Como realizar uma reunião diária mais eficaz: 6 dicas de especialistas
Se é como a maioria dos gestores de projetos ou facilitadores Scrum, provavelmente já descobriu que as reuniões diárias de ponto de situação podem ser uma forma útil de manter a sua equipa no caminho certo. É provável que tenha marcado uma reunião no calendário da sua equipa com a duração de 30 minutos, para se reunirem todos os dias e falarem sobre o que está a acontecer.
Provavelmente funcionou durante algum tempo, consigo a facilitar cada sessão, mas depois começa a desmoronar-se. As pessoas começam a falar sem parar e a partilhar informações que não são relevantes, ocupando uma parte significativa do tempo, e o valor da reunião diminui ao ponto de as pessoas deixarem de participar regularmente.
É possível fazer melhor. A sua equipa precisa de uma sincronização eficaz. Vamos resolver isto.
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Pode pensar: “Ah, reuniões diárias de ponto de situação, isso é apenas uma coisa do Scrum, certo?” Errado. As reuniões diárias de ponto de situação podem ajudar qualquer equipa a manter-se alinhada e a avançar em conjunto.
As reuniões diárias de ponto de situação são uma prática habitual em muitos processos de gestão de projetos e desenvolvimento, mas podem frequentemente ser ineficazes e improdutivas. Pessoalmente, tenho uma década de experiência a acompanhar e facilitar inúmeros projetos e equipas, cada um com a sua própria forma de realizar reuniões de ponto de situação, sincronizações e reuniões Scrum.
Tenho formação clássica tanto em metodologias de gestão de projetos Ágeis como preditivas, o que me prepara bem para abordar este tema frequentemente controverso.
Nesta publicação do blogue, vou explorar como realizar uma reunião diária de ponto de situação eficaz e tirar o máximo partido deste importante processo. Abordarei também sugestões sobre os itens da agenda, a duração e a forma de lidar com distrações durante a reunião.
Primeiro, o que é uma reunião diária de ponto de situação?
Uma reunião diária de ponto de situação é uma reunião que ocorre todos os dias para ajudar a garantir que todos estão alinhados e sabem o que precisam de fazer. Normalmente, dura cerca de 10 a 15 minutos e todos os elementos da equipa do projeto ou do Scrum participam.
O objetivo de uma reunião diária de ponto de situação é garantir que todos estão alinhados, celebrar o progresso incremental e ajudar a identificar possíveis obstáculos, para que possam ser resolvidos rapidamente. As reuniões diárias de ponto de situação não se destinam apenas a equipas Ágeis ou de desenvolvimento de software — destinam-se a todos!
Nas reuniões diárias de ponto de situação típicas, a equipa reúne-se e cada elemento responde a três perguntas breves (esta é a agenda da reunião):
- O que fez ontem?
- O que vai fazer hoje?
- O que está a impedi-lo de fazer progressos?
À medida que cada elemento responde às três perguntas, são registadas quaisquer oportunidades de colaboração ou de desbloqueio de outros elementos para serem discutidas depois de todos terem partilhado as suas informações.
Se alguém partilhar um obstáculo, poderá receber uma resposta de acompanhamento de outro elemento: “vamos falar; acho que posso ajudar a resolver isso.” Isto dá origem a uma discussão adicional depois de a reunião de ponto de situação ter cumprido o seu objetivo principal.
No melhor cenário, os elementos da equipa reúnem-se brevemente logo após a reunião de ponto de situação para resolver o que quer que esteja a bloquear o progresso, para que todos possam continuar o seu dia e ser tão eficazes quanto possível.
Já está! É tudo! Uma reunião diária de ponto de situação é simples de aprender, mas difícil de dominar com uma equipa, porque as equipas estão sempre a mudar, surgem novos problemas e os estilos de trabalho evoluem. Não se preocupe! Também tratámos disso. Continue a ler!
Como devo chamar à sessão?
Existem muitos nomes para esta reunião altamente eficaz. Na maioria das vezes, ouço reunião diária de ponto de situação, reunião diária de Scrum, sincronização diária, reunião de acompanhamento, partilha de informação ou reunião rápida. Independentemente do nome que a sua equipa dá a esta sessão, seja consistente e certifique-se de que todos os participantes compreendem o objetivo e a estrutura da reunião.
