10 razões pelas quais a gestão de recursos é importante
Implementar uma gestão adequada dos recursos é crucial para os seus projetos — se os membros da equipa estiverem sobrealocados, subutilizados ou lhes forem atribuídos resultados que não aproveitam os seus pontos fortes, estará a prepará-los para o fracasso.
Os membros da equipa podem não se sentir motivados para realizar o seu melhor trabalho. A qualidade dos resultados do projeto pode diminuir. A equipa pode ter dificuldade em cumprir os prazos do projeto. Podem hesitar em tirar tempo de folga (como PTO ou dias de doença), o que pode conduzir ao esgotamento e comprometer a saúde mental, a produtividade e o desempenho.
Neste artigo, abordarei as razões pelas quais a gestão de recursos, incluindo o planeamento de recursos, a afetação de recursos e a utilização eficaz dos recursos, é essencial para o sucesso dos projetos.
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10 razões pelas quais uma gestão eficaz dos recursos é importante
Eis alguns dos principais benefícios da gestão de recursos.
- Aumenta a transparência
- Minimiza o tempo de inatividade
- Aumenta a compreensão da disponibilidade e das necessidades dos recursos
- Revela uma imagem verdadeira das competências dos membros da equipa
- Simplifica os fluxos de trabalho
- Permite tomar decisões com maior confiança
- Reduz os custos gerais e aumenta os lucros
- Cria uma equipa mais feliz e realizada
- Melhora a afetação de pessoal a projetos e programas
- Ajuda a cumprir melhor os prazos
1. Aumenta a transparência
Se todos os membros da equipa souberem em que devem estar a trabalhar, isso cria uma maior confiança entre o gestor de projeto e a equipa do projeto, com as partes interessadas e entre os membros da equipa do projeto.
Num ambiente de trabalho remoto ou híbrido, o software de gestão de recursos pode comunicar as atribuições de trabalho de forma assíncrona e em tempo real, para que os membros da equipa possam começar o dia com um plano e adaptar-se à medida que surgem novas necessidades. Podem também compreender em que estão a trabalhar os outros membros da equipa, promovendo a colaboração.
2. Minimiza o tempo de inatividade
O tempo de inatividade reduz significativamente a rentabilidade e a produtividade. Embora nenhum membro da equipa possa ser produtivo 100% do tempo, cada pessoa deve ser produtiva durante mais tempo do que aquele em que está inativa.
A utilização do processo adequado de calendarização de recursos pode garantir que todos têm resultados suficientes em que trabalhar, o que melhora a produtividade através da gestão de recursos. Isto é particularmente importante num contexto híbrido.
Uma gestão adequada dos recursos garante que os membros da equipa sabem claramente onde devem investir o seu tempo, sem desperdiçarem ciclos à espera de orientações provenientes de uma reunião ou de um gestor.
3. Aumenta a compreensão da disponibilidade e das necessidades dos recursos
A previsão de recursos ajuda a compreender o que está disponível para a sua equipa em tempo real e de que forma isso influencia o planeamento futuro da capacidade da força de trabalho. Quando consegue prever os recursos disponíveis no futuro, pode adaptar adequadamente os seus pedidos de recursos, incluindo os pedidos de orçamento.
Na maioria dos casos, uma ferramenta de gestão de recursos pode ajudar a compreender a disponibilidade de todos e a tomar decisões fundamentadas.
Ter uma ferramenta de gestão de recursos ajudou a promover novas contratações numa indústria que não é conhecida por aumentar facilmente o número de colaboradores.
4. Revela uma imagem verdadeira das competências dos membros da equipa
Faz parte do seu papel e das suas responsabilidades enquanto gestor de recursos colocar os colaboradores onde possam ser mais valiosos, produtivos e realizados. Também lhe permite ver onde existem lacunas de competências e de recursos na sua equipa, para que possa contratar novos colaboradores ou encontrar os prestadores de serviços certos para preencher essas funções em projetos atuais ou futuros.
5. Agiliza os fluxos de trabalho
A criação de planos que o ajudam na sua procura por uma alocação eficaz de recursos também ajuda a agilizar os fluxos de trabalho. Quando os membros da sua equipa têm as informações e as ferramentas de que precisam para concluir projetos ou tarefas com sucesso, o seu projeto decorre de forma mais fluida.
Considere utilizar um software robusto de gestão de projetos ou um software de gestão de recursos empresariais para otimizar os seus fluxos de trabalho. Estes programas são excelentes para criar calendários de recursos e acompanhar o tempo dos membros da equipa, os dados financeiros dos projetos e os prazos das entregas ao longo do ciclo de vida do projeto.
Agilizar e documentar os fluxos de trabalho também facilita o trabalho assíncrono das equipas num contexto remoto ou híbrido, sem terem de esperar pelo contributo em tempo real de outros membros da equipa.
6. Permite tomar decisões com maior confiança
Quando compreende os recursos de projeto disponíveis — e aqueles que consegue garantir —, pode sentir-se mais confiante no seu plano de gestão de recursos. As métricas eliminam a incerteza das decisões importantes.
