se transforma em: sim, agora também sinto pressão competitiva para comprar software de gestão de projetos melhorado por IA.

É como comprar um telefone sem fax em 1992. Claro que preciso do meu equipamento multifunções de última geração, quer envie faxes ou não, porque é isso que toda a gente tem. Mas gosto da ideia de estarmos agora numa fase em que estamos a descobrir como tudo funciona.

E não faz mal ter comprado software melhorado por IA, porque isso nos ajudará a perceber o que podemos fazer com ele. Mas é preciso ter essa mentalidade, e não pensar que basta carregar num botão mágico, instalar e está tudo resolvido.

Olivia Montgomery: Exatamente. Também estamos a começar a observar isso.

No inquérito, fiquei muito orgulhosa por ver que a segurança surgiu como a principal prioridade dos compradores de software de gestão de projetos. Isso é muito entusiasmante para mim. Normalmente, a prioridade é a funcionalidade, o que naturalmente faz sentido. Por isso, ver a segurança subir pela primeira vez para o primeiro lugar é fantástico.

Isso diz-me que as equipas estão a perceber que qualquer tipo de IA que utilizem aumenta a superfície de ataque, especialmente se estiverem a utilizar grandes modelos de linguagem externos. Existe uma grande diferença entre funcionalidades de IA integradas no sistema atual, que foram simplesmente lançadas para ajudar com sugestões úteis, preenchimento automático ou criação de fluxos de trabalho, e os colaboradores utilizarem grandes modelos de linguagem externos para sintetizar notas de reuniões de projeto e tudo o resto.

Por isso, estou muito entusiasmada e orgulhosa da nossa comunidade por colocar a segurança no topo da lista.