Ao integrar novos elementos na equipa, pode até considerar permitir que observem uma ou duas sessões antes de participarem, para ganharem confiança na melhor forma de contribuir.
Como realizar uma reunião diária de ponto de situação
Uma reunião diária é uma reunião curta que normalmente se realiza em cada dia de trabalho, a uma hora definida (pessoalmente, prefiro de manhã, mas tenha atenção aos diferentes fusos horários), e o seu objetivo é manter todos alinhados. A reunião curta não deve durar mais de 10-15 minutos.
Preparação
Se for o organizador da sessão, encontre uma hora que funcione consistentemente nas agendas de todos (tenha em atenção os diferentes fusos horários) e marque uma sessão recorrente de 15 minutos. Se a reunião for presencial, reserve o mesmo local ou sala de reuniões para cada reunião.
Se os seus colaboradores remotos se reunirem num espaço virtual (como o Zoom ou outras ferramentas de colaboração por vídeo), utilize a mesma ligação de reunião em cada ocorrência e certifique-se de que a reunião permite aos participantes entrar sem o anfitrião, caso decida tirar aquelas merecidas férias.
As equipas distribuídas podem também optar por reuniões diárias assíncronas, nas quais os membros da equipa respondem às perguntas através de uma aplicação como o Slack, numa altura que lhes seja mais conveniente (esta é uma excelente forma de reduzir o número de reuniões em que têm de participar).
Facilitar a sessão
Cada reunião diária deve ter um facilitador ou alguém que compreenda o objetivo da reunião curta e possa ajudar a manter a equipa focada na tarefa. Pode ser alguém nomeado ou designado para a função, ou o facilitador pode encontrar naturalmente a sua voz. Qualquer um dos cenários é aceitável.
Para facilitar uma reunião diária bem-sucedida, é importante garantir que todos estão presentes e que a reunião se mantém no caminho certo. Também é importante estabelecer algumas regras básicas, como não permitir computadores portáteis ou telemóveis (no caso de equipas que trabalham no mesmo local) ou definir um acordo de trabalho para não realizar várias tarefas em simultâneo (no caso de equipas híbridas ou remotas).
Para dar início à sessão, reúna a equipa e peça a cada participante que responda a estas três perguntas (sim, são um pouco padronizadas) em cerca de 3 minutos ou menos por pessoa.
À medida que as perguntas forem respondidas, registe quaisquer dependências ou oportunidades de colaboração para desbloquear e resolver problemas, permitindo que a equipa avance.
Quando cada participante terminar, avance para o seguinte por uma ordem lógica (à vez) ou peça a cada pessoa que escolha aleatoriamente a pessoa seguinte (é a minha preferência pessoal, pois mantém todos envolvidos e atentos, caso sejam os próximos!)
À medida que a sessão avança, é possível que os participantes encontrem algo interessante para discutir que vá além de responder às três perguntas acima.
Muitas equipas consideram útil utilizar um “estacionamento” para “estacionar” temporariamente discussões que não estão alinhadas com o objetivo da sessão, mas que é importante abordar posteriormente. Depois de a sessão cumprir o seu objetivo, reveja o estacionamento para resolver em grupo tudo o que ficou por tratar.
Quando todos tiverem tido oportunidade de responder às perguntas e a sessão tiver cumprido o seu objetivo, é altura de terminar! Agradeça à equipa, deseje-lhe felicidades e incentive a acessibilidade, a abertura e a colaboração.
6 benefícios das reuniões diárias
As reuniões diárias fazem uma enorme diferença na eficácia e na diversão da equipa! Eis alguns benefícios específicos de investir em reuniões diárias:
1. Sentido de urgência
Realizar uma reunião diária cria e mantém um sentido de urgência relativamente às tarefas e ajuda a incentivar a responsabilidade pelo progresso em direção aos objetivos de cada dia.
2. Comunicação rápida e eficaz
A reunião diária é um canal de comunicação rápido e eficaz para os membros da equipa partilharem atualizações e os principais destaques do seu trabalho com o resto da equipa e obterem o apoio de que precisam para avançar.
Não há nada como pedir ajuda a toda a equipa de uma só vez, em vez de perguntar individualmente através do chat ou, pior ainda, daquele temido toque no ombro que se transforma numa conversa de meia hora.
3. Inspecionar, Adaptar e Alinhar
A reunião diária permite à equipa inspecionar, adaptar e alinhar o seu trabalho a um ritmo muito rápido, de modo que, se se reunir regularmente, não deverá afastar-se demasiado do rumo em relação aos restantes elementos.