Por exemplo, imagine que está a tentar planear dois projetos que serão lançados em breve. Como estes projetos estão a decorrer em simultâneo, utilizarão os recursos da empresa ao mesmo tempo. Com uma boa gestão de recursos, saberá que colaboradores, fundos e ferramentas estão disponíveis nesse período, para poder alocar os recursos em conformidade.
Além disso, se acompanhar a utilização dos recursos nos seus projetos, poderá comparar as suas estimativas de recursos com os valores reais dos projetos, para melhorar o planeamento de recursos futuro, incluindo os pedidos de orçamento.
7. Reduz os custos indiretos e aumenta os lucros
A implementação de técnicas de gestão de recursos pode reduzir os custos dos projetos, maximizando os recursos disponíveis e evitando gastos excessivos.
As horas extraordinárias dos trabalhadores custam mais do que as horas normais, e comprar materiais ou ferramentas à última hora pode, por vezes, ser mais caro. Além disso, ao considerar a gestão de recursos para equipas remotas, pode ser mais fácil do que nunca integrar novos colaboradores para fazer face ao excesso de capacidade de recursos. Planear antecipadamente para evitar este tipo de situações pode reduzir os custos dos projetos.
Se a sua empresa sofreu anteriormente com uma gestão deficiente de recursos, poderá até observar um aumento dos lucros ao reduzir os custos indiretos e ajudar os seus projetos e iniciativas a decorrer de forma mais eficiente.
8. Cria uma equipa mais feliz e realizada
Quer que os membros da sua equipa estejam satisfeitos com as suas funções. Os membros da equipa stressados e sobrecarregados são mais propensos ao esgotamento, o que pode levá-los a ter um desempenho fraco ou até a sair da empresa.
Com a gestão de recursos:
- Pode dimensionar novas equipas para projetos com base no nível de esforço estimado, para que os membros da equipa não fiquem sobrecarregados.
- Pode alinhar as competências e os interesses dos membros da equipa com as atribuições dos projetos, melhorando a motivação.
Encontre aqui mais formas de ajudar os colaboradores com burnout.
9. Melhora a afetação de recursos em projetos e programas
Ao compreender melhor os requisitos de recursos dos projetos e programas e até que ponto consegue satisfazê-los, pode garantir uma melhor afetação de recursos. Projetos e programas com uma afetação de recursos adequada criam menos stress nos colaboradores e garantem que os prazos são cumpridos ou até antecipados.
Compreender as competências únicas dos colaboradores (bem como aquilo que consideram desafiante) é uma parte crucial da gestão de recursos. Colocar os colaboradores certos, com as competências certas, aumenta a probabilidade de obter resultados bem-sucedidos nos projetos, incluindo entregáveis de elevada qualidade e o cumprimento dos prazos dos projetos.
10. Ajuda a cumprir os prazos
Dispor dos conjuntos de competências, ferramentas e materiais adequados significa que os prazos são cumpridos de forma mais eficiente. Entregar os projetos quando (ou antes de) os intervenientes esperam recebê-los é fundamental para criar confiança e fazer crescer o seu negócio.
Pode utilizar técnicas de gestão de recursos para comparar os prazos dos projetos em todo o seu portefólio de projetos e garantir que dispõe de fundos, equipamento e pessoas suficientes para realizar o trabalho com sucesso. Em vez de concordar cegamente com os prazos, passa a dispor dos dados necessários para ter confiança de que os conseguirá cumprir.
Embora as organizações de maior dimensão possam utilizar ferramentas de nível empresarial, as equipas de projeto mais pequenas podem beneficiar da utilização de software de gestão de recursos para equipas pequenas. Estas plataformas são frequentemente mais fáceis de configurar, mais económicas e mais adequadas a ambientes dinâmicos, onde a flexibilidade e a rapidez são importantes. Continuam a oferecer funcionalidades essenciais, como o agendamento por arrastar e largar, o registo de tempo e a atribuição de tarefas.
Importância do software de gestão de recursos
O software de gestão de recursos ajuda a eliminar as incertezas do planeamento de projetos. Pode, naturalmente, alinhar manualmente os prazos, os orçamentos e a afetação de recursos dos projetos e esperar conseguir: a) identificar as insuficiências e b) fazer o esforço mental necessário para se lembrar de quem, na sua equipa, possui cada conjunto de competências.
Ou pode utilizar ferramentas de gestão de recursos ou de agendamento de recursos para fazer previsões e receber notificações antecipadas sobre critérios que especificar (por exemplo, se o financiamento descer abaixo de determinado nível ou se o especialista no assunto ficar duplamente agendado noutro projeto a meio do projeto atual). Adeus às suposições.
Se procura uma opção de baixo custo para começar, consulte a nossa lista das melhores ferramentas gratuitas de gestão de recursos disponíveis no mercado. Para necessidades centradas na infraestrutura, o software de gestão de recursos na nuvem pode ajudar a gerir e otimizar recursos informáticos, de armazenamento e de rede.
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