Manter um ciclo de feedback curto faz com que as pessoas tenham mais confiança de que estão a fazer as coisas certas e inspira confiança na liderança e nos principais intervenientes, que sabem que, a qualquer momento, estão a ser trabalhadas as coisas certas e mais importantes.
4. Identificar Bloqueios
Identificar e determinar os próximos passos e as ações a realizar relativamente aos bloqueios ou desafios que impedem a concretização dos objetivos da equipa é talvez a parte mais importante da reunião diária. Ter a oportunidade de levantar rapidamente uma questão e pedir ajuda é extremamente valioso.
Imagine se um bloqueio tivesse de esperar uma semana inteira antes de ser levantado numa reunião de equipa! Mantenha as equipas a avançar de forma eficaz, identificando rapidamente os bloqueios nas reuniões diárias e reunindo depois as pessoas certas para resolver prontamente os problemas, para que a equipa possa avançar.
5. Promover a Colaboração
As pessoas (de um modo geral) gostam de ser prestáveis, especialmente quando se trata de pessoas de quem gostam. As reuniões diárias promovem a colaboração, uma vez que as equipas se sentem envolvidas e incluídas no trabalho que está a acontecer não só na sua própria secretária, mas também nas secretárias dos outros.
Para mim, saber o que está a acontecer noutros grupos e o que é mais importante para os meus colegas ajuda-me a estar informado sobre a nossa situação enquanto grupo e sobre a melhor forma de os apoiar.
Por vezes, ouço um colega dizer que está prestes a abordar algo que eu já fiz ou para o qual tenho um exemplo — essa é uma oportunidade para o ajudar a encurtar o caminho até ao conhecimento, partilhando um guia ou exemplo que, de outra forma, teria precisado de me pedir!
6. Reforçar o Espírito de Equipa
Os seres humanos são criaturas sociais e as pessoas gostam de resolver problemas em conjunto. As reuniões diárias não só promovem a colaboração, como também facilitam a criação de laços na equipa, ajudando as pessoas a sentirem que não estão sozinhas e que fazem parte de uma equipa.
Este aumento da ligação social e do apoio melhora o moral e o bem-estar emocional de todos os participantes, com o benefício adicional de criar relações que serão certamente úteis quando algo avariar e a equipa precisar de se mobilizar para resolver rapidamente o problema!
6 Dicas para Tornar as suas Reuniões Diárias mais Eficazes
Por vezes, as reuniões diárias tornam-se demasiado rotineiras e a preguiça instala-se, fazendo com que a sua sincronização diária corra mal. Esquecemo-nos do resultado pretendido e dos benefícios da colaboração, da compreensão e do planeamento e, em vez disso, tornamo-nos hostis, à medida que os membros da equipa competem por tempo e atenção ou, pior ainda, deixam de participar por completo.
Eis seis dicas para tornar a sua reunião diária menos conflituosa; evite alguns erros comuns com estas 6 dicas para tornar as suas reuniões diárias mais eficazes.
1. Mude a sua Linguagem
As próprias três perguntas soam a perguntas sobre o estado do trabalho — e é precisamente isso que estamos a tentar evitar! Experimente alterar algumas palavras-chave e conseguirá facilmente comunicar os obstáculos, o progresso e o planeamento para alcançar os objetivos.
- O que consegui realizar ontem que nos aproximou dos nossos objetivos?
- O que vou conseguir realizar hoje que nos aproximará dos nossos objetivos?
- O que me está a impedir de alcançar os nossos objetivos?
Esta alteração também elimina conversas como “Participei numa reunião”, “Comi pizza ao almoço”, “Levei o meu cão a passear (espera, não estavas a trabalhar?!)”
2. Elimine o Desperdício
Se está a verificar que a sua reunião diária demora demasiado tempo ou acaba por incluir conversa a mais, que tal experimentar estas três perguntas mais focadas:
- O que conseguiu realizar que podemos celebrar?
- O que precisa toda a equipa de saber que vai acontecer a seguir?
- Em que precisa de ajuda?
O resultado continua a ser o mesmo, mas eliminam-se algumas das conversas que não estão diretamente relacionadas com a concretização dos objetivos coletivos. A equipa precisa de saber o que comeu ao almoço? Não. Precisa de saber em que reunião participou? Talvez. Em que precisa de ajuda? Sim!
3. Reduza as distrações
Esta é fácil, mas existem algumas variações dependendo do local onde a equipa trabalha. Se as pessoas estiverem a olhar pela janela e não prestarem atenção ao que está a acontecer, afaste o grupo da janela ou baixe uma persiana para a bloquear.
As outras equipas fazem demasiado barulho? Mudem-se para outra área. As equipas estão a olhar para os computadores e a fazer várias tarefas ao mesmo tempo? Experimentem um espaço ou meio diferente. Não estão a ouvir? Peça a todos que fechem os olhos quando participarem presencialmente ou que se afastem do computador se participarem virtualmente, para obterem tempo e atenção dedicados enquanto equipa. Experimentem.
4. Percorra o quadro, não a equipa
Muitas equipas utilizam um quadro Kanban ou um quadro de trabalho para visualizarem os itens de trabalho em curso. Muitas equipas também realizam a sua reunião diária de pé pela mesma ordem todos os dias. Sim, temos de respeitar a nossa vez, mas, em vez de organizarem o quadro pelas pessoas da equipa, experimentem abordar cada coluna do quadro pela ordem em que aparece!
Agora, as equipas analisam todos os itens em curso de uma só vez, e não apenas os seus. Isto elimina a pergunta “Em que devo trabalhar a seguir?”, porque conseguem ver o que ainda está em curso. Mantém o foco nas tarefas que ajudam a alcançar os objetivos da equipa e pode identificar quando as equipas estão a trabalhar em itens fora do âmbito.
5. Pratique a gratidão
Quando praticamos a gratidão ou identificamos algo pelo qual estamos gratos, reprogramamos os nossos cérebros para encontrarem o que há de bom na vida, e não apenas o que ficou por fazer, o caos ou os bloqueios. Encontrar algo pelo qual estar grato pode ajudar a contrariar o stress e a incerteza, além de incentivar o trabalho em equipa e a camaradagem (Fonte: HBR).
Considere adicionar uma pergunta à sua rotina diária de reunião de pé: “Pelo que está grato?” e colha os benefícios enquanto grupo! Pode até ficar a conhecer um pouco melhor as pessoas com quem trabalha e aquilo que mais valorizam nas suas experiências de vida.
6. Mantenha a novidade
A reunião diária de pé pode continuar a tornar-se aborrecida (fazemo-la todos os dias!). Mantenha-a interessante pedindo ocasionalmente a todos que contem uma piada de pai, atirando uma bola e trazendo guloseimas de vez em quando.
Isto também a torna mais divertida e pode fortalecer a relação entre os membros da equipa! Considere alinhar estas intervenções para manter a novidade com celebrações da equipa, como aniversários, feriados ou eventos da empresa.
Dica para gestores de vários projetos e líderes de pessoas
Se estiver a trabalhar em vários projetos interligados ou gerir várias equipas que realizam, cada uma, uma reunião diária de pé, considere a sequência dessas reuniões ao longo do seu dia.
Se se reunir com o seu grupo de pares ou com um grupo de partes interessadas de alto nível no início do dia, poderá depois transmitir quaisquer informações importantes aos restantes membros da equipa através das reuniões diárias de pé em que participa mais tarde.
Uma sequência ponderada permite aos líderes transmitir informações rapidamente e melhora a perceção de transparência dentro da organização. As pessoas querem sentir-se incluídas e sentir que recebem rapidamente informações relevantes para as suas funções — definir a sequência das reuniões diárias de pé é uma forma fácil de criar uma oportunidade para responder a estas necessidades!
Imagine uma sequência como esta:
- Reunião diária de pé da equipa de liderança
- Reunião diária de pé da equipa
- Reunião diária de pé do projeto
Vamos a isto!
Está equipado com as ferramentas e os conhecimentos necessários para começar a facilitar reuniões diárias de pé eficazes.
Lembre-se: qualquer equipa, projeto ou contexto pode beneficiar de reuniões diárias de pé. Então, de que está à espera? Marque já a primeira reunião diária de pé no calendário e avance! Veja o que a equipa pensa e faça os ajustes necessários ao longo do caminho.
Ao longo do processo, não se esqueça de subscrever The Digital Project Manager para saber mais sobre como orientar equipas rumo a resultados eficazes.
